Prosty przewodnik po tworzeniu skutecznego planu działania

Planujesz urzeczywistnić swoją wizję? A jaki jest najlepszy sposób na uniknięcie wyzwań i problemów podczas tej podróży? Solidny plan działania.

Nakreśliliśmy 6 kroków wyjaśniających, jak napisać plan działania. Gdy już się z nimi zapoznasz, skorzystaj z poniższych edytowalnych szablonów, aby od razu rozpocząć planowanie.

Czym jest plan działania

Plan działania to lista kontrolna kroków lub zadań, które musisz wykonać, aby osiągnąć wyznaczone cele.

Jest to istotna część procesu planowania strategicznego i pomaga w usprawnieniu planowania pracy zespołowej. Nie tylko w zarządzaniu projektami, ale plany działania mogą być również wykorzystywane przez osoby fizyczne do przygotowania strategii osiągnięcia własnych celów osobistych.

Składniki planu działania obejmują

• Dobrze zdefiniowany opis celu do osiągnięcia
• Zadania/kroki, które należy wykonać, aby osiągnąć cel
• Osoby, które będą odpowiedzialne za wykonanie każdego zadania
• Kiedy te zadania zostaną zakończone (terminy i kamienie milowe)
• Zasoby potrzebne do wykonania zadań
• Miary oceny postępów

Wspaniałą rzeczą w umieszczeniu wszystkiego na liście w jednym miejscu jest to, że ułatwia śledzenie postępów i efektywne planowanie.

Plan działania nie jest czymś ustalonym w kamieniu. Wraz z rozwojem organizacji i zmianą otaczających okoliczności konieczne będzie ponowne przyjrzenie się i wprowadzenie zmian, aby sprostać najnowszym potrzebom.

Dlaczego potrzebujesz planu działania

Czasami firmy nie poświęcają dużo czasu na opracowanie planu działania przed inicjatywą, co w większości przypadków prowadzi do niepowodzenia. Jeśli nie słyszeliście, „porażka w planowaniu oznacza planowanie niepowodzenia” – powiedział podobno kiedyś Benjamin Franklin.

Planowanie pomaga przygotować się na przyszłe przeszkody i utrzymać na dobrej drodze. A dzięki skutecznemu planowi działania możesz zwiększyć produktywność i zachować koncentrację.

Oto kilka korzyści z planu działania, o którym powinieneś wiedzieć;

• Daje ci jasny kierunek. Ponieważ plan działania wskazuje dokładnie, jakie kroki należy podjąć i kiedy należy je zakończyć, będziesz dokładnie wiedział, co musisz zrobić.
• Spisanie i zaplanowanie swoich celów krok po kroku da ci powód do pozostania zmotywowanym i zaangażowanym przez cały czas trwania projektu.
• Dzięki planowi działania możesz śledzić postępy w osiąganiu celu.
• Ponieważ wymieniasz wszystkie kroki, które musisz wykonać w swoim planie działania, pomoże ci to ustalić priorytety zadań w oparciu o wysiłek i wpływ.

Jak napisać plan działania | Najlepsze praktyki

Wygląda na to, że stworzenie planu działania wydaje się dość łatwe. Jest jednak kilka ważnych kroków, które należy wykonać ostrożnie, aby uzyskać z tego jak najwięcej. Oto jak napisać plan działania wyjaśniony w 6 prostych krokach.

Krok 1: Zdefiniuj swój cel końcowy

Jeśli nie masz jasności co do tego, co chcesz zrobić i co chcesz osiągnąć, narażasz się na porażkę.

Planujesz nową inicjatywę? Zacznij od określenia, gdzie jesteś i gdzie chcesz być.

Rozwiązujesz problem? Przeanalizuj sytuację i zbadaj możliwe rozwiązania przed ustaleniem ich priorytetów.

Następnie zapisz swój cel. A zanim przejdziesz do następnego kroku, przeprowadź swój cel przez kryteria SMART. Innymi słowy, upewnij się, że tak jest

• Konkretne – dobrze zdefiniowane i jasne
• Mierzalny – zawiera mierzalne wskaźniki, aby śledzić postępy
• Osiągalne – realistyczne i osiągalne w ramach posiadanych zasobów, czasu, pieniędzy, doświadczenia itp.
• Odpowiednie – dostosuj się do innych celów
• Terminowe – ma datę zakończenia

Użyj tego arkusza celów SMART, aby uprościć ten proces. Podziel się nim z innymi, aby uzyskać ich wkład.

Zapoznaj się z naszym prostym przewodnikiem po procesie wyznaczania celów, aby dowiedzieć się więcej o wyznaczaniu i planowaniu celów.

