Jak obniżyć koszty ogólne w 2023 roku?

Zmieniające się otoczenie gospodarcze, rosnące ceny surowców i energii oraz rosnące oczekiwania różnego rodzaju interesariuszy (klientów, pracowników, partnerów itp.) – to tylko niektóre z wyzwań stojących przed mniejszymi i większymi firmami w 2023 roku. W takiej sytuacji przedsiębiorstwa działające w różnych branżach dążą do ograniczenia kosztów ogólnych, czyli związanych z codzienną działalnością – zadanie optymalizacji wydatków staje się dla nich znacznie ważniejsze niż dotychczas.

Poniżej szczegółowo wyjaśniamy, jakie kategorie wydatków mieszczą się w tym pojęciu, a także wskazujemy najskuteczniejsze sposoby na ograniczenie kosztów ogólnych, po które niewątpliwie warto sięgnąć w obecnej rzeczywistości gospodarczej.

Co to są koszty ogólne firmy?

Koszty ogólne (zwane także kosztami pośrednimi lub operacyjnymi) odnoszą się do bieżących wydatków, które firma ponosi w ramach swojej codziennej działalności, ale które nie są bezpośrednio związane z wytworzeniem określonego produktu lub świadczeniem określonej usługi. Są to zatem wydatki, które firma musi pokryć niezależnie od poziomu produkcji czy sprzedaży. Należą do nich przede wszystkim:

• opłaty czynszowe lub leasingowe (wynajem lub dzierżawa powierzchni biurowej, magazynowej lub innego obiektu),
• media (koszty za prąd, wodę, gaz i inne media niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej),
• wynagrodzenia i świadczenia dla pracowników administracyjnych (wypłacane pracownikom pełniącym funkcje kadrowe lub finansowe),
• Ubezpieczenie (obowiązkowe i dobrowolne),
• materiały i sprzęt biurowy (wydatki na sprzęt biurowy, komputery, drukarki, skanery i inny sprzęt niezbędny do codziennej pracy),
• podatki i licencje (np. podatek od nieruchomości)
• amortyzacja (stopniowy spadek wartości aktywów w czasie, który jest uwzględniany w sprawozdaniach finansowych),
• konserwacja i naprawy (należności z tytułu naprawy sprzętu, maszyn i urządzeń),
• opłaty prawne i księgowe.

4 sposoby na obniżenie kosztów ogólnych

Efektywne zarządzanie kosztami ogólnymi jest kluczowe dla utrzymania rentowności firmy, szczególnie w czasach mniej stabilnych warunków gospodarczych. Z tego powodu firmy szukają sposobów na zmniejszenie tych wydatków – ale bez negatywnego wpływu na działalność operacyjną lub jakość produktów i usług. Poniżej prezentujemy najlepsze z nich, które mogą przynieść oczekiwane rezultaty w 2023 roku.

1. Negocjuj ustalenia z dostawcami

Pierwszym sposobem na zmniejszenie kosztów ogólnych jest wynegocjowanie ustaleń z obecnymi dostawcami (np. usług księgowych, materiałów, usług prawnych itp.), co może wymagać czasu i wysiłku, ale może przynieść Twojej firmie znaczne oszczędności. Decydując się na to, określ konkretne cele, jakie chciałbyś osiągnąć podczas negocjacji (np. niższe ceny, dłuższe terminy płatności czy rabaty przy zakupach hurtowych) i co możesz zaoferować w zamian. Szukaj także tańszych dostawców, porównując oferty dostępne na rynku (pod względem ceny, jakości, warunków płatności i dostawy, a także historii współpracy). Oferty, które znajdziesz, mogą być argumentem dla istniejących dostawców do obniżenia cen, aby Cię zatrzymać.

2. Outsourcing wybranych procesów

Outsourcing polega na zlecaniu określonych zadań lub procesów firmom zewnętrznym specjalizującym się w tych obszarach (takich jak księgowość, obsługa klienta, marketing, rekrutacja, IT czy produkcja). Może pomóc w obniżeniu kosztów ogólnych, eliminując potrzebę zatrudniania i szkolenia personelu wewnętrznego, a także zakupu i konserwacji sprzętu lub infrastruktury. Jeśli chcesz skorzystać z tej metody, powinieneś zacząć od zidentyfikowania procesów lub zadań w Twojej firmie, które można zlecić na zewnątrz – czyli takich, które wiążą się ze znacznymi nakładami finansowymi lub wymagają specjalistycznej wiedzy.


3. Przeprowadź audyt finansowy

Innym sposobem na ograniczenie wydatków jest zlecenie audytu finansowego osobie specjalizującej się w tej dziedzinie. Chociaż proces ten jest zwykle stosowany w celu wyrażenia opinii o prawidłowości sprawozdania finansowego, może być również narzędziem pozwalającym zrozumieć źródła przychodów i wydatków. Tym samym pozwoli Ci także ocenić, czy wszystkie koszty ogólne są konieczne i uzasadnione. Kolejnym krokiem będzie z kolei poszukiwanie obszarów wymagających poprawy – nie tylko w zakresie ich ograniczania, ale także zwiększania rentowności firmy w inny sposób.

4. Użyj jednego kompleksowego narzędzia

Zamiast płacić, zwykle w formie subskrypcji wielu narzędzi, poszukaj alternatywy, która oferuje wszystkie (lub większość) funkcji, których potrzebuje Twoja firma. Jednym z takich rozwiązań jest Firmbee, potężny system do zarządzania projektami i zespołami. Oprócz rozbijania zadań projektowych i przypisywania do nich konkretnych użytkowników, możesz także przeprowadzić proces rekrutacji (system ATS), budować bazy kontaktów (CRM), zarządzać kalendarzem i listą zadań, kontrolować stany magazynowe, przygotowywać wyceny dla klientów, wystawiać faktury i śledzić wpływy i wydatki. Odkryj możliwości Firmbee dzięki darmowej wersji!

Koszty ogólne – podsumowanie

Redukcja kosztów ogólnych wbrew pozorom nie musi oznaczać cięć negatywnie wpływających na funkcjonowanie firmy czy organizacji – lepszym określeniem w tym kontekście jest niewątpliwie „konieczna optymalizacja wydatków”. W końcu celem każdego biznesu jest znalezienie sposobów na zaoszczędzenie pieniędzy przy jednoczesnym utrzymaniu lub poprawie jakości produktów lub usług. Pierwszym krokiem do tego jest niewątpliwie dokładna analiza przychodów i wydatków, która wskaże obszary, w których należy lub można szukać oszczędności. Następnie można określić, na który ze sposobów (w tym wymienionych powyżej) zdecyduje się firma – w zależności od swoich potrzeb i możliwości.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest i TikTok.

Autor: Piotr Pawłowski

Właściciel Produktu z ponad 15-letnim doświadczeniem w szeroko rozumianym marketingu internetowym. Bez najmniejszego problemu potrafi zarządzać projektem i wszystko jest w jednym miejscu. Pasjonat Growth hackingu, jego obszary zainteresowań obejmują zarządzanie projektami, rozwój biznesu i content marketing. Jest także zapalonym entuzjastą HR.

Zobacz wszystkie posty