Znaczenie narzędzi do zarządzania projektami inżynierii oprogramowania

Opublikowany: 2023-01-24

Podsumowanie: Twórz oprogramowanie w bardziej uporządkowany sposób, korzystając z narzędzia do zarządzania projektami. Dowiedz się, dlaczego warto przejść na oprogramowanie do zarządzania projektami i porzucić zwykłe arkusze kalkulacyjne. Wybraliśmy interesujące studium przypadku, aby zrozumieć znaczenie tego oprogramowania.

Tworzenie oprogramowania to długi proces, który obejmuje wiele etapów, profesjonalistów, a nawet zespoły. Ale zarządzanie wszystkim sprowadza się do jednego kierownika projektu, który musi tworzyć harmonogramy projektów, przydzielać zadania, zarządzać finansami, generować raporty i robić dużo więcej.

Robienie tego wszystkiego ręcznie lub tylko w arkuszu kalkulacyjnym prowadzi do nieefektywności procesów, opóźnień w realizacji projektów i nieśledzonych wydatków na zasoby. Jednak wdrożenie narzędzi do zarządzania projektami inżynierii oprogramowania może pomóc inżynierom oprogramowania i innym współpracownikom w zarządzaniu zespołami, budżetowaniu i realizacji projektów.

Sprawdźmy, dlaczego potrzebujesz narzędzia do zarządzania projektami w tworzeniu oprogramowania i jak możesz go użyć, aby zmaksymalizować wydajność.

Spis treści

Czym są narzędzia do zarządzania projektami inżynierii oprogramowania?

Narzędzia do zarządzania projektami inżynierii oprogramowania umożliwiają kierownikom projektów planowanie, planowanie, efektywną alokację zasobów i śledzenie postępów projektu w celu tworzenia oprogramowania i realizacji projektów internetowych.

Dlaczego narzędzie do zarządzania projektami jest ważne w tworzeniu oprogramowania?

Oto kilka ważnych funkcji narzędzia do zarządzania projektami do tworzenia oprogramowania:

Zarządzanie zadaniami

Szybciej wykonuj swoje zadania, tworząc, przypisując i ustawiając odpowiednie terminy za pomocą narzędzia do zarządzania projektami. Menedżerowie projektów mogą nawet śledzić czas, jaki programiści poświęcają na określone zadanie, tworzyć dla nich listy kontrolne, ustalać ramy czasowe, automatyzować powtarzające się zadania i nie tylko. Co więcej, kierownicy projektów mogą również dodawać tagi i tworzyć nieograniczone sekcje w celu organizowania zadań zgodnie z ich etapami w procesie tworzenia oprogramowania. Na przykład użytkownicy mogą tworzyć kolumny zadań na tablicach Kanban do testowania, śledzenia błędów, projektowania itp.

Planowanie zasobów

Liderzy zespołów mogą strategicznie planować swoje zasoby ludzkie i inne zasoby, aby zmaksymalizować produktywność i tworzyć innowacyjne rozwiązania. Mogą korzystać z widoków w stylu Gantta, aby zrozumieć, którzy pracownicy są już zajęci niektórymi projektami, a którzy są gotowi podjąć więcej zadań. W związku z tym kierownicy projektów mogą przypisywać nowe zadania za pomocą funkcji harmonogramu przeciągania i upuszczania.

Śledzenie czasu

Starsi inżynierowie oprogramowania mogą śledzić czas rejestrowania każdego indywidualnego inżyniera przy określonym zadaniu za pomocą narzędzia do śledzenia czasu rozpoczęcia i zakończenia, przewidywanych grafików lub widoku kalendarza. Możesz śledzić, ile czasu minęło na każdym etapie, który obejmuje tworzenie makiet projektu oprogramowania, PRD, testowanie, integrację i ostateczne uruchomienie. W rzeczywistości liderzy zespołów mogą również generować dostosowane szczegółowe karty czasu pracy z preferowanymi polami i metrykami, takimi jak faza, rozliczane i nierozliczane godziny, podsumowanie, status, tytuł itp.

Budżetowanie projektów

Kierownicy projektów mogą definiować budżety lub indywidualne projekty, które wiążą się z jednorazowymi i powtarzalnymi kosztami, korzystając z różnych modeli rozliczeń. Zgodnie z ustalonym harmonogramem projektu kierownicy projektów mogą oszacować rozliczane roboczogodziny, koszty narzędzi i integracji oraz inne różne koszty, aby stworzyć ogólny szacunek budżetu dla projektu.

Zarządzanie przepływem pracy

Starsi inżynierowie oprogramowania mogą tworzyć i optymalizować przepływy pracy za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami . Oprogramowanie pozwala wizualnie zobaczyć procesy i ich postępy wraz ze statusem zadań do tej pory. Możesz użyć tablic Kanban, aby uzyskać większą przejrzystość i zrozumieć, które zadania są zakończone, w toku i oczekujące. Co więcej, funkcja zarządzania przepływem pracy może być również efektywnie wykorzystywana do definiowania odpowiedzialności za zadania.