Krok 2: Wypisz kroki, które należy wykonać

Cel jest jasny. Co dokładnie powinieneś zrobić, aby to zrealizować?

Utwórz ogólny szablon, aby wypisać wszystkie zadania do wykonania, terminy i osoby odpowiedzialne.

Ważne jest, aby upewnić się, że cały zespół jest zaangażowany w ten proces i ma dostęp do dokumentu. W ten sposób każdy będzie świadomy swoich ról i obowiązków w projekcie.

Upewnij się, że każde zadanie jest jasno zdefiniowane i osiągalne. Jeśli natkniesz się na większe i bardziej złożone zadania, podziel je na mniejsze, łatwiejsze do wykonania i zarządzania.

Wskazówki: Użyj szablonu RACI Matrix, aby wyjaśnić role i obowiązki związane z projektem oraz zaplanować projekty

Krok 3: Nadaj priorytety zadaniom i dodaj terminy

Czas zreorganizować listę, ustalając priorytety zadań. Niektóre kroki mogą wymagać ustalenia priorytetów, ponieważ mogą blokować inne podetapy.

Dodaj terminy i upewnij się, że są realistyczne. Przed podjęciem decyzji o terminach skonsultuj się z osobą odpowiedzialną za jej wykonanie, aby zrozumieć swoje możliwości.

Krok 4: Ustaw kamienie milowe

Kamienie milowe można uznać za mini cele prowadzące do celu głównego na końcu. Zaletą dodawania kamieni milowych jest to, że dają one członkom zespołu nadzieje na coś i pomagają im zachować motywację, nawet jeśli ostateczny termin jest odległy.

Zacznij od celu końcowego i cofnij się, wyznaczając kamienie milowe. Pamiętaj, aby nie trzymać za mało lub za dużo czasu pomiędzy wyznaczonym kamieniem milowym. Najlepszą praktyką jest kosmiczne kamienie milowe w odstępie dwóch tygodni.

Krok 5: Zidentyfikuj potrzebne zasoby

Przed rozpoczęciem projektu bardzo ważne jest, aby mieć pod ręką wszystkie niezbędne zasoby do wykonania zadań. A jeśli nie są one obecnie dostępne, musisz najpierw zaplanować ich zdobycie.

Powinno to również obejmować Twój budżet. Możesz przypisać kolumnę swojego planu działania, aby oznaczyć koszt każdego zadania, jeśli takie istnieją.

Krok 6: Wizualizuj swój plan działania

Celem tego kroku jest stworzenie czegoś, co każdy może zrozumieć na pierwszy rzut oka i czym można się podzielić ze wszystkimi.

Niezależnie od tego, czy Twój plan działania ma postać schematu blokowego, wykresu Gantta czy tabeli, upewnij się, że jasno komunikuje elementy, które do tej pory zidentyfikowaliśmy – zadania, właściciele zadań, terminy, zasoby itp.

Ten dokument powinien być łatwo dostępny dla wszystkich i powinien być edytowalny.

Krok 7: Monitoruj, oceniaj i aktualizuj

Poświęć trochę czasu na ocenę postępów poczynionych w zespole.

Możesz oznaczyć zadania, które zostały ukończone, jako wykonane w tym ostatecznym planie działania, zwracając uwagę na postępy w realizacji celu.

Spowoduje to również wyświetlenie zadań, które są w toku lub są opóźnione, w takim przypadku musisz dowiedzieć się, dlaczego i znaleźć odpowiednie rozwiązania. A następnie odpowiednio zaktualizuj plan działania.

Szablony planu działania

Biznesowy plan działania

Prosty przewodnik po tworzeniu biznesplanu dla prezentacji

Plan działań marketingowych

Strategiczny plan działania

Szablon planu działań naprawczych

Znajdź więcej szablonów planów działań naprawczych

Prosty przewodnik po tworzeniu biznesowego planu awaryjnego

Szablon planu działania

Masz więcej wskazówek na temat tworzenia planu działania?

Plan działania ma na celu poprowadzić Cię do osiągnięcia Twoich celów. Zamienia twoją wizję w wykonalne cele i kroki. I pomaga zachować koncentrację i motywację.

Od pojedynczego pracownika w organizacji po większe działy mogą korzystać z planów działania, aby kierować swoją drogą do realizacji swoich celów.

Być może masz zamiar stworzyć swój pierwszy plan działania lub już jesteś profesjonalistą w ich pisaniu. Tak czy inaczej, chcielibyśmy poznać Twoje opinie na temat napisania planu działania. Podziel się nimi z nami w sekcji komentarzy poniżej.