Zarządzanie zapasami Excel: zalety, wady i porady

Wiele osób ma miłość i nienawiść do programu Excel, potężnego oprogramowania do obsługi arkuszy kalkulacyjnych firmy Microsoft.

Mimo to nikt nie może zaprzeczyć, że jest podstawowym narzędziem w prawie każdej branży, zwłaszcza w średnich firmach e-commerce, które szukają szybkiego sposobu śledzenia zapasów.

Przedsiębiorstwa średniej wielkości często znajdują się w trudnej sytuacji. Są za duże do ręcznego śledzenia zapasów, ale nie są gotowe na pełnoprawne oprogramowanie do zarządzania zapasami.

Microsoft Excel służy jako idealny pomost między tymi opcjami.

Zaimplementuj strategie opisane w tym poście i obserwuj, jak Twoje zarządzanie zapasami osiąga nowe wyżyny (zobacz, co tam zrobiliśmy).

Zanurzmy się.

Jak zarządzać zapasami w programie Excel

Piękno programu Excel polega na jego elastyczności. Możesz sprawić, by śledzenie zapasów było tak proste lub złożone, jak potrzebujesz.

Możesz zacząć od czegoś tak prymitywnego, jak ilości artykułów lub zbudować ogromny system z wieloma arkuszami kalkulacyjnymi ze zautomatyzowanymi obliczeniami, szczegółowymi specyfikacjami produktów, śledzeniem łańcucha dostaw, analizami sprzedaży i predykcyjnymi punktami ponownego zamówienia.

Możliwości obliczeniowe programu Excel można również wykorzystać do śledzenia krytycznych wskaźników, takich jak ilość w magazynie, koszty zakupu, wartość zapasów i ilość w ponownym zamówieniu.

To powiedziawszy, budowanie od zera będzie wymagało dużo pracy. Dlatego zalecamy rozpoczęcie korzystania z szablonów zarządzania zapasami (zwłaszcza jeśli nie znasz programu Excel).

Tworzenie (lub pożyczanie) arkusza kalkulacyjnego zarządzania zapasami

Jeśli chcesz wypróbować program Excel jako narzędzie do zarządzania zapasami, następnym krokiem będzie znalezienie odpowiedniego arkusza kalkulacyjnego.

Dobra wiadomość jest taka, że ​​masz opcje. Niezależnie od tego, czy chcesz zbudować własny od podstaw, czy znaleźć idealny szablon, rozwiązania, których potrzebujesz, są dostępne.

Oto kilka opcji:

Zbuduj swój własny arkusz kalkulacyjny

Tworzenie arkusza od zera jest opłacalną opcją, jeśli jesteś już kreatorem arkuszy kalkulacyjnych. Perspektywa samodzielnego zbudowania go może nawet brzmieć zabawnie (bez osądzania, obiecujemy).

Przyjmując takie podejście, uzyskasz dokładnie to, czego chcesz i potrzebujesz, ponieważ dostosujesz to do konkretnych wyzwań związanych z inwentarzem.

Koszt czasu jest niwelowany przez korzyści płynące z posiadania arkusza kalkulacyjnego zgodnego z wymaganiami firmy dotyczącymi zarządzania zapasami.

Jednak tworzenie arkusza kalkulacyjnego programu Excel od podstaw może być bardzo czasochłonne, zwłaszcza jeśli nie znasz logiki i formuł programu Excel. Może to być wykluczone dla właścicieli firm, którzy ledwo utrzymują się na powierzchni.

Ponadto twoja znajomość Excela może być czynnikiem ograniczającym to, co możesz osiągnąć w swoim arkuszu kalkulacyjnym.

W końcu nie wiesz, czego nie wiesz.

Jeśli nie rozumiesz funkcji programu Excel, możesz nie zdawać sobie sprawy, że istnieją wydajniejsze rozwiązania problemów związanych ze śledzeniem zapasów.