Raporty biznesowe

Liderzy projektów mogą łatwo generować podsumowane i krótkie raporty w ciągu kilku minut za pomocą narzędzia do zarządzania projektami. Raporty te mogą być dalej wykorzystywane do analizy wydajności, zaawansowanych prognoz finansowych i symulacji. Oprócz tego raporty mogą pomóc w porównaniu luki między ustalonymi a osiągniętymi celami oraz zidentyfikowaniu wąskich gardeł. W rzeczywistości użytkownicy mogą również generować raporty wizualne w postaci wykresów kołowych i różnych wykresów z niestandardowymi filtrami i metrykami.

Ciekawa lektura

1. 35% Liderów Wykonawczych IT uznało zwinność organizacyjną za jeden z najważniejszych czynników w osiąganiu sukcesu organizacji.

2. Szacuje się, że branża oprogramowania do zarządzania projektami odnotuje 10,67% CAGR w latach 2020-2026.

3. Średnio 11,4% inwestycji idzie na marne tylko z powodu słabych wyników projektu.

Sugerowana lektura: Open Source i bezpłatne oprogramowanie do zarządzania projektami (internetowe)

Przypadki użycia narzędzia do zarządzania projektami w tworzeniu oprogramowania

Zobaczmy, w jaki sposób kierownik projektu może praktycznie wykorzystać narzędzia do zarządzania projektami inżynierii oprogramowania, aby jak najlepiej je wykorzystać.

Znajdź odpowiednie umiejętności i zasoby do przydzielania zadań

Aby rozpocząć projekt, musisz dowiedzieć się, którzy programiści, programiści i projektanci są dostępni za pomocą filtra cesjonariusza na tablicach Kanban, Scrum lub innych. Ponadto menedżerowie muszą również sprawdzić, który z członków ich zespołu ma odpowiedni zestaw umiejętności do danego projektu, co można zrobić, wydobywając ślepe CV.

Te CV zawierają tylko informacje zawodowe i umiejętności pracowników, a nie ich dane osobowe, co prowadzi do bardziej sprawiedliwego doboru pracowników do projektu. Na przykład zadanie PRD można przypisać tylko pracownikom biegle posługującym się wymaganym językiem programowania. Korzystając z narzędzia do zarządzania projektami, możesz przydzielić wszystkie zadania wraz z pełnymi informacjami i materiałami pomocniczymi właściwej osobie.

Dokonuj szacunków rentowności i czasu

Po znalezieniu odpowiednich programistów i projektantów do następnego projektu tworzenia oprogramowania musisz oszacować różne fazy, przez które przejdzie Twój projekt. Na przykład w inżynierii oprogramowania etapy te obejmowałyby badania, PRD, projektowanie makiet, testowanie, RFL, Live itp., W zależności od przepływu pracy w Twojej organizacji. Oprogramowanie pomaga również w dokonywaniu szacunków dotyczących czasu, rentowności projektu i nie tylko.

Śledź produktywność zespołu i optymalizuj przepływy pracy

Oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwia programistom rejestrowanie czasu spędzonego nad zadaniem. Można to łatwo zrobić, klikając przyciski startu i zakończenia timera. Co więcej, to śledzenie czasu pozwala kierownikom projektów na bieżąco sprawdzać, który pracownik poświęca ile czasu na wykonanie zadania i ostatecznie poznać ich poziomy produktywności. Na tej podstawie kierownicy projektów mogą optymalizować przebieg całego projektu i modyfikować jego ramy czasowe, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Praca nad finansami

Teraz, gdy znasz wymaganą liczbę roboczogodzin i innych narzędzi potrzebnych do ukończenia projektu, możesz łatwo oszacować również budżet projektu. Korzystając z narzędzia do zarządzania projektami, szefowie projektów mogą obliczyć zysk z określonego projektu oprogramowania.

Można to zrobić, dodając koszt roboczogodzin, narzędzi oraz inne stałe i powtarzające się koszty wraz z dochodem wygenerowanym przez projekt. W rzeczywistości, jeśli wystąpią zmiany w kosztach, harmonogramie lub elementach dostarczanych, można je łatwo przeglądać i śledzić za pomocą raportów w czasie rzeczywistym i różnych filtrów.

Niestandardowe generowanie raportów z niestandardowymi danymi

Jeśli ukończyłeś lub jesteś w trakcie sprintu lub całego projektu, możesz łatwo być na bieżąco z najnowszymi postępami za pomocą raportów. Raporty dadzą Ci wgląd w czasie rzeczywistym w dostępność Twoich pracowników, finanse projektów, raporty o wolnych miejscach pracy itp.

