Przewodnik krok po kroku dotyczący ustalania wskaźników KPI dla członków zespołu

Organizacja bez kluczowych wskaźników wydajności (KPI) jest jak podróż bez mapy. Jeśli Twoja podróż nie ma mapy, nie ma możliwości określenia, jak daleko zaszedłeś od początku. Jedziesz do celu, nie wiedząc, co stoi na Twojej drodze. W organizacji posiadanie jasnych wskaźników KPI, które są powiązane z ostatecznymi celami Twojej firmy, pomaga uzyskać postępy, które poczyniłeś w ustalonych ramach czasowych. Pomaga zrozumieć wkład członków zespołu i to, co należy poprawić.

Co to jest KPI?

Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) pozwalają uzyskać wymierne pomiary w czasie, aby osiągnąć określony cel (lub cel). Wskaźniki KPI prowadzą zespoły do ​​osiągania celów, dostarczają metryki do pomiaru postępów w realizacji celów i ostatecznie oferują cenny wgląd w podejmowanie świadomych decyzji dotyczących zarządzania operacjami lub procesami biznesowymi. Proces KPI pomaga każdemu aspektowi firmy – czy to finansom, HR, obsłudze klienta czy marketingowi – być wydajnym i skutecznym w wypełnianiu swoich obowiązków.

KPI i wydajność pracowników

Wydajność pracowników jest podstawą sukcesu organizacyjnego. To, czy podróż organizacji zakończy się sukcesem, czy nie, zależy od tego, jak zmotywowani są jej pracownicy w osiąganiu kamieni milowych. Aby osiągnąć cele organizacyjne, najpierw musimy ustalić cele na poziomie indywidualnym i zespołowym, tak aby można je było powiązać z celami firmy.

Pracownicy są największym kapitałem firmy. Muszą być zachęcani, wzmacniani i oceniani pod kątem realizacji celów biznesowych. Istotne jest, aby zwracać uwagę na pozytywne i negatywne zachowania pracowników, dyskutować i udzielać informacji zwrotnych, aby stworzyć sprzyjające warunki do uczenia się i doskonalenia. Pozwoli to również na dostosowanie ich do pracy na rzecz celów zespołowych i organizacyjnych.

Jak mierzysz wydajność? Jakie wymierne dane możesz przedstawić jako dowód ciężkiej pracy swojego zespołu? Czy wszyscy członkowie zespołu pracują nad właściwymi celami? A czy ich praca przyczynia się do osiągnięcia ostatecznych celów firmy?

W tym miejscu kluczowe są wskaźniki KPI. KPI to forma wymiernych celów, które pomagają śledzić postępy w realizacji celów biznesowych. Pomogą Ci zrozumieć, w jaki sposób przyczyniają się do tego wyniki członków Twojego zespołu. Co więcej, KPI pomogą również w identyfikacji luk w wiedzy i pozwolą odpowiednio wdrożyć jakościowe plany szkoleniowe.

Dlaczego KPI są ważne?

Jak wspomniano powyżej, KPI są niezbędne do określenia wkładu członków zespołu w ogólne cele biznesowe. Oto kilka ważnych powodów, dla których warto wdrożyć proces KPI w swojej organizacji.

Aby upewnić się, że twoje zespoły są odpowiedzialne i dostosowane do celów. Jest to szczególnie ważne przy monitorowaniu postępów konkretnego projektu. Jasno zdefiniowany proces KPI zapewnia, że ​​członkowie zespołu uznają swoje obowiązki i wspólnie starają się je wypełnić.

Aby śledzić wynik zdrowotny firmy. Kluczowe wskaźniki wydajności niewątpliwie dostarczają cennego wglądu w działalność organizacji. Chociaż oferują kompleksowe zrozumienie dominujących wyników finansowych, rzucają również światło na potencjalne czynniki ryzyka, takie jak niedobory kapitału, nowi konkurenci lub luki w wiedzy.

Aby monitorować postęp w czasie. Wskaźniki KPI umożliwiają wyznaczenie celów na początku roku finansowego i wykorzystanie miesięcznych lub kwartalnych raportów do pomiaru postępów poprzez śledzenie kluczowych kryteriów, takich jak przychód, koszt transakcji, wskaźnik zadowolenia klientów i tak dalej. Ponieważ kluczowe wskaźniki wydajności są dostosowane do celów organizacyjnych, pomoże to również śledzić postęp w osiąganiu długoterminowych celów i strategii firmy.