Aby uzyskać doskonały przewodnik, zapoznaj się z tym samouczkiem:

Skorzystaj z bezpłatnego szablonu firmy Microsoft

Jeśli zbudowanie od podstaw arkusza kalkulacyjnego programu Excel do zarządzania zapasami wydaje się przekraczać Twoje możliwości (lub nie jest to najlepsze wykorzystanie Twojego czasu), zawsze możesz wybrać szablon wykazu w programie Excel — a dostępnych jest wiele świetnych szablonów.

Firma Microsoft oferuje wiele szablonów programu Excel dla szerokiego zakresu potrzeb. Jeśli otworzysz program Excel i wyszukasz „inwentarz”, znajdziesz gotowe przykłady, które spełniają Twoje wymagania.

Możesz także sprawdzić oficjalną bibliotekę szablonów firmy Microsoft, aby zobaczyć, co jest możliwe.

Ten darmowy szablon jest jednym z naszych ulubionych, który nie tylko zarządza ilością zapasów, ale także służy jako szablon kontroli zapasów, używając formuł przypominających o nadchodzących punktach ponownego zamówienia.

Znajdź szablon zarządzania zapasami innej firmy

Jeśli nie znajdziesz tego, czego szukasz w kolekcji szablonów programu Excel, nie panikuj. W Internecie jest cały świat szablonów generowanych przez użytkowników.

Ta witryna oferuje na przykład kilka szablonów zapasów dla zamówień zakupu, list produktów, śledzenia danych o zapasach i nie tylko.

Te arkusze kalkulacyjne są często bardziej złożone niż ich bezpłatne odpowiedniki. Wiele z nich oferuje funkcjonalność na równi z oprogramowaniem do zarządzania zapasami w kategorii zarządzania zapasami, z wyjątkiem niektórych kluczowych funkcji tych programów.

UWAGA: Jeśli wolisz pracować z Arkuszami Google, możesz korzystać z wielu z tych szablonów na obu platformach. Istnieje również wiele szablonów śledzenia zapasów utworzonych specjalnie dla Arkuszy.

Plusy i minusy arkusza kalkulacyjnego programu Excel

Zanim zakończymy tę sekcję, poświęćmy chwilę na omówienie zalet i wad używania programu Excel do zarządzania zapasami.

ZALETY

KOSZT

Dzięki darmowym opcjom dostępnym zarówno w programie Excel, jak i online, tworzenie szablonu zarządzania zapasami bez nadwyrężania budżetu nie jest trudne.

Większość małych firm działa z niewielkimi marżami i niewielkim zyskiem (zwłaszcza na początku). Program Excel może pomóc w zarządzaniu zapasami bez rozbijania banku.

DOSTOSOWYWANIE

Jedną z rzeczy, które zwolennicy Excela uwielbiają w oprogramowaniu, jest to, że możesz (przy wystarczającej mocy umysłowej i równowadze potu) sprawić, by oprogramowanie zrobiło prawie wszystko.

Ten poziom dostosowania oznacza, że ​​firmy mogą stworzyć narzędzie do śledzenia zapasów całkowicie dostosowane do ich potrzeb, prawdopodobnie bez większych kompromisów.

WSPÓLNY

Arkusze kalkulacyjne programu Excel można łatwo udostępniać innym członkom zespołu w organizacji. Możesz udostępniać je za pośrednictwem Dropbox i innych platform, zapisywać w chmurze, korzystać z Arkuszy Google itp.

Oznacza to, że Twój arkusz kalkulacyjny jest dostępny dla członków zespołu w dowolnym miejscu i czasie.

Oczywiście żadne rozwiązanie nie jest w 100% doskonałe, a Excel nie jest wyjątkiem. Oto niektóre wady, o których powinieneś wiedzieć, zanim wybierzesz to rozwiązanie do swoich potrzeb związanych z zarządzaniem zapasami.

CONS

KOMPLIKACJE

Większość arkuszy kalkulacyjnych programu Excel rozpoczyna życie jako dokumenty, którymi można zarządzać.

