Jak zmniejszyć kurczenie się zapasów?

Właściciele firm eCommerce zbyt dobrze znają wyzwania związane z kurczeniem się zapasów.

Czy to z powodu błędów w realizacji, czy kradzieży, kurczenie się może pochłonąć zyski i sprawić, że firmy będą miały problemy z utrzymaniem się na powierzchni. A jednak wielu właścicieli firm eCommerce nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo kurczenie się zapasów wpływa na ich wynik finansowy.

Niedawne badanie cytowane w National Retail Security Survey z 2021 r. wykazało, że kurczenie się zapasów kosztuje firmy handlu elektronicznego średnio 1,62% ich rocznej sprzedaży. To może nie wydawać się dużo, ale dla firmy, która generuje 100 000 USD sprzedaży rocznie, jest to strata w wysokości 1620 USD.

A dla firm, które generują miliony sprzedaży rocznie, straty mogą być jeszcze bardziej oszałamiające.

Kurczenie się zapasów jest poważnym problemem dla firm eCommerce, co może znacząco wpłynąć na wynik finansowy.

Jak zmniejszyć kurczenie się w swoim biznesie?

Zanurzmy się.

Jak kurczenie się zapasów wpływa na Twoją firmę

Właściciele firm zajmujących się handlem elektronicznym mogą zaświadczyć, że kurczenie się zapasów jest kwestią krytyczną.

I nie tylko duże przedsiębiorstwa są dotknięte kurczeniem się; małe firmy również ponoszą straty – często z mniejszym zyskiem i poduszką operacyjną do wchłonięcia.

Zmniejszenie zapasów może mieć szereg negatywnych skutków dla małych firm, w tym:

• Zmniejszone przychody,
• Koszty wymiany skradzionego towaru,
• Wzrost kosztów pracy,
• Dodatkowe koszty bezpieczeństwa,
• Dodano koszty technologii do kontrolowania kradzieży
• czas i uwaga kierownictwa firmy oraz
• Obniżone morale pracowników.

Wszystkie te czynniki mogą mieć poważny wpływ na wynik finansowy małej firmy.

Co więc mogą zrobić właściciele firm eCommerce, aby zapobiec kurczeniu się? Cóż, istnieje kilka działań, które Twoja firma może podjąć, aby zmniejszyć ryzyko kurczenia się, w tym wdrożenie odpowiednich środków bezpieczeństwa, wykorzystanie technologii do śledzenia zapasów i zapewnienie szkoleń dla pracowników.

Podejmując kroki opisane poniżej, właściciele firm zajmujących się handlem elektronicznym mogą pomóc w zmniejszeniu negatywnego wpływu kurczenia się zapasów na ich działalność.

Główne przyczyny kurczenia się zapasów

Aby rozwiązać lub ograniczyć problemy związane z kurczeniem się zapasów w firmie, ważne jest, aby dokładnie zrozumieć, skąd bierze się strata.

1. Kradzieże w sklepach: Kradzieże w sklepach (lub ich kuzyni w handlu elektronicznym, oszustwa związane z obciążeniami zwrotnymi i oszustwami w zakresie zwrotów) są odpowiedzialne za ponad 35% rocznych strat sprzedawców detalicznych, zgodnie z coroczną ankietą National Retail Federation.
2. Kradzież pracownicza: Kradzież pracownicza jest tak samo trudna jak kradzież w sklepie i jest odpowiedzialna za aż 33% spadku sprzedaży detalicznej. Pracownicy kradną za pomocą różnych kreatywnych metod, od oszukańczego wydawania fałszywych kart podarunkowych i korzystania ze zniżek pracowniczych po zabieranie towarów lub chowanie gotówki.
3. Kurczenie papieru: Znane również jako błędy administracyjne, kurczenie papieru stanowi do 20% skurczu detalicznego. Obejmuje to przypadkową sprzedaż produktów za mniej pieniędzy lub zwrot pieniędzy za więcej niż powinny. Może to być spowodowane błędami związanymi z biletami, transakcjami lub błędami w inwentarzu.
4. Oszustwa dostawców: Oszustwa dostawców stanowią mniej niż 5% całkowitego spadku liczby sprzedawców detalicznych, ale się zdarzają, więc należy być świadomym. Oszustwo dostawcy ma miejsce, gdy dostawcy celowo wysyłają Ci mniej zapasów niż jest to wymienione na fakturze lub gdy przedstawiciele dostawcy kradną produkty z Twojego sklepu lub magazynu.

