Co to jest rozliczanie zapasów i dlaczego warto integrować oprogramowanie księgowe z oprogramowaniem do inwentaryzacji

Podsumowanie: Wiodące w branży firmy dbają o to, aby ich różne funkcje biznesowe współdziałały ze sobą w celu zapewnienia płynnego funkcjonowania. Posiadanie samodzielnych systemów zarządzania zapasami i księgowości to za mało. Firmy muszą upewnić się, że te dwie funkcje są zintegrowane, aby mieć pewność, że będą mogły zoptymalizować swoje zapasy, obniżyć koszty i czerpać wszystkie korzyści z integracji.

Oprogramowanie księgowe i oprogramowanie do zarządzania zapasami są niezbędne dla każdej firmy, aby zwiększyć produktywność i zoptymalizować różne operacje. Podczas gdy oprogramowanie do zarządzania zapasami ma na celu kontrolowanie poziomu zapasów, oprogramowanie księgowe określa status finansowy Twojej firmy.

Oprogramowanie do inwentaryzacji zapewnia wgląd w to, co znajduje się w magazynie i gdzie jest przechowywany produkt. To oprogramowanie nie może jednak zagwarantować, że wartość aktywów inwentaryzacyjnych w raportach finansowych odpowiada zawartości zapasów. Tylko dzięki integracji oprogramowania inwentaryzacyjnego i oprogramowania księgowego proces ten powinien być zautomatyzowany bez konieczności ręcznej interwencji i uzgadniania.

Oprogramowanie do zarządzania zapasami online i oprogramowanie księgowe to dwa najważniejsze systemy, które można zintegrować. Firma może skutecznie usprawnić przepływ informacji, integrując oprogramowanie księgowe i oprogramowanie do zarządzania zapasami. Firmy mogą dodatkowo skorzystać z dokładnego prognozowania i uzgadniania danych.

Gdy mówimy o integracji oprogramowania księgowego i oprogramowania do inwentaryzacji , dyskusja na temat rachunkowości inwentaryzacyjnej staje się krytyczna.

Co to jest ewidencja zapasów?

Rachunkowość zapasów to dziedzina rachunkowości zajmująca się wyceną i rejestracją zmian inwentaryzowanych aktywów. Zapasy firmy można przedstawić w przybliżeniu na trzech etapach produkcji — surowce, produkcja w toku i produkty gotowe, które są dostępne w sprzedaży. Rachunkowość zapasów przypisuje wartość wszystkim pozycjom na tych trzech etapach inwentaryzacji i dalej rejestruje je jako aktywa firmy.

Pozycje zapasów w ramach trzech etapów produkcji mogą zmieniać wartość w zależności od tego, gdzie aktualnie znajdują się w procesie. Dokładna księgowość zapasów śledzi zmiany wartości i odpowiednio koryguje wartość aktywów i koszt związany z towarami znajdującymi się w zapasach.

Jak działa rozliczanie zapasów?

Ogólnie przyjęte zasady rachunkowości (GAAP) wymagają, aby firmy postępowały zgodnie ze standardem podczas prowadzenia księgowości zapasów. Ma to na celu zapewnienie, że firmy nie zawyżają zysków poprzez zaniżanie wartości swoich zapasów. Zyski są obliczane według prostego wzoru — zysk = przychód-koszt. Przychód jest generowany ze sprzedaży zapasów.

Jeśli wartość zapasów jest niska, zysk związany z produktem byłby wysoki. Doprowadziłoby to do tego, że firma zakładałaby zyski większe niż zarobiła. Rachunkowość zapasów powstrzymuje również firmy przed zawyżaniem ich wartości poprzez zawyżanie wartości ich aktywów. Zapasy są aktywami, a przewartościowane zapasy oznaczałyby, że firma wykazuje zawyżoną wartość aktywów.

W procesie księgowania zapasów często uwzględnia się następujące kroki:

1. Stworzenie systemu monitoringu stanów magazynowych
2. Zapewnienie kontroli fizycznych zapasów
3. Kupowanie i przyjmowanie produktów do dalszej odsprzedaży
4. Ewidencja transakcji sprzedaży
5. Przeprowadzenie dokładnej kontroli inwentarza z natury w celu potwierdzenia liczb
6. Aktualizacja stanu zapasów księgi głównej.

Korzyści z rachunkowości zapasów

Księgowanie zapasów stało się powszechną praktyką w firmach na całym świecie. Dokładne dane pozyskane z ewidencji zapasów jasno obrazują aktualną sytuację finansową przedsiębiorstwa. Jednak nie jest to jedyna zaleta rachunkowości zapasów, ponieważ firmy mogą znacznie skorzystać na tej praktyce.

Może to pomóc firmom zidentyfikować obszary, w których mogą obniżyć koszty i zwiększyć marże zysku. Widać to wyraźnie w branżach produkcyjnych, które wymagają dużo czasu i pieniędzy – głównie w branży technologicznej, farmaceutycznej i maszynowej. Firmy mogą oceniać wartość produktów na różnych etapach, aby określić etap, na którym firma może obniżyć koszty przy zachowaniu tej samej wartości. Ponadto integracja oprogramowania księgowego i oprogramowania do inwentaryzacji jest kluczowym aspektem księgowania zapasów.

