Jak założyć ERG: czego się nauczyliśmy, robiąc to i co powinni wiedzieć pracownicy HR

Utworzenie grupy zasobów pracowniczych (ERG) jest zarówno satysfakcjonujące, jak i złożone, szczególnie jeśli zaczynasz od zera. Nie byłbyś osamotniony w obawie przed tą podróżą, ale szczerze mówiąc, rozpoczęcie ERG nie jest tak trudne, jak mogłoby się wydawać. Chociaż wymaga to planowania i organizacji ze strony HR, ERG są z natury kierowane i zarządzane przez pracowników. Jako specjalista HR musisz jedynie przygotować podstawy, ustanowić procesy zapewniające płynne działanie i zaoferować wsparcie organizacyjne.

Byliśmy na Twoim miejscu i poradziliśmy sobie ze złożonością ERG. To jest relacja z pierwszej ręki na temat zakładania ERG – praktyczny plan działania zaczerpnięty z naszych rzeczywistych doświadczeń z podstaw tworzenia ERG w Submittable.

ERG to społeczności w firmie, tworzone przez i dla pracowników, którzy mają wspólne pochodzenie, zainteresowania i doświadczenia. Grupy te umożliwiają jednostkom łączenie się z innymi i swobodne dzielenie się perspektywami w dedykowanej, bezpiecznej przestrzeni. ERG wzmacniają także głosy pracowników z niedostatecznie reprezentowanych grup, dając im możliwości propagowania świadomości i zmian na poziomie organizacyjnym.

Jeśli chcesz wprowadzić ERG do swojego zespołu, nie jesteś sam. Około 90% firm z listy Fortune 500 ma ERG jako część swojej kultury organizacyjnej, ale organizacje każdej wielkości mogą odnieść korzyści z posiadania tego rodzaju przestrzeni.

Pomyśleliśmy, że cofniemy się o krok i zastanowimy się nad podróżą Submittable we wdrażaniu i prowadzeniu ERG. Nasze ERG to kierowane przez pracowników grupy skupione na pracownikach, które działają jako mikrospołeczności w ramach naszej większej przestrzeni roboczej. Bazując na naszym doświadczeniu, zidentyfikowaliśmy kilka kroków, które możesz wykonać, aby rozpocząć skuteczny program ERG:

1. Zmierz zainteresowanie pracowników
2. Bezpieczne poparcie dla przywództwa
3. Zdefiniuj cel swojego ERG
4. Pozwól pracownikom dołączyć do Twoich ERG
5. Ustal liderów ERG
6. Stwórz bezpieczną przestrzeń do dyskusji
7. Zapewnij stałe wsparcie

Warunek wstępny: ERG muszą być kierowane przez pracowników

Klucz do tworzenia skutecznych ERG kryje się w nazwie: Twoi pracownicy. ERG odnoszą największe sukcesy, gdy pracownicy mogą autentycznie uczestniczyć w środowisku opartym na zaufaniu i przynależności. W tym celu powinieneś upoważnić swoich pracowników do samodzielnego kierowania i zarządzania tymi grupami, przy minimalnym nadzorze firmy.

Najważniejszą cechą każdej ERG jest jej zdolność do wspierania społeczności, umożliwiając ludziom pokazanie się sobą i wyrażanie swoich sukcesów lub wyzwań w przestrzeni dla ludzi o podobnych poglądach. Aby zbudować tę społeczność, pozwól swoim pracownikom przejąć stery.

Liderzy i uczestnicy ERG Submittable mogą decydować, jak będzie wyglądać ich przestrzeń. Pracownicy chętniej wyrażają swoje opinie, uczestniczą w dyskusjach i aktywnie angażują się w inicjatywy transformacyjne, gdy mają więcej odpowiedzialności i sprawczości w grupie. Co ważniejsze, przyjmując podejście oddolne, ERG prowadzone przez pracowników pozostają dostrojone do potrzeb swoich członków i realnych problemów, przed którymi stoją ich społeczności.

1. Zmierz zainteresowanie pracowników

Pracownicy nie będą uczestniczyć w grupie, która nie służy im autentycznie . Tworzenie ERG nie powinno być inicjatywą odgórną, w ramach której firma decyduje, jakie grupy wspierać. I nie powinieneś tworzyć ERG po prostu w celu uzupełnienia pozycji na liście kontrolnej DEI, w przeciwnym razie ryzykujesz utrwaleniem symbolizmu.

Rozpocznij od oceny zainteresowania pracowników utworzeniem programu ERG. Zapytaj, które tematy byłyby dla nich najbardziej istotne. Możesz także wykorzystać dane demograficzne pracowników jako punkt odniesienia przy ustalaniu, która docelowa grupa demograficzna może mieć wystarczającą liczbę pracowników zainteresowanych uczestnictwem w programie.

Zalecamy przeprowadzenie badania pulsu pracowników w całej firmie lub poruszenie kwestii ERG jako jednego z punktów porządku obrad podczas spotkania złożonego z wszystkich pracowników. Bazując na zainteresowaniach pracowników, Submittable obsługuje obecnie cztery oddolne grupy ERG:

1. Pracujący rodzice i opiekunowie ERG
2. Rzecznictwo Zdrowia Psychicznego ERG
3. DEI ERG
4. Pracownicy zdalni ERG.

Haley Catton, menedżer HR w Submittable, wyjaśnia, że ​​zapotrzebowanie pracowników doprowadziło do powstania pierwszych grup ERG w Submittable.

„ERG powinny naprawdę pomóc w budowaniu społeczności, promowaniu różnych interesów i demografii oraz zmniejszaniu izolacji” – stwierdził Catton. „Dlatego powstały nasze ERG, ponieważ po pandemii COVID, kiedy tak wiele osób było odległych, pojawiło się wezwanie do stworzenia społeczności ze względu na izolację i silosowanie”.

Nie potrzebujesz określonej liczby pracowników chcących dołączyć do ERG, ale musisz upewnić się, że istnieje zauważalny poziom zainteresowania ze strony pracowników. Zainteresowanie to może przejawiać się w postaci pracowników organicznie rozwijających ERG lub jako pozytywne odpowiedzi z badań pulsacyjnych. W przeciwnym razie, bez prawdziwego zainteresowania, ERG może ucierpieć z powodu niskiego poziomu uczestnictwa, a tym samym być mniej skuteczna w zaspokajaniu potrzeb swojej grupy docelowej.

2. Zapewnij wsparcie i budżet ze strony kierownictwa

Kiedy już ustalisz, że pracownicy chcą uczestniczyć, możesz przedstawić argumenty za tym, aby kierownictwo wspierało HR w tworzeniu ERG dysponujących budżetem. Wsparcie finansowe organizacji świadczy o zaangażowaniu i wsparciu kierownictwa, umożliwiając ERG prowadzenie znaczących działań, takich jak wydarzenia lub sesje szkoleniowe. Bez wsparcia finansowego zasięg i wpływ ERG mogą być ograniczone.

Możesz udowodnić, że istnieje zapotrzebowanie na ERG, powołując się na dane z badań doświadczeń pracowników i informacje demograficzne. Na przykład, jeśli pracownicy uważają, że Twoja firma mogłaby zrobić więcej dla DEI, utworzenie ERG to wyraźny sposób na wykazanie Twojego zaangażowania w budowanie bardziej włączającego miejsca pracy.

Rozmawiając z kadrą kierowniczą, opisz, w jaki sposób pracownicy będą kierować ERG i jakiego rodzaju wsparcie będzie musiała zapewnić firma.

Twoim celem jest zabezpieczenie budżetu dla ERG na prowadzenie działalności lub przekazywanie darowizn korporacyjnych na cele zgodne z ich interesami. Możesz także poprosić kierownictwo, aby pełniło funkcję sponsorów wykonawczych ERG, aby zapewnić bezpośrednią linię komunikacji i wsparcia.

ERG mogą zdecydować się na wykorzystanie swojego budżetu w celu zwiększenia świadomości na poziomie firmy na temat problemów lub przyczyn, które uważają za ważne. Wydarzenia lub programy organizowane w całej firmie mogą zapewnić niedostatecznie reprezentowanym grupom platformę i zwiększyć zrozumienie kulturowe.

Na przykład nasza organizacja Mental Health Advocacy ERG zaprosiła Ivy Watts, aby porozmawiała ze wszystkimi pracownikami Submittable na temat znaczenia zdrowia psychicznego i sposobów radzenia sobie z lękiem. Nasi pracujący rodzice i opiekunowie ERG przeprowadziła zbiórkę datków na przybory szkolne, aby pomóc wszystkim pracownikom posiadającym dzieci potrzebujące pomocy, a większość datków została przekazana lokalnej szkole w Missoula.

3. Upewnij się, że pracownicy zdefiniowali i udokumentowali cel każdego ERG

Każda ERG powinna mieć jasny cel, streszczony w kilku zdaniach, który wyjaśnia, dlaczego istnieje i komu służy. Oto na przykład opis celu naszej ERG ds. zdrowia psychicznego:

Submittable Mental Health ERG to społeczność kierowana przez pracowników, która tworzy przestrzeń edukacyjną, w której można omawiać zaburzenia psychiczne i praktyki związane z dobrostanem psychicznym w sposób wolny od piętna i bezpieczny psychologicznie.

To oświadczenie o celu odzwierciedla zaangażowanie każdej ERG na rzecz swoich członków i pozwala uczestnikom skupić się na szerszym obrazie.

Niektóre grupy mogą witać sojuszników, podczas gdy inne mogą woleć ograniczenie ERG do członków tej grupy ze względu na większe bezpieczeństwo. Jak zawsze, zamiast podejmować decyzję odgórną, pozwólmy pracownikom należącym do każdej ERG decydować sami.

4. Spraw, aby Twoje ERG były widoczne poprzez częste ogłoszenia

Pracownicy nie mogą przystąpić do ERG, jeśli nie wiedzą, że ona istnieje. Jako HR jedną z Twoich głównych ról, jeśli chodzi o sukces ERG, jest udział w podnoszeniu ich świadomości.

Reklamuj nadchodzące ERG za pośrednictwem wszystkich dostępnych kanałów wewnętrznych, w tym spotkań wszystkich pracowników, wewnętrznych biuletynów, kanałów Slack i billboardów w pokojach socjalnych. Skontaktuj się z pracownikami, którzy wyrazili zainteresowanie określonymi kwestiami lub dołączeniem do ERG. Poproś uczestników ERG o rozpowszechnienie informacji.

Świadomość nie kończy się tylko na podniesieniu ERG z ziemi. Po utworzeniu grup ERG należy nadal zapewniać ich widoczność. Podczas onboardingu szkolimy nowych pracowników podlegających zgłoszeniu na temat naszych ERG i gromadzimy zasoby dotyczące dołączania do naszych ERG w dostępnych, widocznych miejscach, takich jak nasza firmowa wiki (obecnie korzystamy z Confluence).

Nie wystarczy promować ERG na papierze – trzeba także faktycznie umożliwić swoim pracownikom uczestnictwo. Według Great Place to Work, choć 100% sponsorów wykonawczych ERG uważa, że ​​przywództwo zachęca do udziału w ERG, 52% liderów ERG uważa, że ​​to prawda. Wewnętrzna ankieta przeprowadzona niedawno wśród wszystkich pracowników wykazała, że ​​56% pracowników podlegających obowiązkowi zgłoszenia stwierdziło, że „brak czasu” stanowi największą przeszkodę w uczestnictwie w ERG.

W rezultacie podjęliśmy kroki, aby zapewnić pracownikom przestrzeń i czas na uczestnictwo w spotkaniach i wydarzeniach ERG. Z HR i menedżerskiego punktu widzenia popieramy ERG jako sposób na znaczące wykorzystanie czasu pracowników i zachęcamy członków naszego zespołu do korzystania z ERG jako korzyści dla dobrego samopoczucia. Współpracujemy także z organizacjami ERG, aby sponsorować wydarzenia organizowane w całej firmie, co zapewnia większą widoczność.

5. Ustal liderów ERG i rozważ zastosowanie modelu współlidera

Każda ERG potrzebuje lidera, który będzie reprezentował i wspierał swoją społeczność. Liderzy pełnią rolę łącznika między swoimi ERG a HR, zapewniając widoczność działań swoich grup, jednocześnie chroniąc ich prywatność.

Nie powinieneś wyznaczać lidera ERG. Nie możesz zmusić kogoś do wzięcia na siebie dodatkowej odpowiedzialności, jeśli tego nie chce. Silny lider ERG powinien pasjonować się budowaniem włączającej społeczności i powinien chcieć pomagać innym w robieniu tego samego.

Aby zrównoważyć ciężar kierowania ERG, wdrożyliśmy model współlidera. Każda ERG ma dwóch liderów i jako zachętę oferujemy każdemu ze współliderów 500 dolarów na przekazanie darowizny na wybraną przez siebie organizację charytatywną. Prosimy liderów, aby zobowiązali się do pełnienia tego stanowiska przez co najmniej rok, po czym będą mogli przekazać pałeczkę lub nadal przewodzić.

Współliderzy ERG dbają o organizację spotkań i dbają o to, aby każdy w ich grupie miał szansę wyrazić swoją opinię. Prosimy współliderów ERG w Submittable o ustalenie programu każdego spotkania, aby zapewnić członkom widoczność i zachęcić do uczestnictwa.

Jednakże pomimo posiadania współliderów, którzy prowadzą dyskusje, ważne jest, aby ERG była przestrzenią zdemokratyzowaną, aby nadal skupiać się na pracownikach i kierować społecznością.

Sam Ellsworth, menedżer ds. marketingu produktów w Submittable, współprzewodniczy naszej grupie ds. wspierania zdrowia psychicznego ERG.

„To, że jest lider, nie oznacza, że ​​zna on temat lepiej niż ktoś inny” – mówi Ellsworth. „Sposób, w jaki każdy z nas definiuje i podchodzi do swojego tematu, na przykład zdrowia psychicznego, może być zupełnie inny. Na przykład mamy budżet, ale nie tylko ja decyduję, na co zostanie przeznaczony budżet — organizujemy spotkania, na których decydujemy: „Czego chcemy ?”. Bycie liderem polega na gromadzeniu wszystkich razem i upewnianiu się, że ludzie wiedzą, kiedy i gdzie coś się dzieje, a nie na mówieniu, że twoja opinia jest lepsza od opinii kogoś innego.

6. Pozwól ERG stworzyć bezpieczną przestrzeń do dyskusji

ERG musi zapewnić pracownikom bezpieczne miejsce, w którym będą mogli swobodnie rozmawiać o swoich doświadczeniach, w tym o wyzwaniach związanych z pracą, i nawiązywać kontakty z innymi. Ta bezpieczna przestrzeń wymaga dużej prywatności i autonomii.

W Submittable liderzy i członkowie ERG decydują, w jaki sposób chcą wykorzystywać swoje przestrzenie. Chociaż każda ERG organizuje comiesięczne spotkania poświęcone konkretnym tematom (tj. temu, jak grupa chce wykorzystać swój budżet), członkowie nie są zmuszani do uczestnictwa. Udostępniamy również kanały Slack, na których członkowie mogą swobodnie rozmawiać ze sobą.

Ellsworth twierdzi, że kluczem do zapewnienia bezpiecznej przestrzeni członkom ERG jest zapewnienie im poczucia akceptacji i akceptacji, niezależnie od tego, w jakim charakterze się pojawią.

„Bez względu na temat ERG zapewnia społeczność, w której ludzie mogą pasjonować się czymś, mają bazę doradczą i szansę nawiązania kontaktu z ludźmi, którzy doświadczają podobnych problemów” – powiedział Ellsworth. „Niezależnie od tego, czy chcesz być aktywnym uczestnikiem, czy po prostu muchą na ścianie – niezależnie od tego, czy mówisz, czy nie – ERG daje ci platformę, dzięki której nie będziesz sam”.

Co do zasady członkowie powinni zgodzić się, że nic, co zostało powiedziane na kanałach prywatnych lub podczas spotkań, nie może być udostępniane poza ich ERG. Jako pracownicy działów HR możecie zapewnić bezpieczeństwo psychiczne, udostępniając kanały ERG na Slacku wyłącznie dla zaproszonych i wyjaśniając, że rozmowy w ERG nie są i nigdy nie będą monitorowane przez dział HR ani kierownictwo.

7. Zapewnij ciągłe wsparcie

Skutecznymi ERG kierują pracownicy, ale wspierają je zasoby firmy. Aby dokonać trwałych, pozytywnych zmian, ważne jest zapewnienie wsparcia swoim ERG i wykorzystywanie ich jako cennego źródła edukacji. Może to wyglądać następująco:

Regularne wizyty kontrolne u liderów ERG

W Submittable co kwartał przeprowadzamy synchronizację pomiędzy naszymi liderami ERG, menedżerem HR i naszym dyrektorem generalnym. Podczas tych wizyt liderzy przekazują aktualne informacje o tym, jak radzą sobie ich ERG, dokonują przeglądu swoich celów i poruszają tematy lub wątpliwości, które ich grupy uważają, że firma powinna rozważyć. Spotkania te zapewniają bezpośrednią linię komunikacji między naszymi ERG a działem HR i dyrektorem generalnym, jednocześnie umożliwiając naszym ERG ochronę ich prywatności i zachowanie autonomii.

Stwórz przestrzeń dla wydarzeń lub działań ERG

ERG mogą zdecydować się na wykorzystanie przydzielonego im budżetu lub czasu firmy na wydarzenia lub działania, które mogą pomóc w budowaniu społeczności lub tworzeniu pozytywnych zmian.

Wydarzenia ERG, takie jak warsztaty, seminaria lub uroczystości, mogą zwiększyć widoczność i budować świadomość na poziomie organizacyjnym w zakresie istotnych kwestii. Mogą także podkreślać różnorodność, promować zrozumienie i wzmacniać integrację środowiska pracy.

Na przykład po każdym spotkaniu wszystkich pracowników w naszych dwóch biurach organizujemy happy hour na podsumowanie i spotkania towarzyskie. Nasi zdalni pracownicy ERG z powodzeniem opowiadała się za wirtualną szczęśliwą godziną, w której uczestniczyliby wszyscy pracownicy, co pomogło wzmocnić naszą wirtualną społeczność i włączyć naszych zdalnych pracowników w znaczące działania związane z budowaniem zespołu.

Ucz się od swoich ERG

Grupy ERG oferują bezcenny wgląd w to, jak naprawdę czują się pracownicy ze społeczności marginalizowanych w Twojej organizacji. Na przykład przeprowadź ankietę wśród wszystkich pracowników, pytając, jak dobrze firma radzi sobie z inicjatywami DEI. Ogólne wrażenie może być takie, że radzisz sobie dobrze, ale jeśli członkowie Twoich ERG mają odmienne zdanie, te opinie mogą opowiedzieć prawdziwą historię. Osoby te odczułyby negatywne skutki wykluczenia silniej niż pracownicy, w przypadku których stawka jest mniejsza.

Możesz nawet zwrócić się do ERG, aby uzyskać informacje zwrotne i wskazówki dotyczące decyzji firmy. Jeśli chcesz mieć pewność, że wprowadzenie na rynek nowego produktu lub kampania marketingowa odbywa się z poszanowaniem wszystkich tożsamości, najpierw pozwól swoim ERG ocenić. Jak powiedziała Patricia Toothman, menedżer ds. wpływu społecznego w Splunk, traktowanie zespołów ERG jako ekspertów merytorycznych może pozwolić Twojej firmie na podejmowanie mądrzejszych i bardziej włączających decyzji.

„Nasi niepełnosprawni i prawdziwi pracownicy ERG pomogli nam w przeprojektowaniu produktów, naszych produktów Splunk, tak aby osoby z wadami wzroku miały lepszy dostęp do produktu” – powiedział Toothman.

Możesz także poprosić ERG o wskazówki dotyczące Twojej strategii CSR oraz o to, jakie programy chcieliby, aby firma realizowała.

„Dzięki naszym grupom zasobów pracowników całkowicie ich wspieramy i wspieramy sprawy, które są dla nich najważniejsze” – powiedział Toothman. „I myślę, że obszarem, z którego jestem naprawdę dumny, jest to połączenie. W jaki sposób możemy wykorzystać nasze zasoby – czas wolny od wolontariatu, nasz program pasujących prezentów – aby naprawdę podnieść cele, które świętują i wspierają?”

Największą walką większości ERG jest zwiększenie udziału pracowników

Założenie ERG to dopiero pierwszy krok. ERG są z założenia całkowicie dobrowolne. Pracownicy muszą chcieć dołączyć do ERG, a potem aktywnie pojawiać się na spotkaniach i rozmowach. I w tym tkwi prawdziwe wyzwanie.

Tylko około 8,6% naszej całkowitej siły roboczej uczestniczy obecnie w spotkaniach ERG, średnio czterech uczestników na spotkanie ERG. Mimo to członkowie, którzy uczestniczą w naszych ERG, lubią być częścią swoich społeczności i wzmacniać więzi z innymi – a dla naszego zespołu jest to dowód skuteczności naszych ERG.

„Jak w przypadku każdego programu — zwłaszcza całkiem nowego — jego opracowanie zajmie trochę czasu i pracy, ale tak się cieszę, że mamy tutaj ERG” – powiedział Catton. Sami dopiero zaczynamy, ale po drodze wiele się nauczyliśmy.

Ostatnią lekcją, jaką wyciągnęliśmy, jest to, że odpowiednie procesy i narzędzia mogą pomóc w pomiarze i poprawie uczestnictwa pracowników w ERG. Dzięki narzędziom Volunteer and Give w Submittable liderzy ERG mogą tworzyć własne inicjatywy i zarządzać nimi – idealne dla ERG, które chcą działać i wywierać wpływ na swoje społeczności.