Wizualny przewodnik po poprawie wydajności organizacji

Celem każdej organizacji jest efektywne osiąganie najwyższego poziomu wydajności. Jeśli dysponujesz niezbędnymi narzędziami i technikami do identyfikowania problemów z wydajnością, izolowania głównych przyczyn, ulepszania procesów i zapewniania odpowiednich interwencji dotyczących wydajności pracowników, można to zrobić w opłacalny sposób.

Właśnie do tego dążymy w tym poście, próbując przedstawić kilka technik wizualnych, które można wykorzystać do poprawy wydajności organizacji.

Narzędzia do rozwiązywania problemów

Rozwiązywanie problemów w środowisku korporacyjnym zajmuje więcej czasu niż w jakiejkolwiek innej sytuacji. Od znalezienia problemu po wdrożenie rozwiązania i monitorowanie wyników, możesz potrzebować systematycznego podejścia. Poniższe techniki wizualne pomogą Ci uprościć ten proces nawijania.

Diagramy zależności

Co to jest

Diagram wzajemnych zależności wizualizuje relacje przyczynowo-skutkowe, które istnieją w zestawie problemów. Jeśli próbujesz ustalić związek przyczynowy problemu, to narzędzie może ci pomóc.

Jak to zrobić

Krok 1: Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie problemu, który spowalnia postęp Twojej organizacji, procesów itp. Problem powinien znajdować się na górze diagramu; aby go uwydatnić możesz pokazać w innym kolorze lub w większym rozmiarze.

Krok 2: Przeprowadź burzę mózgów, które według Ciebie mogą być przyczyną problemu, który zidentyfikowałeś wcześniej.

Krok 3: Przeanalizuj zidentyfikowane przyczyny i ustal związek przyczynowo-skutkowy między nimi. Połącz przyczyny i skutki za pomocą strzałek. Jeśli wpływ przyczyny na skutek jest silniejszy, podkreśl go, przyciemniając strzałkę. A jeśli związek jest słabszy, możesz go zobrazować linią przerywaną.

Krok 4: Następnie przeanalizuj, jakie są przyczyny. Jeśli konkretna przyczyna ma wiele strzałek wskazujących na nią, możesz uznać ją za kluczową przyczynę problemu. A jeśli istnieje przedmiot, na który wskazuje wiele strzałek, jest to kluczowy wynik. Gdy poznasz te szczegóły, znacznie łatwiej będzie Ci znaleźć rozwiązanie.

Analiza przyczyn

Co to jest

Analiza przyczyn źródłowych to kolejne narzędzie używane do identyfikacji podstawowej przyczyny problemu. Pomaga dotrzeć do sedna problemu i znaleźć trwałe rozwiązania.

Jak to zrobić

Dostępnych jest wiele narzędzi do analizy przyczyn źródłowych i są one:

5 Dlaczego?

Analiza 5 Whys jest dość łatwa do wykonania. Po zdefiniowaniu problemu zapytaj swój zespół, dlaczego tak się dzieje. Niech podają powody. Zapytaj dlaczego jeszcze cztery razy, gdy będziesz kopać głęboko i analizować przyczynę. Możesz użyć szablonu diagramu 5 Whys, takiego jak ten poniżej, aby zapisać informacje w celu szybkiego odniesienia.

Diagram Fishbone (diagram Ishikawy/ diagram przyczyn i skutków)

Zapoznaj się z naszym Ultimate Guide to Fishbone Diagrams, aby dowiedzieć się wszystkiego, co musisz wiedzieć o typie diagramu. Gdy będziesz gotowy, możesz użyć szablonu diagramu rybiego, takiego jak ten poniżej, aby przeprowadzić analizę przyczyn źródłowych.

Diagramy powinowactwa

Co to jest

Diagram powinowactwa to technika burzy mózgów wykorzystywana do organizowania dużej liczby informacji/danych poprzez grupowanie podobnych lub powiązanych pomysłów w ramach jednego tematu. To świetny sposób na wspólne zbadanie problemu z zespołem.

Jak to zrobić

Krok 1: Zdefiniuj problem, na który musisz znaleźć rozwiązanie. Jeśli masz jasne określenie problemu (tj. jak możemy przyspieszyć nasze projekty), Twój zespół będzie łatwiej proponować pomysły.

Krok 2: Zachęć swój zespół do myślenia i wymyślenia pomysłów na rozwiązanie problemu. Mogą prezentować własne pomysły lub rozmawiać ze sobą i przedstawiać pomysły jako grupa.

Krok 3: Kategoryzuj lub grupuj swoje pomysły w celu łatwej analizy. Możesz użyć diagramu wzajemnych powiązań, diagramu rybiej kości lub analizy 5 dlaczego, aby dalej znaleźć źródłowe przyczyny problemu, który tutaj analizujesz.

