Jak przygotować się do spotkania zarządu, aby upewnić się, że go zmiażdżysz?
Opublikowany: 2019-04-10Stwórz zestaw wskaźników KPI dotyczących sposobu zarządzania firmą
Zdecyduj, jakie są Twoje najbardziej strategiczne kwestie
Zdobądź swoją talię finansową z 72-godzinnym wyprzedzeniem
Większość posiedzeń zarządu to aktualizacje administracyjne, które niewiele dają poza informowaniem członków zarządu o wynikach firmy od ostatniego posiedzenia zarządu.
To z pewnością jedna z funkcji każdej tablicy, ale jeśli twoja tablica jest twoim „zaufaniem mózgu” i ludźmi, których możesz najbardziej użyć jako rady, która pomoże ci podejmować najtrudniejsze decyzje w twojej firmie i jeśli jest to jedyna grupa, która naprawdę ma dostęp do twoich najbardziej poufnych informacje i najtrudniejsze wybory, to szkoda, jeśli nie uzyskasz większej wartości.
Prawdą jest również, że w podróży Twojej firmy będą trudne momenty, w których będziesz chciał poprowadzić ludzi do podejmowania trudnych decyzji, których chcesz. Kiedy ludzie rozwiązują problemy Z tobą, są bardziej podatni na to, ponieważ są częścią rozwiązania. Jeśli tylko kiedykolwiek otrzymali aktualizacje, nie oczekuj, że zostaną kupieni w trudnych decyzjach, gdy nieuchronnie masz spotkanie zarządu, na którym wiadomości nie są pozytywne.
Jeśli zgadzasz się z argumentem, że silna tablica może faktycznie ci pomóc, ten post pokaże, jak pomóc ci w organizacji bardziej produktywnych spotkań, odpowiednio wcześniej się przygotowując.
Jak działa większość przygotowań do spotkań zarządu
Siedzę na forach technologicznych od dwóch dekad, więc mam pewne doświadczenie z tym, co idzie nie tak. Poniżej znajduje się narracja, ale jeśli masz duże doświadczenie w planszach, myślę, że będzie to brzmieć zbyt znajomo.
- Spotkanie zarządu zostanie zaplanowane
- Nikt nie myśli o tym za dużo do tygodnia lub dwóch wcześniej
- Zespół zarządzający ma w ostatniej chwili bójkę, aby zebrać materiały razem
- Kierownictwo jest bardzo skoncentrowane na swojej codziennej pracy… pozyskiwanie klientów, podpisywanie biznesów deweloperskich, wysyłanie produktów… więc to przygotowanie jest „ćwiczeniem przeciwpożarowym” w ostatniej chwili i jest postrzegane jako lekkie odwrócenie uwagi. W przypadku ankiety na tydzień przed posiedzeniem zarządu wielu założycieli odpowiedziałoby: „Chciałbym, abyśmy mogli opóźnić to spotkanie o kilka tygodni” lub „Naprawdę mógłbym się obejść bez tego spotkania zarządu”.
- Decyzje zarządu i finanse docierają na wieczór przed spotkaniem. Inwestorzy, którzy podróżują, docierają do swoich hoteli późno w nocy. Decydują się wstać wcześnie, aby przeczytać materiały. Szybko go skanują przed śniadaniem. Zmieniają orientację liczb, aby nie dać się zaskoczyć podczas spotkania. W mieście członkowie zarządu również tylko go skanują, ponieważ oni też mają poranne zebrania przed rozpoczęciem zebrania zarządu. Bardzo niewiele osób pojawia się z silnym poczuciem „co powinniśmy robić” lub gotowych pochylić się do produktywnej rozmowy
- Finanse zostały przygotowane przez Wiceprezesa ds. Finansów/CFO. Sama talia została stworzona przez komitet kierowników zespołu funkcjonalnego, który został poproszony o zrobienie 5–7 slajdów każdy w celu aktualizacji. Za dużo stron. Zdaje egzamin wagowy. Żaden członek zarządu nie przeczyta całej prezentacji i nie będzie przemyślany, a żaden zespół nie będzie w stanie przejść przez całą prezentację na spotkaniu. Tak więc pod koniec spotkania ludzie będą starali się podjąć właściwe decyzje bez wystarczającej ilości czasu lub namysłu.
