Napisanie skutecznego planu zarządzania kryzysowego: 9 podstawowych kroków do naśladowania

W świecie korporacji słowo „kryzys” może wywołać w twojej głowie wiele obrazów; masowy wybuch pandemii, gwałtownej pogody, pożar w magazynie, a nawet skandal publiczny.

Wiele organizacji posiada proces radzenia sobie z takimi sytuacjami, albo starając się utrzymać incydent w pierwszej kolejności, albo łagodząc lub minimalizując skutki kryzysu, gdy już wystąpi. Nazywa się to zarządzaniem kryzysowym.

Zarządzanie kryzysowe powinno być istotną częścią każdej organizacji, ponieważ żadna z nich nie jest odporna na incydenty, które mogą zagrozić ich działalności i ostatecznie wykluczyć z działalności.

W tym poście dowiemy się, jak krok po kroku prawidłowo stworzyć plan zarządzania kryzysowego. Udostępniliśmy również szablon planu działań w zakresie zarządzania kryzysowego, z którego można od razu skorzystać, aby rozpocząć pracę.

Jak napisać plan zarządzania kryzysowego

Istotą planowania zarządzania kryzysowego jest powołanie zespołu zarządzania kryzysowego oraz sporządzenie planu zarządzania kryzysowego.

Czym jest plan zarządzania kryzysowego?

Jest to dokument szczegółowo opisujący działania, jakie powinien podjąć zespół ds. zarządzania kryzysowego, gdy w organizację dotknie kryzys. Powinna mieć na celu wyeliminowanie lub ograniczenie wyrządzonych szkód i pomóc organizacji w jak najszybszym wznowieniu działalności po kryzysie.

Plan zarządzania kryzysowego powinien:

• Nie ograniczaj się do jednego lub dwóch rodzajów kryzysów. Ponieważ organizacja może być narażona na więcej niż jeden rodzaj kryzysu, powinna ona zawierać dobrze przeanalizowane i przewidywane scenariusze kryzysowe, które obejmują wszystkie aspekty organizacji. Plan powinien zawierać wiele działań, które można wdrożyć dla zidentyfikowanych scenariuszy kryzysowych.
• Opracowany przy udziale członków zespołu zarządzania kryzysowego (CMT). Ich zaangażowanie pomaga zapewnić ich zaangażowanie w plan.

Znaczenie planu zarządzania kryzysowego:

CMP tworzy kulturę i właściwy system, dzięki któremu organizacja musi być lepiej wyposażona, aby skutecznie reagować na kryzys.

• W przypadku kryzysu odpowiednio udokumentowany plan może pomóc zaangażowanemu zespołowi w podejmowaniu spójnych decyzji i szybkim podejmowaniu niezbędnych działań w celu złagodzenia wszelkich negatywnych skutków.
• Pomaga również uspokoić pracowników i zwalczyć ich strach i wątpliwości, jednocześnie pomagając utrzymać ich koncentrację na najważniejszych priorytetach organizacji.
• Proces tworzenia planu zarządzania kryzysowego pomaga zidentyfikować potencjalne zagrożenia dla Twojej organizacji, wymyślić środki minimalizujące prawdopodobieństwo ich wystąpienia i proaktywnie na nie zareagować.
• Plan zarządzania kryzysowego pomoże również uniknąć szkody dla reputacji firmy i uniknąć problemów prawnych, a także zminimalizować przestoje w działaniu i zachować produktywność pracowników.

Poniżej wymieniono kroki, które należy podjąć podczas pisania planu zarządzania kryzysowego.

Zbuduj swój zespół zarządzania kryzysowego

Zespół zarządzania kryzysowego odpowiada za stworzenie planu zarządzania kryzysowego i wykonanie reakcji w przypadku rzeczywistego kryzysu.

Są oni odpowiedzialni za konsultacje z innymi interesariuszami firmy (tj. działami prawnymi i zarządzania ryzykiem, personelem operacyjnym i wyższą kadrą kierowniczą) w celu stworzenia solidnego planu i mają uprawnienia do podejmowania decyzji podczas kryzysu.

Zespół składa się z lidera i podczłonków, którzy są odpowiedzialni za każdy obszar planowania i zarządzania kryzysowego (tj. logistykę, planowanie itp.). Członkami powinny być osoby z doświadczeniem w finansach, komunikacji, operacjach i administracji, do których zwykle należą szefowie działów, kierownicy wyższego szczebla, kierownicy ds. zasobów ludzkich, kierownicy placówek oraz dyrektorzy ds. marketingu lub sprzedaży.

Zapoznaj się z misją i wartościami firmy

Pierwszym obowiązkiem zespołu zarządzania kryzysowego jest dokonanie przeglądu misji i wartości firmy oraz upewnienie się, że odpowiedzi zawarte w planie je odzwierciedlają.

Określ, który kryzys może uderzyć w Twoją organizację

Następnym krokiem tworzenia planu zarządzania kryzysowego jest określenie, z jakimi kryzysami może się zmierzyć Twoja organizacja. Przeprowadzając analizę ryzyka, możesz skutecznie zidentyfikować najbardziej prawdopodobne rodzaje kryzysów, które mogą zagrozić Twojej organizacji.

Niektóre z najczęstszych rodzajów kryzysów, z którymi borykają się organizacje, obejmują kwestie prawne, klęski żywiołowe, utratę reputacji, cyberataki, kwestie bezpieczeństwa produktów, wypadki przemysłowe, przemoc w miejscu pracy, próby wymuszenia i bojkoty firm. Chociaż nie musisz uwzględniać wszystkich zagrożeń dla swojej organizacji, uwzględnij te najbardziej potencjalne.

