Generalnie spotkanie uważa się za udane, jeśli przynosi wymierne rezultaty. Czy nadszedł czas, aby przestać koncentrować się na wynikach, a bardziej na rzeczywistych uczestnikach?

Najnowsze badania sugerują, że tak może być. Celowe spotkanie to takie, które wzbogaca serca i umysły, przenosząc uczestników na nowe poziomy.

Zgodnie z odkryciami nauk behawioralnych, to, czego doświadczają ludzie, faktycznie zmienia fizyczną tkankę mózgową. Ludzie ćwiczą mózg poprzez rozmowę, z czego ponad dwie trzecie ma charakter towarzyski. Wyobraź sobie, jak szkodliwe dla mózgu jest siedzenie podczas tradycyjnego spotkania z prelegentami i prezentacji PowerPoint!

Precz z konwencjonalnym, in z kreatywnym

Wielu menedżerów stosuje tradycyjną logikę ekonomiczną, postrzegając członków organizacji jako interesariuszy. Tworzą odpowiednią kulturę firmy, która się nie opłaca.

Następnie dochodzą do rozwidlenia dróg: wymuszają ściślejszą kontrolę, aby osiągnąć pożądane wyniki lub są kreatywni i organizują spotkania zgodnie z autentycznym wyższym celem, który pomaga podejmować decyzje i przecina się z potrzebami firmy. Jeśli wybiorą drugą opcję, znajdą ludzi, którzy próbują nowych rzeczy, podejmują ryzyko i przechodzą do głębokiego uczenia się na każdym poziomie organizacji od góry do dołu.

Jak facylitator może pomóc w znalezieniu wyższego celu?

Jeśli zapytasz menedżerów, jaki jest cel ich firmy, wielu powie „wzrost gospodarczy”, „większy zysk” lub coś podobnego. Jest to naturalne, ponieważ jest zgodne ze strategią zarządzania, której nauczyli się w szkole biznesu i czego nauczyli się później. Praca jest zasadniczo oparta na wynikach, a zysk jest celem każdej firmy. Niektóre organizacje posiadają dokumenty opisujące ich misję, cel i wartości. Chociaż jest to krok we właściwym kierunku, czy te wartości są zintegrowane i odzwierciedlone na spotkaniach?

Pomysły na spotkania zarządu – skuteczna lista kontrolna spotkań

Na spotkaniach kierowniczych podejmowane są najważniejsze decyzje. Pielęgnując więzi społeczne, organizatorzy mogą uczynić je bardziej celowymi. Poczucie przynależności ma znaczny wpływ na podejmowanie decyzji i zachowanie.

Korzystaj z narracji

Aby Twoje wiadomości były bardziej znaczące, opowiedz historię i wykonaj kopię zapasową faktów przy użyciu danych. Facylitator może pomóc w zrównoważeniu faktów, aby uczestnicy spotkania nie byli przytłoczeni. Mózg człowieka nie może pomieścić nieograniczonej ilości informacji. Facylitatorzy planują spotkania kierownictwa, aby uniknąć nadmiernej koncentracji na danych, zamiast tego koncentrując się na wykorzystaniu potencjału ludzkiego.

Dotknij potencjału ludzkiego

Nie da się ukryć, że technologia jest bardzo pomocna na spotkaniach. Jednak najważniejsi są ludzie. Każda organizacja ma niewykorzystaną pulę energetyzujących agentów zmian – ludzi zorientowanych na cel, dojrzałych i bardzo pozytywnych. Są naturalną inspiracją dla innych. Zawsze są gotowi do podjęcia inicjatywy i mogą pomóc na każdym etapie procesu ustalania celu.

Aby wykorzystać ludzki potencjał, zastanów się, kiedy chcesz, aby uczestnicy zawęzili swoje zainteresowanie, a kiedy poszerzyli swoją uwagę. Wykorzystaj światło i dźwięk, aby stworzyć energię w przestrzeni lub wywołać poczucie spokoju. Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest tworzenie mniejszych stacji, które pozwalają uczestnikom wybrać sposób, w jaki chcą się zaangażować. Są to mniejsze sesje grup fokusowych z mówcą lub bez, często wykorzystujące techniki uczenia się przez doświadczenie, które Twój facylitator może Ci przekazać.

Radzić sobie ze stresem

Przypomnij uczestnikom, aby się przespali i poćwiczyli przed spotkaniem, aby byli wypoczęci i gotowi do wniesienia wkładu. Elementy uważności mogą pomóc menedżerom poczuć się bardziej energicznym i zarządzać poziomem stresu.
Najprostszym pomysłem jest zatrzymywanie się w regularnych odstępach czasu podczas spotkania, aby przypomnieć uczestnikom o głębokim oddechu. W przerwach można było pobudzać zmysły dostarczając naturalnego światła lub świeżo upieczonych ciasteczek, których zapach wystarczy, aby pobudzić ludzi. Naturalne elementy, takie jak te, pomagają menedżerom myśleć jaśniej.

Określ, ile osób faktycznie musi być na spotkaniu i unikaj ich stresowania, oczekując, że będą siedzieć nieruchomo przez wiele godzin i pobierać dane. Najlepiej byłoby, gdyby dane były podzielone na mniejsze, bardziej „przyswajalne” fragmenty, które można zmieścić w 40 -minutowe sesje.

Zastanów się, jak chcesz, aby uczestnicy czuli się po spotkaniu, a następnie zastanów się, co można zmienić lub dodać, aby to osiągnąć. Jest to znane jako uczucia „nawarstwiania”. Zawsze dołączaj podsumowanie spotkania, na przykład wysyłając e-mailem podsumowanie spotkania i protokół, jeśli jest to możliwe i konieczne.

Gwarancja pozytywnego wpływu

Jak zapewnić pozytywny wynik spotkania? Zaczyna się od zdefiniowania pozytywnego wyniku. Cokolwiek to może być – rozwiązywanie problemu, podejmowanie decyzji itp. – obejmuje działania mające na celu napędzanie nowych poziomów łączności i znaczenia.

Kiedy ludzie są zaangażowani, ich doświadczenia są bogatsze, bardziej satysfakcjonujące i bardziej celowe. Doświadczony moderator spotkań zadba o to, aby wszyscy obecni na spotkaniu byli aktywni i wnosili swój wkład. Należy wziąć pod uwagę potrzeby uczestników; tylko wtedy możesz zagwarantować pozytywny wpływ oraz prawdziwe i autentyczne wrażenia.

Facylitatorzy spotkań mogą stworzyć wyjątkowe, prawdziwe doświadczenia, którymi ludzie będą chcieli się dzielić. Zaczyna się to od dania uczestnikom wyboru. Według aktualnych danych IACC, 4 na 5 stanowisk Meeting Plannerów obejmuje tworzenie doświadczenia w znacznie większym stopniu niż dwa lata temu. Spotkania kierownictwa przekształcają się w doświadczenia poprzez wskazanie odpowiednich strategii, które facylitatorzy mogą pomóc zdefiniować i wdrożyć.

Sekret celowego spotkania: projektowanie doświadczeń

Według lidera targów spotkań i eventów IMEX, temat „celowych spotkań” zdominuje branżę w nadchodzących latach. Celowe spotkania obejmują innowacyjność, głębsze znaczenie i wgląd.

Kompleksowo podchodzimy do korzyści i celu spotkania. Dla facylitatorów oznacza to wyjście poza konwencjonalne projektowanie spotkań poprzez wprowadzenie elementów zdrowia, dobrego samopoczucia, nauk behawioralnych i technologii. Przede wszystkim jednak oznacza to danie każdemu wyboru, który mieści się w zakresie tematyki celowych spotkań.

Wyższy cel na następnym spotkaniu

Chociaż wyższy cel, taki jak poczucie zadowolenia i postrzeganie swojej pracy jako znaczącej, niekoniecznie gwarantuje natychmiastowy wpływ na wynik finansowy, wiele firm mimo wszystko osiągnęło imponujące wyniki.

Badanie Gartenberga na pół miliona osób w 429 firmach, które miało miejsce w ciągu pięciu lat (2006-2011), wykazało pozytywny wpływ na wybiegające w przyszłość pomiary wyników i zwrot z aktywów, gdy cel został jasno zakomunikowany.

Cel jest więc czymś więcej niż chimerą. Od tego może zależeć konkurencyjność i kondycja finansowa Twojej firmy.

Sylvia Peters jest współpracowniczką Find A Facilitator i matką dwójki dzieci. Jest także ekspertem w dostarczaniu najbardziej wiarygodnego, doświadczonego i osobistego facylitatora na każdym spotkaniu, w którym uczestniczy. W wolnym czasie znajdziesz ją medytującą i przygotowującą ulubioną sałatkę.