Jak napisać propozycję projektu biznesowego, która zostanie zatwierdzona?

Napisanie propozycji projektu biznesowego zdecydowanie wymaga czasu i starannego przemyślenia, ale opłaci się, gdy uda Ci się zaimponować inwestorom.

Zatwierdzenie lub dofinansowanie Twojego projektu może zależeć od tego, jak skuteczna jest Twoja propozycja projektu, dlatego konieczne jest zainwestowanie dodatkowego wysiłku w jego doskonalenie.

Istnieją kroki, które możesz wykonać, aby upewnić się, że Twoja propozycja biznesowa ma duży wpływ na decydentów Twojej firmy, a w tym poście przeprowadzimy Cię przez nie, wyjaśniając krok po kroku, jak napisać propozycję projektu. Dostępne są również szablony, których możesz użyć do napisania zwycięskiej propozycji projektu.

Co to jest propozycja projektu

Zacznijmy od podstaw.

Czym jest propozycja projektu? Jest to dokument, który zawiera listę wszystkich aspektów projektu; jego pochodzenie, wizja, cele, zadania, wymagania, właściciele, powiązane ryzyka itp. Tak więc w zasadzie wyjaśnia, czym jest twój projekt, co chcesz dzięki niemu osiągnąć i jak planujesz go zrealizować.

To jedna z wielu kluczowych części fazy planowania projektu. Określa każdy etap projektu, pozwalając każdemu zrozumieć, czego się od nich wymaga, jakie są ich priorytety i wspólny cel, do którego mają dążyć.

Celem propozycji projektu jest przekazanie wartości twojego projektu wszystkim interesariuszom; klientów, pracodawców, inwestorów i przekonać ich o wartości projektu.

Korzyści z dobrze zorganizowanej propozycji projektu

• Wyjaśnia oczekiwania projektu – wymagania projektu i plan działania
• Pomaga zwiększyć rentowność projektu
• Oferuje duży przegląd projektu, co pozwala łatwo zidentyfikować problemy
• Upraszcza realizację projektów

Różne rodzaje propozycji projektów obejmują

• Formal solicited – propozycja złożona w odpowiedzi na oficjalne zapytanie ofertowe (RFP). Dokument RFP zazwyczaj przedstawia wymagania interesariuszy, a nawet czasami określa instrukcje dotyczące przygotowania wniosku.
• Nieformalnie zamówione – ten rodzaj propozycji nie wymaga RFP, co oznacza, że ​​nie ma oficjalnego dokumentu określającego wymagania klienta lub interesariusza, a zatem nie zawiera konkretnych szczegółów, które zwykle ma formalny.
• Nieproszone – tego typu propozycje są wymyślane przez osobę je tworzącą i nikt ich nie oczekuje ani nie prosi, ale mogą mieć dużą wartość dla interesariuszy.
• Kontynuacja – wymaga to zasadniczo aktualizacji trwającego lub już zatwierdzonego wniosku lub przypomnienia o nim interesariuszom. Musisz zgłosić się do interesariuszy i omówić postępy.
• Odnowienie – jest to napisane na poparcie odnowienia projektu, który został zakończony lub przeżył swoją przydatność.
• Uzupełniające – gdy potrzebujesz więcej zasobów niż pierwotnie przydzielone do projektu, możesz napisać uzupełniającą propozycję projektu. Jego celem jest uzasadnienie zapotrzebowania na dodatkowe zasoby oraz ponowne oszacowanie zakresu i harmonogramu projektu.

Jak napisać propozycję projektu

Po zidentyfikowaniu typu propozycji projektu, który odpowiada Twoim wymaganiom, możesz zacząć pisać swoją propozycję projektu biznesowego.

