Praca hybrydowa – jak skutecznie kierować zespołem? | #31 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Niezależnie od tego, jak postrzegamy pracę hybrydową, często stajemy przed wyzwaniem – jak zarządzać zespołem, gdy część osób jest w biurze, część pracuje zdalnie, a ich proporcje ciągle się zmieniają.

Praca hybrydowa – spis treści:

1. Wstęp
2. Komunikacja w zespole hybrydowym
3. Efektywna wymiana informacji
4. Techniczne wsparcie pracy zespołu
5. Utrzymywanie więzi
6. Streszczenie

Wstęp

Zarządzanie zespołem projektowym pracującym w trybie hybrydowym jest trudniejsze niż praca wyłącznie zdalna lub na miejscu. W końcu jak nadzorować, gdy część członków zespołu pracuje w biurze, a część zdalnie?

Kierownik projektu stoi przed kilkoma kluczowymi wyzwaniami. Obejmują one:

• określenie zasad komunikacji w zespole
• zapewniając płynną wymianę informacji
• wsparcie technologiczne dla osób poza biurem
• utrzymywanie więzi.

Komunikacja w zespole hybrydowym

Aby efektywnie pracować w modelu hybrydowym, należy zdefiniować zasady komunikacji. Kiedy nie wystarczy podejść i zapytać osobę pracującą przy sąsiednim biurku o opinię na temat Twojej pracy, warto umówić się na wykorzystanie różnych narzędzi do konkretnych celów. Na przykład możesz wysłać krótkie pytanie za pośrednictwem czatu, użyć poczty e-mail do bardziej skomplikowanych spraw i zorganizować wideokonferencję, aby omówić złożone tematy wymagające zaangażowania wielu osób.

W przypadku nowego zespołu dobrym pomysłem jest również upewnienie się, że wszyscy wiedzą:

• Jakie są obowiązki każdej osoby,
• Jak kontaktować się z innymi członkami zespołu i
• Jakie są oczekiwania co do częstotliwości komunikacji?

W tym celu możesz wykorzystać statusy na firmowym czacie lub utworzyć tablicę kontaktów w narzędziu do zarządzania projektami . Warto też pokrótce omówić temat komunikacji podczas jednego ze spotkań projektowych.

Efektywna wymiana informacji

Po zdefiniowaniu zasad komunikacji czas zastanowić się nad jej treścią. Dobrym pomysłem jest upewnienie się, że informacje są udostępniane i że wszyscy w zespole mają dostęp do zasobów potrzebnych do wykonania swojej pracy.

Dzięki dedykowanemu oprogramowaniu, takiemu jak Firmbee, możesz łatwo rozwiązać następujące problemy:

• przydzielanie zadań,
• wymiana informacji o aktualnym statusie projektu,
• ustalanie terminów spotkań projektowych, lub
• udostępnianie wyników monitoringu projektów.

Kierownik Projektu powinien zadbać o to, aby informacje były dostępne dla wszystkich, niezależnie od tego, gdzie pracują. Dotyczy to zwłaszcza osób pracujących na udostępnionych plikach, które podczas pracy na miejscu mogły być przechowywane na serwerach uniemożliwiających zdalne użycie. Być może będziesz musiał pomyśleć o rozwiązaniach w chmurze lub w inny sposób zaplanować wykonywane zadania.

Techniczne wsparcie pracy zespołu

Kluczowym aspektem udanej eksploatacji w modelu hybrydowym jest stworzenie warunków technicznych do nieprzerwanej pracy. Podstawy to:

• Szybki internet
• komputer lub laptop i
• oprogramowanie potrzebne do wykonywania ich pracy.

Project Manager powinien zadbać o to, aby wszyscy pracownicy, którzy pracują zdalnie, mieli odpowiednie narzędzia, sprzęt i dostęp do firmowej sieci.

Utrzymywanie więzi

Utrzymywanie relacji w zespole jest często zaniedbywane, ale równie ważne jak wsparcie techniczne i komunikacja bezpośrednio związana z realizacją projektu. Jednak w modelu hybrydowym pracownicy obecni w biurze nie mają czasu na budowanie kontaktów międzyludzkich.

Gdy większość pracy odbywa się zdalnie podczas wizyty w siedzibie firmy, każdy uczestnik projektu ustala terminy spotkań indywidualnie. Czasami okazuje się, że w ciągu dnia spotykają się ze wszystkimi współpracownikami i ekspertami zewnętrznymi zaangażowanymi w zadania. W efekcie brakuje czasu na poznanie zespołu, który w centrali firmy pracuje razem tylko w teorii.

Dlatego też zagrożenia związane z pracą hybrydową to:

• rozpad zespołów,
• zmniejszenie poczucia odpowiedzialności zespołu za projekt i
• brak emocjonalnego zaangażowania w firmę.

Nie tylko osoby pracujące zdalnie mogą czuć się odizolowane od reszty zespołu. Dlatego tak ważne jest dbanie o dobrą atmosferę podczas wspólnej pracy. Remedium na bolączki „hybrydy” mogą być regularne grupowe spotkania projektowe uzupełnione indywidualnymi rozmowami z pracownikami.

Streszczenie

Kierowanie zespołem projektowym pracującym w trybie hybrydowym wymaga od Project Managera określenia zasad komunikacji i zapewnienia sprawnej wymiany informacji. Istotne jest również utrzymywanie więzi w zespole, zapewnienie czasu i przestrzeni na spotkania zarówno w środowisku cyfrowym, jak iw biurze.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów
8. Obszary działalności projektowej
9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
13. Cykl życia projektu
14. Do czego służy wizja projektu?
15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
20. Realizacja projektu
21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
22. Znaczenie zamknięcia projektu
23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
27. Jak zostać kierownikiem projektu?
28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
29. Jak założyć zespół projektowy?
30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
33. Rodzaje spotkań projektowych
34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
35. Jak napisać przekonujący
36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
39. Jak stworzyć kartę projektu?
40. Co to jest rejestr interesariuszy?
41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
42. Jak stworzyć budżet projektu?
43. Zarządzanie czasem w projekcie
44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
46. marketingu projektu
47. Źródła i obszary zmian w projekcie
48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami