Jaka jest rola systemów informatycznych w zarządzaniu zasobami ludzkimi?

Systemy informacji o zasobach ludzkich są skutecznym narzędziem wykorzystywanym przez zdecydowaną większość nowoczesnych organizacji. W dobie nowoczesnych technologii trudno wyobrazić sobie zarządzanie zasobami ludzkimi bez wsparcia IT. Stopień dopasowania tych systemów do organizacji zależy od jej wielkości, złożoności procesów, podejścia do wykorzystania nowoczesnych narzędzi oraz zasobów i kapitału. Wdrażanie systemów informatycznych lub modernizacja istniejących wymaga nie tylko nakładów finansowych, ale także zmian organizacyjnych, kadrowych, mentalnych i znajomości programu. Dlatego zanim zdecydujesz się na wdrożenie takiego oprogramowania, przeanalizuj i przygotuj się na niezbędne zmiany.

Systemy informacyjne w zarządzaniu zasobami ludzkimi – spis treści:

1. Elementy systemów informatycznych
2. Użyteczność systemów informatycznych w ZZL
3. Korzyści z używania systemów informatycznych
4. Streszczenie

Elementy systemów informatycznych

System informatyczny jest częścią technologii informacyjnej (IT), która wykorzystuje narzędzia komputerowe. Aby system mógł być określany jako IT, musi składać się ze sprzętu komputerowego, oprogramowania, telekomunikacji i pracowników.

Sprzęt to zestaw urządzeń technicznych, który umożliwia transmisję, odbiór i przetwarzanie informacji. Sprzęt składa się z takich urządzeń jak urządzenia wejściowe (klawiatura, czytniki, mysz), urządzenia wyjściowe (monitory, drukarki, skanery), procesory i pamięć. W związku z szybkim rozwojem nowoczesnych rozwiązań informatycznych sprzęt ulega ciągłym zmianom i bardzo szybko staje się przestarzały. Najwygodniejszym i najbardziej popularnym sprzętem wykorzystywanym w zarządzaniu personelem jest komputer osobisty (laptop) oraz smartfon.

Oprogramowanie to zbiór programów, instrukcji, zaimplementowanych interfejsów i zintegrowanych danych , który umożliwia przetwarzanie danych w celu określonym przez użytkownika. Za pomocą oprogramowania budowane są podstawowe narzędzia, takie jak różne bazy danych, funkcjonujące jako zbiory powiązanych ze sobą danych. Baza pracowników zawiera wszystkie informacje o pracownikach, modelowa baza danych pozwala na symulację skutków decyzji oraz ocenę pracowników. Baza wiedzy pozwala z kolei na zarządzanie wiedzą, badanie zachowań pracowników oraz realizację programów szkoleniowych.

Telekomunikacja polega na połączeniu pracy kilku komputerów i terminali. Komputery można podłączyć na poziomie regionalnym, krajowym lub globalnym. Takie rozwiązanie pozwala na tworzenie wirtualnych organizacji oraz realizację pracy zdalnej. Telekomunikacja działa w oparciu o sieci telefoniczne, światłowodowe, ale także bezprzewodowe, a nawet satelitarne.

Pracownicy są najważniejszym i najcenniejszym elementem systemu informatycznego. Kadra obsługująca system składa się z programistów, architektów, menedżerów i użytkowników. Aby system działał efektywnie, konieczne jest przeszkolenie i wprowadzenie pracowników do nowych zadań. Małe firmy zazwyczaj korzystają z zewnętrznego wsparcia technicznego. Większe zatrudniają informatyków, którzy nadzorują działanie i bieżącą modernizację systemu.

Użyteczność systemów informatycznych w ZZL

Przed podjęciem decyzji o korzystaniu z systemu informatycznego należy przeprowadzić analizę organizacji , aw szczególności potrzeb pracowników odpowiedzialnych za politykę HRM. Odpowiedz na pytanie, czy iw jakim stopniu system ułatwi im pracę i czy realizowane działania będą bardziej efektywne. Pomocne będzie również wykonanie kalkulacji ekonomicznej dla konkretnej sytuacji. Warto pamiętać, że użyteczność systemów informatycznych zależy od roli i miejsca działu zarządzania zasobami ludzkimi w strukturze przedsiębiorstwa.

Korzyści z używania systemów informatycznych

Dostępne na rynku systemy informacji o zasobach ludzkich różnią się funkcjonalnością. Jednak to właśnie ich unikalne cechy wpływają na ich realizację i użytkowanie. Właściwe wdrożenie HRIS ma kilka wymiernych korzyści, takich jak:

• Oszczędności. Zwrot z inwestycji jest długoterminowy, ale po pewnym czasie widoczne są efekty finansowe wdrożenia systemu. Scentralizowany system umożliwia integrację drobnych procesów w jeden, co prowadzi do znacznego wzrostu wydajności pracy. Moduł rozwoju zawodowego obniża koszty logistyczne związane z organizacją szkolenia.
• Lepsza komunikacja . Scentralizowana baza danych ogranicza tzw. „szum komunikacyjny”, zapewniając jeden niezmienny zestaw informacji dla wszystkich pracowników w organizacji. Redukcja błędów spowodowanych pracą z nieprawidłowymi danymi zmniejsza również koszty i eliminuje błędne decyzje.
• Analiza i raportowanie. Funkcje kompilacji, sortowania i interpretacji umożliwiają prostą i szybką analizę danych, a uzyskane informacje nie są obarczone błędami. Szybki dostęp do raportów pozwala menedżerom na podejmowanie trafniejszych decyzji personalnych.
• Zwiększona produktywność. Funkcje systemu usprawniają pracę związaną np. ze śledzeniem kart czasu pracy czy analizą retencji i rotacji pracowników. Zaawansowane systemy informatyczne automatyzują najbardziej żmudne zadania.

Systemy informacyjne – podsumowanie

Szczególnie ważna jest informacja dla zarządzania zasobami ludzkimi, która jest przetwarzana w systemie informatycznym. Dzięki tej specyficznej bazie wiedzy możliwe jest efektywne zarządzanie personelem poprzez odpowiednie planowanie, organizowanie, kierowanie i kontrolowanie.

Informacje o organizacji i jej otoczeniu warunkują podejmowanie właściwych decyzji kadrowych. Rosnąca w ostatnim czasie liczba problemów związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi sprawia, że ​​wdrożenie informatycznego systemu zarządzania jest jednym z kluczowych warunków sukcesu w tym obszarze. Właściwe użytkowanie systemu może być jednym z najważniejszych czynników prowadzących do przewagi konkurencyjnej firmy.

Przeczytaj także: Rodzaje oprogramowania HRIS.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pintereście.

Autor: Nicole Mankin

Menedżer HR z doskonałą umiejętnością budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Uwielbia dostrzegać potencjał utalentowanych ludzi i mobilizować ich do rozwoju.

Zobacz wszystkie posty