Jak profesjonalnie rozpocząć e-mail [+szablony]
Opublikowany: 2023-04-25Wiadomości e-mail są obecnie naszym podstawowym sposobem komunikacji, a rozpoczęcie wysyłania wiadomości e-mail jest istotnym aspektem komunikacji zawodowej i osobistej. Niezależnie od tego, czy chodzi o pracę, szkołę, czy do celów osobistych, wszyscy musimy wiedzieć , jak prawidłowo rozpocząć e-mail .
Niezależnie od tego, czy komunikujesz się z partnerem biznesowym, potencjalnym klientem czy współpracownikiem, sposób rozpoczęcia wiadomości e-mail nadaje ton dalszej części wiadomości. W rzeczywistości dobrze napisane wprowadzenie do wiadomości e-mail może zadecydować o udanej lub nieudanej rozmowie.
W tym artykule przyjrzymy się, dlaczego wprowadzenie do wiadomości e-mail jest ważne i przedstawimy 19 różnych sposobów na rozpoczęcie wiadomości e-mail, z których możesz korzystać w różnych okolicznościach. Ponadto podamy wskazówki, jak napisać najlepsze wersety otwierające e-mail.
Czytaj!
Dlaczego wprowadzenie do wiadomości e-mail jest ważne?
Jak wspomniano powyżej, wprowadzenie w wiadomości e-mail nadaje ton całej wiadomości. To Twoje pierwsze wrażenie na odbiorcy i może wpłynąć na to, jak odbiorą Ciebie i Twoją wiadomość. Dobrze napisany wers otwierający może przyciągnąć uwagę czytelnika, sprawić, że poczuje się doceniony i przygotować grunt pod udaną rozmowę.
Z drugiej strony źle napisane lub nieodpowiednie otwarcie wiadomości e-mail może zniechęcić odbiorcę lub sprawić, że zignoruje Twoją wiadomość. Może to również wpłynąć na powodzenie intencji Twojego e-maila, niezależnie od tego, czy chodzi o dokonanie sprzedaży, nawiązanie profesjonalnego kontaktu, czy po prostu utrzymanie zdrowych relacji.
Linie otwierające e-mail powinny być angażujące, przyjazne i odpowiednie dla odbiorcy. Świetne wprowadzenie do e-maila pomaga budować relacje, nadaje ton rozmowie i zachęca odbiorcę do dalszego czytania.
Różne sposoby rozpoczynania wiadomości e-mail w zależności od okoliczności
Nie jest tajemnicą, że e-mail to szybki i wygodny sposób komunikacji. Pozwala rozmawiać z ludźmi z całego świata. Ale jeśli chodzi o rozpoczęcie e-maila, wiele osób ma problem ze znalezieniem właściwych słów.
Przyjrzyjmy się, jak rozpocząć e-mail, w zależności od okoliczności.
Formalny/oficjalny e-mail
Formalny lub oficjalny e-mail jest zwykle używany w środowisku zawodowym, takim jak podanie o pracę lub zapytanie biznesowe. Jeśli piszesz formalny e-mail, ważne jest, aby używać profesjonalnego tonu.
Zacznij od oficjalnego powitania, takiego jak „Szanowny Panie/Pani/Dr. [Nazwisko]” lub „Do kogo to może dotyczyć”. Unikaj używania zbyt swobodnego języka lub skrótów i upewnij się, że Twoja gramatyka i interpunkcja są poprawne.
Nieformalne e-maile
Nieformalny e-mail jest zwykle używany w sytuacjach osobistych, takich jak wysyłanie wiadomości e-mail do znajomego lub członka rodziny. Jako taki pozwala na bardziej zrelaksowany ton. Możesz zacząć od przyjaznego powitania, na przykład „Cześć [imię]” lub „Hej [imię]”. Ale uważaj, aby nie być zbyt swobodnym, ponieważ nadal chcesz zachować poziom profesjonalizmu.
Zimne e-maile
Zimny e-mail jest wysyłany do osoby, której nigdy wcześniej nie spotkałeś ani z którą nie komunikowałeś się. Rozpoczęcie zimnej wiadomości e-mail może być trudne, ponieważ musisz zrobić dobre pierwsze wrażenie.
