8 raportów inwentaryzacyjnych do sprawdzania codziennie, co tydzień i co miesiąc

Poniższy wpis na blogu jest postem gościnnym naszych przyjaciół z Flxpoint.

W Stanach Zjednoczonych detaliści posiadają zapasy o wartości 1,35 USD na każdego dolara sprzedaży. Chociaż zapasy są największym atutem sprzedawcy detalicznego, nie można sobie pozwolić na rezygnację z ich optymalizacji w celu uzyskania wyższych zysków.

Krwawisz pieniądze, jeśli masz produkty piętrzące się na półkach, nieprawidłowe liczenie zapasów lub dostawców o słabych wynikach. Istnieją raporty dotyczące zapasów, które zapewniają cenne informacje i pomagają poprawić dokładność zapasów. Jednak wiele małych i średnich firm polega na ręcznych metodach raportowania lub w ogóle nie raportuje zapasów.

Wykonując regularne raporty o zapasach, możesz zmniejszyć braki zapasów, jednocześnie zaspokajając popyt i poprawiając dokładność zapasów, co ma kluczowe znaczenie dla zadowolenia klientów.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o raportach o zapasach, w tym o typach raportów o stanie zapasów i ich wpływie na Twoją firmę.

Co to jest raport inwentaryzacyjny?

Możesz użyć cyfrowego lub fizycznego raportu inwentaryzacyjnego, aby podsumować ilość aktualnie posiadanych zapasów. Twój raport może zawierać dane reprezentujące bestsellery, całkowity stan zapasów i inne informacje o produktach, które pomagają w kategoryzacji zapasów, śledzeniu ich i zarządzaniu nimi.

Właściwy raport inwentaryzacyjny dostarczy informacji o tym, co masz pod ręką, co możesz sprzedać i co musisz zamówić.

Dlaczego raportowanie zapasów jest ważne dla sprzedawców e-commerce?

Raportowanie zapasów eCommerce może pozytywnie wpłynąć na Twoją firmę na kilka sposobów. Raporty inwentaryzacyjne informują dokładnie, ile masz zapasów . Jeśli zamawiasz zapasy, nie wiedząc, co jest w magazynie, ryzykujesz, że zamówisz za dużo lub za mało produktów.

Sklepy stacjonarne muszą śledzić swoje pozycje w magazynie, ale nie wymagają tego samego poziomu wyrafinowania, co sprzedawcy internetowi.

Zakupy eCommerce nie są ograniczone czasem ani lokalizacją. Wykonuje się je o każdej porze iz dowolnego miejsca na świecie. Jeśli Twoja firma szybko się rozwija, istnieje większe ryzyko wyczerpania zapasów, gdy klient składa zamówienie.

Właściciele firm eCommerce muszą minimalizować ryzyko wystąpienia tego zjawiska, dlatego poziomy zapasów powinny być aktualizowane tak często, jak to możliwe, aby zapewnić pełne dane. Aby dokonać precyzyjnych korekt zapasów, potrzebujesz zautomatyzowanego rozwiązania do zarządzania zapasami, które synchronizuje się z oprogramowaniem POS w celu śledzenia zapasów za Ciebie. W ten sposób zawsze wiesz dokładnie, co masz, i możesz zmienić zamówienie na towary lub materiały eksploatacyjne na czas.

Oblicz średnie poziomy zapasów

Po sporządzeniu raportu na temat średnich poziomów zapasów możesz porównać je ze średnimi historycznymi. Następnie możesz zidentyfikować trendy, które mogą wskazywać na zmiany w preferencjach klientów lub modelu biznesowym.

Przewiduj przyszłe wymagania dotyczące zapasów

Jeśli zbliżające się duże zamówienie wymaga większej ilości zapasów niż masz pod ręką, możesz wygenerować raport o zapasach, aby określić, skąd pochodzą Twoje zapasy.

Dzięki precyzyjnemu raportowi inwentaryzacyjnemu możesz strategicznie nadzorować pozycje magazynowe, unikać zbyt dużych zapasów i zagwarantować, że masz wystarczającą ilość zapasów, aby zrealizować nowe zamówienia.

Zwiększona satysfakcja klienta

Brak wystarczającej ilości zapasów szkodzi zarówno zadowoleniu, jak i retencji klientów. Wyobraź sobie, że odwiedzasz sklep lub stronę internetową, aby coś kupić, ale okazuje się, że nie ma tego produktu w magazynie.

Dane pokazują, że 37% kupujących zrobi zakupy u innej marki, jeśli produkt jest niedostępny. 9% tych konsumentów w ogóle nie kupuje.

Dokładne raporty inwentaryzacyjne pomogą Ci wiedzieć, kiedy uzupełnić zapasy w sklepie, aby utrzymać odpowiednią podaż towarów dla Twoich klientów.

Ulepszone procesy księgowe

Dzięki solidnym metrykom raportowania zapasów Twój księgowy będzie lepiej rozumiał, ile pieniędzy wychodzi z Twojej firmy, a ile pieniędzy wpływa.

Zrozumienie, gdzie znajdują się produkty, pomaga lepiej zrozumieć koszty związane z każdym etapem łańcucha dostaw. Pomaga również lepiej zarządzać zapasami i nadążać za popytem klientów.

Jak często należy generować raporty dotyczące zapasów?

W zależności od potrzeb częstotliwość raportowania jest różna. Jeśli masz dużo zapasów, powinieneś częściej planować raporty.

Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą, czy dużą firmę, zawsze dobrą praktyką jest generowanie raportów inwentaryzacyjnych. Istnieje kilka różnych sytuacji, w których możesz chcieć uruchomić raport inwentaryzacyjny.

Tygodniowe i Miesięczne

Możesz łatwo uzyskać tygodniowe i miesięczne raporty z systemów punktów sprzedaży i oprogramowania do zarządzania zapasami.

Tygodniowe i miesięczne raporty zapewniają regularny wgląd w stany magazynowe, wyznaczają odpowiednie progi, kiedy należy zamawiać więcej produktów, oraz informują marketerów o tym, jak dobrze klienci reagowali na promocje.

Przed i po pracowitych sezonach

Raportowanie sprzedaży w czasie rzeczywistym to ogromna korzyść dla sprzedawców e-commerce. Aby jednak zmaksymalizować sprzedaż, należy przeanalizować wzrost w okresie. Na przykład należy wygenerować raporty dotyczące zapasów, aby porównać sprzedaż w Czarny piątek i Cybernetyczny poniedziałek 2021 r. ze sprzedażą w 2022 r.

Możesz także generować raporty w innych okresach dużego ruchu zakupowego, takich jak Walentynki czy Dzień Matki.

Zależne od Twoich operacji

Jeśli prowadzisz sklep, w którym jest dużo codziennych lub godzinowych zamówień (np. sklep spożywczy lub ogólnospożywczy), musisz częściej podawać więcej informacji, aby zdecydować, które produkty kupić.

Niezależnie od niszy, celem jest znalezienie właściwej równowagi między zadowoleniem bazy klientów a zapewnieniem rentowności firmy.

Raporty inwentaryzacyjne, które powinieneś znać

Istnieje kilka kluczowych raportów, których należy używać, aby być na bieżąco z kontrolą zapasów — i ważne jest, aby nie tylko raportować dane, ale także rozumieć ich znaczenie.

Dane zawarte w tych raportach dają dokładny obraz stanu zapasów, dzięki czemu możesz zdecydować o kolejnych krokach dla swojej firmy.

Istnieją niezliczone raporty dotyczące zapasów dla sprzedawców detalicznych, ale te są najbardziej popularne:

• Raport stanu zapasów
• Raport Wiekowania Zapasów
• Raport obrotu zapasami
• Raport o niskim stanie zapasów
• Raport wydajności produktu
• Przychodzący raport giełdowy
• Raport lokalizacji zapasów
• Raport analizy ruchu zapasów

Wyjaśnimy, czym jest każdy typ raportu o stanie zapasów, dlaczego menedżerowie magazynu go używają i jak interpretować wyniki.

1. Raport stanu zapasów

Jeśli w Twoim sklepie zawsze brakuje towaru, Twoi klienci pójdą na zakupy gdzie indziej. Jeśli chcesz mieć pewność, że produkty w Twoim sklepie są zawsze dostępne w sprzedaży, musisz wiedzieć, które produkty są na wyczerpaniu.

Tymczasem, jeśli niektóre produkty są zbyt długo w magazynie, może to oznaczać, że nie sprzedają się wystarczająco dobrze. Być może nadszedł czas, aby ponownie rozważyć noszenie tych produktów.

Raport dostępnych zapasów zapewni Ci wyczerpujący wgląd w Twoje produkty i warianty we wszystkich Twoich magazynach i sklepach.

2. Raport Wiekowania Zapasów

Bardzo ważne jest, aby mieć oko na to, ile zapasów znajduje się na półce — i jak długo. Raporty starzenia zapasów pozwalają określić, przez ile dni przechowujesz zapasy i ich ilość.

Otrzymasz takie informacje jak:

• Produkty nieruchome
• Produkty wolnoobrotowe
• Jak długo Twoje produkty znajdują się w magazynie
• Koszt utrzymania tych zapasów przez długi czas

Dzięki tym danym lepiej zrozumiesz, które produkty kupują Twoi klienci, a które nie. Wtedy nie będziesz musiał inwestować pieniędzy w zapasy, które się nie sprzedają.

3. Raport inwentaryzacji obrotów

Obrót jest najczęściej używany do określenia, jak szybko firma pobiera pieniądze z faktur swoich klientów lub jak szybko firma obraca swoje zapasy. Za pomocą tego raportu można analizować obrót zapasami od początku roku.

Badanie wysokich i niskich wskaźników rotacji zapasów może pomóc w ustaleniu, które produkty są niedostateczne (wysoki wskaźnik rotacji), a które przepełnione (niski wskaźnik rotacji).