- Kancelaria wykonała swoje zadanie polegające na przygotowaniu wniosków o opcje na akcje, protokołów z posiedzeń zarządu, wycen 409a. Pojawiają się one w tym samym czasie, więc biorąc pod uwagę wybór czytania talii i finansów lub tego typu rzeczy, członkowie zarządu nie przeczytali wcześniej wszystkich tych materiałów.
- Spotkanie się rozpoczyna. Prawdopodobnie zaczyna się późno. Tablica przechodzi przez zatwierdzenia administratora. Nikt nie wie, ile akcji znajduje się w spółce, więc nikt nie wie, jaki jest procent 22 475 akcji Mary. Czasy administratorów zajmują się tym. Dyrektor generalny prosi o zatwierdzenie protokołu zarządu z ostatniego razu. Nikt nie wie, co było omawiane ostatnim razem, ale protokoły są na wysokim poziomie, więc nikogo to nie obchodzi. Jedna osoba je przeczytała, więc rada mówi: „Jeżeli z nią wszystko w porządku, u mnie wszystko w porządku” i otrzymują aprobatę.
- Każdy nagłówek sekcji odczytuje swoje 5–7 slajdów. CEO przeznaczył 20 minut na każdą sekcję, ale pierwsze 3 zajmują 35 minut każda, więc jesteśmy już za późno. Zagłębiamy się w finanse. W każdej funkcji prowadzimy kilka debat, ponieważ tak właśnie robią ludzie. Jeśli umieścisz 5 slajdów na temat „co powinniśmy dziś zamówić na lunch”, rada poświęci 30 minut na debatę. Ludzie dyskutują o informacjach, które im podajesz. Nigdy nie przedstawiaj informacji ludziom, jeśli nie chcesz, aby były omawiane. Prawdopodobnie nie będzie żadnej spójnej, ustrukturyzowanej debaty na temat najważniejszych kwestii w firmie, chyba że przedstawisz je ludziom lub jeśli członek zarządu z doświadczeniem eskaluje to.
- Członkowie zarządu wybiegają, ponieważ spotkanie się przeciągało i każdy ma swoje następne spotkanie. Rada nie zgadzała się zbytnio z treścią, nawet jeśli była dyskutowana. Ludzie są mniej lub bardziej zaktualizowani. Jeśli firma radzi sobie zadziwiająco dobrze, wszyscy wychodzą w dobrych humorach. Jeśli były niepowodzenia, wszyscy zaczynają wątpić, ale nikt nie mówi nic zbyt merytorycznego, ponieważ, cóż, nie było czasu na to, jak naprawdę zrobić rzeczy lepiej.
Nie jest to opowieść o każdym zarządzie lub każdym posiedzeniu zarządu, ale nie jest to dalekie od wielu zarządów i zebrań zarządów. Powinien być twoim przewodnikiem, czego unikać. Mogę to nazwać „spotkaniem zarządu bezwładnościowym”, ponieważ jeśli nie poświęcisz czasu i wysiłku na to, jak uzyskać jak najwięcej korzyści ze spotkań zarządu przed jego rozdaniem — jest mało prawdopodobne, że uzyskasz wartość w ciągu dnia.
Jak sprawić, by posiedzenie zarządu było naprawdę skuteczne?
