Jak napisać jasne i skuteczne standardowe procedury operacyjne; Praktyczny przewodnik z szablonami

Każda organizacja potrzebuje zestawu zasad, które kierują swoimi członkami. W tym celu ustanowiono standardowe procedury operacyjne (SOP). SOP są istotną częścią każdej firmy i są niezbędne do zapewnienia jakości i spójności działań organizacyjnych w natłoku codziennej pracy.

Ten post pomoże Ci w efektywnym pisaniu własnych standardowych procedur operacyjnych Twojej organizacji i uczyni je częścią Twojego codziennego podejścia do zarządzania. Wyjaśnia i zawiera,

• Czym są SOP
• Różne formaty SOP
• Jak pisać SOP i najlepsze praktyki
• Edytowalne szablony SOP

Jakie są standardowe procedury operacyjne?

Standardowe procedury operacyjne to zestaw pisemnych wytycznych dotyczących tego, jak dokładnie wykonywać ważne, rutynowe lub powtarzalne czynności lub procesy w organizacji.

Wyjaśniają, w jaki sposób należy wykonywać czynności, aby ułatwić zgodność z wymaganiami technicznymi i systemu jakości oraz wspierać jakość danych.

Standardowe procedury operacyjne są zazwyczaj specyficzne dla organizacji, dla której są napisane i pomagają jej w utrzymaniu procesów zapewniania jakości i kontroli jakości. Pomagają również organizacjom zapewnić przestrzeganie przepisów rządowych i utrzymanie spójności w jakości i integralności oferowanych produktów i usług.

procedury operacyjne,

• Czy dokumenty wielofunkcyjne?
• Reprezentuj przepływ pracy w różnych funkcjach
• Są inicjowane przez mapę procesu
• Odpowiedz na pytanie „kto co robi?”
• Są napisane aktywnym głosem

Terminy takie jak protokoły, arkusze robocze, instrukcje pracy i procedury operacyjne laboratorium są również używane zamiast standardowych procedur operacyjnych.

Znaczenie standardowych procedur operacyjnych

Niemal każdą czynność, od czyszczenia maszyny produkcyjnej po przeprowadzenie krytycznego procesu, można udokumentować za pomocą standardowych procedur operacyjnych. Oni pomagają,

• Popraw wyniki biznesowe poprzez dostarczanie informacji o ochronie, zdrowiu, środowisku i działaniu, niezbędnych do pomyślnej realizacji poszczególnych procesów biznesowych
• Zapewnij bezpieczeństwo i jakość produktów i usług
• Zapewnij zgodność z odpowiednimi normami, przepisami i wytycznymi
• Usuń różnice w procedurach i procesach wykonywanych przez różnych pracowników w różnych lokalizacjach lub fabrykach, pomagając w ten sposób zachować spójność
• Służyć jako solidna podstawa do szkolenia i wdrażania nowych pracowników
• Umożliwiają kontrolę procesów, a co za tym idzie dają możliwości ciągłego doskonalenia
• Ułatwienie lepszej komunikacji
• Służą jako listy kontrolne pomagające inspektorom w procedurach audytu
• Odtwórz systemy operacyjne w nowych ustawieniach

Rodzaje SPO | Standardowe formaty procedur operacyjnych

Chociaż organizacje mogą używać preferowanego lub niestandardowego formatu do pisania swoich standardowych procedur operacyjnych, istnieje kilka rodzajów formatów SOP, które są szeroko stosowane przez organizacje.

Format listy kontrolnej

Przybiera to formę listy rzeczy do zrobienia, na której wyszczególnione są różne zadania do wykonania. Jest to odpowiednie dla mniejszych zespołów lub osób, które nie wymagają szczegółowych instrukcji.

Format krok po kroku

Ten format wykorzystuje listy punktowane lub numerowane do przedstawienia wytycznych SOP. Ten format najlepiej nadaje się do procedur lub procesów, które są rutynowe, proste i łatwe do przestrzegania.

Format hierarchiczny

Podobnie jak w przypadku formatu krok po kroku, format hierarchiczny wyjaśnia również procedury krok po kroku. Jednak w tym formacie podkroki są dodawane pod każdym podstawowym krokiem jako listy punktowane lub numerowane, aby wyróżnić wymagane dodatkowe informacje. Ten format najlepiej nadaje się do złożonych procedur z dużą ilością informacji.

Format schematu blokowego

Schematy blokowe pomagają uprościć złożone standardowe procedury operacyjne z wieloma możliwymi wynikami, które są nieprzewidywalne dzięki wizualizacji. Format ten podkreśla również, w jaki sposób każdy etap procesu jest ze sobą połączony, a zatem wyraźnie opisuje jego przebieg, aby ułatwić zrozumienie.

Jak pisać standardowe procedury operacyjne i najlepsze praktyki?

Krok 1: Określ procedury, które należy udokumentować

Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie działań, procesów lub przepływów pracy, dla których musisz napisać wytyczne.

Porozmawiaj z ekspertem od procesów lub z poszczególnymi pracownikami, aby dowiedzieć się, jakie czynności wykonują codziennie, co tydzień lub co miesiąc w prawie ten sam sposób. Masz również możliwość zebrania niezbędnych informacji tutaj poprzez ankietę, jeśli rozmowa z nimi okaże się trudna.

Mając tę ​​listę pod ręką, możesz przystąpić do wyodrębnienia procesów, które wymagają standaryzacji.

Jeśli wymagane jest zaktualizowanie istniejącej SOP, przejrzyj ją i ulepsz z pomocą kogoś, kto ma odpowiednie przeszkolenie i doświadczenie w przeprowadzaniu odpowiedniego procesu.

Krok 2: Zdefiniuj cel

Następnie określ cel tworzenia dokumentu SOP. Czy ma to na celu dostosowanie procesów do priorytetów biznesowych? Albo żeby procesy dobrze funkcjonowały? Zidentyfikowanie powodu napisania SOP pozwoli Ci na bardziej efektywną jego strukturę.

W przypadku istniejącego SOP zidentyfikuj problemy lub przeszkody w Twoich procesach, które powodują opóźnienia i awarie oraz określ, jakie zmiany należy wprowadzić, aby je poprawić.

Krok 3: Wybierz format

Istnieje wiele formatów SOP, które odpowiadają różnym wymaganiom biznesowym i zaangażowanym procesom. Jak omówiono powyżej, te formaty SOP obejmują listy kontrolne, format krok po kroku, format hierarchiczny i format schematu blokowego. Jeden z tych formatów można wybrać na podstawie typu informacji, które chcesz udostępnić.

Krok 4: Zidentyfikuj twórców i interesariuszy

SOP powinny być napisane przez ekspertów merytorycznych, którzy są faktycznie zaangażowani w przeprowadzanie lub stosowanie procesu.

Pisząc standardowe procedury operacyjne dla procesów wielozadaniowych, rozważ podejście zespołowe, w którym można wykorzystać doświadczenia wielu zaangażowanych osób.

Ponadto, dyrektorzy wyższego szczebla i liderzy zarządzania mogą być również zaangażowani w zapewnienie, że SPO

• Dostosuj się do priorytetów biznesowych wyższego poziomu
• Posiada niezbędne zasoby i sprzęt do wdrożenia
• są wiarygodne pod względem zużycia zasobów i logistyki

Wskazówka: niezależnie od tego, czy polegasz na właścicielu zadania, czy na autorze wewnętrznym, aby udokumentować standardowe procedury operacyjne, upewnij się, że posiadają oni niezbędne umiejętności techniczne w zakresie pisania i dogłębną wiedzę na temat odpowiednich procesów organizacyjnych.

Krok 5: Określ odbiorców

Wiedza o tym, kto będzie odnosić się do SOP, jest niezbędna do ich skutecznego pisania.

SOP powinny być napisane z wystarczającą szczegółowością, aby umożliwić pracownikom, nawet osobom o ograniczonej wiedzy i doświadczeniu w zakresie procesu, odtworzenie procedury bez nadzoru.

Aby określić poziom szczegółowości, który powinien zostać uwzględniony w SOP, musisz najpierw zrozumieć, dla kogo go piszesz. Może to być nowy pracownik bez wcześniejszej wiedzy lub osoba, która kilkakrotnie wykonywała te czynności. Poznanie ich potrzeb pomoże Ci dostosować SOP do ich zrozumienia przez:

• Koncentrując się dokładnie na swoich obowiązkach
• Używanie właściwego języka i znanej im terminologii oraz wyjaśnianie terminologii, która jest dla nich nowa

Wskazówka: porozmawiaj z pracownikami, którzy są ostatecznie odpowiedzialni za realizację procesów i poznaj wyzwania, przed którymi stoją, i wysłuchaj ich sugestii. Korzystając z wizualnej przestrzeni roboczej, takiej jak Creately, możesz przenieść wszystkich na tę samą kanwę, aby ułatwić współpracę podczas wizualizacji, edycji i przeglądania standardowych procedur operacyjnych.

Krok 6: Utwórz zarys SOP

Gdy wszystko zostanie sfinalizowane – proces, twórcy, odbiorcy i format – zacznij planować dokument. Poniżej przedstawiono typowe elementy zawarte w dokumencie SOP.