Chociaż rodzaje zagrożeń, które mogą uderzyć w Twoją organizację, będą się różnić w zależności od charakteru Twojej firmy i jej otoczenia, oto kilka sposobów, które możesz wykorzystać do zidentyfikowania zagrożeń, które mogą mieć na Ciebie wpływ.

• Przeanalizuj rodzaje kryzysów, z którymi borykały się inne organizacje w branży, aby uzyskać zrozumienie.
• Zapoznaj się z obszerną listą kryzysów i zidentyfikuj istotne zagrożenia dla Twojej organizacji.
• Analizuj procesy, systemy i struktury w swojej organizacji jeden po drugim, aby wykryć w nich luki, które mogą potencjalnie przerodzić się w kryzys.
• Skonsultuj się z ekspertem (tj. doradcą finansowym lub księgowym) lub uzyskaj informacje zwrotne od pracowników, którzy mogą mieć wgląd w ryzyka, z którymi stykają się na co dzień.
• Przyjrzyj się skargom klientów, aby określić, z czego są najbardziej niezadowoleni lub niezadowoleni.

Przeanalizuj zidentyfikowane zagrożenia

Po zbudowaniu listy kryzysów, które mogą potencjalnie na Ciebie wpłynąć, przeanalizuj je jeden po drugim i uszereguj na podstawie ich powagi i prawdopodobieństwa.

Możesz użyć macierzy zarządzania ryzykiem, aby ocenić zidentyfikowane zagrożenia na podstawie prawdopodobieństwa wystąpienia i wpływu w celu ustalenia priorytetów w celu ich ograniczenia

Twój plan powinien zawierać odpowiedzi na najbardziej prawdopodobne zidentyfikowane w ten sposób kryzysy.

Zidentyfikuj znaki ostrzegawcze

Przeanalizuj każdy ze zidentyfikowanych kryzysów i spróbuj określić związane z nimi znaki ostrzegawcze. Znajomość ich pozwoli na wczesne wykrycie wystąpienia sytuacji kryzysowej i zastosowanie środków w celu zapobiegania ich skutkom lub ich łagodzenia.

Niektóre sygnały ostrzegawcze, takie jak prognoza pogody, są wyraźniejsze, natomiast symptomy sprzedaży lub kryzysu finansowego mogą być bardziej nieokreślone i pojawią się z czasem. Rozpoznanie i zinterpretowanie ich może wymagać doświadczenia i wiedzy zespołu zarządzania kryzysowego.

Przeprowadź analizę wpływu biznesowego

Ta ocena pomaga przeanalizować potencjalny wpływ kryzysu na działalność biznesową. Pomoże Ci poznać szczegóły wpływu kryzysu na Twój biznes; jak zakłóci produkcję, zablokuje procesy, spowoduje straty finansowe, zaszkodzi reputacji itp.

Zazwyczaj analiza wpływu na biznes przeprowadzana jest z myślą o najgorszych scenariuszach, dlatego kładzie ona podwaliny pod generowanie przez organizację bardziej systematycznych i logicznych planów reagowania.

Przygotuj odpowiedź i plan awaryjny

Teraz, gdy już zidentyfikowałeś i uszeregowałeś potencjalne kryzysy oraz wpływ, jaki mogą one mieć na twoją organizację, następnym krokiem jest podjęcie decyzji, jak na nie zareagować w przypadku prawdopodobnego wystąpienia.

Chociaż jest mało prawdopodobne, aby kryzys wystąpił dokładnie w taki sposób, w jaki zaplanowałeś, ważne jest, aby opracować elastyczne reakcje, które można zastosować w wielu okolicznościach. Na przykład pewne reakcje, które można zastosować podczas powodzi, mogą być również zastosowane podczas eksplozji pożaru (np. ewakuacja, zamknięcie obiektu, izolacja).

Gdy identyfikujesz działania, które należy wdrożyć podczas każdego z kryzysów, ważne jest również przypisanie osób lub zespołów, które będą odpowiedzialne za ich wykonanie. Wraz z nim należy podać szczegółowe informacje dotyczące narzędzi i zasobów potrzebnych do wdrożenia odpowiedzi oraz harmonogram kroków do wykonania.

Inną ważną częścią planowania awaryjnego jest wyznaczenie rzecznika prasowego lub oficera ds. komunikacji dla każdego z kryzysów. Zwykle najbardziej wyspecjalizowana osoba w dotkniętym obszarze jest idealna do tego stanowiska.

Edukuj i szkol zespół

Podziel się ukończonym planem zarządzania kryzysowego z resztą zespołu i kluczowymi interesariuszami organizacji. Upewnij się, że znają swoje obowiązki i wiedzą, jak wykonywać swoje role podczas kryzysu; w razie potrzeby możesz zapewnić im niezbędne szkolenie, aby lepiej wykonywać swoje obowiązki.

Regularnie przeglądaj plan

Przejrzyj treść swojego planu zarządzania kryzysowego i aktualizuj go w razie potrzeby, aby upewnić się, że jest aktualny i aktualny. W następstwie kryzysu sprawdź, co zadziałało, a co nie, i zaktualizuj plan w oparciu o nowe wnioski.

Gotowy do napisania planu zarządzania kryzysowego?

Kryzys z natury jest nieprzewidywalny i ma małe prawdopodobieństwo wystąpienia. Może jednak mieć duży wpływ na obrażenia. Najlepszym sposobem na przygotowanie się na każdy kryzys, który może się wydarzyć, jest zaplanowanie go. Wykonaj powyższe kroki w tworzeniu własnego planu zarządzania kryzysowego i podziel się z nami swoim doświadczeniem w sekcji komentarzy poniżej.