Jak przeprowadzić produktywne spotkanie zdalne | Najlepsze praktyki i szablony

Fakt: Zdalne zespoły zazwyczaj organizują więcej spotkań niż pracownicy na miejscu.

Jeśli obecnie pracujesz w domu, wiesz, że to prawda.

Czasami sprawy mogą wydawać się poza kontrolą; na ekranie jest zbyt wiele twarzy, zbyt wiele osób rozmawia naraz, niektórzy dołączają się późno i nie mają pojęcia, o czym mówią inni, a potem nagle wszyscy skupiają się na czyimś kocie, który zdecydował się dołączyć do apelu nieproszony.

Ale spotkania są ważne. A w przypadku zespołów zdalnych jest to jedyna rzecz, która pomaga utrzymać równowagę wszystkich bez względu na to, gdzie się znajdują.

Poniżej wymieniono kilka praktyk, które pomogą Ci przeprowadzić wysoce efektywne zdalne spotkanie w zaciszu własnego domu.

Gotowy do nurkowania?

Najlepsze praktyki dotyczące spotkań zdalnych

1. Zidentyfikuj uczestników i pomóż im się przygotować

Decyzja o tym, kto ma wziąć udział w spotkaniu, zależy od faktycznego celu spotkania.

Planując spotkanie wirtualne, należy bardziej zwracać uwagę na to, kto w nim uczestniczy, ponieważ mogą istnieć ograniczenia w używanych narzędziach, wiele stref czasowych i sprzeczne harmonogramy.

Niezbędne jest sprawdzenie własnego harmonogramu uczestników przed ustaleniem godziny spotkania.

W biurze możesz bardziej swobodnie podchodzić do porządku dziennego, ponieważ możesz dzielić się większą ilością informacji podczas lunchu, mijania się na korytarzu, rozmawiania ze sobą itp.

Wirtualne spotkanie wymaga jednak dużo więcej wstępnych przygotowań.

Ważne jest, aby wysłać agendę wraz z celem spotkania i linkami do dodatkowych zasobów lub aplikacji, z których będziesz korzystać podczas dyskusji kilka godzin wcześniej, jeśli nie dzień wcześniej.

Pozwoli to uczestnikom przygotować się na to, co nadchodzi, instalując wymagane oprogramowanie, czytając, badając, planując spotkanie na swój dzień i dbając o wszelkie inne wymagania techniczne. Jednocześnie wyjaśnij role, które każdy z uczestników będzie odgrywał podczas spotkania.

2. Wyjaśnij wytyczne dotyczące zdalnych spotkań

Wytyczne dotyczące spotkań pomagają lepiej zarządzać sprawami.

Wyjaśnij, czego oczekujesz od każdego uczestnika, co zrobi/wniesie i jak powinien zachowywać się w Internecie (np. czy powinien poczekać, aż ktoś inny skończy mówić, zanim wyrazi swoją opinię, czy powinien mieć włączoną kamerę i wyciszone mikrofony, gdy inni mówią itp. .).

Możesz wspomnieć o tych wytycznych w e-mailu wprowadzającym, który wysyłasz wraz z programem. Lub poświęć kilka minut, aby wspomnieć o nich na początku spotkania.

Jednocześnie uczestnicy mogą pomóc w utrzymaniu większej efektywności, przestrzegając tych prostych wskazówek dotyczących etykiety spotkań online.

• Ubierz się odpowiednio
• Upewnij się, że pracujesz na profesjonalnym i odpowiednim do pracy tle (tj. bez łóżek, bałaganu w pokojach itp.)
• Wycisz mikrofon, gdy nie mówisz
• Nie rozpraszaj się. Nie patrz na telefon, nie pisz na klawiaturze ani nie pracuj nad innymi zadaniami, gdy ktoś inny prowadzi prezentację
• Wyłącz telefon i wyłącz inne powiadomienia
• Poczekaj na swoją kolej. Nie przerywaj, gdy inni mówią lub rozmawiają nad nimi
• Jeśli masz komentarz lub pytanie, zwróć na siebie uwagę, zanim zaczniesz mówić. Wykonaj gest ręką lub powiedz „pytanie” lub „komentarz”
• Bądź gotów. Przed spotkaniem upewnij się, że połączenie, kamera i mikrofon działają

Wskazówka: przypisz uczestnikom role moderatora, osoby sporządzającej notatki, chronometrażysty itp. Zamień te role między nich w różne dni, aby wszyscy byli zaangażowani.

3. Wybierz odpowiednie oprogramowanie do spotkań zdalnych

Co mają wspólnego wszystkie udane spotkania wirtualne? Zestaw dobrych narzędzi ułatwiających to i jego cele.

Istnieje wiele narzędzi, z których możesz wybierać w zależności od swoich potrzeb.

Zoom: Jest to rozwiązanie sali konferencyjnej oparte na oprogramowaniu, które umożliwia zespołom spotkania online z wideo lub bez. Jeśli chcesz porozmawiać o czymś z większym zespołem i wolisz zobaczyć ich reakcje na wideo, to narzędzie sprawdzi się świetnie.

Slack: Slack to aplikacja do przesyłania wiadomości, której można również używać do połączeń audio i wideo. Możesz mieć osobny kanał Slack, w którym możesz ustawić przypomnienia o codziennych stand-upach lub cotygodniowych meldunkach w projektach, nagrywać minuty spotkania z postami lub bezpośrednio na kanale Slack itp. Jednak pozwala on tylko na rozmowy grupowe wideo dla Łącznie 15 osób. Dlatego najlepiej sprawdza się w mniejszych zespołach na krótkie spotkania.

Twórczy: chcesz wyjaśnić pomysł lub koncepcję, wizualizując go na tablicy online? Creately to świetne narzędzie dla zespołów, które chcą wykorzystać mapę myśli do burzy mózgów lub schemat blokowy do omówienia nowego procesu itp. podczas spotkania. Dzięki funkcji współpracy w czasie rzeczywistym każdy może jednocześnie edytować i udostępniać komentarze na tym samym płótnie/tablicy.

Dokumenty Google: Dokumenty Google to doskonałe narzędzie do tworzenia planu spotkania, udostępniania notatek ze spotkania lub wspólnej pracy nad propozycją projektu. Każdy może współpracować i edytować dokument w czasie rzeczywistym, czatować i komentować, a Ty możesz użyć historii zmian, aby w dowolnym momencie wrócić do starszych wersji dokumentu.

Możesz także użyć kombinacji tych narzędzi, aby zrealizować cel spotkania. Na przykład możesz użyć Slacka, aby rozmawiać ze sobą, a Creately, aby wyjaśnić i zapisać swoją strategię. Udostępnij swój ekran reszcie zespołu, aby każdy mógł zobaczyć, nad czym pracujesz, lub utwórz dokument Creately ze swojego kanału Slack (za pomocą wtyczki Creatly dla Slack), aby zapewnić wszystkim szybki dostęp do niego.

Wskazówka: używaj wideo tak często, jak to tylko możliwe, ponieważ jest to najbardziej zbliżone do osobistej komunikacji, jaką możesz mieć podczas pracy w domu. Dodatkowo daje to możliwość odczytania mowy ciała uczestników i upewnienia się, że faktycznie zwracają uwagę.

4. Poświęć trochę czasu na przełamanie lodów

Dla zespołów zdalnych spotkanie może być również czasem na budowanie relacji. Zamiast zagłębiać się w sprawy urzędowe, poświęć trochę czasu na początku spotkania, aby przełamać lody. Pomoże to również utrzymać zaangażowanie uczestników w nadchodzących godzinach.

Możesz chodzić po wirtualnej sali konferencyjnej, pytając wszystkich, jak minął ich tydzień, lub opowiadając o bieżącym wydarzeniu, na które wszyscy mają wpływ.

Wskazówka: zanim przejdziesz do formalnego omówienia bieżących spraw, pamiętaj również o przypomnieniu wszystkim o celu spotkania.

5. Rób notatki i twórz plan działania

Ważne jest, aby rejestrować wszystkie pomysły, które podzielono podczas spotkania. Można go udostępnić osobom, które przegapiły spotkanie i wykorzystać później do stworzenia planu działania.

Równie ważne, jak omawianie rzeczy i znajdowanie rozwiązań, jest przydzielenie wszystkim, którzy uczestniczyli w spotkaniu, elementów wynikowych i działań do realizacji planu. Jednocześnie ważne jest doprecyzowanie terminów i terminu kolejnego spotkania.

Jeśli korzystasz z narzędzia do zarządzania zadaniami, możesz szybko wszystko na nim zaplanować. Możesz także użyć szablonu planu działania (sprawdź ten poniżej), aby nadać priorytety sprawom.

Wskazówka: wyślij wiadomość e-mail z podsumowaniem wszystkiego, w tym działań przypisanych do nich po spotkaniu.

7 szablonów, które pomogą utrzymać produktywność podczas zdalnych spotkań

Poniżej znajduje się kilka szablonów, z których możesz skorzystać od razu podczas swoich wirtualnych spotkań. Po prostu kliknij szablon, aby otworzyć go w edytorze. Udostępnij link do edycji/recenzji innym osobom do współpracy.

Plan działania

Opracuj role i obowiązki, zasoby, terminy itp. od czasu do czasu za pomocą tego szablonu planu działania.

Notatki ze spotkania

Utrzymuj porządek w protokołach ze spotkań dzięki temu prostemu szablonowi do robienia notatek ze spotkań. Możesz później dołączyć go do wiadomości e-mail z podsumowaniem lub udostępnić na swoim kanale Slack, aby dać dostęp innym.

Start Stop Kontynuuj

Zastanów się nad działaniami, które zespół powinien zacząć robić, przestać i kontynuować z tym szablonem.

Mapa myśli

Przeprowadź burzę mózgów wokół tematu, korzystając z tego szablonu. Możesz użyć kodowania kolorami, aby zidentyfikować pomysły dodane przez różnych uczestników.

Schemat rybiej kości

Uprość rozwiązywanie problemów i znajdź pierwotną przyczynę problemu za pomocą tego diagramu rybiego kości.

Tablica Pomysłów

Zbieraj, organizuj i ustalaj priorytety pomysłów zebranych za pomocą tablicy pomysłów. Możesz także użyć diagramu powinowactwa, aby kategoryzować pomysły i znajdować trendy/wzorce.

Czarter zespołu

Współpracuj przy wyjaśnianiu kierunku zespołu i ustalaniu granic za pomocą tego szablonu karty zespołu.

Masz więcej wskazówek dotyczących prowadzenia produktywnego wirtualnego spotkania?

Pracujesz obecnie w domu z powodu pandemii koronawirusa? W takim razie uczestnictwo w spotkaniach online musi być częścią codziennej rutyny. Poinformuj nas o najlepszych praktykach stosowanych przez Twój zespół, aby utrzymać produktywność.