Narzędzia do doskonalenia procesów

Jeśli chodzi o redukcję kosztów, poprawę usług, zwiększoną produktywność i poprawę jakości, kluczowe znaczenie ma doskonalenie procesów. Poniższe narzędzia wizualne, którym będziemy się przyglądać, pomogą Ci wesprzeć Twoje projekty doskonalenia procesów.

Diagramy żółwia

Co to jest

Diagramy żółwia to narzędzie jakości, które wizualizuje elementy procesu, takie jak zaangażowany, wkład, wyniki, zasoby itp. Pomaga zrozumieć proces zarówno z perspektywy kierownictwa, jak i siły roboczej.

Jak to zrobić

Oto jak wypełnić każde pole diagramu żółwia

Dane wejściowe – W tym miejscu należy wymienić wszystkie dane wejściowe lub zasoby, takie jak dokumenty, informacje, materiały, które będą potrzebne do przeprowadzenia procesu.

Wyniki – Jaki jest końcowy rezultat Twojego procesu? Może to obejmować produkt końcowy, dokumenty i zapisy.

Kto jest zaangażowany – W tej sekcji musisz wspomnieć o właścicielach procesu i zasobach ludzkich niezbędnych do ukończenia procesu.

Z czym – Tutaj musisz spisać zasoby pozaludzkie potrzebne do przeprowadzenia procesu

Proces/ Jak to się robi – Tutaj dodajesz odniesienia do dokumentów, które mówią ludziom, jak wykonać każdy krok

Miary – Wymień wskaźniki wydajności, które pomogą Ci określić, czy proces zakończył się sukcesem, czy porażką

Pełną listę technik doskonalenia procesów, która obejmuje narzędzia Lean i Six Sigma, można znaleźć w naszym Prostym przewodniku po metodologiach doskonalenia procesów .

Narzędzia planowania strategicznego

Planowanie strategiczne to najlepszy sposób na uzyskanie przewagi konkurencyjnej i lepsze wyniki organizacyjne. Poniższe narzędzia do planowania strategicznego mają podejście wizualne i pomagają skutecznie tworzyć i wdrażać strategie.

Planowanie scenariusza

Co to jest

Planowanie scenariuszy to narzędzie, którego można użyć do przyjęcia założeń dotyczących przyszłości i tego, jak zmieni się odpowiednio środowisko organizacyjne. Zasadniczo, dzięki planowaniu scenariuszy, możesz wyobrazić sobie różne rzeczywistości, z którymi Twoja firma może się zmierzyć w przyszłości. Pomoże Ci to znaleźć odpowiedzi, aby skutecznie stawić czoła każdej alternatywnej rzeczywistości.

Jak to zrobić

Aby uzyskać szczegółowy przewodnik dotyczący przeprowadzania ćwiczenia planowania scenariuszy, zapoznaj się z tym artykułem.

Krok 1: Zidentyfikuj siły napędowe Twojej firmy, takie jak zmiany w gospodarce, technologii itp. Pamiętaj o wewnętrznych zmianach, które mogą mieć również wpływ na Twoją firmę. Weź pod uwagę wszystkie czynniki, w tym te, które Twoim zdaniem mogą wpłynąć na rozwój Twojej firmy i wymień je.

Krok 2: Jakie niepewności mają największy wpływ na Twoją firmę? Wybierz dwie niepewności, które Twoim zdaniem będą miały najpoważniejszy wpływ na Twoją firmę.

Krok 3: Utwórz macierz z 2 niepewnościami jako osią i czynnikami biznesowymi. Dzięki matrycy możesz wymyślić cztery prawdopodobne scenariusze, które pomogą Ci w podejmowaniu decyzji dotyczących przyszłości Twojej firmy.

Krok 4: Na koniec ty i twój zespół możecie omówić, w jaki sposób należy zareagować na każdy z tych scenariuszy.

Analiza SOAR

Co to jest

SOAR oznacza mocne strony, szanse, aspiracje i wyniki. Jest to ramy planowania strategicznego, które pomagają organizacji skoncentrować się na tym, co robi dobrze, co należy poprawić i czym interesariusze są najbardziej zainteresowani.

Jak to zrobić

Krok 1: Kiedy wybierasz swój zespół do sesji burzy mózgów, upewnij się, że pochodzą z różnych działów i mają różne umiejętności i doświadczenie, dzięki czemu będziesz mógł rozważyć różne perspektywy.

Krok 2: Stwórz kwestionariusz lub przewodnik, do którego będziesz się odwoływać podczas przesłuchiwania uczestników podczas sesji.

Krok 3: Wspólnie z zespołem spróbuj dowiedzieć się, jakie pozytywne warunki przyczyniły się do sukcesu Twojej firmy w przeszłości. Zidentyfikuj aspiracje i pożądane rezultaty dla pomyślnej przyszłości.

Krok 4: Zidentyfikuj obszary możliwości i napisz deklaracje celów dla każdego. Określ także mierniki, które pomogą śledzić sukces organizacji.

Analiza tłuczka

Co to jest

Analiza TŁUCZKA pomaga zidentyfikować i przeanalizować kluczowe czynniki zewnętrzne lub makrosiły, które wpływają na organizację. Podczas analizy TŁUSZCZU powinieneś zbadać i zidentyfikować zmiany w każdym z poniższych obszarów.

Czynniki polityczne

Wpływ rządu lub polityki rządu na Twoją firmę lub branżę.

Czynniki ekonomiczne

Jak gospodarka i jej wyniki mogą wpłynąć na Twoją organizację lub branżę? Szczegóły, które możesz potrzebować, obejmują wskaźniki zatrudnienia, koszty surowców, stopy procentowe itp.

Czynniki społeczne

Zbadanie czynników społecznych pomoże Ci lepiej zrozumieć potrzeby i pragnienia Twoich klientów. Na przykład zmiany postaw, zmiany kulturowe, poziomy wykształcenia itp.

Czynniki technologiczne

Jak postęp technologiczny wpłynąłby na rozwój Twojej firmy i branży?

Czynniki prawne

Musisz być świadomy terytoriów prawnych, na których działasz. I zwracaj uwagę na wszelkie zmiany w przepisach i na to, jak wpłyną one na Twoją działalność biznesową.

Czynniki środowiskowe

W tej sekcji musisz wymienić, w jaki sposób zmiany w środowisku, takie jak zmiana klimatu, zanieczyszczenie itp., wpłyną na rozwój Twojej firmy.

Więcej narzędzi do strategicznego planowania marketingowego można znaleźć w naszej Ostatecznej liście narzędzi do planowania strategii marketingowej.

Narzędzia poprawy wydajności pracowników

Organizacja może iść naprzód tylko wtedy, gdy jest wspierana przez silny zespół pracowników, którzy dobrze sobie radzą. Oto kilka narzędzi, których możesz użyć do rozwoju swojego zespołu i mentora oraz coachingu swoich pracowników, aby pomóc im poprawić ich produktywność i wydajność.

Model 9-pudełkowy

Co to jest

Model 9-pudełkowy to doskonałe narzędzie do planowania i rozwoju sukcesji. Ideą matrycy jest to, że dzięki ustaleniu, w jaki sposób wszyscy pracownicy pasują do siatki, firma może zrozumieć, gdzie każdy pracownik należy i jak powinien być ustawiony podczas zmian organizacyjnych, które nastąpią w przyszłości.

Oś X siatki śledzi bieżącą ogólną wydajność, a oś Y ilustruje potencjał pracowników.

Jak tego użyć

Krok 1: Zacznij od ustalenia kryteriów i standardu dla każdego pudełka. Jeśli masz to wyjaśnione, łatwiej jest skategoryzować każdego pracownika

Krok 2: Umieść każdego pracownika w odpowiednim polu. Aby ułatwić sobie ćwiczenie, miej przy sobie profile pracowników.

Krok 3: Spotkaj się i planuj postępy swojego pracownika w regularnych odstępach czasu. Pomoże Ci zobaczyć, jak się rozwinęli i jakie działania musisz podjąć, aby dalej rozwijać swój zespół.

ROSNĄCY Model

Co to jest

Model GROW jest pomocnym narzędziem do organizowania sesji coachingowych lub mentoringowych dla pracowników. Pomaga osobie wyjaśnić, co chce osiągnąć i jak to osiągnąć.

Jak tego użyć

Krok 1: (Cel) Pierwszym krokiem jest określenie celu, który chcesz osiągnąć pod koniec sesji coachingowej. Cele tutaj mogą być wartościami docelowymi, wynikami wydajności itp. Przy ustalaniu celów ważne jest przestrzeganie kryteriów SMART.

Krok 2: (Rzeczywistość) Następnym krokiem jest analiza i uzyskanie wyobrażenia na temat obecnego stanu, w jakim znajduje się praktykant. Trener może pomóc swojemu klientowi dokonać samooceny za pomocą osobistej analizy SWOT, a także zidentyfikować jego mocne i słabe strony jako zagrożenia i szanse. Na końcu tego kroku należy wymienić przeszkody.

Krok 3: (Opcje) Jakie są dostępne rozwiązania, aby pokonać przeszkody, które zidentyfikowałeś wcześniej? Przeprowadź burzę mózgów ze stażystą.

Krok 4: (Czy) Na tym etapie wybierane jest jedno z rozwiązań i nakreślany jest plan działań. Obowiązkiem coacha od teraz jest motywowanie klienta do realizacji planu, aż cel zostanie osiągnięty.

Jakich technik używasz, aby poprawić wydajność organizacji

W tym przewodniku przyjęliśmy inne podejście – wizualne – w celu poprawy wydajności organizacji i mamy nadzieję, że pomoże to zwiększyć efektywność organizacji i produktywność pracowników.

Nie zapomnij podzielić się nim z kolegami i podziel się z nami swoimi przemyśleniami na temat przewodnika w sekcji komentarzy poniżej.