Możesz rozpocząć zimny e-mail, przedstawiając się i wyjaśniając, dlaczego kontaktujesz się z nami. Rozważ użycie tematu, który przyciągnie uwagę odbiorcy, na przykład „Szybkie pytanie” lub „Wprowadzenie”.
Pamiętaj, aby spersonalizować wiadomość e-mail w jak największym stopniu i unikać używania ogólnego języka. Pamiętaj też, aby przestudiować przykłady zimnych linii otwierających e-maile dla marketingu i sprzedaży i wybrać najlepsze z nich, aby zwiększyć wskaźniki odpowiedzi.
Dalsze wiadomości e-mail
Kolejny e-mail jest wysyłany po poprzednim e-mailu lub rozmowie. Możesz użyć e-maila uzupełniającego w różnych sytuacjach, takich jak rozmowy kwalifikacyjne lub oferty sprzedaży. Ale czy istnieją dobre sposoby na rozpoczęcie śledzenia wiadomości e-mail, pytasz?
Dobrym pomysłem jest rozpoczęcie e-maila uzupełniającego od odniesienia się do poprzedniej komunikacji i przypomnienia odbiorcy o kontekście. Używaj przyjaznego i profesjonalnego tonu i jasno określaj, co robisz.
E-maile z podziękowaniami
E-mail z podziękowaniami jest wysyłany, aby wyrazić wdzięczność po spotkaniu lub rozmowie. Znajduje zastosowanie w różnych sytuacjach, np. po rozmowie o pracę czy spotkaniu z klientem.
Rozpocznij e-mail z podziękowaniami, wyrażając swoją wdzięczność i dziękując odbiorcy za poświęcony czas. Bądź konkretny, za co im dziękujesz, i używaj przyjaznego i pełnego uznania tonu.
Przeczytaj także: Wiadomość z podziękowaniami na LinkedIn
E-maile z przeprosinami
E-mail z przeprosinami jest wysyłany, aby przeprosić za błąd lub nieporozumienie. Jest zwykle używany w środowisku zawodowym, na przykład w miejscu pracy lub w kontekście biznesowym. Zacznij od przyznania się do błędu i wzięcia za niego odpowiedzialności. Używaj szczerego i empatycznego tonu i jasno określ, za co przepraszasz.
Jak widać, istnieje wiele różnych sposobów rozpoczęcia wiadomości e-mail, w zależności od okoliczności. Niezależnie od tego, czy piszesz oficjalny e-mail, czy zwykły e-mail, ważne jest, aby ostrożnie wybrać otwarcie, w zależności od sytuacji i relacji, jakie masz z odbiorcą.
Jak rozpocząć e-mail [19 przykładów]
Teraz, gdy wiesz już, jak ważne jest wprowadzanie do wiadomości e-mail i jak zmieniać sposób otwierania wiadomości e-mail w zależności od okoliczności, przyjrzyjmy się kilku praktycznym przykładom otwierania wiadomości e-mail, które mogą Cię zainspirować. Możesz użyć tych przykładowych rozmów e-mailowych jako szablonów wiadomości e-mail do pisania wiadomości e-mail zorientowanych na wyniki.
1. Oficjalny e-mail
Temat: [Imię], Odnośnie [Temat]
Witaj [Imię],
Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Piszę do Ciebie w sprawie [Temat].
2. Nieformalny e-mail
Temat: [Temat]
Cześć [Imię],
Mam nadzieję że masz się dobrze! Chciałem tylko skontaktować się w sprawie [Temat].
3. Zimny e-mail
Temat: Wprowadzenie
Drogi [Imię],
Nazywam się [Twoje imię], a ja [Twoje stanowisko lub firma]. Natknąłem się na Twoją [stronę internetową, profil LinkedIn itp.] i pomyślałem, że moglibyśmy potencjalnie [powód skontaktowania się].
