Jak określić zakres projektu

Ostatnia aktualizacja: 31 października 2019 r.

Tak jak Ty cieszysz się z biznesu, jest coś, co może sprawić, że świetne okazje szybko zamienią się w kwaśny bałagan. Może to prowadzić do nastawienia się na ciągłe zmiany, nieporozumienia, rozczarowanie i niespełnione oczekiwania. Jak więc uniknąć tego całego bólu głowy? Wyznaczenie projektu to jedyny sposób na ustalenie właściwych oczekiwań dotyczących rezultatów i utrzymanie dobrych relacji z klientem. Zrób to, a twój klient i przyszłe ja podziękują ci. Jakieś pytania? TAk? Mam przeczucie. Cóż, przejdźmy do nich.

Jak określić zakres projektu?

Zakres projektu należy ustalić przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac lub przyjęciem płatności (chyba że zakres projektu jest jednym z produktów). Powinna służyć jako wskazówka, czego klient powinien oczekiwać od Twojej umowy oraz ramy czasowe, w których powinien się tego spodziewać, wraz z szacunkową ceną.

Co powinno znaleźć się w zakresie projektu?

Dobre pytanie. Twój zakres projektu powinien obejmować kilka rzeczy. Powinien określać cel projektu; daje to cel do pomiaru sukcesu projektu. Powinieneś zapytać klienta, jaki problem próbuje rozwiązać. Pamiętaj, że nie sprzedajesz produktu. Sprzedajesz rozwiązanie. Jak więc Twoje usługi naprawią problem, który mają?

Zakres Twojego projektu powinien również określać, co będzie wymagane do osiągnięcia celu Twojego klienta. Czy będą potrzebować strony internetowej? Jeśli mają taką, jaką poprawę wprowadzisz i jakich metod użyjesz, aby wykonać zadanie?

Ale już o tym mówiłem na spotkaniu.

Spotkanie w celu ustalenia zakresu projektu jest niezbędne, ale nie zastępuje pisemnego zakresu projektu. Dokumentując wymagania projektowe, uzgadniasz wymagania potrzebne do realizacji projektu. Bardzo łatwo jest zapomnieć o ważnych punktach, o których mówiono na spotkaniu. Dzięki spisanemu zakresowi projektu zarówno Ty, jak i klient możecie spojrzeć wstecz i zobaczyć, dlaczego coś zostało zrobione. Zakres projektu może być również wykorzystany jako mapa drogowa do ustalenia właściwych oczekiwań.

Ma sens. Więc powiedz mi więcej o tym, co wchodzi w zakres.

Ochoczo. Powinieneś dobrze rozumieć, w jaki sposób projekt wiąże się ze strategią firmy. Znajomość ogólnej strategii pomoże Ci zoptymalizować pracę tak, aby jak najlepiej pasowała do bieżących wysiłków. Może również pomóc w zapewnieniu wglądu w skuteczność ich wyboru i pomóc w skorygowaniu kursu, jeśli nie jest on najlepiej dopasowany do tego, co próbują osiągnąć.

Dziękuję. Zaczynam rozumieć, dlaczego to ważne, więc co z kosztami?

Koszt może być drażliwym tematem dla obu stron, ale ważne jest również ustalenie odpowiednich oczekiwań. Zakres powinien zawierać listę usług, które będziesz świadczyć wraz z powiązanymi z nimi kosztami. Jeśli pobierasz opłatę ryczałtową, powinna ona zawierać wyszczególnienie tego, co zostanie uwzględnione. Jeśli płacisz godzinowo, powinna pokazywać stawkę godzinową wraz z szacowanymi godzinami lub czasem potrzebnym na ukończenie projektu

Co zrobić, jeśli nie wiem, ile mam naładować?

Zadając poprzednie pytania, powinieneś mieć dobre pojęcie o tym, jak długo potrwa projekt. Jeśli nie podasz ceny, nie ustalasz oczekiwanych kosztów i pozostawiasz to klientowi. Kiedy przychodzi czas na zapłacenie rachunku, brak informacji o cenie pracy może spowodować pewną kłótnię między Tobą a Twoimi klientami (co może oznaczać trudności z otrzymaniem zapłaty).