Użytkownicy mogą dostosowywać te raporty za pomocą różnych metryk, takich jak zaplanowany czas, śledzony czas, szacowany koszt, godziny przepustowości, pozycje itp. Oprócz tego użytkownicy mogą również konwertować te raporty na formaty wizualne za pomocą wykresów kołowych, wykresów słupkowych i innych.

Zrozumiejmy wpływ oprogramowania do zarządzania projektami w firmach IT

Przyjrzyjmy się przykładowi wiodącej firmy informatycznej i zobaczmy, jakie korzyści odniosła z wdrożenia narzędzia do zarządzania projektami.

SovTech , wiodąca firma świadcząca usługi IT w RPA, wdrożyła oprogramowanie do zarządzania projektami i zwiększyła swoją ogólną rentowność dzięki widokowi z lotu ptaka na finanse związane z projektami.

Kiedy organizacja zaczęła się rozwijać i osiągnęła liczbę 170 osób, z 25 dużymi projektami pod jej parasolem, jej kierownik, Oliver, zaczął stawiać czoła wyzwaniom podczas zarządzania procesami finansowymi firmy. W tym czasie firma przeżywała znaczny wzrost, zatrudniając około 220 pracowników w 40 projektach.

Wyzwania stojące przed SovTech

Dokonywanie częstych zmian w arkuszach kalkulacyjnych w trybie dziennym, tygodniowym i miesięcznym
Zaczęły się pojawiać częste błędy w obliczeniach i szacunkach, których korygowanie trwało godzinami
Ręczne otrzymywanie regularnych aktualizacji na każdym etapie od wszystkich cesjonariuszy dotyczących postępu zadania, szacowanego czasu ukończenia, odpowiedzialności za zadanie i innych.
Brak jasności co do dostępności pracownika i jego zakresu obowiązków
Identyfikacja i przydzielanie zadań właściwym profesjonalistom
Brak możliwości generowania raportów na żądanie

Sprostanie wszystkim tym wyzwaniom za pomocą arkuszy kalkulacyjnych i ręcznych działań następczych powodowało chaos. Wpłynęło to również na finanse firmy i produktywność pracowników. SovTechowi trudno było ustalić i oszacować rzeczywistą marżę zysku projektu oraz koszty poniesione na jego działalność i rozwój. Nawet użycie ogólnego narzędzia do śledzenia czasu nie pomogło, ponieważ był w stanie obliczyć tylko czas spędzony na zadaniu, ale nie jego poprawki, zmiany lub dalsze modyfikacje.

Sugerowana lektura: Wykorzystanie oprogramowania do zarządzania projektami w branży budowlanej

Wpływ po wdrożeniu narzędzia do zarządzania projektami

Ponieważ arkusze kalkulacyjne SovTech stawały się coraz dłuższe, a procesy stawały się coraz bardziej skomplikowane, firma IT zdecydowała się wypróbować narzędzie do zarządzania projektami. Narzędzie pomogło im usprawnić chaotyczne procesy i inne rzeczy, które obejmują:

Prognozowanie i sprawdzanie zdolności zadaniowych każdego pracownika
Optymalizacja i wydajna alokacja zasobów dzięki widokowi 360 stopni na pulpity nawigacyjne
Monitorowanie postępu zadań i związanych z nimi zmian kosztów
Efektywnie rozdzielaj pracę pomiędzy dostępne i wykwalifikowane zasoby ludzkie
Monitoruj inne czynniki, które mogą mieć wpływ na finanse projektu
Śledź, jak i gdzie wydawany jest bieżący budżet

Wszystko to pomogło kierownikowi projektu, Oliverowi, zrozumieć, że może pracować wydajniej, używając oprogramowania do zarządzania projektami inżynierii oprogramowania. Daje mu widok z lotu ptaka na wszystkie procesy i nie musi od nikogo wymagać ręcznych działań następczych.

„Dla kierownika projektu przestrzeganie budżetu i oszczędzanie czasu jest zawsze najwyższym priorytetem, a dzięki narzędziu do zarządzania projektami możesz zobaczyć swoje dane, zasoby, zaplanowane i rzeczywiste, śledzić działania i wiele więcej”. – Aditya Ghosh, kierownik produktu

Wniosek

Tworzenie oprogramowania to złożony proces obejmujący wiele zadań i zespołów, co może być mylące i męczące w zarządzaniu dla kierownika projektu. W rzeczywistości to zamieszanie może również skutkować opóźnieniami w realizacji projektów i przekroczeniem budżetu. Jednak wdrożenie narzędzi do zarządzania projektami inżynierii oprogramowania umożliwi kierownikowi projektu zarządzanie, planowanie, przydzielanie i śledzenie postępów projektu. Co więcej, pomoże to liderom zespołów zapewnić terminowe dostawy i zmieścić się w budżecie.