Dlaczego warto zintegrować oprogramowanie księgowe z oprogramowaniem do zarządzania zapasami?

Firmy mają już system zarządzania zapasami i oprogramowanie księgowe. Chociaż te dwa systemy mają wiele informacji wartych wymiany, zwykle nie są skonfigurowane do komunikowania się ze sobą.

Efektywne zarządzanie zapasami wymaga interakcji z różnymi obszarami działalności. Chociaż oprogramowanie do zarządzania zapasami może monitorować fizyczne stany magazynowe, nie działa doskonale w izolacji. Aby uzyskać najlepszą możliwą optymalizację, musi być zintegrowany z innymi komponentami biznesowymi, w szczególności z oprogramowaniem księgowym.

Podczas gdy te dwa niezależne programy znacznie usprawniają działanie firmy, ich integracja pozwala firmie zaoszczędzić czas, pieniądze i cenne zasoby. Przeczytaj więcej, aby poznać zalety integracji oprogramowania księgowego z oprogramowaniem do zarządzania zapasami.

• Optymalizacja zapasów

Podczas gdy nadmierne zapasy często prowadzą do marnotrawstwa i wpływają na ogólny zysk, niski poziom zapasów jest równie szkodliwy dla firmy. Kiedy firma nie jest w stanie zrealizować zamówienia, prowadzi to do utraty sprzedaży i osłabia relacje klient-biznes. Dokładny raport dotyczący zapasów pomaga w pełni wykorzystać możliwości sprzedaży. Jest to o wiele bardziej pomocne niż poleganie na ręcznych danych do oceny zapasów.

Dzięki integracji oprogramowania inwentaryzacyjnego i księgowego możesz zapewnić dokładną analizę danych. Integracja zapewnia również prognozy sprzedaży i cenny wgląd w przepływy pieniężne. Dzięki temu można zaplanować odpowiednie stany magazynowe i sprostać wymaganiom klientów.

• Zmniejszyć koszty

Przedsiębiorstwa przeznaczały znaczną część swoich wydatków na koszty pracy. Dzięki integracji obu programów firma może drastycznie zaoszczędzić, automatyzując zbędne, pracochłonne zadania związane z obydwoma procesami.

• Widoczność łańcucha dostaw

Integracja tych dwóch programów umożliwia zewnętrznym dostawcom i partnerom w łańcuchu dostaw dostęp do systemów inwentaryzacji. Dzięki temu mogą lepiej zarządzać przesyłkami klientów, ponieważ mają teraz dostęp do poziomów zapasów.

Zapewnienie tej widoczności ma poza symbolicznym celem funkcjonalnym, którym jest wykazanie zaufania do dostawców wrażliwych danych. Dzięki integracji oprogramowania do inwentaryzacji i księgowości partnerzy łańcucha dostaw będą mogli monitorować zmieniające się poziomy zapasów i podejmować proaktywne działania, aby upewnić się, że masz ich wystarczająco dużo, aby zaspokoić zapotrzebowanie klientów.

• Dokładne raporty finansowe

Firmy muszą potwierdzać stany magazynowe danymi księgowymi, aby uniknąć jakichkolwiek rozbieżności. Ta dokładność ma kluczowe znaczenie nie tylko dla ich sprawozdań finansowych i celów podatkowych, ale także dlatego, że interesariusze i inwestorzy wymagają dokładnych danych finansowych. Wszelkie rozbieżności należy zbadać i usunąć ze sprawozdania finansowego. W tym miejscu dużą rolę odgrywa integracja oprogramowania do zarządzania zapasami i oprogramowania księgowego. W przypadku dwóch oddzielnych systemów biznesowych — zarządzania zapasami i księgowości, firmy musiałyby ręcznie potwierdzać dane dotyczące zapasów z danymi księgowymi. Jednak dzięki integracji proces ten można zautomatyzować. Łagodzi wszelkie komplikacje, opóźnienia i błędy.

Firmy odnoszące sukcesy polegają na regularnych raportach finansowych, aby zidentyfikować swoje mocne strony i luki. Staje się to monumentalnym zadaniem, jeśli zespół musi porównać dwa różne raporty, aby zapewnić dokładność. Jednak dzięki zintegrowanemu systemowi biznesowemu to herkulesowe zadanie staje się całkiem łatwe. Zespoły mogą efektywnie współpracować i komunikować się ze sobą.

Sugerowana lektura: Zrozumienie roli oprogramowania w zarządzaniu zapasami

Wniosek

Zintegrowany system zarządzania księgowością i zapasami może pomóc firmom zaoszczędzić czas, pieniądze i zasoby oraz zoptymalizować operacje biznesowe. Firmy, które jako pierwsze dostosują się, są tymi, które przodują, a integracja tych dwóch programów to przyszłość biznesu. Upewnij się, że Twoja firma zintegrowała zarządzanie zapasami i konto, dzięki czemu wyprzedzisz konkurencję.

Powiązane kategorie: Oprogramowanie do kontroli zapasów | Oprogramowanie do zarządzania wydatkami