Jednak wraz ze wzrostem Twojej firmy i zapasów, Twoje arkusze kalkulacyjne będą się rozwijać.

Wszyscy widzieliśmy nieporęczne arkusze kalkulacyjne, które mają ponad 100 kolumn na górze i tysiące komórek w głąb.

Te arkusze to koszmary, które stały się rzeczywistością, dokumenty, które mogą zadławić twój komputer za każdym razem, gdy próbujesz je załadować.

Nadęcie to problem, z którym w pewnym momencie będzie musiał się zmierzyć każdy, kto używa programu Excel do zarządzania zapasami. Prędzej czy później arkusze kalkulacyjne stają się zbyt duże, aby były użyteczne.

CZAS

Tworzenie arkusza kalkulacyjnego, wprowadzanie formuł i dodawanie danych wymaga czasu. Utrzymanie arkusza kalkulacyjnego to kolejny pochłaniacz czasu. Wszystkie te godziny sumują się.

Oprogramowanie do zarządzania zapasami automatyzuje wiele procesów zarządzania zapasami dla swoich użytkowników po pierwszym uruchomieniu oprogramowania. Excel wymaga bardziej praktycznego podejścia.

Będą chwile, kiedy te godziny można lepiej spędzić gdzie indziej.

DANE

Jeśli kiedykolwiek pracowałeś nad gigantycznym arkuszem kalkulacyjnym, w którym wiele osób może zmieniać dokument, prawdopodobnie doświadczyłeś utraty danych.

Wypadki się zdarzają, ludzie popełniają błędy, a arkusze kalkulacyjne mogą być skomplikowanymi bestiami. Problem z programem Excel polega na tym, że czasami, gdy wystąpią takie błędy, nie ma łatwego sposobu na ich cofnięcie.

To może zepsuć twoje dane. Czasami nawet nie zdajesz sobie z tego sprawy, aż do znacznie późniejszego czasu.

BŁĘDY

W przeciwieństwie do oprogramowania do inwentaryzacji, które aktualizuje skany kodów kreskowych i RFID w czasie rzeczywistym, dzięki czemu numery inwentaryzacyjne są dokładne co do sekundy, program Excel wymaga dużej ilości ręcznej pracy polegającej na wprowadzaniu danych.

Każdy, kto zajmuje się wprowadzaniem danych, wie, że błąd ludzki jest bardzo realny.

Stały element ludzki zaangażowany w korzystanie z programu Excel oznacza, że ​​błędy inwentaryzacyjne są bardziej prawdopodobne w przypadku tego podejścia niż w przypadku oprogramowania do zarządzania inwentaryzacją.

BRAK ŚLEDZENIA W CZASIE RZECZYWISTYM

Wspomnieliśmy o tym w poprzednim punkcie, ale warto to powtórzyć w tym miejscu. Program Excel wymaga wprowadzenia danych osobowych w arkuszu kalkulacyjnym śledzenia zapasów.

Oznacza to, że arkusz jest aktualizowany tylko wtedy, gdy ktoś poświęci czas na poprawienie dokumentu. Może to prowadzić do problemów.

Oprogramowanie do zarządzania zapasami aktualizuje zapasy w czasie rzeczywistym, bez konieczności wprowadzania danych. Oprogramowanie śledzi akcję za każdym razem, gdy zostanie zeskanowany kod kreskowy lub RFID. Oznacza to, że zawsze będziesz na bieżąco z poziomami zapasów. Zmniejsza to również ryzyko błędów inwentaryzacyjnych.

Jest to znane jako system ciągłej inwentaryzacji i jest to jeden z najlepszych sposobów, w jaki firmy oparte na inwentaryzacji mogą zaoszczędzić czas i zwiększyć wydajność.

Wskazówki, jak odnieść sukces dzięki zarządzaniu zapasami w programie Excel

Jeśli używasz programu Excel do zarządzania zapasami, istnieją sposoby na przezwyciężenie wielu wad, które wymieniliśmy w poprzedniej sekcji.