Elementy dokumentu SOP

• Strona tytułowa – jest to zastrzeżone, aby zawierać istotne informacje o dokumencie, w tym nazwę SOP, datę utworzenia, unikalny numer identyfikacyjny, nazwiska autorów dokumentu oraz dział lub oznaczenie osób, które będą wdrażać MACZANKA.
• Spis treści — w razie potrzeby dołącz spis treści, aby ułatwić każdemu poruszanie się po dokumencie. Ten element jest przydatny w przypadku dokumentów SOP zawierających wiele stron.
• Informacje przygotowawcze – obejmują informacje wstępne, takie jak cel SOP, role i obowiązki, potrzebne zasoby, materiały i sprzęt oraz środki ostrożności.
• Metodologia i procedury – ten rozdział wyjaśnia procedury z wykorzystaniem wybranego formatu SOP.
• Kontrola i zapewnienie jakości – tutaj przedstawiane są rubryki lub inne sposoby mierzenia wyników pracowników w odniesieniu do SOP.
• Odniesienia i glosariusz — ta sekcja jest zarezerwowana dla wykazu źródeł zewnętrznych, które cytowałeś w dokumencie, i bardziej szczegółowego wyjaśnienia terminów, do których się odwołujesz.

Porada: Dołącz do złożonych szczegółów za pomocą uproszczonych diagramów, takich jak schematy blokowe, mapy procesów lub diagramy przepływu pracy i ilustracje, aby pomóc czytelnikowi lepiej zrozumieć.

Używaj spójnego stylu pisania

Standardowe procedury operacyjne powinny być łatwe do zrozumienia, zwięzłe i precyzyjne, aby zapewnić, że wszyscy je rozumieją i właściwie je stosują, co pozwoli uniknąć ryzyka i odchyleń w zakresie jakości i bezpieczeństwa. W tym celu upewnij się, że standardowe procedury operacyjne,

• Są napisane w formacie krok po kroku, który jest łatwy do naśladowania
• są jednoznaczne i niezbyt skomplikowane
• Są pisane z użyciem głosu czynnego i czasu teraźniejszego. Unikaj używania, ale implikuj termin „ty”
• nie są długie i zbędne
• Przestrzegaj przewodnika stylistycznego (tj. rodzaju czcionki, rozmiaru czcionki i używanych kolorów) stosowanego przez organizację
• Użyj schematów blokowych do wizualizacji wyjaśnianych procesów

Krok 7: Przejrzyj i zatwierdź SOP

Pisemne SOP powinny zostać przejrzane przez co najmniej jedną osobę, która posiada odpowiednią wiedzę, przeszkolenie i doświadczenie w zakresie tego procesu. Recenzenci powinni odnotować i podzielić się wszelkimi problemami lub wątpliwościami, na jakie natkną się podczas przeglądania dokumentu. Można je następnie poprawić przed zatwierdzeniem.

Wskazówka: Poproś osobę, która jest ostatecznie odpowiedzialna za przeprowadzenie procesu, aby przetestowała opracowane SOP przed ich sfinalizowaniem.

Aby były skuteczne, SOP muszą być aktualne. Wiąże się to z regularnym przeglądem, aktualizacją i ponownym zatwierdzaniem ich za każdym razem, gdy procedury ulegają zmianie.

Te SOP powinny być również systematycznie przeglądane co 1-2 lata, aby upewnić się, że są odpowiednie. W ramach najlepszej praktyki zawsze należy podawać datę przeglądu SOP, które zostały poddane przeglądowi. W przypadku, gdy pewien proces nie jest już realizowany, usuń go z pliku i zarchiwizuj.

Wskazówka: Upewnij się, że dokumenty SOP są łatwo dostępne w formie papierowej lub cyfrowej, zwłaszcza dla osób bezpośrednio zaangażowanych w wykonywanie działań. Utwórz bibliotekę SOP za pomocą Creately; scentralizuj wszystkie niezbędne dokumenty, zasoby, łącza i wizualizacje związane z dokumentacją SOP w jednym połączonym obszarze roboczym, w którym możesz współpracować w czasie rzeczywistym za pośrednictwem wideokonferencji i edycji synchronicznej.

Gotowy do napisania własnych standardowych procedur operacyjnych?

Standardowe procedury operacyjne pozwalają na zastosowanie najlepszych metod pracy w firmie i stworzenie prostego dokumentu najlepszych praktyk, który umożliwia wszystkim wykonywanie najlepszych zadań w tym, co robią. W tym poście omówiliśmy wszystko, od pisania skutecznych standardowych procedur operacyjnych po szablony, których możesz użyć od razu. Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby pomyślnie je utworzyć.

Podziel się z nami swoim doświadczeniem i spostrzeżeniami w sekcji komentarzy poniżej.