Jak wysłać fakturę? Użyteczne narzędzia

Każdy freelancer, właściciel małej firmy lub przedsiębiorca co miesiąc wystawia faktury. Są niezbędne do otrzymania zapłaty za wykonaną pracę lub dostarczony towar. Ale samo wystawienie takiego dokumentu nie gwarantuje otrzymania płatności. Dla pełnego sukcesu konieczne jest dostarczenie go do wykonawcy. Z tego artykułu dowiesz się na 3 sposoby, jak wysłać fakturę i jakie narzędzia są szczególnie przydatne w tym procesie.

Jak wysłać fakturę – spis treści:

1. Jak wysłać fakturę papierową?
2. Jak przygotować fakturę w formie elektronicznej?
3. Jak stworzyć i wysłać plik PDF z fakturą?
4. Jak aplikacja do fakturowania może Ci pomóc?

Jak wysłać fakturę papierową?

Choć Internet na dobre zadomowił się w naszych domach i biurach, zdecydowana większość faktur wysyłana jest tradycyjną pocztą. Według raportu E-Fakturowanie / E-Billing. Cyfryzacja i automatyzacja aż 90% faktur trafia do odbiorców w formie papierowej.

Niestety ma to swoje wady. Jednym z nich jest czas dostarczenia listu pod wskazany adres. Podczas wysyłki musisz wziąć to pod uwagę cały proces prowadzący do otrzymania zapłaty. Trzeba pamiętać, że do papierowych dokumentów może być dołączonych sporo osób. Będą oczekiwać, że dostarczysz im faktury właśnie w tej formie. Wprawdzie możesz przekonać niektórych do fakturowania drogą elektroniczną, ale w innych przypadkach będziesz musiał dostosować się do życzeń swoich klientów.

Większość narzędzi potrzebnych do wysłania faktury papierowej jest dostępna w każdym biurze. Potrzebny będzie komputer z drukarką, oprogramowanie biurowe i koperty. Choć fakturę można wypisać ręcznie w specjalnie przygotowanym formularzu, znacznie łatwiej jest pracować na dokumentach elektronicznych.

Za pomocą edytora tekstu lub arkusza kalkulacyjnego możesz przygotować dokument zawierający wszystkie niezbędne elementy. Następnie trzeba go wydrukować, włożyć do koperty, zaadresować i wysłać. Większość popularnych edytorów tekstu umożliwia drukowanie na kopertach, więc nie musisz męczyć się z ręcznym wpisywaniem adresu. Wystarczy kupić znaczek pocztowy i wysłać list do kontrahenta.

Jak przygotować fakturę w formie elektronicznej?

Alternatywą dla dokumentów papierowych jest e-faktura. Do jego stworzenia nie potrzebujesz specjalnego oprogramowania, wystarczy to, którego używasz na co dzień – zwykły arkusz kalkulacyjny lub edytor tekstu. Podobnie jak w przypadku dokumentu wysłanego pocztą tradycyjną, najpierw należy utworzyć fakturę, z tym że zamiast drukowania należy zapisać utworzony w ten sposób plik.

Unikaj formatów typu DOC czy XLS , bo choć są one powszechne i łatwe do otwarcia, mają jedną zasadniczą wadę – tak przygotowany dokument można łatwo edytować. Co prawda masz możliwość zabezpieczenia edycji takiego pliku hasłem, ale lepiej skorzystać ze sprawdzonego rozwiązania – plików PDF. Wysyłając taki dokument masz pewność, że nikt nie będzie ingerował w jego treść.

Jak stworzyć i wysłać plik PDF z fakturą?

Możesz wybrać jeden z konwerterów dostępnych w Internecie, na przykład Adobe Acrobat, aby utworzyć plik PDF. Wystarczy wybrać fakturę zapisaną wcześniej w pliku DOC, a program automatycznie wykona konwersję do formatu PDF. W zależności od ustawień komputera i opcji dostępnych w edytorze tekstu/arkuszu kalkulacyjnym, możesz już wybrać opcję zapisania pliku w formacie PDF z poziomu programu.

Tak przygotowany dokument dodaj jako załącznik do wiadomości e-mail. Dobrym pomysłem jest rozpoczęcie tworzenia wiadomości do klienta od tego kroku. Zapewni to, że nie wyślesz wiadomości e-mail bez załącznika. W tytule wiadomości możesz zawrzeć nazwę projektu, którego dotyczy faktura. Treść e-maila powinna być krótka i rzeczowa, ale pamiętaj, aby zachować uprzejmy ton. Możesz im podziękować za dotychczasową współpracę, zachęcić do skorzystania z oferowanych usług w przyszłości, a w przypadku faktury częściowej wskazać, jakiego etapu pracy dotyczy.

Jak aplikacja do fakturowania może Ci pomóc?

Jest to narzędzie, które znacznie ułatwia wysyłanie faktur, ponieważ daje najszerszy wachlarz możliwości. Jeśli współpracujesz z firmami, które wymagają dokumentów papierowych, po prostu wystawiasz, drukujesz i wysyłasz fakturę pocztą tradycyjną zgodnie z życzeniem klienta. Korzyścią dla Ciebie jest to, że do takiej aplikacji dołączone są gotowe szablony faktur, dzięki czemu masz pewność, że będą one zgodne z przepisami Twojego kraju.

Nie musisz się też martwić o stawki VAT czy poprawność obliczeń i podsumowań. Wystarczy wybrać odpowiednią stawkę podatku, wpisać wartość netto towaru/usługi, a program sam obliczy wartość towaru wraz z podatkiem.

Dzięki bezpłatnej aplikacji do fakturowania możesz w prosty sposób wysyłać e-faktury bezpośrednio na skrzynki e-mailowe tych kontrahentów, którzy akceptują tę formę komunikacji. Taki dokument zapisywany jest od razu w formacie PDF, dzięki czemu nie będziesz miał problemu z przekonwertowaniem takiego pliku na format, który zapewni integralność danych. Tak przygotowaną fakturę możesz wysłać dosłownie kilkoma kliknięciami. Nie musisz logować się na swój e-mail – wszystko możesz zrobić z poziomu aplikacji. Możesz wprowadzić temat wiadomości, uzupełnić jej treść lub skorzystać z przygotowanego szablonu, co oszczędza czas i znacznie skraca pracę.

Co ważne, już nigdy nie zdarzy Ci się wysłać e-maila bez załącznika, ponieważ klikając przycisk „wyślij” wystawiona przez Ciebie faktura jest automatycznie dołączana do wiadomości. Podobnie jak w przypadku standardowej poczty e-mail, możesz wybrać odbiorcę wiadomości, dodać więcej odbiorców, a nawet wysłać ukrytą kopię. Jest to praktyczne w kontaktach z dużymi firmami, ponieważ fakturę możesz wysłać zarówno do osoby, z którą pracujesz nad projektem, jak i bezpośrednio do działu księgowości.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pintereście.

Autor: Andy Nichols

Rozwiązujący problemy z 5 różnymi stopniami i nieskończonymi rezerwami motywacji. To czyni go idealnym właścicielem i menedżerem biznesu. W poszukiwaniu pracowników i partnerów otwartość i ciekawość świata to cechy, które najbardziej ceni.

Zobacz wszystkie posty