A jeśli coś pominę?

Ach, to jest uzasadniony strach. Zajmując się tym, co jest w zakresie, powinieneś również porozmawiać o tym, co jest poza zakresem. Rozważne mówienie o tym, co jest poza zakresem, może pomóc w zarządzaniu oczekiwaniami. Czasami klient może pomyśleć, że coś jest wliczone w cenę, gdy w rzeczywistości nie oferujesz tej usługi lub nie pobierasz za nią więcej. Jeśli klient chce realizować coś, co jest poza uzgodnionym zakresem, należy sporządzić osobny zakres jako dodatek do obecnego projektu.

To ulga, martwiłem się o tę część!

Jak każdy z nas.

A co jeśli nie jestem w stanie wykonać zadania z powodu czegoś, czego potrzebuję od klienta?

Twój zakres jest nie tylko dla Ciebie. To również dla klienta. To, czego będziesz potrzebować od klienta, czy to kopia, obrazy, czy coś innego, powinno być uwzględnione w zakresie. Powinieneś również podać rozsądne ramy czasowe, w których klient powinien dostarczyć ci potrzebne przedmioty i jakie kroki zostaną podjęte, jeśli ci ich nie zapewni. Powinieneś również uzyskać dane kontaktowe osoby, która będzie odpowiedzialna za dostarczenie Ci tego, czego potrzebujesz, abyś nie musiał pytać, do kogo się udać.

Cieszę się, że zapytałem. Kiedy mam już swój zakres pracy, co mam z nim zrobić?

Następnie możesz wykorzystać swój zakres pracy do stworzenia umowy. Twój zakres prac powinien być uwzględniony w umowie. Powinna być podpisana zarówno przez Ciebie, jak i klienta, abyś miał jasne zrozumienie swoich ról i zobowiązań w projekcie.

Więc teraz, kiedy mam, że wreszcie skończyłem, prawda?

Nie do końca.

Och, chodź !

Po prostu mnie wysłuchaj. Po przedstawieniu klientowi rezultatów, skąd wiesz, kiedy projekt jest gotowy? Co powstrzymuje Cię przed ciągłym ciągiem zmian i wreszcie otrzymaniem zapłaty kwoty, którą przelałeś na papier? Umowa końcowa.

Co to jest?

Umowa końcowa to dokument, który przedstawiasz swojemu klientowi, gdy przekazujesz projekt. Pozwala to klientowi przejrzeć projekt i porównać go z zakresem prac, na który oboje się zgodziliście. Jeśli klient jest zadowolony z twojej pracy, może się podpisać, odesłać ci umowę, a ty możesz odebrać tę słodką wypłatę. Jeśli jednak klient uzna, że ​​coś nie zostało zrealizowane zgodnie z Twoją umową, może zgłosić wszystkie zmiany, które jego zdaniem dopełnią projektu. Po odzyskaniu możesz poprawić zmiany, ukończyć projekt, odebrać wypłatę i przejść do następnej pracy. Przerwij niekończący się cykl edycji.

Wow, to jest genialne.

Dziękuję Ci. Ten wgląd został spowodowany wieloma błędami.

Więc teraz, kiedy już wiem, co i jak zrobić zakres pracy, co mam zrobić?

Wyjdź i zdobądź trochę pracy! I nie zapomnij, co uwzględnić. Oto lista, jeśli jej potrzebujesz:

• Jaki jest cel projektu?
• Jaki jest cel, który chcieliby osiągnąć?
• Jak Twoje rozwiązanie pomoże ich problemowi?
• Jaka jest ich obecna strategia?
• Ile będzie kosztował projekt?
• Co jest poza zakresem?
• Kto nadzoruje dostarczanie Ci tego, czego potrzebujesz do realizacji projektu?
• Zbudowałeś kontrakt i go podpisano?
• I nie zapomnij o umowie końcowej.

Bardzo dziękuję! Czy możesz mi również pomóc sprzedać pracę?

Autorstwo: Taj R.