Stwórz zestaw wskaźników KPI dotyczących sposobu zarządzania biznesem
Powinieneś zacząć od silnego zestawu kluczowych wskaźników wydajności (KPI) dotyczących sposobu prowadzenia firmy, z których Twój zespół wykonawczy korzysta niezależnie od komunikacji z zarządem. Wiem, że to oczywiste, ale uważam, że wiele zespołów zarządzających nie jest zdyscyplinowanych, jeśli chodzi o sposób mierzenia sukcesu (poza standardową sprawozdawczością finansową – a nawet to czasami może być „miejscem do siedzenia”).
Gdy masz już KPI dotyczące tego, jak zarządzasz, powinieneś przeprowadzić je przez członków zarządu, aby dowiedzieć się, czy uważają, że czegoś Ci brakuje. Niech zrobią trochę pracy, aby uzgodnić, jak będzie wyglądał sukces. Często sami członkowie zarządu nie wykonują pracy, aby powiedzieć „jakie dane chcielibyśmy zobaczyć”. Czasami nawet nie wiedzą.
Każdy dobry członek zarządu powinien ci powiedzieć: „proszę nie tworzyć żadnych wskaźników wydajności ani materiałów analizujących biznes, których jeszcze nie tworzysz, na użytek własnego kierownictwa”.
Żadna świetna tablica nie chce, abyś był rozpraszany robieniem całej masy analiz finansowych, które są przeznaczone wyłącznie do celów zarządu. Jeśli opracujesz silny zestaw wskaźników KPI dotyczących sposobu zarządzania firmą, a następnie opracujesz regularny pakiet, do którego przyzwyczajona jest tablica, nie powinno to wymagać dodatkowej pracy w celu przygotowania kwartalnego pakietu wskaźników tablicy.
Zdecyduj, jakie są Twoje najbardziej strategiczne problemy
Około 6 tygodni przed posiedzeniem zarządu powinieneś spotkać się z zespołem wykonawczym, który bierze udział w posiedzeniach zarządu lub przygotowuje się do nich, i uzgodnić najważniejsze kwestie, nad którymi pracuje firma. Może to obejmować: pozyskiwanie funduszy, wybór rozwoju produktu, sprzedaż, skuteczność marketingu, konkurencję, rozwój biznesu, fuzje i przejęcia… cokolwiek.
Ale z jakimi KLUCZOWYMI PROBLEMAMI boryka się kierownictwo. Możesz napisać to jako narrację w 3-5 kluczowych punktach. Po ich zidentyfikowaniu możesz uzgodnić, które elementy Twoim zdaniem są istotne dla tablicy. Istnieją trzy testy sprawdzające, czy ma to znaczenie dla następnego posiedzenia zarządu
- Muszę ujawnić ten przedmiot zarządowi, żeby ich później nie zdziwił . Może to być dobra wiadomość lub może to być zła wiadomość — ale to NIE MOŻE być niespodzianką
- To jest problem, który bulgocze i chciałbym uzyskać dane wejściowe z moich tablic , aby upewnić się, że myślę o tym poprawnie
- To jest coś, co wymaga zgody zarządu. Oczywistym przykładem jest budżet roczny, który zwykle stanowi dużą część co najmniej jednego z corocznych posiedzeń zarządu. Może to być również rekompensata dla kadry kierowniczej, duże odstępstwo od budżetu, zadłużenie, RIF (redukcja mocy) itp.
Utwórz krótką strategię / talię dyskusyjną
Polecany dla Ciebie:
Przedsiębiorcy nie mogą tworzyć zrównoważonych, skalowalnych start-upów poprzez „Jugaad”: Cit...
Jak Metaverse zmieni indyjski przemysł motoryzacyjny?
Co oznacza przepis anty-profitowy dla indyjskich startupów?
W jaki sposób start-upy Edtech pomagają indyjskim pracownikom podnosić umiejętności i być gotowym na przyszłość...
Akcje New Age Tech w tym tygodniu: Kłopoty Zomato nadal, EaseMyTrip publikuje Stro...
