Łatwy przewodnik po planowaniu zasobów ludzkich z narzędziami i szablonami

Nie jest tajemnicą, że kluczem do dalszego sprawnego funkcjonowania organizacji są jej pracownicy – ​​cóż, odpowiedni rodzaj zręcznych pracowników, którzy dobrze wykonują swoją pracę. A sposób, aby tego rodzaju pracownicy pracowali w Twojej organizacji, może być możliwy tylko dzięki odpowiedniemu planowaniu zasobów ludzkich.

W tym poście uprościliśmy proces zarządzania zasobami ludzkimi, prowadząc Cię przez każdy z jego etapów. Skorzystaj z dostarczonych szablonów, aby jeszcze bardziej usprawnić proces planowania.

Czym jest planowanie zasobów ludzkich

Planowanie zasobów ludzkich to proces, w którym organizacje oceniają obecne zasoby ludzkie, prognozują przyszłe wymagania lub potrzeby, identyfikują luki i opracowują plan ich wypełnienia.

Zasadniczo planowanie zasobów ludzkich, znane również jako planowanie siły roboczej i planowanie siły roboczej, pomaga zapewnić odpowiednią liczbę osób o odpowiednich umiejętnościach na odpowiednim stanowisku we właściwym czasie.

Znaczenie planowania zasobów ludzkich

Planowanie zasobów ludzkich odgrywa ważną rolę w zapewnieniu, że niezbędne umiejętności są udostępniane organizacji zawsze, gdy jest to konieczne do osiągnięcia jej celów strategicznych. Ponadto istnieje kilka innych ważnych powodów, dla których planowanie zasobów ludzkich jest kluczowe dla organizacji.

• Pomaga zapewnić optymalne wykorzystanie istniejącej siły roboczej
• Wspiera osiąganie strategicznych celów i zadań organizacji poprzez zapewnienie zatrudnienia odpowiednich ludzi do terminowego zaspokojenia zapotrzebowania na pracę
• Dostarcza informacji niezbędnych do realizacji innych funkcji HR, takich jak rekrutacja, selekcja, awans, szkolenia i rozwój itp. oraz określa politykę HR
• Pomaga organizacji dostosować się do zmian w środowisku spowodowanych konkurencją, technologią, polityką rządową itp., które mogą skutkować zapotrzebowaniem na nowych pracowników, nowe umiejętności itp.
• Pomaga zidentyfikować zapotrzebowanie na siłę roboczą potrzebne do pomyślnego wdrożenia planów ekspansji i dywersyfikacji
• Pomaga również w przewidywaniu niedoborów lub nadwyżek siły roboczej i podejmuje niezbędne kroki, aby poradzić sobie z sytuacją
• Pomaga opracować plany kariery dla poszczególnych pracowników oraz określić, jakich szkoleń i rozwoju potrzebują

4 kroki w procesie planowania zasobów ludzkich

Proces planowania zasobów ludzkich składa się z 4 ogólnych etapów.

Krok 1: Zidentyfikuj aktualną podaż zasobów ludzkich

Proces planowania rozpoczyna się od analizy aktualnej puli pracowników. Zidentyfikuj mocne i słabe strony Twojej organizacji w odniesieniu do liczby pracowników, ich umiejętności, doświadczenia, kwalifikacji, stanowisk, poziomów wydajności, wieku, świadczeń, poziomów wynagrodzeń, używanych języków, wcześniejszego zatrudnienia itp.

Ten krok można wykonać na kilka sposobów.

• Zapoznaj się z poprzednimi recenzjami wyników
• Zbierz dane z systemu informacji o zasobach ludzkich
• Porozmawiaj z kierownikami działów, aby dowiedzieć się o pracownikach pod nimi pracujących
• Zapytaj samych pracowników o ankietę
• Zachęć pracowników do dokonania samooceny za pomocą analizy SWOT

Po zebraniu dużej ilości informacji o obecnych pracownikach przenieś je do raportu inwentaryzacji umiejętności. Poniżej znajduje się wizualny szablon spisu umiejętności, który jest łatwiejszy do odniesienia i zrozumienia.

Krok 2: Prognozuj przyszłe zapotrzebowanie na zasoby ludzkie

Ten krok wymaga najpierw zrozumienia przyszłych celów organizacji, ponieważ będą one miały znaczący wpływ na przyszłe zapotrzebowanie na zasoby ludzkie.

Przed określeniem przyszłych potrzeb należy również wziąć pod uwagę takie czynniki, jak rotacja pracowników, trendy rynkowe lub branżowe, postęp technologiczny, który pomoże zautomatyzować procesy, przejścia na emeryturę, awanse, zwolnienia itp.

Krok 3: Przeanalizuj różnicę między podażą a popytem na pracę

Teraz, gdy już wyjaśniłeś, jakie umiejętności są dostępne w twoim ekwipunku, a których będziesz potrzebować w przyszłości, możesz wyraźnie zobaczyć istniejące luki.

Czy obecna podaż pracowników w organizacji może pomóc w spełnieniu przyszłych wymagań?

Czy będziesz musiał oferować programy szkoleniowe i rozwojowe, aby podnosić poziom obecnych pracowników do celów firmy?

Jeśli to nie wystarczy, będziesz musiał zatrudnić nowych pracowników z odpowiednimi umiejętnościami, aby w przyszłości sprostać zapotrzebowaniu na siłę roboczą.

Ważne jest, aby zachować równowagę między popytem a podażą w planowaniu zasobów ludzkich.

Krok 4: Opracuj i wdroż plan w celu uzupełnienia braków

Potem przychodzi opracowanie planu działania.

W przypadku deficytu pracowników możesz poświęcić swoje wysiłki na zatrudnianie nowych pracowników, szkolenie istniejących, outsourcing lub transfery międzydziałowe.

Z drugiej strony, jeśli jest nadwyżka pracowników, może być konieczne rozważenie zwolnienia, dobrowolnych programów emerytalnych, transferów itp.

Po opracowaniu planu należy go zintegrować z ogólną strategią organizacji. I ważne jest, aby monitorować plan i oceniać jego skuteczność przez cały czas.

Narzędzia do planowania zasobów ludzkich

Z tych narzędzi można korzystać na różnych etapach procesu planowania siły roboczej. Mogą pomóc w analizie możliwości obecnego personelu i określeniu przyszłych potrzeb. Dostarczone szablony można edytować online; po prostu kliknij szablon, aby edytować go online.

Analiza SWOT

SWOT oznacza mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia. Może być wykorzystywany jako narzędzie do samooceny przez poszczególnych pracowników lub jako narzędzie strategiczne do oceny aktualnego stanu organizacji.

Mocne i słabe strony to czynniki wewnętrzne. Na przykład mocną stroną Twojej organizacji może być obecność wykwalifikowanych pracowników, ale słabością może być niewystarczająca liczba wykwalifikowanych pracowników.

Szanse i zagrożenia to czynniki zewnętrzne. Na przykład dostępność wykwalifikowanych pracowników na rynku może być dla Ciebie świetną okazją, jeśli zatrudniasz. Z drugiej strony, Twój konkurent, który kłusuje Twoich pracowników z lepszymi zarobkami, może stanowić dla Ciebie zagrożenie.

Analiza SWOT jest jednym z najpopularniejszych narzędzi wykorzystywanych podczas analizy sytuacji. Niektóre inne narzędzia do analizy sytuacji, których można używać podczas planowania siły roboczej, zostały opisane w naszym przewodniku po analizie sytuacji.

Schemat organizacyjny

Schemat organizacyjny to wizualna reprezentacja hierarchii/struktury organizacji. Podkreśla również relacje sprawozdawcze między pracownikami, ich role i obowiązki. W planowaniu zasobów ludzkich może być wykorzystany na wiele sposobów,

• Aby rejestrować informacje o aktualnych rolach pracowników, obowiązkach, umiejętnościach, doświadczeniach itp. Możesz również dodać dodatkowe informacje, takie jak ich wykształcenie, dane demograficzne. Pomoże Ci to szybko zidentyfikować odpowiedni personel do pracy.
• Aby stworzyć mapę drogową potrzeb kadrowych. Możesz również zaznaczyć braki i nadwyżki siły roboczej na schemacie organizacyjnym swojej firmy.

Macierz RACI

Jest to wykres, którego kierownicy projektów używają do przypisywania ról i obowiązków do zadań w projekcie. Podkreśla, kto powinien być odpowiedzialny, odpowiedzialny, konsultowany i informowany podczas projektu.

Siatka 9 pudełek

Siatka 9 pól, znana również jako macierz wydajności-potencjału, jest szeroko stosowana w rozwoju pracowników i planowaniu sukcesji. Pomaga ocenić obecnych pracowników pod kątem ich obecnej wydajności i przyszłej potencjalnej wydajności.

Ocena pracowników za pomocą siatki 9 pól pomaga zidentyfikować silnych pracowników i tych, którzy pozostają w tyle.

Planowanie scenariusza

Istnieje wiele scenariuszy, takich jak postęp technologiczny, klęski żywiołowe, zmiany polityczne lub gospodarcze, które mogą drastycznie zmienić przyszły kierunek Twojej firmy. Zwykle możesz nie widzieć ich nadchodzących lub nie planować ich.

Włączając planowanie scenariuszy do procesu planowania strategicznego, możesz zidentyfikować te różne przyszłe scenariusze, omówić ich wpływ na Twoją organizację i podjąć środki ostrożności.

Planowanie scenariuszy można połączyć z planowaniem zasobów ludzkich, analizując scenariusze, które dotyczą zmieniających się przyszłych wymagań dotyczących siły roboczej.

Zapoznaj się z naszym zasobem dotyczącym planowania scenariuszy, aby dowiedzieć się więcej o tym narzędziu.

Tabela zastępcza

To jest diagram podobny do schematu organizacyjnego. Służy do identyfikacji potencjalnych kandydatów, którzy mogą zastąpić pracownika przechodzącego na emeryturę, odchodzącego itp. Dla każdego znaczącego stanowiska w firmie można opracować indywidualne wykresy zastępstw wraz z potencjalnymi zastępstwami.

Jakieś wskazówki dotyczące poprawy planowania siły roboczej?

W tym poście omówiliśmy w zasadzie wszystko, co musisz wiedzieć o planowaniu zasobów ludzkich, zwłaszcza jeśli jesteś nowicjuszem. Wierzymy, że dostarczone szablony pomogą Ci rozpocząć projekt.

Jesteś już ekspertem w zakresie planowania siły roboczej? Podziel się wskazówkami na temat narzędzi i procesów, na które przysięgasz, w sekcji komentarzy poniżej.