4. E-mail uzupełniający
Temat: Dalsze działania w sprawie [Temat]
Cześć [Imię],
Chciałem kontynuować naszą poprzednią rozmowę dotyczącą [Topic]. Zastanawiałem się, czy są jakieś aktualizacje lub czy masz dodatkowe pytania.
5. E-mail sieciowy
Temat: Wzajemne powiązania
Drogi [Imię],
Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Zauważyłem, że mamy wzajemne połączenie poprzez [Nazwa połączenia] i chciałem się z Tobą skontaktować i przedstawić.
6. E-mail z podaniem o pracę
Temat: [Stanowisko] Podanie
Drogi Dyrektorze ds. zatrudnienia,
Piszę, aby wyrazić zainteresowanie stanowiskiem [Stanowisko] w [Firma]. W załączeniu przesyłam moje CV do rozważenia.
7. E-mail z podziękowaniami
Temat: Dziękuję
Cześć [Imię],
Dziękuję bardzo za [powód, dla którego im dziękują]. Naprawdę doceniam twoje [wsparcie, czas, wysiłek itp.].
8. E-mail z przeprosinami
Temat: Przeprosiny za [błąd]
Drogi [Imię],
Chciałem dotrzeć i przeprosić za [pomyłkę]. Rozumiem to [konsekwencje błędu] i biorę pełną odpowiedzialność za swoje czyny.
9. Poproś o e-mail
Temat: Prośba o [Temat]
Witaj [Imię],
Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Piszę z prośbą o [temat lub przysługę].
10. E-mail sprzedażowy
Temat: [Oferta] na [Produkt/Usługa]
Witaj [Imię],
Chciałem się z Tobą skontaktować i przedstawić Ci [Produkt/Usługa]. [Oferta lub zniżka] jest dostępna przez ograniczony czas.
11. E-mail z przypomnieniem
Temat: Przypomnienie o [Temat]
Cześć [Imię],
Chciałem tylko wysłać przypomnienie o [Topic].
12. Wstęp E-mail
Temat: Wprowadzenie
Drogi [Imię],
Chciałem się przywitać i przedstawić. Nazywam się [Twoje imię], a ja [Twoje stanowisko lub firma].
13. E-mail zwrotny
Temat: Prośba o opinię
Witaj [Imię],
Piszę, aby poprosić o opinię na temat [Projekt/Zadanie]. Cenię twoją opinię i byłbym wdzięczny za każdy wkład, jaki możesz mieć.
14. E-mail do współpracy
Temat: Możliwość współpracy
Cześć [imię],
Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Natknąłem się na Twoją [pracę, profil itp.] i pomyślałem, że moglibyśmy współpracować przy [Projekcie/Pomyśle].
15. E-mail z gratulacjami
Temat: Gratulacje z powodu [Osiągnięcia]
Drogi [Imię],
Gratulujemy [Osiągnięcia]! [Dodatkowa wiadomość gratulacyjna lub oferta pomocy].
16. Ogłoszenie e-mail
Temat: Ogłoszenie
Cześć [Imię],
Chciałem się z Tobą skontaktować i poinformować Cię o [Ogłoszeniu]. [Dodatkowe szczegóły lub wezwanie do działania].
17. E-mail z ankietą
Temat: Prośba o ankietę
Drogi [Imię],
Proszę o udział w ankiecie na temat [Topic]. Twoja opinia jest dla nas cenna.
18. E-mail z zaproszeniem
Temat: Zaproszenie
Cześć [Imię],
Chciałem wysłać zaproszenie na [Wydarzenie/Spotkanie]. [Dodatkowe szczegóły lub prośba o RSVP].
19. E-mail z aktualizacjami wiadomości
Temat: Aktualizacja wiadomości
Drogi [Imię],
Chciałem się z Tobą skontaktować i przekazać aktualne informacje na temat [Topic]. [Dodatkowe szczegóły lub wezwanie do działania].
Więc masz to, 19 przykładów wstępów do e-maili! Możesz użyć tych przykładów jako inspiracji lub szablonów do napisania skutecznych linii otwierających e-maile.