Program Excel wymaga bardziej praktycznej konserwacji niż oprogramowanie do zarządzania zapasami, ale można sprawić, by działał, wdrażając podstawowe najlepsze praktyki.

Oto niektóre z najczęstszych do śledzenia.

Audyt dzienny

Omówiliśmy, w jaki sposób błąd ludzki jest prawdziwym problemem w przypadku arkuszy kalkulacyjnych Excel. Jednym ze sposobów walki z tym problemem jest przeprowadzanie codziennych audytów.

Korzystając z regularnie zaplanowanych audytów, możesz wykryć problemy, zanim z czasem się nasilą.

Codzienne audyty mogą być nierealnym przedsięwzięciem w zależności od wielkości Twojej firmy. Jeśli tak jest, rozważ liczenie cykli, w którym porównujesz swoje liczby fizyczne z liczbami w arkuszu kalkulacyjnym na zasadzie rotacji.

Innym rozwiązaniem jest śledzenie zapasów na papierze iw arkuszu kalkulacyjnym.

Wydaje się to podwójną pracą (bo tak jest), ale da ci dzienną liczbę do porównania z arkuszem kalkulacyjnym i wykrycia rozbieżności.

Kluczem jest tutaj wczesne wykrywanie problemów. Ponieważ liczniki są wyłączone przez dłuższe okresy, problemy narastają i się nawarstwiają.

Aktualizuj natychmiast

Jedna z największych przyczyn błędów ludzkich w arkuszach kalkulacyjnych Excel ma miejsce, gdy występują opóźnienia w aktualizacji arkusza.

Oto jeden scenariusz, w którym to się dzieje.

Z jakiegokolwiek powodu Twój kierownik ds. zapasów ma problem, który uniemożliwia mu zmianę arkusza podczas zmian inwentaryzacyjnych.

Zauważają zmiany, ale praca się dzieje i te zmiany są zapominane. Twój ekwipunek jest teraz wyłączony. Ten błąd inwentaryzacji może utrzymywać się przez wieki, jeśli nie przeprowadzasz codziennych audytów.

Błędów mogłoby być więcej. Następną rzeczą, którą wiesz, jest to, że cały twój ekwipunek jest błędny.

Kluczem do zapobiegania tym błędom jest natychmiastowe aktualizowanie arkusza Excel, gdy tylko nastąpi zmiana inwentarza.

Wiemy, że praca może być gorączkowa, co może być wyzwaniem, ale błędy inwentaryzacyjne sprawiają, że praca jest jeszcze bardziej gorączkowa i wymagająca. Lepiej zrobić to teraz i uniknąć późniejszych problemów.

Przechowuj kopie zapasowe w chmurze

Twój arkusz inwentaryzacyjny Excel jest jednym z najważniejszych dokumentów w Twojej firmie. W związku z tym musisz upewnić się, że ma kopię zapasową. Jak wspomniano wcześniej, zdarzają się błędy programu Excel, a czasem dochodzi do utraty ważnych danych.

Regularnie wykonując kopie zapasowe w chmurze, możesz zmniejszyć wpływ tych błędów, gwarantując, że masz najnowszą kopię, do której możesz wrócić w przypadku nieoczekiwanej katastrofy.

Być przygotowanym. Błędy będą się zdarzać.

Konsoliduj dane na potrzeby raportów miesięcznych

Jedną z największych wad programu Excel jest to, że utrudnia analizowanie danych historycznych. Możemy rozwiązać ten problem, upewniając się, że regularnie konsolidujesz swoje dane w celu ułatwienia raportowania.

Pobierając informacje z arkusza Excela i przenosząc je do innych formatów (wykresy, tabele, wykresy itp.), możesz dostrzec trendy i problemy w czasie. Może to pozytywnie wpłynąć na Twoje wyniki finansowe.

