Jak zapobiegać nakładaniu się i powielaniu pracy?

Praca zespołowa z pewnością tworzy pracę marzeń – ale nie wtedy, gdy zadania nakładają się lub powielają bez pozytywnego wyniku. Powielanie wysiłków lub nakładanie się pracy jest największym wrogiem kierownika projektu lub lidera, ponieważ nie jest on skierowany na właściwy cel. Powielanie pracy często prowadzi do wyczerpania zasobów.

Dowiedzmy się, kiedy duplikacja faktycznie działa, a jeśli nie, to jak jej uniknąć.

Co to jest powielanie wysiłku?

Zanim zagłębimy się w powielanie pracy, przyjrzyjmy się, co oznacza powielanie wysiłku. Mówiąc najprościej, powielanie wysiłków ma miejsce, gdy dwie lub więcej osób podejmuje ten sam wysiłek, aby wykonać podobne zadanie. Czy powielanie wysiłków oznacza mniejszą produktywność? Kluczem jest tutaj wynik. Jeśli wynik pozostanie niezmieniony, pomimo powielanych wysiłków, będzie to bezproduktywne. Jeśli jednak jesteś w stanie osiągnąć inny wynik poprzez powielanie wysiłków, może to być produktywne.

Rozważmy na przykład scenariusz w fabryce zabawek. Pracownik na linii produkcyjnej pakuje 25 pudeł samochodzików w godzinę. Dodaj kolejnego pracownika do tej samej linii. Teraz masz dwóch pracowników, z których każdy pakuje 25 pudełek samochodzików na godzinę. Daje to wynik 50 samochodzików na godzinę. W tym przypadku wynik podwaja się z powodu powielania wysiłków; zwiększając tym samym produktywność.

Wyobraź sobie, że dział marketingu tej samej fabryki prowadzi badania nad wprowadzeniem nowej zabawki do sprzedaży sezonowej. Zespół produktowy tej firmy może dążyć do tego samego, nie wiedząc, że dział marketingu również wykonuje to samo zadanie. Na koniec dnia dyrektor operacyjny kończy z dwoma raportami z tego samego zadania. W tym przypadku powielanie wysiłków doprowadziło do tego samego wyniku. Mogą istnieć różne wglądy w oba raporty, ale gdyby oba zespoły współpracowały na początku, mogłyby zidentyfikować podobieństwa w swoich wysiłkach i rozdzielić pracę między sobą, aby stworzyć bardziej wnikliwy raport.

Jak widać, istnieje tylko cienka granica między powielaniem wysiłku a pracą. Chociaż powielanie pracy nie zawsze jest złe, źle zarządzane może prowadzić do marnowania czasu i zasobów organizacji.

Jak zapobiegać nakładaniu się i powielaniu pracy?

Teraz zastanawiasz się, „jak przezwyciężyć powielanie pracy?”

Pierwszym krokiem jest staranne przeanalizowanie wyniku każdego zduplikowanego wysiłku, aby określić jego wpływ na ogólną produktywność. Jeśli powielona praca wymusza na członkach zespołu mniejszą produktywność, należy podjąć środki, aby nie dochodziło do nakładania się prac. Łatwiej jest to monitorować między poszczególnymi zespołami, gdzie jest kierownik lub lead, który nadzoruje pracę każdego członka zespołu.

W większości przypadków powielanie pracy ma miejsce w zespołach wielofunkcyjnych, gdy nie ma między nimi odpowiedniego kanału komunikacji. Poniżej podano niektóre z kroków, które można wykonać, aby uniknąć powielania pracy.

Komunikuj się regularnie

Innymi słowy, rozmawiaj, łącz się i angażuj! Komunikacja to pierwszy krok w zapobieganiu powielaniu pracy.

Do powielania pracy dochodzi z powodu braku komunikacji między zespołami wielofunkcyjnymi. W naszym poprzednim przykładzie, gdyby istniała odpowiednia linia komunikacji między zespołami marketingu i produktu, mogliby współpracować i wspólnie badać. Dlatego ważne jest, aby zapewnić odpowiedni kanał komunikacji między zespołami i wewnątrz zespołów.

Możesz użyć tradycyjnych metod formalnych, takich jak codzienne spotkania dotyczące planowania pracy; lub e-mail lub aplikacje, takie jak Slack, Google Chat lub Microsoft Teams, aby ułatwić bezproblemową komunikację między członkami zespołu.

W dużych organizacjach regularne spotkania mogą być niepraktyczne; ale liderzy zespołów mogą wymieniać się między sobą projektami, w które są zaangażowani.

Efektywne kanały komunikacji stały się teraz ważniejsze niż kiedykolwiek. Wynika to z rosnącej tendencji firm do korzystania ze struktur pracy zdalnej. W tym kontekście potrzebna jest ciągła komunikacja, aby zachować przejrzystość pracy, jednocześnie budując relacje w zespole.

Śledź i mierz postęp

Ważne jest, aby śledzić zadania przydzielone każdemu zespołowi i mierzyć postępy. Współpracuj z członkami swojego zespołu i przygotuj plan działania, aby wymienić wszystkie zadania do wykonania. Przeprowadź to ćwiczenie, rozpoczynając nowy projekt lub wykonując codzienne zadania. Porozmawiaj z każdym zespołem, aby ustalić realistyczne ramy czasowe na osiągnięcie tych rezultatów.

Przydziały można następnie śledzić na tablicy Kanban zgodnie z kolejnością priorytetów. Ta praktyka pomaga określić ilość wykonanej pracy, co należy wykonać i gdzie są blokujący.

Daje również jasne zrozumienie tego, na czym należy zwrócić uwagę lidera zespołu i jakie środki należy podjąć, aby usunąć blokery.

Creately to wizualna przestrzeń robocza online, która umożliwia wizualizację przepływów pracy podczas planowania projektu, dzięki czemu można wcześnie identyfikować powielanie pracy i zapobiegać mu. Zaplanuj przepływ pracy projektu na diagramie toru pływania, aby przydzielić zadania i zasoby do każdego zespołu. Wizualizacja całego projektu na jednym kanwie może pomóc uniknąć kłopotów z przeskakiwaniem tam iz powrotem między wieloma aplikacjami w celu śledzenia projektu. Creately ułatwia określenie, kto co robi – eliminując w ten sposób możliwość nakładania się zadań.

Zachowaj przejrzystość i spraw, aby Twoja praca była dostępna

Po zakończeniu projektu zostaw spuściznę po wykonanej pracy. Spraw, aby Twoja praca była dostępna dla wszystkich odpowiednich członków zespołu w firmie.

Upewnij się, że istnieje baza danych, która ułatwia bezproblemowy dostęp do wcześniejszych badań i przedsięwzięć projektowych. Pomoże to kolegom podejmującym przyszłe projekty w zgromadzeniu wiedzy na temat wykonanej pracy, eliminując miejsce na powielanie pracy.

Oświeci ich również wyniki potencjalnego sposobu działania i rzuci światło na to, co należy zrobić inaczej.

Creately może służyć jako centralny hub do scentralizowania całej zawartości projektu, zadań i komunikacji, od burzy mózgów i planowania po realizację. Zapewnia konfigurowalne struktury do mapowania myśli, mapowania powinowactwa, planowania sprintów, harmonogramów projektów, mapowania przepływu pracy i nie tylko. Funkcje współpracy oferowane przez Creately, w tym wideokonferencje w aplikacji, śledzenie myszy i komentowanie, pozwalają użytkownikom na wspólną pracę i bezproblemowe udostępnianie informacji.

Drugi raz to urok „nie zawsze”

Powielanie pracy nie zawsze jest złe. Jednak gdy nie jest ukierunkowany na właściwy wynik, powielanie pracy może być czasochłonne i wręcz nużące.

Bądź mądry w sposobie, w jaki wykonujesz swoją pracę. W dzisiejszym środowisku biznesowym nie można już pracować w silosach. Nie wahaj się nawiązać kontaktu z kolegami i utrzymywać z nimi linię ciągłej komunikacji. Bądźcie otwarci na dzielenie się wiedzą i koncentrujcie się na osiąganiu wspólnych celów. Skuteczna komunikacja i współpraca zapewnią, że wszyscy w firmie wykonają sensowną pracę w zbiorowej drodze do sukcesu.