Indyjskie startupy idą na skróty w pogoni za finansowaniem
Stwórz prezentację na 5–10 stron w swoim ulubionym oprogramowaniu do prezentacji na temat kluczowych problemów, z którymi się borykasz. To rodzaj „podkładu” dla zarządu lub, jak nazywają to niektórzy dyrektorzy generalni, „przed przeczytaniem”. Jest to sposób na sformułowanie problemu, o którym chcesz porozmawiać. Jeśli masz jakieś kluczowe wskaźniki lub dane finansowe, które pasują do wstępnego przeczytania jeszcze lepiej.
Przykład: myślimy o uruchomieniu nowej linii biznesowej
- Nasz obecny produkt ma tylko 30% marży brutto
- Możemy podnieść cenę, obniżyć koszty lub utrzymać stałą marżę i sprzedać więcej jednostek
- Jeśli podniesiemy cenę, martwimy się o konkurencję, ponieważ mamy konkurentów już poniżej naszego punktu cenowego
- Możemy obniżyć koszty, ale zmniejszenie listy materiałów zajmie nam 12 miesięcy
- Możemy pozostać stabilni, ale biorąc pod uwagę koszty pozyskania naszych klientów, obawiamy się, że nie uda nam się zyskownie skalować
- Dlatego chcielibyśmy wprowadzić na rynek sąsiadujący produkt. Uważamy, że współczynnik przyłączenia do naszego podstawowego produktu będzie wynosił 30%. Nasz produkt sąsiadujący ma 70% marży brutto, więc jeśli uda nam się uzyskać nawet 20% stawkę przyłączenia, możemy utrzymać ceny na naszym podstawowym produkcie na stałym poziomie i zwiększyć całkowitą marżę z 30% do 38%
To wszystko jest zmyślone, ale jest przykładem tego, jak może wyglądać pojedyncza 5–7-stronicowa prezentacja dyskusyjna i jaki temat może dotyczyć. Czy to dodatkowa praca, a nie zwykłe pojawianie się na posiedzeniu zarządu i przedstawianie danych finansowych? Pewny. Ale to świetna dyscyplina nawet wewnętrznie do rozwiązywania najważniejszych decyzji.
Utwórz porządek obrad Board
Stworzyłbym z wyprzedzeniem program zarządu, ze szczególnym uwzględnieniem tematów i przydziału czasu. Bądź bardzo konkretny i celowy w określaniu, ile czasu planujesz spędzić w każdym obszarze. Zaskakuje mnie, jak słabo większość tablic zajmuje się zarządzaniem czasem i ile czasu przeznaczają na mniej ważne tematy i utkną w pośpiechu ważniejszych tematów.
Porządek obrad powinien być celowy. Pomyśl o celach dnia, co jest dla Ciebie ważne i ile czasu chcesz na to przeznaczyć. Jeśli zaczniesz od admina (wyceny 409a, małe przydziały opcji na akcje, minuty zarządu), a potem przeżujesz z tym 20 minut — to twoja wina.
Nienawidzę zaczynać od nieważnych rzeczy. Podróżujemy samolotem, aby usiąść i rozważyć 0,02% dotacji na akcje? Moim zdaniem najmniej ważne rzeczy powinny znaleźć się na końcu spotkania. W ten sposób, jeśli brakuje Ci czasu, albo spieszysz z administratorem (jeśli naprawdę jest to tylko administrator) na końcu LUB możesz zatwierdzić to za pośrednictwem UWC (jednomyślna pisemna zgoda) po posiedzeniu zarządu lub zaplanować 15-minutową rozmowę z administratorem w między sesjami zarządu, aby to zatwierdzić.
Zapisz swój plan na rzeczy, które są dla Ciebie najważniejsze.
Uzyskaj dostęp do finansów z 72-godzinnym wyprzedzeniem
Ponad 90% pakietów finansowych wychodzi 1–2 dni przed posiedzeniem zarządu, a myślę, że 65% przychodzi 1 dzień wcześniej. Członkowie zarządu mają ograniczony sposób na ich przeczytanie, przetrawienie, porównanie z ostatnim posiedzeniem zarządu, zapisanie pytań.
Nic dziwnego, że spotkanie zarządu staje się spotkaniem finansowym. Nie możesz oczekiwać, że członkowie zarządu dostaną talię w południe na dzień przed spotkaniem zarządu, ale nie będą mieli 3 innych spotkań dzień wcześniej, więc w najlepszym razie czytają je wieczorem. Jeśli ustalisz schemat z 3 dniowym wyprzedzeniem (72 godziny), nikt nie ma usprawiedliwienia, by ich nie czytać, a masz mocne podstawy, by nie robić na nich głębokiego nurkowania podczas posiedzenia zarządu.
Wyślij swoją agendę do każdego członka zarządu indywidualnie / uzgadniaj połączenia z wyprzedzeniem
Wyślij agendę z wyprzedzeniem i poproś o „przed telefony”, aby zobaczyć, czy chcą dodać elementy do agendy tablicy, czy też uważają, że te tematy są właściwe. Jeśli masz czas, aby wcześniej przygotować swoją talię strategii, warto ją również wysłać.
Myślę, że najlepsze rady dyrektorów generalnych mają 30–45 minut na rozmowy z każdym niewykonawczym członkiem rady przed właściwym posiedzeniem rady, aby przejrzeć finanse 1-1 i zapoznać się ze strategią i agendą.
Myślę, że ma to kluczowe znaczenie z kilku powodów:
- Upewniasz się, że każdy członek zarządu naprawdę rozumie twoje wyniki i pojawia się w dniu gotowym do dyskusji / debaty
- Możesz dowiedzieć się, co naprawdę myślą o kluczowych decyzjach, które musisz podjąć. W ten sposób, jeśli uznają, że musisz dodać do swojego programu, możesz. Jeśli nie zgadzają się z decyzją, możesz zrozumieć dlaczego. Jeśli chcesz ich wsparcia w trudnej decyzji, możesz dowiedzieć się, na czym stoją
- Pomyśl o swoim przed spotkaniem jak o biczu kongresowym „liczy się głosy”
- Rozmowy wstępne pomagają również w budowaniu relacji 1:1, dzięki czemu masz większą kontrolę nad pokojem, gdy jesteście wszyscy razem.
Czy to „narzut”? Tak, prawdopodobnie. Ale to część zarządzania zarządem, która jest częścią efektywnego prowadzenia firmy. Jeśli zarządzasz przed grą, masz lepszą grę. Jeśli opróżnisz sprawy finansowe przed posiedzeniem zarządu, możesz poświęcić więcej czasu na krytyczne dyskusje, a mniej na rozpowszechnianie informacji.
Końcowe przemyślenia
Jestem pewien, że nie każdy członek zarządu zgadza się z moją oceną tego, jak przygotować się do wspaniałych spotkań zarządu. Niektórzy członkowie prawdopodobnie nienawidzą wstępnych rozmów, które uważają za nad głową. Niektórzy członkowie prawdopodobnie chcą, aby większość posiedzenia zarządu była przeglądem informacji finansowych.
Osobiście uważam, że nie mają racji, ale nie ma znaczenia, co myślę. Liczy się to, że wiesz, jak najlepiej pracować z TWOJĄ tablicą. Dziesięciolecia doświadczeń nauczyły mnie, że wcześniejsze planowanie pozwala na znacznie efektywniejsze spotkania z dzikami. Ale jeszcze ważniejsze jest posiadanie zarządu, który się zgadza.
Zastrzeżenie: Przez lata byłem na dziesiątkach tablic. Nie mówię o żadnej indywidualnej firmie. Obiecuję. Jeśli brzmi to jak Twoja firma i mówię o Tobie — to tylko dlatego, że w ten sposób > 50% zarządów jest prowadzonych.
[Ten post Marka Sustera pojawił się jako pierwszy po obu stronach stołu i został skopiowany za zgodą.]