Wprowadzanie ulepszeń, kiedy i gdzie to konieczne. Po przeanalizowaniu wyników KPI pozwalają one skoncentrować się na tym, które obszary biznesu wymagają poprawy i czy należy wprowadzić jakiekolwiek korekty w dotychczasowym toku działań. Pozwoli to uniknąć podejmowania błędnych decyzji i przewidywania przyszłych scenariuszy. Ponieważ KPI są mierzalne, możesz bezpośrednio wpływać na czynniki, które determinują ich wyniki i podejmować działania zapobiegawcze, aby upewnić się, że jesteś na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów.

Proces KPI

Krok 01 – Określ, w jaki sposób będą wykorzystywane KPI

Pierwszym krokiem w ustalaniu KPI jest zrozumienie, w jaki sposób te wskaźniki wydajności będą wykorzystywane do monitorowania postępów. Przed ustawieniem wskaźników KPI dla zespołów zbierz członków i omów, jakie kryteria należy zastosować do określenia ich wskaźników KPI i jak wpłyną one na ich wydajność.

Kluczowe wskaźniki efektywności to po prostu forma komunikacji i, jak każda struktura komunikacji, również wskaźniki KPI powinny być jasno rozumiane przez osoby, do których są przypisane, aby można było na nich działać. Upewnij się, że członkowie Twojego zespołu znają się na danych i są wyposażeni w odpowiednią wiedzę, narzędzia i umiejętności, aby podejmować właściwe decyzje na podstawie danych, z którymi pracują.

Krok 02 – Połącz KPI z celami organizacji

Firmy często popełniają błąd, przyjmując niejasne KPI, które nie odzwierciedlają ich procesów biznesowych, a tym samym nie widzą żadnego znaczącego wpływu. Twoje kluczowe wskaźniki efektywności powinny być powiązane z celami organizacji, abyś wiedział, że firma jest na dobrej drodze. Na przykład firmy mogą definiować swoje strategie rozwoju z perspektywy finansów, wewnętrznych procesów biznesowych, uczenia się i rozwoju oraz klienta. W związku z tym ustawione przez Ciebie KPI również powinny należeć do tych kategorii.

Na przykład firma ABC może wyznaczyć sobie cel w aspekcie uczenia się i rozwoju, aby zapewnić swoim pracownikom szkolenia z umiejętności miękkich w ramach budżetu 6 mln. Tutaj kierownik ds. zasobów ludzkich i jego zespół byliby głównymi opiekunami osiągnięcia tego celu. W związku z tym, aby dostosować się do tego celu, mogliby mieć KPI, aby przeprowadzić sześć warsztatów szkoleniowych z umiejętności miękkich na kwartał (24 warsztaty rocznie) przy zachowaniu wydatków w ramach ustalonego budżetu.

Innym kluczowym aspektem procesu KPI jest upewnienie się, że Twój zespół rozumie ostateczne cele organizacji i plan działania, który powinien być realizowany, aby je osiągnąć. Dzięki temu Twoi pracownicy będą mogli wypełniać swoje obowiązki.

Krok 03 – Czy Twoje KPI są SMART?

Użyj formuły SMART , aby określić, jak skuteczne są Twoje KPI.

Specyficzne – wyznaczony KPI powinien koncentrować się na konkretnym aspekcie Twojej firmy, który może być mierzalny, i określać, dlaczego jest to ważne.

Mierzalny – jak wspomniano powyżej, powinien być mierzalny i porównany z określonym standardem.

Osiągalne – KPI powinno być możliwe do dostarczenia.

Istotny – Powinno być istotne dla procesu biznesowego w firmie, a jednocześnie być powiązane z celami strategicznymi organizacji.

Związany czasowo – KPI powinien być osiągalny w określonych ramach czasowych.

Krok 04 – W razie potrzeby kontroluj KPI i wprowadzaj zmiany

Firmy dywersyfikują lub zmieniają swoje dotychczasowe procesy w zależności od warunków rynkowych. Kiedy tak się stanie, może być konieczne zrewidowanie wcześniej ustalonych KPI i ustalenie nowych wskaźników, które będą zgodne z nowymi celami. Dlatego ważne jest, aby corocznie kontrolować KPI i wprowadzać zmiany w razie potrzeby – aby mieć pewność, że KPI są zgodne ze zmienionymi dyrektywami firmy. Użyj poniższego szablonu, aby przeprowadzić audyt swoich KPI.

Niech KPI poprowadzą Cię do sukcesu

Kluczowe wskaźniki wydajności znacząco przyczyniają się do napędzania biznesu do osiągania założonych celów. W dzisiejszym konkurencyjnym i złożonym środowisku biznesowym coraz ważniejsze staje się posiadanie zdefiniowanych celów biznesowych i jasnego planu działania, jak je osiągnąć. W związku z tym KPI mogą być Twoim wskaźnikiem przewodnim w określaniu kierunku Twojej podróży i postępów.