Zanim zaczniesz spisywać propozycję projektu, musisz wykonać kilka wstępnych kroków. To są:

• Określ, kim są Twoi interesariusze. Chociaż powinieneś dążyć do przyciągnięcia uwagi i zainteresowania interesariuszy swoją propozycją, najlepszym sposobem na to jest myślenie jak oni. Zrozum, kim są, o czym już wiedzą i co preferują pod względem Twojego pomysłu. W zależności od tego, kim są, możesz zmienić zawarte informacje i używany język.
• Zbierz informacje o problemie, który projekt ma rozwiązać, zwłaszcza pod kątem tego, jak wpływa on na interesariuszy i ich interesy.
• Przeprowadź badania nad aktualnym stanem problemu i potencjalnymi rozwiązaniami, które zostały już odkryte przez osoby spoza Twojej firmy lub przez własny zespół. Pomoże Ci to dostosować własne rozwiązanie, aby wygenerować bardziej solidny argument lub określić, czy warto za nim podążać (zwłaszcza jeśli rozwiązania znalezione przez innych zostały już przetestowane i zawiodły).
• Określ wpływ projektu na sukces Twojej firmy lub jakie korzyści przyniesie on Twoim interesariuszom. Rozplanuj wskaźniki sukcesu dla propozycji i zaprezentuj wyniki, a jeśli zauważysz jakiekolwiek ryzyko, nie bój się je również ujawnić; w każdym razie ich znajomość pozwoli ci zmienić plan działania, aby się im przeciwstawić.
• Określ harmonogram i zasoby potrzebne do ukończenia projektu. Sprawdź, czy zespoły, sprzęt i materiały potrzebne do realizacji zadań projektowych są dostępne, a cele można osiągnąć terminowo. Weź pod uwagę inne projekty, nad którymi Twój zespół będzie pracował, sprzęt lub materiały, które są obecnie niedostępne oraz wszelkie dodatkowe koszty zasobów, które będziesz musiał ponieść w celu realizacji proponowanego projektu.
• Stwórz zarys swojej propozycji projektu na podstawie zebranych informacji. Zapisz podstawowe elementy; mniej więcej podstawowe elementy powinny obejmować wprowadzenie, problem, rozwiązanie, plan działania, harmonogram i zasoby oraz zakończenie.

Wykonanie powyższych początkowych kroków zapewnia dobry początek pisania propozycji projektu biznesowego. Następnym krokiem jest zorganizowanie badań w spójny dokument – ​​rzeczywistą propozycję. Oto jak napisać od podstaw propozycję projektu;

1. Napisz streszczenie

Streszczenie wykonawcze zawiera krótki przegląd propozycji, która ma zostać zastosowana. To nie tylko pierwsza rzecz, którą zobaczy czytelnik, ale czasami jest to jedyna rzecz, którą interesariusz przeczyta przed podjęciem decyzji dotyczącej proponowanego pomysłu. Dlatego streszczenie powinno mieć sens dla kogoś, kto go nie przeczytał; w tym celu powinien składać się ze streszczenia wszystkich sekcji dokumentu.

• Analiza problemu
• Wnioski, do których doszedłeś
• Zalecany plan działania

Staraj się, aby podsumowanie było intrygujące i przekonujące; wykorzystaj znaczące statystyki w pierwszych dwóch zdaniach, aby wzbudzić zainteresowanie czytelnika.

2. Zdefiniuj problem

Podaj krótki opis problemu, który ma rozwiązać Twój projekt.

Odnosząc się do badań, które przeprowadziłeś wcześniej, możesz wyjaśnić obecną sytuację problemu w kategoriach tego, co robi się w jego sprawie zarówno w Twojej organizacji, jak i poza nią oraz dlaczego interesariusze powinni się tym niepokoić.

Chociaż musisz być prosty w swoich wyjaśnieniach, pamiętaj, aby używać języka i pojęć, z którymi Twoi interesariusze najbardziej rezonują.

03. Przedstaw swoje rozwiązanie

Teraz, gdy interesariusze wiedzą, na czym polega problem, nadszedł czas, aby wyjaśnić, w jaki sposób Twój projekt lub rozwiązanie wchodzi w grę. Ta sekcja jest zwykle najbardziej szczegółową częścią propozycji projektu i aby utrzymać uwagę czytelnika, możesz pobawić się wizualizacjami.

Ta sekcja powinna wyjaśnić Twoje rozwiązanie wraz z planem jego wykonania. Powinno to wzmocnić fakt, że Twoja decyzja jest poparta właściwymi i dokładnymi badaniami. Wyjaśniać,

• Podejście projektowe ; jak zespół zostanie złożony, jakie narzędzia i sprzęt będą używane oraz jak będziesz radzić sobie ze zmianami podczas realizacji.

