Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu? | #21 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Jak przygotować plan awaryjny? Podczas odkładania najlepiej jest zastosować podejście krok po kroku. W ten sposób, gdy przyjdzie kryzys, możesz spokojnie sięgnąć po folder opisany jako „Plan B”.

Plan awaryjny projektu – spis treści:

1. Wstęp
2. Kiedy warto zmienić plan realizacji projektu?
3. Plan B: szanse i zagrożenia
4. Jak przygotować plan awaryjny?
5. Streszczenie

Wstęp

Plan awaryjny projektu tworzony jest na podstawie analizy obszarów ryzyka. Jego celem jest minimalizowanie strat, gdy coś nie idzie zgodnie z planem, a także wykorzystywanie pojawiających się po drodze nieprzewidzianych okazji. Innymi słowy, plan awaryjny służy optymalizacji sposobu reagowania na ryzyko.

Może zawierać pomysły dotyczące reagowania na sytuacje kryzysowe lub pojawiające się nieoczekiwane możliwości rozwoju. Może to być np. pomysł na pozyskanie dodatkowego finansowania w przypadku przekroczenia budżetu lub pojawienia się obiecującego inwestora. Plan awaryjny może również wskazywać możliwość ponownego podziału obowiązków w ramach zespołu w przypadku nagłej nieobecności kluczowego specjalisty lub możliwości zatrudnienia dodatkowej osoby. Przygotowanie planu awaryjnego pozwala również określić warunki określające sytuację rynkową, w której cały projekt powinien zostać natychmiast zatrzymany. Ale kiedy należy podjąć decyzję o wdrożeniu planu B? A jak stworzyć plan awaryjny, aby przygotować się na najbardziej prawdopodobne scenariusze?

Kiedy warto zmienić plan realizacji projektu?

Ryzyka towarzyszą realizacji każdego projektu. Należy go ocenić na etapie inicjowania, a następnie monitorować przez cały czas jego trwania. Według PMBOK najskuteczniejsze jest proaktywne reagowanie na zmiany, czyli dostosowywanie sposobu działania do warunków, zanim ryzyka osiągną punkt krytyczny oraz akceptacja ryzyka na pewnym poziomie i powstrzymanie się od unikania go za wszelką cenę.

Wdrożenie planu awaryjnego powinno zależeć od kilku czynników. Przede wszystkim odpowiedź powinna brzmieć:

• adekwatne do poziomu zagrożenia – czyli nie przerywamy projektu z powodu przeziębienia Kierownika Projektu,
• realistyczne – czyli biorąc pod uwagę kontekst powstania zagrożenia, np. jeśli cena surowca gwałtownie rośnie w całym kraju, nie tracimy czasu na szukanie tańszego dostawcy,
• podjęte świadomie przez osobę, która poniesie za nie odpowiedzialność z góry, po rozważeniu różnych opcji reakcji.

Bardzo często plan awaryjny pozwala szybko opanować sytuację. Dzięki dobrze zaprojektowanemu sposobowi reagowania na nieoczekiwane zdarzenia projekt może wrócić na normalną ścieżkę realizacji. Czasami jednak wdrożenie planu awaryjnego wiąże się z przekształceniem ważnych obszarów projektu.

Plan B: szanse i zagrożenia

Na jakie rodzaje ryzyka należy zwrócić szczególną uwagę? Plan realizacji projektu warto zmienić w dwóch przypadkach: gdy pozwoli to uniknąć katastrofy lub osiągnąć znacznie lepsze wyniki. Zmianom planu przy wzroście ryzyka zwykle towarzyszą takie problemy jak:

• opóźnianie realizacji projektów,
• przekroczenie budżetu,
• problemy techniczne i awarie ,
• problemy zespołowe,
• utrata zaufania interesariuszy.

Natomiast możliwości skłaniające do przejścia na plan B obejmują między innymi:

• nowe możliwości technologiczne,
• nadwyżki budżetowe,
• wyższa od oczekiwanej efektywność pracy zespołu,
• nagły wzrost popytu na produkty lub usługi będące przedmiotem projektu.

Jak przygotować plan awaryjny?

Równolegle z planem projektu, który zamierzamy zrealizować, powinniśmy opracować plan awaryjny. Analizując kamienie milowe potrzebne do osiągnięcia celu projektu, łatwiej wyobrazić sobie możliwości i zagrożenia, jakie mogą towarzyszyć poszczególnym działaniom.

Dobry plan awaryjny uwzględnia ryzyka o największym prawdopodobieństwie wystąpienia. Nie da się bowiem przygotować na wszystkie sytuacje, a tworzenie planów działania na wypadek ataku obcej cywilizacji jest nieefektywne.

Jednak doświadczony kierownik projektu może przewidzieć najbardziej prawdopodobne obszary ryzyka. Na przykład w projekcie budowy oprogramowania dla klienta dużym ryzykiem będą zmiany wymagań. I właśnie na taką okoliczność powinniśmy mieć gotowy plan. Na przykład musimy z góry założyć i zapisać w umowie dobrze zdefiniowane kryteria akceptacji i warunki, jakie musi spełniać gotowy produkt, wraz z przyjętymi z myślą o tego typu projektach metodykami zwinnymi.

Choć każdy projekt wymaga indywidualnego traktowania, warto pamiętać o kilku zasadach przygotowania planu awaryjnego:

1. Przewiduj ryzyko. Nie da się tego uniknąć, więc lepiej stawić mu czoło.
2. Przygotuj szczegółowy plan działania dla najbardziej prawdopodobnych scenariuszy. Ogólny szkic nie pomoże w kryzysie.
3. Wykorzystaj zagrożenie jako szansę na zmianę. Być może dzięki temu projekt odniesie większy sukces, niż się spodziewałeś.
4. Nie próbuj wyjaśniać wszystkiego zespołowi. Większość członków zespołu nie ma w głowie planu całego projektu, więc mogą nawet nie być świadomi jego realizacji. Mów im tylko to, co bezpośrednio odnosi się do ich pracy.
5. Pomóż zespołowi przejść przez zmianę. Jeśli zmiany dotyczą sposobu realizacji projektu lub współpracy zespołu, zwróć szczególną uwagę na to, czy wszyscy znają nowy sposób działania.

Streszczenie

Plan awaryjny to sposób proaktywnego radzenia sobie z ryzykiem w projekcie. Pozwala ograniczyć straty wynikające z sytuacji awaryjnych, takich jak opóźnione dostawy czy utrata klienta. Pozwala również skorzystać z nadchodzących okazji, które dają możliwość szybszego lub lepszego osiągnięcia celu projektu.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów
8. Obszary działalności projektowej
9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
13. Cykl życia projektu
14. Do czego służy wizja projektu?
15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
20. Realizacja projektu
21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
22. Znaczenie zamknięcia projektu
23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
27. Jak zostać kierownikiem projektu?
28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
29. Jak założyć zespół projektowy?
30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
33. Rodzaje spotkań projektowych
34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
35. Jak napisać przekonujący
36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
39. Jak stworzyć kartę projektu?
40. Co to jest rejestr interesariuszy?
41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
42. Jak stworzyć budżet projektu?
43. Zarządzanie czasem w projekcie
44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
46. marketingu projektu
47. Źródła i obszary zmian w projekcie
48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami