Firma bez biura. Jak pracować zdalnie i efektywnie zarządzać zespołem

Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak pracować zdalnie? Nie każda firma musi mieć biuro, nawet jeśli zatrudnia pracowników. Praca zdalna to coraz bardziej popularne rozwiązanie. Ta forma zatrudnienia ma swoje plusy i minusy, zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy. Rozważasz to? Sprawdź, o czym należy pamiętać i na co zwrócić uwagę decydując się na prowadzenie kilkuosobowej firmy bez biura.

Jak pracować zdalnie – spis treści:

1. Firma bez siedziby? Aspekty prawne
2. Zatrudnij odpowiednich ludzi
3. Zapewnij dobrą komunikację
4. Określ nakładające się godziny
5. Projekty map

Zatrudnienie pracowników zdalnych eliminuje koszty wynajmu lokalu , w tym opłaty za media czy wynajęcie firmy sprzątającej. Zaoszczędzone pieniądze można przeznaczyć na rozwój firmy lub pensje. Wybierając tę ​​formę współpracy, przedsiębiorca może również pozwolić sobie na zatrudnienie specjalistów z dowolnego miejsca na świecie , bez ograniczania się do konkretnego miasta i bez konieczności sprowadzania ich do firmy.

Firma bez siedziby? Aspekty prawne

Każda firma musi mieć siedzibę – adres, pod którym firma będzie sprzedawać, produkować lub świadczyć usługi musi być podany urzędom . Jeśli przedsiębiorca nie chce wynajmować biura, może podać swój adres zamieszkania jako główne miejsce prowadzenia działalności.

Warto też wiedzieć, że praca zdalna, zwana również e-pracą lub telepracą, jest formą zatrudnienia uregulowaną w prawie pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy (Dział II Stosunek pracy, Rozdział II b – zatrudnianie pracowników w formie telepracy) praca taka:

1. Mogą być wykonywane regularnie poza miejscem pracy, przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (telepraca).
2. Telepracownik to pracownik, który wykonuje pracę na warunkach określonych w § 1 i przekazuje wyniki pracy pracodawcy, w szczególności za pomocą środków komunikacji elektronicznej

Krótko mówiąc, telepraca polega na świadczeniu pracy poza miejscem pracy i przesyłaniu jej wyników do pracodawcy np. poprzez e-mail .

Zatrudnienie pracowników w formie telepracy może odbywać się zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i umowy cywilnoprawnej , tj. umowy o dzieło, zlecenia lub umowy agencyjnej.

Zatrudnij odpowiednich ludzi

Praca zdalna nie jest dla każdego. Oprócz wymaganej wiedzy pracownik zdalny powinien umieć zarządzać własnym czasem i być niezależnym . Szukaj ludzi, którymi nie trzeba zarządzać. Umiejętności komunikacyjne i jasne formułowanie myśli i instrukcji są również ważne, ponieważ komunikacja na odległość ma swoje ograniczenia.

Pamiętajcie, że nawet jeśli kontaktujecie się ze sobą tylko od czasu do czasu, warto poszukać osób, z którymi ten kontakt będzie przyjemnością . Praca z niezwykle utalentowanym, ale trudnym we współpracy specjalistą również może okazać się niewypałem. Oczywiście nie chodzi o skupienie się na charakterze pracowników, a nie na ich kompetencjach. Szukaj jednak kompromisu . „90% kultury firmy tworzą ludzie, których zatrudniasz” — uważa Sean Byrnes, anioł biznesu i dyrektor generalny Flurry.

Zapewnij dobrą komunikację

Dużą przeszkodą w pracy zdalnej – szczególnie na początku – może być brak kontroli nad pracownikami . Omawianie bieżących zadań i kontrolowanie ich pracy przez Internet jest trudniejsze, nawet pomimo różnych rozwiązań technologicznych.

Musisz upewnić się, że Twoi pracownicy dokładnie wiedzą, czego od nich oczekujesz , czego się od nich oczekuje i co się aktualnie dzieje. Każdy powinien znać swoją rolę w zespole i do kogo może się zwrócić w razie problemów . Informacja zwrotna jest równie ważna. Oprócz delegowania zadań dobrzy liderzy potrafią także słuchać , zadawać pytania i udzielać wskazówek . Dobrym pomysłem jest wprowadzenie do grafiku firmy krótkich, regularnych spotkań z pracownikami, np. przez Skype czy Google Hangouts. Podczas którego zespół będzie mógł porozmawiać o tym, nad czym pracuje, co jest jeszcze do zrobienia i czy są jakieś problemy.

Co więcej, od czasu do czasu urządź sobie niezobowiązujące spotkanie . Praca zdalna utrudnia również budowanie i utrzymywanie relacji ze współpracownikami, co może mieć wpływ na morale zespołu. Buduj dobre relacje z pracownikami i daj im miejsce, w którym mogą ze sobą porozmawiać, nie tylko o sprawach związanych z pracą. Ułatwi im to wzajemne poznanie się i zaprzyjaźnienie się. Jeśli uważasz, że taka wideokonferencja nie zadziała, spróbuj założyć kanał tematyczny na Slacku, czat grupowy na Skype, a nawet grupę na Facebooku.

Określ nakładające się godziny

Praca zdalna wiąże się z elastycznymi godzinami pracy . Niektórzy pracownicy wolą pracować rano, a inni wieczorem, dzięki czemu są bardziej wydajni. Taki układ może jednak utrudnić pracę całego zespołu – trudniej jest pracować, gdy odpowiedzi na maile i inne wiadomości przychodzą z kilkugodzinnym opóźnieniem. Dodatkowo, jeśli pracujesz sam, kiedy chcesz, tak naprawdę zawsze będziesz pracował. A to oznacza, że ​​będziesz dostępny od poniedziałku do niedzieli, zarówno o siódmej rano, jak i o dziesiątej wieczorem.

Zastanów się więc, czy narzucić sobie i swoim pracownikom od dwóch do trzech godzin dziennie lub tygodniowo, podczas których wszyscy powinni być online .

Projekty map

O wiele łatwiej jest usiąść do pracy lub monitorować postępy zespołu, gdy dokładnie wiesz, co należy zrobić. Podczas pracy zdalnej dobrym pomysłem jest zaplanowanie i rozbicie wszystkich ważnych projektów na tablicy lub osi czasu .

Metodą często stosowaną przez startupy i programistów do organizowania pracy jest Scrum. Scrum to metoda, w której projekty i zadania są zapisywane na kartkach papieru, a następnie przypinane do odpowiednich kolumn na tablicy – ​​kolumny reprezentują kolejne elementy procesu (np. „planowane”, „w trakcie”, „testowanie”, „pilne do ukończenia”, „gotowe”). W pierwszej kolumnie tworzy się kolejka zadań, które są uszeregowane według ważności i ile godzin jest dla nich przewidzianych (używając różnych kolorów kart można je podzielić na kategorie). Następnie karty są umieszczane jedna po drugiej od lewej do prawej w miarę postępu prac do sekcji „zrobione”.

Dzięki temu możesz na bieżąco śledzić rozwój projektu, oszacować, jakie są największe problemy . Czy praca przebiega zgodnie z harmonogramem i ile zadań jest jeszcze do wykonania? Ułatwia to kontrolę pracy zespołu – pracownicy zdalni są zwykle rozliczani z osiągniętych wyników , a nie za czas spędzony przy komputerze.

A może jesteś kierownikiem projektu? Jeśli tak, koniecznie przeczytaj nasz artykuł o wyzwaniach związanych z pracą zdalną i sposobach ich pokonywania .

Co myślisz o pracy zdalnej – czy warto, czy lepiej pracować w biurze? Podziel się swoją opinią i oznacz nas na Twitterze!

Autor: Andy Nichols

Rozwiązujący problemy z 5 różnymi stopniami i nieskończonymi rezerwami motywacji. To czyni go idealnym właścicielem i menedżerem biznesu. W poszukiwaniu pracowników i partnerów otwartość i ciekawość świata to cechy, które najbardziej ceni.

Zobacz wszystkie posty