Przejrzyj dane i wyniki

Dane są wspaniałe, ale są bezużyteczne, jeśli gromadzisz dane i nie wykorzystujesz ich do podejmowania decyzji.

Dzięki arkuszowi kalkulacyjnemu Excel będziesz mieć dostęp do szerokiego zakresu danych (a jeśli postępujesz zgodnie z ostatnim punktem, skompilowałeś te dane w łatwy do zrozumienia format). Wykorzystaj te informacje do podejmowania decyzji i prognozowania wyników.

Jednym z celów zarządzania zapasami jest możliwość przewidywania trendów i wyników. Skorzystaj z tych informacji, aby pomóc sobie w tym procesie.

Uaktualnij do rozwiązania SaaS w razie potrzeby

Excel może być doskonałym pomostem między inwentaryzacją ręczną a oprogramowaniem do zarządzania inwentaryzacją. Jednak wraz z rozwojem Twojej firmy nadejdzie dzień, w którym Excel przestanie być narzędziem do zarządzania zapasami.

Chociaż zarządzanie zapasami za pomocą szeregu arkuszy kalkulacyjnych jest całkowicie możliwe, nie jest to najbardziej skalowalny (ani najłatwiejszy) proces zarządzania zapasami.

Microsoft Excel jest potężny (zwłaszcza w połączeniu z gotowymi szablonami Excel), ale na koniec dnia jest to tylko ogólny program stworzony dla wielu aplikacji.

Ponadto dokument programu Excel często nie jest dynamiczny; wymaga stałej konserwacji.

Jako zupełnie nowa mała firma może to być do zaakceptowania. Jednak w miarę rozwoju firmy i chęci usprawnienia procesów inwentaryzacyjnych konieczna jest aktualizacja do dedykowanego oprogramowania do zarządzania inwentaryzacją.

Kiedy nadejdzie ten dzień, zrozum, że dostępne są rozwiązania programowe, które pomogą Ci przenieść zarządzanie zapasami na wyższy poziom. Co więcej, wiele z tych rozwiązań oferuje poziom funkcjonalności, o jakim można tylko pomarzyć w przypadku arkuszy kalkulacyjnych.

Nie zwlekaj, gdy Twój czas pracy z programem Excel dobiega końca. Przyjmij następny krok. Zmiany mogą być przerażające, ale odpowiednie oprogramowanie do zarządzania zapasami może pomóc Ci osiągnąć nowe wyżyny.

Natychmiastowa przejrzystość zapasów

Wdrażaj IMS, aby uzyskać lepszą kontrolę zapasów i mniej kosztownych błędnych wysyłek.

Pobierać

Końcowe przemyślenia

Excel może nie być ulubionym oprogramowaniem wszystkich, ale trudno odmówić mu wszechstronności.

Jeśli prowadzisz średniej wielkości firmę, która wykroczyła poza ręczne śledzenie zapasów, ale nie jest jeszcze gotowa na zanurzenie się w świecie oprogramowania do zarządzania zapasami, Excel jest odpowiednim rozwiązaniem.

Niezależnie od tego, czy chcesz utworzyć własny, dostosowany arkusz kalkulacyjny inwentaryzacji, czy pobrać szablon, znajdziesz tutaj rozwiązania, które zaspokoją wszystkie potrzeby. To tylko kwestia decyzji, czego potrzebujesz i znalezienia najlepszego arkusza Excel.

Jak każdy system, Excel nie jest doskonały. Postępowanie zgodnie z najlepszymi praktykami opisanymi w tym artykule może pomóc uniknąć potencjalnych pułapek podczas przejmowania kontroli nad zapasami.

A kiedy będziesz gotowy, aby przenieść procesy zarządzania zapasami na wyższy poziom, rozważ inwestycję w dedykowaną platformę, taką jak SkuVault. Zaufaj nam; czas, wydajność i oszczędność kosztów będą tego warte.

Wybierz się na 2-minutową prezentację produktu z przewodnikiem po platformie SkuVault, aby dowiedzieć się więcej.