Chociaż kilka różnych czynników może powodować kurczenie się zapasów, możesz złagodzić swoje straty.

Zdając sobie sprawę z najczęstszych przyczyn kurczenia się zapasów i podejmując kroki, aby im zapobiec, możesz postawić się w znacznie lepszej sytuacji, aby chronić swoje zyski.

Zatrudnij menedżera ds. zapobiegania stratom

Jednym z najlepszych sposobów na ograniczenie kurczenia się zapasów w firmie eCommerce jest zatrudnienie menedżera ds. zapobiegania stratom.

Zadaniem tej osoby jest śledzenie i zmniejszanie ilości zapasów utraconych z powodu kradzieży, uszkodzenia lub innych przyczyn. Menedżer ds. zapobiegania stratom będzie współpracować z Tobą w celu opracowania i wdrożenia zasad i procedur w celu zminimalizowania strat.

Przeprowadzą również regularne audyty poziomu zapasów i procedur magazynowych. Ponadto mogą również zapewnić szkolenie dla Twoich pracowników, jak prawidłowo obchodzić się z zapasami i przechowywać je.

Zatrudnienie menedżera ds. zapobiegania stratom może znacznie zmniejszyć ilość kurczenia się zapasów w Twojej firmie eCommerce.

Zmniejsz liczbę błędów ludzkich dzięki listom kontrolnym i raportom

Twoi pracownicy są tylko ludźmi, a wszyscy ludzie popełniają błędy. Niestety, częste błędy popełniane przez pracowników mogą prowadzić do utraty zapasów i spadku zysków.

Aby zredukować błędy popełniane przez pracowników, wdroż system codziennych list kontrolnych i regularnych raportów, aby utrzymać odpowiedzialność i odpowiedzialność personelu.

Wdrażanie codziennych list kontrolnych oznacza, że ​​Twoi pracownicy wiedzą i rozumieją, co należy zrobić po przybyciu do pracy i dokładnie w jaki sposób chcesz, aby wykonali każde zadanie.

Pod koniec dnia pracy, Twoi pracownicy mogą zostać poproszeni o przesłanie raportu, który pociągnie ich do odpowiedzialności za wykonane zadania i listy kontrolne.

Raporty o uszkodzeniach są niezbędnym narzędziem, które pomoże Twojej firmie ograniczyć kurczenie się. Możesz zwiększyć odpowiedzialność pracowników i zmniejszyć uszkodzone zapasy, wymagając wypełnienia raportu, gdy pracownik lub klient ulegnie uszkodzeniu.

Stworzenie systemu raportów i list kontrolnych pomaga zredukować błędy ludzkie, zwiększyć produktywność pracowników i pociągać pracowników do odpowiedzialności. Zapewnia również kierownictwu nieocenione źródło do nadzorowania pracowników i rozwiązywania problemów w miarę ich pojawiania się.

Podwójnie (i potrójnie) sprawdź swoich dostawców

Nie tylko twoi pracownicy popełniają błędy lub kradną zapasy. Twoi dostawcy mogą być również źródłem kurczenia się Twojej firmy.

Niezwykle ważne dla Twojej firmy jest dwukrotne i trzykrotne sprawdzenie wszystkich dokumentów dostawcy, aby upewnić się, że zapasy są w pełni rozliczone i w stanie nadającym się do sprzedaży.

Aby ograniczyć oszustwa dostawców, należy:

• Sprawdź, czy wszystkie pozycje na fakturze są prawidłowe i zostały dostarczone
• Potwierdź, że żaden z zapasów nie jest uszkodzony ani zepsuty
• Upewnij się, że wszystkie łatwo psujące się produkty mają termin przydatności do spożycia lub wygaśnięcia
• Sprawdź dokładnie, czy ceny są dokładne i zgodne z fakturą

Większość oszustw dostawców ma miejsce, gdy dostawcy są w Twoim sklepie lub magazynie, więc uważnie obserwuj, aby upewnić się, że nie ma błędów ani rozbieżności w zapasach.