Jak napisać najlepsze wiersze otwierające e-mail
Niezależnie od tego, czy chodzi o powody biznesowe, czy osobiste, Twoja pierwsza linia wiadomości e-mail może mieć znaczący wpływ na otrzymaną odpowiedź. Pisanie najlepszych wersów otwierających e-maile to umiejętność, której można się nauczyć w praktyce.
Przyjrzyjmy się bliżej, jak opanować sztukę pisania skutecznych linijek otwierających e-maile:
Niech będzie krótko i słodko
Jeśli chodzi o początkowe wiersze wiadomości e-mail, mniej często znaczy więcej. Krótka i słodka linia wstępna z większym prawdopodobieństwem przyciągnie uwagę czytelnika niż długa i rozwlekła. W związku z tym dobrze jest, aby pierwsza linia nie przekraczała jednego lub dwóch zdań. Ponadto upewnij się, że jest łatwy do odczytania i zrozumienia.
Spersonalizuj swój e-mail Otwarcie
Czy wiesz, że personalizacja pierwszego wiersza wiadomości e-mail może mieć znaczenie? Zwracaj się do odbiorcy po imieniu i staraj się używać tonu, który pasuje do twoich relacji z nim. Pisząc do znajomego, możesz być bardziej nieformalny niż pisząc do potencjalnego pracodawcy.
Przejdź prosto do celu
Unikaj owijania w bawełnę z pierwszą linią wiadomości e-mail. Przejdź od razu do rzeczy i powiedz czytelnikowi, dlaczego piszesz. Jeśli prosisz o informacje, powiedz to. Jeśli oferujesz pomoc, daj im znać. Im jaśniejszy przekaz, tym większe prawdopodobieństwo, że otrzymasz odpowiedź.
Użyj haka
Haczyk to chwytliwa fraza lub zdanie, które przyciąga uwagę czytelnika i zachęca go do dalszego czytania. Może to być pytanie, stwierdzenie lub wezwanie do działania. Użycie haczyka w pierwszym wierszu wiadomości e-mail może być skutecznym sposobem na zaangażowanie czytelnika i zachęcenie go do odpowiedzi.
Być profesjonalistą
Chociaż ważne jest, aby być osobistym i zaangażowanym w otwieranie wiadomości e-mail, konieczne jest również zachowanie profesjonalnego tonu. Unikaj używania slangu lub nieformalnego języka, który może być nieodpowiedni w środowisku biznesowym. Używaj właściwej gramatyki i ortografii oraz szanuj czas odbiorcy.
Używaj humoru (jeśli dotyczy)
Wiele osób zastanawia się, jak rozpocząć profesjonalną pocztę e-mail od odrobiny zabawy. Humor cię wspiera! Tak, humor to świetny sposób na przełamanie lodów i nawiązanie kontaktu z czytelnikiem w zabawny sposób. Jednak ważne jest, aby odpowiednio używać humoru i unikać wszystkiego, co może być obraźliwe lub nieodpowiednie. Jeśli nie masz pewności, czy Twój żart lub gra słów jest odpowiednia, najlepiej zachowaj ostrożność i pomiń go.
Bądź kreatywny
Wreszcie, nie wahaj się wykazać się kreatywnością przy otwieraniu wiadomości e-mail. Myśl nieszablonowo i wymyśl coś wyjątkowego i niezapomnianego. Kreatywna linia otwierająca e-mail może wywrzeć trwałe wrażenie i zwiększyć szanse na uzyskanie odpowiedzi.
Postępując zgodnie z tymi wskazówkami, będziesz na dobrej drodze do pisania początkowych wierszy wiadomości e-mail , które zostaną zauważone i uzyskują wyniki.
Przeczytaj także: Przykłady najlepszych kampanii e-mailowych Drip
Czego powinieneś unikać, aby rozpocząć swój e-mail
Chociaż jest wiele rzeczy, które możesz zrobić, aby zrobić świetne pierwsze wrażenie za pomocą linii otwierających e-mail, jest też kilka rzeczy, których powinieneś unikać. Poniżej znajdują się pewne rzeczy, których należy unikać, aby rozpocząć e-mail od właściwej stopy.
Unikaj bycia zbyt swobodnym
Chociaż ważne jest, aby być przyjaznym i przystępnym w swoich e-mailach, powinieneś unikać bycia zbyt swobodnym. Rozpoczynanie wiadomości e-mail od „Hej” lub „Co słychać? ” może zostać odebrane jako nieprofesjonalne, a nawet lekceważące, zwłaszcza jeśli piszesz do kogoś, kogo nie znasz zbyt dobrze.
Unikaj używania samych wielkich liter
Używanie wielkich liter w otwieraniu wiadomości e-mail może być postrzegane jako krzyk lub zachowanie agresywne. Zamiast tego użyj odpowiednich wielkich liter i interpunkcji, aby przekazać wiadomość w sposób jasny i profesjonalny.
Unikaj slangu lub skrótów
Slang i skróty mogą być mylące i nie każdy może je zrozumieć. Jeśli piszesz do kogoś, kogo nie znasz dobrze, najlepiej unikać używania języka, który może nie być powszechnie rozumiany. Obejmuje to akronimy, skróty, a nawet emotikony.
Unikaj robienia założeń
Rozpoczęcie e-maila z założeniami może sprawić, że odbiorca poczuje się nieswojo, a nawet będzie się bronił. Na przykład rozpoczynanie wiadomości e-mail od słów „Zakładam, że nie jesteś zainteresowany” może zniechęcać i zniechęcać odbiorcę do odpowiadania.
Unikaj bycia zbyt formalnym
Chociaż ważne jest, aby zachować profesjonalny ton w swoich e-mailach, bycie zbyt formalnym może być równie odpychające, jak bycie zbyt swobodnym. Unikaj używania zbyt formalnego języka lub niepotrzebnie złożonych zdań, które mogą być trudne do zrozumienia.
Unikaj bycia zbyt rozwlekłym
Rozpoczęcie wiadomości e-mail od długiego, chaotycznego zdania może utrudnić odbiorcy zrozumienie wiadomości. Postaraj się, aby zdanie otwierające było krótkie i na temat, upewniając się, że jasno przekazuje cel Twojego e-maila.
Unikaj bycia negatywnym
Gdy zaczniesz wiadomość e-mail od negatywnego tonu, odbiorca może przyjąć postawę obronną i zmniejszyć prawdopodobieństwo, że odpowie. Dlatego unikaj rozpoczynania wiadomości e-mail od skarg lub krytyki, a zamiast tego skup się na pozytywnym i konstruktywnym języku.
Rozpoczęcie e-maila od właściwej strony jest niezbędne do skutecznej komunikacji. Postępując zgodnie z tymi wskazówkami, możesz mieć pewność, że otwieranie wiadomości e-mail jest profesjonalne, przystępne i skuteczne w przekazywaniu wiadomości.
Wniosek
Rozpoczęcie wysyłania wiadomości e-mail może być trudne, zwłaszcza jeśli nie masz pewności, jak najlepiej zacząć. Na szczęście dzięki tym wskazówkom, jak rozpocząć wysyłanie wiadomości e-mail, masz do wyboru różne opcje w zależności od tonu i celu wiadomości.
Od bezpośredniego stwierdzenia po przyjacielskie powitanie, a nawet humorystyczny wstęp — istnieje wiele sposobów na przyciągnięcie uwagi czytelnika i wywarcie pozytywnego pierwszego wrażenia. Co więcej, szablony zawierają praktyczne przykłady, które możesz dostosować do swojej wyjątkowej sytuacji.
Pamiętaj, że wers otwierający jest kluczowym aspektem pisania e-maili, więc poświęć trochę czasu na przygotowanie wstępu, który będzie profesjonalny, wciągający i dostosowany do odbiorców. Ponadto dobrym pomysłem jest również korzystanie z mediów społecznościowych do pisania początkowych wierszy wiadomości e-mail. Na przykład znajdziesz wiele wnikliwych artykułów na LinkedIn, które zawierają cenne wskazówki dotyczące pisania wstępów do wiadomości e-mail. Korzystając z tych wskazówek, będziesz na dobrej drodze do pisania skutecznych i wpływowych e-maili.