Znaczenie modelowania procesów biznesowych dla Twojej firmy

W jednym z naszych poprzednich artykułów omówiliśmy, czym jest modelowanie procesów biznesowych i techniki modelowania procesów biznesowych. W ostatnim artykule z serii będziemy mówić o znaczeniu modelowania procesów biznesowych.

(1) Dopasuj operacje do nowej strategii biznesowej

Wdrożenie lub modyfikacja strategii biznesowej zwykle wymaga zmian w operacjach i osobach wykonujących pracę. A ludzie z natury opierają się zmianom. Tak więc procesy, zasady i osoby zaangażowane w starą strategię mogą mieć wpływ na nową strategię.

Modelowanie procesów biznesowych ułatwia to poprzez:

• Pomagając menedżerom i kadrze kierowniczej w utrzymaniu spójności między procesami, jednocześnie obserwując ogólną strategię organizacji
• Dbając o to, aby zadania operacyjne i czynności wykonywane przez członków zespołu rzeczywiście pomagały organizacji w realizacji jej strategii. Jeśli procesy i strategie nie są zgodne, zwykle prowadzi to do niepowodzenia w realizacji. Bo nawet jeśli zadania operacyjne są wykonywane poprawnie, nie osiąga się ogólnych celów organizacyjnych.
• Implementuj Business Process Re-engineering (BPR) poprzez zrozumienie istniejących procesów i zmianę ich w celu poprawy wydajności – Analiza procesów biznesowych pomaga w identyfikacji wąskich gardeł i nieefektywności w procesach, a tym samym ich ulepszeniu.
• Włącz zwinność procesów, zdolność do szybkiego zmieniania i komunikowania procesów, aby wykorzystać nowe możliwości biznesowe lub sprostać wyzwaniom biznesowym.

Modele procesów biznesowych pomagają zwizualizować procesy, aby podejmować lepsze decyzje

(2) Popraw komunikację w procesie

Jednym z obszarów, który wyróżnia firmy i zespoły odnoszące sukcesy, jest to, że mają bardzo jasne wyobrażenie o tym, co mają robić, jak mają to robić i jaka jest dokładna rola każdego członka zespołu. Jasna komunikacja procesów operacyjnych ma kluczowe znaczenie dla sprawnego funkcjonowania zespołu.

Modelowanie procesów biznesowych umożliwia dokumentowanie i komunikację procesów biznesowych organizacji:

• Modelowanie procesów oferuje wspólny, ujednolicony język i metodologię komunikowania procesów oraz informacji o procesach i regułach decyzyjnych.
• Jest idealny do szkolenia nowych osób i szybkiego transferu wiedzy, ponieważ dzięki dokładnie udokumentowanemu procesowi każdy nowy członek zespołu może być bardzo szybko przeszkolony w zakresie tego, co musi zrobić w każdej sytuacji, z którą może się zmierzyć.
• Minimalizuje potencjalne niebezpieczeństwo utraty personelu skutkującej utratą wiedzy o procesach biznesowych.
• Pomaga menedżerom biznesowym w szybkim i jasnym komunikowaniu swoich pomysłów.
• Szybki start inicjatywy dokumentacji procesów organizacyjnych.
• Zamienia doświadczenie zespołu w udokumentowane procesy.

(3) Zwiększ kontrolę i spójność

Organizacje i firmy, które odnoszą sukces, to te, które zapewniają, że ich procesy biznesowe i zasady są dobrze zaprojektowane i są konsekwentnie stosowane w ten sam sposób za każdym razem. Ta kontrola i spójność procesu to klucz do sukcesu w każdej organizacji.

Modelowanie procesów biznesowych umożliwia to, pomagając:

• Sformalizuj istniejące procesy, które mogą nie być dobrze udokumentowane lub które z czasem ewoluowały w „wiedzy nieformalnej”.
• Wykonuj proces w spójny sposób, ponieważ zamiast polegać na ludziach, którzy pamiętają o zrobieniu właściwych rzeczy, udokumentowany proces można przekazać użytkownikom biznesowym.
• Podejmuj lepsze decyzje, ponieważ zgadywanie jest wyeliminowane, ponieważ użytkownicy biznesowi mogą mieć przed sobą udokumentowane reguły biznesowe.
• Szybciej i lepiej obsługuj wyjątki.
• Pełna zgodność z przepisami poprzez zapewnienie, że udokumentowane procesy są zgodne z wytycznymi firmy i przepisami prawnymi.
• Przekaż kontrolę nad ludźmi biznesu.
• Wspieraj inicjatywy zgodności, takie jak Six Sigma, ISO 9000

(4) Poprawa efektywności operacyjnej

• W dzisiejszym środowisku biznesowym każda firma i każdy menedżer chce mieć pewność, że osiąga najlepsze możliwe wyniki przy dostępnych zasobach. Nie ma miejsca na nieefektywność i marnotrawstwo.
• Etapy symulacji i analizy procesów w ramach modelowania procesów biznesowych są kluczowymi narzędziami dla menedżerów i analityków, które zapewniają, że ich procesy są zoptymalizowane i działają prawidłowo.
• Symulacja procesu umożliwia analizę i zrozumienie przepływów procesów oraz pomaga menedżerom wiedzieć, czy jest miejsce na dalszą optymalizację i wydajność.
• Pomaga wykryć potrzebne ulepszenia i skrócić czas cyklu procesu.
• Zwiększa produktywność istniejących zasobów i personelu, dzięki czemu zespół może zrobić więcej za mniej.
• Ułatwia eksperymentowanie bez ryzyka i zachęca do wymiany pomysłów na doskonalenie procesów.
• Symulacja procesów umożliwia modelowanie projektów procesów przed ich faktycznym wdrożeniem, minimalizując w ten sposób zakłócenia.
• Zachęca do myślenia o ciągłej optymalizacji krytycznych procesów biznesowych w celu stopniowej poprawy wydajności operacyjnej.
• Analiza procesów umożliwia lepsze wykorzystanie zasobów.

(5) Zdobądź przewagę konkurencyjną

Wszystkie wymienione powyżej korzyści prowadzą do znaczącej przewagi konkurencyjnej dla organizacji, która zainwestowała czas i wysiłek w udokumentowanie, symulację i usprawnienie swoich procesów biznesowych.

Badania wielu szalenie odnoszących sukcesy firm często pokazują, że odnieśli sukces nie tylko dzięki lepszym pomysłom czy lepszym modelom biznesowym. Ale także dlatego, że stale udoskonalają i ulepszają swoje procesy poprzez modelowanie procesów biznesowych.

Niewielka poprawa w jednej czynności tutaj i innej tam prowadzi do ogólnie lepszego procesu. A te drobne udoskonalenia pomagają organizacjom działać efektywnie i dają przewagę nad konkurencją.

Powyższe punkty podkreślają znaczenie modelowania procesów biznesowych dla organizacji. I to koniec serii artykułów, które udostępniliśmy na temat modelowania procesów biznesowych.

Mamy szczerą nadzieję, że pomogło to w poszerzeniu Twojej wiedzy na temat BPM i że wykorzystasz zdobytą wiedzę w praktyce. Mamy również profesjonalnie zaprojektowane szablony modelowania procesów biznesowych, abyś mógł szybko rozpocząć pracę. Kliknij tutaj, aby rozpocząć tworzenie dowolnego złożonego diagramu BPMN.

Jak zawsze, jeśli masz jakieś pytania, możesz je zadać w sekcji komentarzy.