Przeprowadzaj częste audyty inwentaryzacji

Audyty inwentaryzacyjne pomagają firmom eCommerce identyfikować i korygować błędy systemu zarządzania zapasami. Pomagają również identyfikować i zapobiegać kradzieżom i kurczeniu się.

Audyt inwentaryzacji może być czasochłonny i kosztowny, ale jest opłacalną inwestycją dla firm eCommerce. Pomoże to nie tylko zmniejszyć kurczenie się zapasów i zwiększyć zyski, ale także poprawi zrozumienie przez pracowników znaczenia kontroli zapasów dla wyników firmy.

Powinieneś również regularnie wdrażać liczenie cykli, audyt zapasów na mniejszą skalę, który odbywa się codziennie, co tydzień lub co miesiąc, w zależności od potrzeb. Pomaga to zachować czujność pracowników i umożliwia regularne kontrolowanie ogólnego stanu zapasów i wszelkich obszarów problematycznych.

Przy przeprowadzaniu audytu inwentaryzacyjnego należy pamiętać o kilku rzeczach. Musisz upewnić się, że audyt nie tylko potwierdza ilość zapasów, ale także ich stan. Pomoże to w regularnym identyfikowaniu wszelkich kradzieży, zgubienia lub uszkodzeń.

Po pierwsze, Twoja firma powinna koncentrować się na regularnym kontrolowaniu poziomu zapasów. Pomoże to zapewnić dokładność i zapobiec potencjalnym błędom.

Po drugie, Twoja firma powinna stworzyć system śledzenia zmian w zapasach. Pomoże to firmom zidentyfikować wszelkie rozbieżności i podjąć działania naprawcze.

Na koniec będziesz chciał skoncentrować się na zapobieganiu. Firmy mogą zmniejszyć ryzyko kurczenia się i kradzieży, wdrażając skuteczny system zarządzania zapasami, taki jak SkuVault.

Audyt inwentaryzacji to cenne narzędzie dla firm eCommerce. Może pomóc w zwiększeniu satysfakcji klientów, zwiększeniu zysków oraz zapobieganiu kurczeniu się i kradzieży. Postępując zgodnie z tymi wskazówkami, firmy mogą zapewnić, że ich audyt zapasów jest najskuteczniejszy.

Wyjaśnij zasady swojej firmy

Jedną z najbardziej znaczących rzeczy, jakie firma eCommerce może zrobić, aby zmniejszyć kurczenie się zapasów, jest wyjaśnienie zasad firmy.

Oznacza to dokładne przyjrzenie się swoim wewnętrznym procedurom i jasne przekazanie ich pracownikom.

Po pierwsze, musisz zidentyfikować podstawowe przyczyny kurczenia się w Twojej firmie. Może to być wszystko, od kradzieży pracowników po uszkodzone towary.

Gdy już wiesz, co powoduje kurczenie się, możesz wdrożyć zasady, które pomogą temu zapobiec.

Na przykład możesz wymagać, aby pracownicy podpisywali wszystkie dostawy lub przeprowadzali regularne kontrole zapasów.

Dodatkowo powinieneś poinformować o konsekwencjach kradzieży pracownika. Gdy Twoi pracownicy zrozumieją, że kradzież przeciwko Twojej firmie wiąże się z poważnymi konsekwencjami prawnymi i związanymi z zatrudnieniem, w tym kradzieżą towarów lub pieniędzy oraz kradzieżą intelektualną, będą mniej skłonni do kradzieży z Twojej firmy.

Wreszcie, monitoring wideo i oznakowanie wskazujące, że Twój magazyn lub sklep wykorzystuje takie rozwiązania, mogą również pomóc w zapobieganiu kradzieży.

Wyjaśniając swoje zasady i procedury, możesz pomóc zredukować kurczenie się zapasów i zapewnić płynne działanie firmy.

Szkolenie pracowników w zakresie zapobiegania kradzieżom

Innym cennym narzędziem do zmniejszenia kurczenia się firmy jest przeszkolenie wszystkich obecnych i nowych pracowników, aby zapobiegać oszustwom klientów i pracowników.

Upewnij się, że wszyscy Twoi pracownicy znają wiele rodzajów oszustw i metod kradzieży, które mogą mieć wpływ na Twoją firmę, i zapewnij im szkolenie, aby zawsze wiedzieli, co zrobić, jeśli podejrzewają kradzież lub oszustwo.

Szkolenie z zakresu zapobiegania kradzieży nie tylko zaszczepia poczucie osobistej odpowiedzialności u Twoich pracowników, ale także daje im pewność, że będą mogli skutecznie radzić sobie z przypadkami kradzieży w miarę ich pojawiania się.

Skorzystaj z technologii

Wiele rodzajów technologii może pomóc w efektywnym zarządzaniu zapasami i zmniejszeniu skurczu.

Na przykład tagi RFID mogą pomóc w śledzeniu zapasów w czasie rzeczywistym, a skanery kodów kreskowych mogą pomóc w szybkim i dokładnym zliczaniu zapasów.

Ponadto wiele programów może pomóc w śledzeniu poziomu zapasów i efektywnym zarządzaniu pracownikami.

Chociaż całkowite wyeliminowanie kurczenia się zapasów nie jest możliwe, oprogramowanie do zarządzania magazynem (WMS), takie jak SKuVault, może pomóc w jego skutecznym ograniczeniu. WMS dostarcza dokładnych i aktualnych informacji o poziomach zapasów, dzięki czemu możesz szybko zidentyfikować rozbieżności.

Ponadto WMS może pomóc zautomatyzować różne aspekty zarządzania zapasami, takie jak przyjmowanie i odkładanie, co może pomóc w ograniczeniu błędów ludzkich. Korzystając z WMS, możesz stworzyć bardziej wydajny i efektywny system inwentaryzacji, który pomoże zmniejszyć kurczenie się Twojej firmy.

Oprogramowanie do zarządzania pracownikami może być również cennym narzędziem do szybkiego wdrażania zasad redukcji skurczu. To oprogramowanie może sprawić, że szkolenia wprowadzające i zapobiegające kradzieży będą bezproblemowe dla nowych i obecnych pracowników. Może również zapewnić Twoim pracownikom codzienne zadania, listy kontrolne i cyfrowe zgłaszanie uszkodzonych lub brakujących towarów.

Końcowe przemyślenia

Kurczenie się zapasów jest poważnym problemem dla firm każdej wielkości i może mieć wpływ na wszystko, od wyników finansowych po bazę klientów. W tym poście przedstawiliśmy kilka kroków, które pomogą zmniejszyć kurczenie się zapasów w Twojej firmie.

Przede wszystkim konieczne jest zrozumienie przyczyn kurczenia się zapasów, aby móc zająć się nimi bezpośrednio. Głównymi przyczynami są kradzieże dokonywane przez pracowników lub klientów, błędy popełniane przez pracowników oraz uszkodzone lub zagubione produkty.

Gdy poznasz podstawowe przyczyny kurczenia się zapasów w Twojej firmie, możesz zacząć podejmować kroki w celu ich złagodzenia. Jednym z kluczowych kroków jest zatrudnienie menedżera ds. zapobiegania stratom odpowiedzialnego za wdrażanie zasad i procedur mających na celu zapobieganie stratom. Możesz również zmniejszyć liczbę błędów ludzkich dzięki listom kontrolnym i raportom, przeprowadzać częste audyty zapasów, wyjaśniać zasady firmy i szkolić pracowników w zakresie zapobiegania kradzieżom.

Technologia może również pomóc w śledzeniu zapasów i wykrywaniu rozbieżności.

Ostatecznie zmniejszenie kurczenia się zapasów wymaga wspólnego wysiłku wszystkich członków organizacji – od najwyższego kierownictwa w dół.

Postępując zgodnie ze wskazówkami zawartymi w tym poście, możesz postawić się na drodze do zmniejszenia tego kosztownego problemu dla Twojej firmy.