• Harmonogram projektu ; wypisz zadania projektowe wraz z estymacją czasu dla każdego z nich. Podział zadań umożliwi prawidłowe przydzielenie zespołu, a w tej sekcji można użyć wykresu Gantta, aby wyraźnie określić zasoby, zadania i oś czasu.

• wyniki projektu ; produkty dostarczalne to rezultaty zakończonego projektu (tj. produkt, usługa lub szczegółowy raport). Wymień elementy dostarczane projektu wraz z datami dostawy. Użyj tutaj struktury podziału pracy, aby pomóc zainteresowanym stronom uzyskać wyraźniejszy obraz.

W razie potrzeby możesz również dołączyć dodatkowe informacje, takie jak przewidywane zagrożenia i kroki, które podjąłbyś, aby je przezwyciężyć, plan komunikacji i kamienie milowe, które pomogą śledzić postępy.

Aby uczynić tę sekcję bardziej przyjazną dla czytelnika, wszystkie te informacje można przedstawić za pomocą planu działania.

04. Przedstaw koszty projektu

Ta sekcja skupia się na szacunkowych kosztach proponowanego projektu. Powinien zawierać wyszczególniony budżet projektu.

Celem tej sekcji jest pomoc inwestorom w zorientowaniu się, czy koszty projektu mieszczą się w ich własnym budżecie, dlatego upewnij się, że obliczenia są jak najdokładniejsze.

05. Zakończ swoją propozycję

Przedstawić krótki przegląd wszystkich kluczowych punktów omawianych w propozycji. Ponieważ jest to ostatnia sekcja, jest to również ostatnia szansa na przekonanie swoich interesariuszy; dlatego wzmocnij swoje rozwiązanie i dowiedz się, dlaczego interesariusze powinni się nim zajmować, jednocześnie upewniając się, że proponowana metoda leży w najlepszym interesie organizacji.

06. Dodaj dodatek

Ta sekcja jest zarezerwowana dla dokumentów referencyjnych, wykresów, wykresów itp., do których odniesiono się podczas pisania propozycji projektu.

07. Popraw i udoskonal

Aby uzasadnić swój profesjonalizm i pozyskać interesariuszy, musisz przedstawić bezbłędną propozycję projektu.

Sprawdź swoją propozycję, aby sprawdzić, czy nie ma błędów ortograficznych i gramatycznych. Często świeża para oczu pomaga łatwo wykryć błędy; poproś współpracownika o przejrzenie dokumentu lub poczekaj 1-2 dni i sam przejrzyj go od nowa.

Szablony propozycji projektów

Szczegółowa, dobrze skonstruowana propozycja projektu pomoże Ci się skoncentrować i pozostać na dobrej drodze, oferując niezbędne instrukcje podczas całego projektu, co z pewnością jest lepsze niż wybieranie rzeczy z pamięci lub kilka rozmów, które odbyłeś z zespołem podczas tego spotkania tygodni wstecz.

Aby ułatwić wszystkim zadanie, możesz mieć standardowy szablon propozycji projektu, do którego mogą się odwoływać podczas dokumentowania swojego pomysłu na projekt.

Poniżej znajduje się kilka szablonów propozycji projektów, które możesz udostępnić zespołowi.

Jednostronicowa propozycja projektu biznesowego

Możesz edytować ten szablon online i udostępnić łącze swojemu zespołowi lub interesariuszom online, aby mogli również nad nim współpracować. Połącz się z nimi za pośrednictwem wideokonferencji Creately w aplikacji i przeprowadź ich przez każdą sekcję oferty. Alternatywnie, korzystając z komentarzy w tekście, mogą również zostawić swoją opinię na temat propozycji.

Szablon propozycji projektu

Jaki jest Twój proces pisania propozycji projektu biznesowego?

Tworzenie propozycji projektu może czasami być samo w sobie mini projektem. Korzystanie z odpowiedniej listy kontrolnej procesu lub standardowego szablonu może pomóc przyspieszyć działanie. Zanim napiszesz swoją propozycję projektu, wykonaj najpierw wstępne kroki wymienione powyżej. Pamiętaj o docelowych interesariuszach i przedstaw swoją propozycję w przekonujący sposób.

Chcesz podzielić się swoimi przemyśleniami, jak napisać propozycję projektu? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.