Jak radzić sobie z głównymi problemami w zarządzaniu projektami

Zapoczątkowane przez pandemię masowe zmiany w organizacji pracy i zarządzaniu przedsiębiorstwem nie zwolniły ani trochę w 2022 roku. Jednak ferment i dynamika ekonomiczna mogą faktycznie sprzyjać sprawnej realizacji projektów. Dziś przyjrzyjmy się bliżej głównym zagadnieniom zarządzania projektami.

Zagadnienia w zarządzaniu projektami – spis treści:

1. Główne zagadnienia w zarządzaniu projektami
2. Zagadnienia dotyczące zakresu projektu
3. Czas realizacji projektu
4. Elastyczność działania
5. Streszczenie

Główne zagadnienia w zarządzaniu projektami

Według raportu Puls Zawodu, większy odsetek projektów został zrealizowany sprawnie: osiągając założone cele, mieszcząc się w budżecie i planowanym czasie realizacji. Z drugiej strony w 2021 r. anulowano więcej projektów niż w latach poprzednich.

Dlatego przeanalizujemy te, które odniosły sukces, aby uczyć się od najlepszych. Jakie były główne kwestie dotyczące zarządzania tymi projektami? A jak spróbujemy je dzisiaj rozwiązać?

Skoncentrujemy się dzisiaj na trzech głównych obszarach zainteresowania w zarządzaniu projektami. To są:

• Zakres projektu
• czas realizacji projektu
• elastyczność zespołu

Zagadnienia dotyczące zakresu projektu

Problemy z określeniem zakresu projektu zwykle zaczynają się już na samym początku. I jeszcze zanim jej założenia zostaną w pełni wyjaśnione. Dlatego tak ważne jest dokładne naszkicowanie planu projektu. Nie spiesz się i poświęć dużo czasu na dokładne wyjaśnienie celu i planu działania przed zaplanowaniem zadań.

Przy planowaniu zakresu projektu dobrze jest użyć do tego odpowiednich narzędzi, a także podzielić go na epopeje lub wątki zrozumiałe dla wszystkich zainteresowanych.

• Komunikacja z klientem i partnerami

Aby zapewnić sukces projektu, kluczowe jest jego narodziny. Sprzyjająca atmosfera, przekonująca prezentacja najważniejszych założeń oraz umiejętności negocjacyjne i interpersonalne kierownika projektu mogą zadecydować o odrzuceniu lub realizacji projektu.

Późniejsza dyskusja z klientem i innymi decydentami to momenty wiążące, które określają wstępny zakres projektu.

• Naturalna elastyczność zakresu kontra pełzanie zakresu

Ale dlaczego mówimy o „początkowym” zakresie projektu? Ponieważ jego planowany zakres nigdy nie będzie identyczny z ostatecznym zakresem.

Założenie naturalnej elastyczności zakresu projektu to sposób na radzenie sobie ze zmiennością zakresu i po prostu realistyczne podejście. Pozwala to na dostosowanie ram projektu do rzeczywistej dostarczalności i zmieniających się warunków biznesowych. Ta naturalna zmienność nie może jednak dotyczyć kluczowych założeń projektu.

Gdy zmieniają się kluczowe założenia i rozszerza się zakres zadań do wykonania, powodzenie projektu staje pod znakiem zapytania. Ten problem nazywa się pełzaniem zakresu. Termin pełzanie zakresu oznacza niekontrolowany wzrost projektu. I jest to zmora aż jednej trzeciej realizowanych projektów biznesowych.

• Strona zawartości

Kolejną przeszkodą w zarządzaniu projektami jest definiowanie treści projektu. Kierownik projektu musi uczciwie odpowiedzieć na pytanie: czy wiem wystarczająco dużo o zadaniach, które chcę wykonać?

Jeśli odpowiedź na to pytanie brzmi „nie”, to bez względu na to, jak zaawansowany jest projekt, konieczne jest skonsultowanie się ze specjalistami. Początkowo z tymi, którzy tworzą zespół projektowy. Czasami jednak potrzebna jest rada ekspertów zewnętrznych.

Czas realizacji projektu

Nawet bardzo doświadczeni kierownicy projektów są niepoprawnymi optymistami, jeśli chodzi o czas realizacji projektów. Świadczą o tym statystyki zrealizowanych dużych projektów. W 2021 roku na świecie 55% projektów zostało ukończonych na czas. To wzrost o 4% w stosunku do roku poprzedniego. Jednak wyniki nadal nie są zbyt satysfakcjonujące.

• Realistyczne opóźnienia

Terminowe zakończenie projektu jest zwykle utrudnione przez nierealny czas przeznaczony na poszczególne zadania. Dlatego warto korzystać z narzędzi umożliwiających statystyczny pomiar rzeczywistej szybkości realizacji zadania i porównywanie jej z planowanym czasem.

• Komunikacja zespołowa

Oczywiście czas realizacji projektu jest ściśle związany z jego zakresem i budżetem. Jednak często decydującymi czynnikami okazuje się sprawność i elastyczność zespołu.

Wydajność zespołu musi spełniać jasne i zrozumiałe wymagania poprzez proste delegowanie zadań i odpowiedzialności. Równie istotna jest przejrzystość współzależności poszczególnych etapów realizacji pracy, a także kolejkowanie zadań. Dbanie o te aspekty komunikacji, aby zapobiec komplikacjom z czasem realizacji projektu.

Elastyczność działania

Cieśniną i źródłem niepowodzeń w zarządzaniu projektami jest brak elastyczności wynikający z trzymania się dobrze znanych, utartych ścieżek. Często prowadzi to do stosowania wypróbowanych i przetestowanych metod zarządzania i narzędzi nieodpowiednich dla konkretnego projektu. Ale jak zwiększyć elastyczność – jako kierownika projektu – i całego zespołu?

• Zwinność

To nie przypadek, że elastyczność działania i rozwiązywania problemów nieodłącznie związana z małymi, zwinnymi zespołami projektowymi oprogramowania zyskała uznanie na całym świecie. Coraz częściej to narzędzia do zarządzania projektami z branży IT rozprzestrzeniają się na inne branże, gdy sytuacja wymaga większej elastyczności działania.

• Zaangażowanie i samoorganizacja

Zwinne zarządzanie zespołami może zapewnić dużą elastyczność. W nich menedżerowie angażują się bezpośrednio w projekt, często dając i otrzymując informację zwrotną na temat swoich działań. A członkowie zespołu – przynajmniej w pewnym stopniu – samodzielnie wybierają zadania do wykonania. Wszystko to upodabnia zwinne zespoły do ​​modelu samoorganizacji.

Streszczenie

Główne zagadnienia w zarządzaniu projektami podzieliliśmy na trzy grupy. Pierwsza obejmuje zdefiniowanie, zrozumienie i utrzymanie zakresu projektu podczas jego realizacji. Drugi to harmonogram zadań projektowych. Trzeci to zachowanie elastyczności w zarządzaniu zespołem i ciągłe dostosowywanie się do zmieniających się warunków.

Najlepszym sposobem radzenia sobie z tymi problemami jest bycie na bieżąco – ze swoim harmonogramem i wiedzą, metodami zarządzania, zespołem i oprogramowaniem, które ułatwia zarządzanie nawet bardzo złożonymi projektami.

ŹRÓDŁO STATYSTYK: Puls Zawodu 2021

Przeczytaj także: Kamienie milowe projektu

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku i Twitterze.

Autor: Caroline Becker

Jako Project Manager Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Zobacz wszystkie posty