Raporty dotyczące obrotu zapasami umożliwiają precyzyjne dostosowanie cen, zamawianych ilości i poziomów zapasów. Możesz pokazać obrót według produktów lub magazynów i sklepów.

4. Raport o niskim stanie zapasów

Raport o niskim poziomie zapasów pokazuje wszystkie produkty, których zapasy są niskie, ponieważ są poniżej ustawionego minimalnego poziomu zapasów. Jeśli aktualnie dostępne zapasy przekraczają minimalne zapasy wymagane dla tego artykułu, nie pojawią się one w raporcie o niskim stanie zapasów.

Regularne przeglądanie raportów o niskim stanie zapasów pozwala dostrzec trendy, wokół których produkty stale się wyczerpują. Jeśli dany produkt pojawia się konsekwentnie w tym raporcie, może to oznaczać, że musisz zamówić go więcej.

5. Raport wydajności produktu

Raporty wydajności produktów informują, które produkty najlepiej się sprzedają i są najbardziej dochodowe. Możesz rozważyć przyjrzenie się luce między zakupami. Jeśli między pierwszą a końcową datą sprzedaży minęło dużo czasu, musisz sprawdzić, dlaczego dane produkty nie sprzedają się wystarczająco szybko.

Jeśli masz problemy z zaspokojeniem popytu konsumentów na swoje produkty, możesz rozważyć złożenie większych zamówień.

6. Raport zapasów przychodzących

Przychodzące raporty zapasów zapewniają przegląd linii produktów, które mają zostać otwarte w określonych ramach czasowych. Dają bardzo potrzebny wgląd w dostępne zapasy, aby zabezpieczyć się przed nadmiernym lub niedostatecznym zamówieniem. Często raporty te pokazują również głównego dostawcę każdej pozycji, dzięki czemu można łatwo zamawiać towary w celu zaspokojenia przyszłego popytu.

Aby mieć pewność, że jesteś objęty ubezpieczeniem, jeśli główny dostawca nie będzie w stanie dostarczyć, powinieneś również wymienić alternatywnych dostawców, którzy mogą zrealizować Twoje zamówienia.

7. Raport lokalizacji zapasów

Wiedza o tym, gdzie w danym momencie znajduje się Twój produkt, ma kluczowe znaczenie zarówno dla sprzedawców wielokanałowych, jak i wielokanałowych. Dzięki raportom lokalizacji zapasów możesz śledzić zapasy w czasie rzeczywistym w magazynach, centrach dystrybucyjnych i platformach handlowych innych firm, zapewniając pełny wgląd w łączne zasoby.

Dokładne liczenie produktów w poszczególnych sklepach pomaga napędzać wysoce wydajny system realizacji i zmniejsza ryzyko, że w danym momencie będzie dostępnych zbyt mało lub zbyt wiele produktów. Możesz szybko zidentyfikować jeden lub kilka sklepów, w których brakuje określonego artykułu.

Na podstawie danych możesz określić, czy powinieneś zamówić dodatkowe zapasy, czy też przenieść część swoich bieżących zapasów do innej lokalizacji.

8. Raport analizy ruchu zapasów

Analiza przemieszczania się zapasów to raport, który ilustruje przemieszczanie się zapasów w łańcuchu dostaw . biznes. Zawiera szczegółowe informacje na temat wpływów i odpływów produktów oraz ich ilości w ustalonym okresie czasu. Będziesz w stanie określić, które produkty poruszają się szybko, a które nie. Towary szybkozbywalne prowadzą do szybszych zysków, podczas gdy towary wolnozbywalne marnują kapitał obrotowy.

Informacje te mają kluczowe znaczenie dla sprzedawców detalicznych, ponieważ pomagają im zdecydować, które produkty kupić i usunąć blokady gotówkowe.

Zwiększ poziom zarządzania zapasami dzięki tym raportom dotyczącym zapasów

Nie można zaprzeczyć, że raporty inwentaryzacyjne mają kluczowe znaczenie dla pomyślnego funkcjonowania każdego sklepu detalicznego lub eCommerce. Małe sklepy często mogą sobie pozwolić na ręczne zgłaszanie stanu zapasów. Aby uzyskać dokładne raporty, mogą śledzić zapasy i wystarczająco często aktualizować swoje rekordy w arkuszu kalkulacyjnym Excel.

Nie jest to jednak trwałe rozwiązanie.

Jeśli chcesz skalować swój sklep eCommerce, potrzebujesz narzędzi do zarządzania zapasami, które rozwijają się wraz z Twoją firmą.

Raporty dotyczące zapasów pomagają zrozumieć, gdzie znajdują się Twoje zasoby reklamowe, jak dobrze działają, czy można je ulepszyć i nie tylko. Będziesz w stanie szybko określić, które produkty zamówić, jakie kampanie sprzedażowe przeprowadzić i jak najlepiej utrzymać rentowność firmy (i zadowolenie klientów).