Jak prawidłowo wykorzystywać kamienie milowe w projekcie? | #19 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Cykl życia projektu zawiera wiele decydujących momentów. Zespół projektowy wraz z Kierownikiem Projektu i interesariuszami odpowiada na pytanie, czy dany etap projektu został zakończony. Czy wszystkie kryteria akceptacji zostały spełnione? Czy coś jeszcze wymaga poprawy, czy można przejść dalej? Te momenty są naznaczone kamieniami milowymi – początkami i końcami.

Kamienie milowe w projekcie – spis treści:

1. Wstęp
2. Historia kamieni milowych
3. Rola kamieni milowych
4. Wyznaczanie kamieni milowych
5. Kamienie milowe w projekcie – podsumowanie

Wstęp

Każdy dotychczasowy kamień milowy to ważny punkt na mapie realizacji projektu . Obejmuje rozpoczęcie projektu, spotkanie zespołu, podpisanie umowy, czy zakończenie ważnego etapu testów towarzyszących wdrożeniu produktu lub usługi. Ale dlaczego tak ważne jest, aby definiować je już na etapie planowania projektu?

Historia kamieni milowych

Idea kamienia milowego – nazwy i symbolu kluczowego momentu w projekcie – została zaczerpnięta z praktyki starożytnych Rzymian . Zaznaczali zasięg swojej cywilizacji kamieniami milowymi, a jednocześnie mapowali terytorium, po którym podróżowali.

Rzymianie wznosili kamienne kolumny wzdłuż dróg w regularnych odstępach, równomiernie co milę. Służyły one nie tylko do wyznaczania trasy, ale także wskazywania odległości od Rzymu czy stolicy prowincji, w której zostały rozmieszczone. Analogicznie, symboliczne kamienie milowe projektu pokazują, ile pracy już za nami i dają obraz drogi prowadzącej do realizacji zadania.

Rola kamieni milowych

Kamień milowy wyznacza krytyczny moment na drodze prowadzącej od inicjacji do celu projektu. Dlatego, podobnie jak rzymskie drogowskazy, kamienie milowe w projekcie nie mogą zdarzać się zbyt często . Dzieje się tak, ponieważ pełnią kilka kluczowych funkcji w projekcie:

• dają możliwość podsumowania – osiągnięcie punktu kontrolnego często łączy się ze spotkaniem zespołu, podczas którego członkowie zespołu opowiadają o swoich spostrzeżeniach na temat postępów w pracy i zastanawiają się, jak poprawić współpracę w zespole,
• stać się potężnym narzędziem motywacyjnym – ponieważ kamienie milowe wyznaczają cele krótko- i średnioterminowe, motywują skuteczniej niż odległy cel kierujący realizacją całego projektu. Pozwalają też uświadomić sobie, jak wiele już osiągnięto,
• przedstawiać stan realizacji projektu – bardzo często realizacji kamienia milowego towarzyszy wysłanie do interesariuszy informacji lub raportu o stanie realizacji projektu.

Wyznaczanie kamieni milowych

Jak więc ustawić kamienie milowe z odpowiednią głośnością i częstotliwością? Nie ma tu uniwersalnych zasad, ale przy ich ustalaniu bardzo pomaga oprogramowanie, w którym tworzymy harmonogram i plan projektu.

1. Cele – Kamienie milowe najłatwiej wydobyć, jeśli zaczniemy od stworzenia długiej listy najważniejszych zadań, a następnie pogrupujemy je w większe całości realizowane w podobnym czasie. Wyodrębnimy w ten sposób cele, a moment ich osiągnięcia pozwoli nam wyznaczyć kamień milowy.
2. Kluczowe zadania – Przede wszystkim zwróć uwagę na kamienie milowe, które oznaczają krytyczne zadania, bez których projekt nie może być kontynuowany . Dlatego kluczowe jest nie tylko zdefiniowanie, co należy zrobić, aby kamień milowy go osiągnął, ale także zdefiniowanie planu awaryjnego, który zapewni wyjście w przypadku pominięcia jakiegokolwiek kamienia milowego.
3. Zaangażowanie zespołu — osiągnięcie dobrze określonego kamienia milowego zwykle wymaga zaangażowania całego zespołu.
4. Dystans czasowy – osiąganie kolejnych kamieni milowych powinno przebiegać w projekcie w miarę równomiernie, zarówno ze względu na ich efekt motywacyjny, jak i rytm pracy zespołu.

Streszczenie

Data zakończenia każdego kamienia milowego jest ważnym narzędziem zarządzania projektem, wzmacniania motywacji zespołu i monitorowania postępów prac . Wybierz je ostrożnie i dobrze zdefiniuj. Dzięki temu każdy osiągnięty kamień milowy będzie celebracją sukcesu zespołu, a także zamknięciem ważnej fazy projektu otwierającej kolejny obszar realizacji zadania.

Interesujesz się zarządzaniem projektami? Śledź naszą serię, aby nie przegapić żadnego artykułu.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów
8. Obszary działalności projektowej
9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
13. Cykl życia projektu
14. Do czego służy wizja projektu?
15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
20. Realizacja projektu
21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
22. Znaczenie zamknięcia projektu
23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
27. Jak zostać kierownikiem projektu?
28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
29. Jak założyć zespół projektowy?
30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
33. Rodzaje spotkań projektowych
34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
35. Jak napisać przekonujący
36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
39. Jak stworzyć kartę projektu?
40. Co to jest rejestr interesariuszy?
41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
42. Jak stworzyć budżet projektu?
43. Zarządzanie czasem w projekcie
44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
46. marketingu projektu
47. Źródła i obszary zmian w projekcie
48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami