10 nieefektywnych sposobów, w jakie firmy zarządzają swoimi zapasami (i jak ich uniknąć)

Na pierwszy rzut oka trudno dostrzec, w jaki sposób zarządzanie zapasami przyczynia się do sukcesu firmy.

Jasne, to ważne — ale czy naprawdę ma tak znaczący wpływ na wyniki finansowe?

Oto konkretny przykład tego, jak dobre (lub słabe) zarządzanie zapasami bezpośrednio wpływa na przychody.

Według badania z 2019 r. 34 procent firm wysyła przesyłki z opóźnieniem, ponieważ sprzedają produkty, których w rzeczywistości nie mają.

Nie ma nic bardziej frustrującego dla klienta niż scenariusz braku zapasów i nic bardziej szkodliwego dla lojalności klienta i wartości życiowej.

Co więcej, 46% magazynów wymienia błąd ludzki jako największy problem w zarządzaniu dostępnym produktem.

Jest rok 2022, a technologia jest bardziej dostępna i wydajniejsza niż kiedykolwiek. Mimo to wiele organizacji popełnia podstawowe błędy, które niepotrzebnie obciążają ich zasoby.

I odwrotnie, świadomość i zrozumienie tych błędów – w połączeniu z chęcią ich naprawienia, zanim przerodzą się w poważne problemy – może zmienić i pomóc w wyniku.

W tym poście omówimy kilka wysoce nieefektywnych sposobów, w jakie firmy radzą sobie ze swoimi zapasami oraz jak je naprawić (i uniknąć).

Dlaczego efektywność zarządzania zapasami ma znaczenie?

Wydajny system zarządzania zapasami pozwala prawidłowo oszacować, ile zapasów potrzebujesz na podstawie aktywności sprzedażowej.

W ten sposób możesz pewnie przyjmować zamówienia, ograniczając braki w magazynie, nadmierne zapasy i niedokładne zapisy.

Co więcej, właściwe zarządzanie zapasami pozwala na terminową realizację przychodzących lub otwartych zamówień i, jako szczęśliwy produkt uboczny, zwiększa zyski.

Oto kilka dodatkowych korzyści płynących z efektywnego zarządzania zapasami.

Dobre zarządzanie zapasami to oszczędność pieniędzy

Zrozumienie poziomu zapasów pozwala określić, ile masz (i gdzie je przechowujesz). W ten sposób możesz utrzymać zapasy wystarczające do realizacji zamówień bez marnowania pieniędzy na nadmiar produktu.

Oprócz oszczędności na samym inwentarzu, prawdziwe oszczędności wynikające z dobrych procesów zarządzania zapasami pochodzą z oszczędności na liście płac.

Używając IMS, takiego jak SkuVault , do automatyzacji zbędnych zadań, możesz wyeliminować ruch i marnowanie czasu ze swojego zespołu.

Gdy Twoja logistyka przebiega sprawnie, zwiększa się przepływ gotówki

Właściwe zarządzanie zapasami pozwala kupować zapasy, które szybko się sprzedają, co poprawia przepływ pieniędzy do i z firmy.

Efektywność zapasów jest bezpośrednio związana z satysfakcją klienta

Zadowolenie klienta jest niezbędne do prowadzenia dobrze prosperującej firmy. Według badania Salesforce 81 procent zadowolonych klientów twierdzi, że jest bardziej prawdopodobne, że w przyszłości wejdą w interakcję z Twoją firmą po pozytywnych doświadczeniach klientów.

Jedną z najprostszych i najlepszych strategii, aby klienci powracali, jest upewnienie się, że otrzymują zamówienia na czas.

Wiem, to nie jest radykalny pomysł. Ale kiedy skalujesz dużą operację eCommerce z dziesiątkami ruchomych części, łatwiej to powiedzieć niż zrobić.

Utrzymywanie kontroli nad tym, jak zarządzasz zapasami, znacznie poprawia ogólną wydajność Twojej firmy — co dobrze wpisuje się w nasz następny punkt.

Jak wydajność przynosi korzyści Twojej firmie?

Istnieje mnóstwo korzyści dla efektywności biznesowej. Na przykład wydajność w Twojej firmie:

• Zwiększ swoją produktywność, jednocześnie usprawniając pracochłonne zadania administracyjne.
• Zminimalizuj koszty operacyjne, dzięki czemu możesz mieć więcej rezerwy gotówkowej na inne kluczowe potrzeby biznesowe.
• Umożliwiają realizację większych zamówień, co oznacza większe przychody i lepszy wynik finansowy.
• Umożliwiają szybką realizację zamówień klientów bez zatrudniania pracowników tymczasowych lub kupowania większej ilości sprzętu w celu zaspokojenia popytu.
• Daj lepszą możliwość skalowania swojej firmy i wejścia na nowe rynki.
• Promuj zdrową konkurencję, gdy inne firmy próbują z Tobą konkurować.

Nieefektywne praktyki zarządzania zapasami

Teraz, gdy wiesz, dlaczego posiadanie solidnego systemu zarządzania zapasami jest kluczowe, przyjrzyjmy się 11 błędom popełnianym przez firmy podczas zarządzania zapasami i sposobach ich unikania.

Brak odpowiedniego planowania

Zarządzanie zapasami to coś więcej niż sprawdzanie, ile masz jeszcze zapasów. Musisz także zarządzać łańcuchem dostaw, pozyskiwaniem, magazynowaniem, napływem i logistyką zwrotną (zwroty).

Zarządzanie zapasami to powiązany proces obejmujący kilka elementów, które muszą się ze sobą płynnie poruszać.

Jeśli jedna część się załamie, cały proces się rozpada. Brak solidnej strategii zarządzania zapasami może skutkować utratą sprzedaży, niepotrzebnymi opóźnieniami i uszkodzeniem zapasów, zwłaszcza w firmach sezonowych.

Na przykład sklep z pamiątkami, który nie zamówi towarów z wyprzedzeniem na okres świąteczny, może stracić niezbędne artykuły w kluczowym okresie sprzedaży.

Kolejnym błędem w planowaniu jest brak eliminacji starszych lub wolno rotujących produktów, aby stworzyć miejsce na nowy towar.

(Aby uzyskać więcej informacji na temat segmentacji jednostek SKU, zapoznaj się z naszym szczegółowym przewodnikiem dotyczącym analizy zapasów ABC .)

Jak to naprawić

Opracuj solidną strategię zarządzania zapasami, która sprawdzi się w Twojej firmie, i zainwestuj w platformę oprogramowania, która pomoże Ci nią zarządzać i wyeliminować błędy ludzkie. Kiedy będziesz gotowy, zapoznaj się z naszymi przewodnikami na poniższy temat:

• 10 skutecznych praktyk zarządzania zapasami w e-commerce
• 8 najlepszych skutecznych strategii zarządzania zapasami w celu obniżenia kosztów
• 15 najlepszych technik i najlepszych praktyk zarządzania zapasami w handlu elektronicznym

Brak komunikacji i słaba koordynacja

Właściwe zarządzanie zapasami powinno być odpowiedzialnością zbiorową. Dobrze naoliwiona maszyna logistyczna to prawdziwie symbiotyczny organizm. Jeśli jeden element zawiedzie, cała podstawa Twojej firmy podlega efektowi byczego bicza .

Musisz koordynować współpracę między dostawcami, kierownikami magazynu, sprzedawcami, przewoźnikami i prawie wszystkimi, którzy zajmują się zapasami w Twojej organizacji.

Dobra komunikacja między wszystkimi stronami jest absolutnie niezbędna do wykonania tej pracy.

Mimo to wiele zespołów zarządzających zapasami boryka się z nieporozumieniami i słabą koordynacją powodowaną przez dostawców i dostawców.

Jak to naprawić

Współpracuj ze sprawdzonymi dostawcami i sprzedawcami. Sprawdź wszystkich w łańcuchu dostaw, aby uniknąć konfliktów w zarządzaniu zapasami w przyszłości. Możesz na przykład zbadać historię dostawcy lub dostawcy, aby sprawdzić, czy pasują, a nawet poprosić o referencje.

Następnie wizualnie zmapuj swój rurociąg logistyczny, od dostawców do użytkowników końcowych. Ten diagram pomoże Ci rozpoznać wszelkie wąskie gardła, które obciążają Twoją firmę.

Brak monitorowania zapasów

Kolejnym błędem popełnianym przez firmy w zarządzaniu zapasami jest brak monitorowania poziomu zapasów.

Jako właściciel firmy oczekujesz, że każdy interesariusz w operacjach związanych z zapasami zrobi swoją część, aby zapewnić zrównoważony poziom zapasów.

Mimo to nie gwarantuje to, że problemy nie wystąpią. A kiedy to zrobią, możesz nie mieć czasu na uratowanie sytuacji, zanim się pogorszy.

Jak to naprawić

Wdróż niezawodny proces śledzenia i monitorowania zapasów. W ten sposób szybko wykryjesz i rozwiążesz każdy proces.

Inwestowanie w oprogramowanie do zarządzania zapasami to najlepszy sposób na śledzenie i monitorowanie poziomu zapasów.

Nie polegaj w tym przypadku na arkuszach kalkulacyjnych ani papierowych wykresach — pamiętasz powyższą statystykę dotyczącą błędu ludzkiego?

Dobre rozwiązanie zapewni, że zawsze będziesz mieć pełny przegląd swoich zapasów, od momentu przybycia towaru do punktu sprzedaży.

Niedokładne prognozowanie

Możliwość prowadzenia wydajnych operacji zarządzania zapasami zależy również od tego, jak dobrze możesz prognozować trendy w zapasach.

Korzystanie z niedokładnych danych i prognoz sprawia, że ​​Twój plan jest nieskuteczny.

Pozostańmy przy przykładzie sklepu z pamiątkami. Firma wie, że sezon świąteczny jest pracowity. Ale te informacje nie pomagają sklepowi określić, ile produktu będzie musiał zamówić, aby zaspokoić popyt.

I odwrotnie, jeśli sklep posiada dane historyczne oparte na poprzednich wyprzedażach świątecznych, może inteligentnie zgadywać, ile zapasów wystarczy na sezon.

Jak to naprawić

Zainwestuj w niezawodne rozwiązanie do analizy danych i analiz, które pomoże Ci zbierać dokładne informacje w celu dokładnego prognozowania.

Na przykład raport o uzupełnianiu zapasów SkuVault generuje szczegółowy przegląd poziomów zapasów w wielu różnych wymiarach. Niezależnie od tego, czy prowadzisz sprzedaż online, czy offline, Twoja historia sprzedaży z każdego kanału jest zebrana w jednym raporcie.

Brak marginesu na nieprzewidziane błędy lub niepowodzenia

Wszyscy mamy tego przyjaciela. Wpisują miejsce docelowe do swojego GPS i rozpoczynają dojazd, aby dotrzeć do celu od razu po rozpoczęciu spotkania, nie pozostawiając czasu na korki, wypadki czy blokady drogowe.

Oczywiście wiemy, że życie rzadko działa w ten sposób. Nawet przy najlepiej ułożonych planach coś idzie nie tak (a często w świecie zarządzania zapasami coś się nie udaje).

Wypadki, klęski żywiołowe i trudne warunki pogodowe mogą zakłócić operacje inwentaryzacyjne.

Wszystko, co musisz zrobić, to włączyć wiadomości, aby zobaczyć przykład z życia. Niedobór półprzewodników, który zaczął się wokół zablokowania COVID-19, nadal ma sejsmiczne efekty falowania na rynku.

Co gorsza, nie da się przewidzieć tych przerw, nawet przy użyciu najbardziej zaawansowanych rozwiązań prognostycznych i analitycznych.

Jak to naprawić

Najlepszą obroną przed nieprzewidzianymi i niekontrolowanymi elementami jest wdrożenie dodatkowych środków ostrożności i marży we wszystkich procesach.

Może to oznaczać ubezpieczenie na wypadek klęsk żywiołowych, dodatkowy produkt w przypadku zwolnień lub wielu producentów i dostawców, którzy mogą działać jako zwolnienia w przypadku awarii logistycznej.

Brak kontroli nad stanami magazynowymi

Niewiele firm codziennie sprawdza swoje zapasy. Przypadkowe lub rzadkie kontrole zapasów mogą prowadzić do znacznych strat w zyskach, jeśli prowadzisz dużą organizację z dużą ilością towarów.

Jednak nie musi tak być.

Jak to naprawić

Zaplanuj częste audyty zapasów, aby zminimalizować straty i zwiększyć wydajność operacji. Regularna inwentaryzacja pozwala zidentyfikować rozbieżność, zanim wymknie się ona spod kontroli.

Oprócz ograniczania strat regularne kontrole zapasów zwiększają widoczność i przejrzystość stanów magazynowych.

Audyty inwentaryzacyjne cieszą się złą opinią, ale nie muszą być koszmarami. Zapoznaj się z naszym przewodnikiem po audycie inwentaryzacyjnym , aby wejść głębiej.

Poleganie na ręcznym gromadzeniu danych

Nie ma łatwego sposobu, aby to powiedzieć — tracisz pieniądze, jeśli nadal używasz arkuszy kalkulacyjnych Excel lub pióra i papieru do śledzenia zapasów.

Ręczna dokumentacja jest pracochłonna, powolna i niezwykle podatna na błędy. Ponadto marnuje zasoby Twojej organizacji i uniemożliwia pracownikom skupienie się na innych obszarach, które mogą pomóc w rozwoju Twojej firmy.

Nie wspominając już o tym, że uzgadnianie danych inwentaryzacyjnych w jednym repozytorium jest poważnym problemem i wymaga dużo pracy ręcznej — pracy, której prawdopodobnie nie chcesz tracić czasu na wykonywanie (lub płacenie za nią).

Jak to naprawić

Automatyka i technologia to Twoi przyjaciele.

Możesz zaoszczędzić znaczne kwoty, inwestując w oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania zapasami, które automatyzuje skanowanie kodów kreskowych, ilości zapasów i informacji o sprzedaży.

Pojedyncze punkty awarii i silosy wiedzy

Większość organizacji korzystających z automatyzacji do zarządzania zapasami napotyka jeden powszechny problem — brak wiedzy na temat tego, jak faktycznie wykorzystać te narzędzia do automatyzacji.

Przekłada się to na opóźnienia w realizacji zamówień i wysyłek, gdy tylko jedna lub dwie osoby wiedzą, jak obsługiwać system.

W teorii systemów nazywa się to „pojedynczym punktem awarii”. Innymi słowy, jeśli jeden z tych pracowników odejdzie, cała wiedza odejdzie razem z nim.

Będziesz zbierać kawałki i krzątać się, aby dostarczyć zamówienia na czas. Co oczywiście bezpośrednio wpływa na przychody, pozyskiwanie klientów i wartość życiową.

Według jednej ankiety , 69 procent klientów jest mniej skłonnych do kupowania od Ciebie w przyszłości, jeśli opóźnisz ich zamówienie o dwa dni od obiecanej daty dostawy.

A jeśli uważasz, że zastąpienie tych klientów jest łatwe, warto wiedzieć, że koszt pozyskania nowego klienta jest 25-krotnie wyższy niż utrzymanie istniejącego .

Jak to naprawić

Wcześnie i często szkol cały zespół w zakresie procesów zarządzania zapasami. I zrób sobie przysługę — wybierz rozwiązanie z łatwą krzywą uczenia się.

Nieefektywne procedury magazynowe

Zarządzanie zapasami to jedna z tych dyscyplin, które w równym stopniu są umysłowe i fizyczne. Tyle planowania zajmuje właściwe zarządzanie zapasami, a jednak guma naprawdę trafia na podłogę magazynu.

Nie jest niczym niezwykłym znalezienie kierowników magazynu, którzy nie wiedzą, jak efektywnie zarządzać zapasami.

Może to objawiać się nieefektywnym układem magazynu, niepraktycznymi procedurami kompletacji i pakowania lub niebezpiecznymi warunkami pracy.

Jak to naprawić

Staraj się wprowadzać małe, przyrostowe ulepszenia wydajności w swoim magazynie. Na przykład możesz zidentyfikować towary szybko rotujące i umieścić je w pobliżu obszaru wysyłki.

Co więcej, możesz przechowywać produkty o wysokiej wartości w dobrze widocznych obszarach magazynowych w swoim magazynie, aby ograniczyć kradzież.

Wiemy, że w magazynie liczy się każda sekunda. Dlatego wbudowaliśmy w SkuVault inteligentne ścieżki kompletacji, które pokazują pracownikom magazynu najbardziej efektywny sposób kompletowania produktu (i dokładnie gdzie go znaleźć).

Przepełnianie magazynu

Im więcej masz towarów, tym więcej potrzebujesz miejsca. Może to nie być dobre dla biznesu, zwłaszcza jeśli twój magazyn jest wydzierżawiony (lub masz łatwo psujące się produkty).

Co więcej, przeprowadzanie kompleksowych audytów i kontroli zapasów, gdy masz duże zapasy, kosztuje więcej, co potencjalnie zmusza cię do zatrudnienia personelu pomocniczego do pracy w twoim magazynie.

Co więcej, przeładowując towar, ryzykujesz zatrzymanie martwego towaru, albo dlatego, że nie możesz go sprzedać, albo dlatego, że się psuje (w przypadku niektórych materiałów eksploatacyjnych).

Pamiętasz fidget spinners? Ten trend zniknął tak szybko, jak się pojawił, i bez wątpienia spowodował, że kilka ambitnych firm eCommerce zostało obarczonych niemożliwymi do sprzedania zapasami.

Wreszcie, gdy masz nadmiar zasobów reklamowych, blokujesz kapitał, co może zagrozić Twoim decyzjom biznesowym, zwłaszcza jeśli pracujesz z napiętymi budżetami lub małymi marżami.

Jak to naprawić

Chociaż posiadanie wystarczającej ilości zapasów jest niezbędne do stworzenia pozytywnego doświadczenia klienta, zdecyduj, czy noszenie nadmiaru towarów ma sens. Jeśli tak nie jest, ustal, co jest „za dużo” lub „za mało” i znajdź równowagę.

Aby określić idealne ilości zapasów, zacznij od zapoznania się z naszym przewodnikiem na temat obliczania średniej formuły zapasów .

Następnie możesz przeczytać ten post o wartości inteligentnej redukcji zapasów.

Dolna linia

Dobre zarządzanie zapasami obejmuje szeroki zakres powiązanych ze sobą dyscyplin i bezpośrednio wpływa na przychody i satysfakcję klientów.

Próba zarządzania zapasami za pomocą procesów ręcznych to recepta na zmarnowane pieniądze i niezadowolonych klientów.

Wykorzystanie systemu zarządzania zapasami (IMS), takiego jak SkuVault, do pomocy w zarządzaniu zapasami, pomoże:

• Monitoruj i konsoliduj stany magazynowe i wskaźniki sprzedaży we wszystkich kanałach
• Prognozuj trendy zamówień
• Generuj bezpapierowe listy wyboru, które usprawniają ruch w magazynie i eliminują marnotrawstwo

Ale co najważniejsze, SkuVault — w połączeniu z dobrą strategią zarządzania zapasami — pomoże Ci uniknąć błędów wyszczególnionych w tym poście.

SkuVault pomaga Ci pracować w Twojej firmie, a nie w Twojej firmie. Chętnie pokażemy Ci, jak awansować na eCommerce lub biznes oparty na zasobach — kliknij przycisk na tej stronie, aby zaplanować prezentację na żywo.