Warunki płatności faktury

Jako właściciel firmy możesz samodzielnie określić warunki płatności. Istnieją jednak pewne zasady, których należy przestrzegać podczas ich ustawiania. Jeśli zapomnisz umieścić na fakturze termin płatności, odbiorca takiego dokumentu będzie musiał go uiścić w ustawowym terminie, zależnym od kraju, w którym prowadzisz działalność. Dlatego najlepiej to sprecyzować. Jakie są najczęstsze warunki płatności? Czy są jakieś ograniczenia? Więcej na ten temat dowiesz się z poniższego artykułu.

Warunki płatności faktury – spis treści:

1. Wspólne warunki płatności
2. Dlaczego na początku współpracy warto ustalić termin płatności?
3. Dlaczego duże firmy potrzebują dłuższych terminów płatności?
4. Dlaczego długie terminy płatności wpływają na Twój biznes?
5. Jak zachęcić kontrahentów do szybkiego opłacania faktur?

Wspólne warunki płatności

Chociaż masz dużą swobodę w ustalaniu warunków płatności za swoje faktury, warto sprawdzić, jak robią to inni. Jakie terminy płatności są najczęstsze w praktyce? Oto najpopularniejsze z nich:

• 7 dni,
• 14 dni,
• 30 dni,
• 60 dni,
• 90 dni.

W niektórych krajach ustawowy termin płatności wynosi 30 dni. Tak jest na przykład w Stanach Zjednoczonych, gdzie faktury wystawione przez freelancerów muszą zostać opłacone w ciągu 30 dni. Podobnie w Wielkiej Brytanii domyślny termin płatności wynosi 30 dni od otrzymania faktury, dostawy towaru lub świadczenia usług.

Z kolei w niektórych krajach europejskich zalecany termin płatności dla transakcji asymetrycznych, czyli transakcji, w których strony różnią się wielkością, wynosi 60 dni. Wyjątkiem są transakcje z podmiotami publicznymi, które powinny zapłacić fakturę w ciągu 30 dni. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby ustalić krótszy termin płatności, na przykład 21 lub 14 dni. Kiedy należy poinformować kontrahenta o wybranym terminie płatności?

Dlaczego na początku współpracy warto ustalić termin płatności?

Należy pamiętać, że takie kwestie jak terminy płatności należy określić podczas podpisywania umowy lub przyjmowania zamówienia. Czemu? Jeśli nie ustawiłeś terminu płatności przed przyjęciem zamówienia, Twój kontrahent będzie oczekiwał otrzymania faktury z ustawowym terminem płatności. Jeśli wystawisz im fakturę z krótszym terminem, będą mieli prawo być zaskoczeni. Nie odbije się to dobrze na Tobie, zwłaszcza że opłacenie faktury po terminie może skutkować odsetkami.

Dlatego najlepiej jest być jasnym przy przyjmowaniu zamówienia. Wystarczy, jeśli w korespondencji mailowej związanej z ustalaniem szczegółów zamówienia wspomnisz, że planujesz wystawić fakturę np. z 14-dniowym terminem płatności. W takim przypadku Twój kontrahent będzie wiedział o otrzymaniu od Ciebie dokumentu, który będzie musiał zapłacić we wskazanym terminie. W ten sposób sprawisz wrażenie profesjonalisty, który dba o wszystkie szczegóły transakcji.

Dlaczego duże firmy potrzebują dłuższych terminów płatności?

Jeśli pracujesz jako freelancer lub prowadzisz małą firmę, prawdopodobnie nie otrzymujesz wielu faktur. Droga od otrzymania faktury do jej zapłaty jest dość krótka, zwłaszcza gdy korzystasz z oprogramowania księgowego, które ułatwia kontrolę kosztów. W prosty sposób sprawdzisz, czy złożyłeś zamówienia na towary i usługi wymienione na fakturze. Potem po prostu robisz przelew w swoim banku i to jest to.

Zupełnie inaczej wygląda to w dużych organizacjach. Tam faktura musi przejść przez dwa lub nawet więcej działów, zanim zostanie ostatecznie zapłacona. Dlaczego to się dzieje? Faktury trafiają do sekretariatu lub działu administracji, gdzie są przyjmowane i rejestrowane. Następnie trafiają do działu księgowości, ale nie oznacza to natychmiastowej zapłaty. W zależności od procedur przyjętych w danej korporacji, konieczne może być sprawdzenie, kto zamówił towar lub usługę, czy kwota jest zgodna z podpisanym zamówieniem oraz czy termin płatności lub inne dane wskazane na fakturze są prawidłowe. Takie zadania mogą wykonywać zupełnie inne osoby.

Później faktura jest przekazywana do zapłaty. Należy pamiętać, że podpis osoby upoważnionej do akceptacji płatności jest nadal niezbędny do realizacji przelewu. Jest to czasochłonne, dlatego warto wziąć to pod uwagę przy współpracy z dużymi firmami. Jednak ustalając optymalny termin płatności faktury dla obu stron, pamiętaj, że dążenie do skrajności może być niekorzystne. Musisz także pamiętać o własnych potrzebach.

Dlaczego długie terminy płatności wpływają na Twój biznes?

Ustalając bardzo długi termin płatności kredytujesz swojego kontrahenta. W oczekiwaniu na zapłatę Twój klient może już korzystać z dostarczonych przez Ciebie towarów lub usług. Gdyby zapłacili ci natychmiast, będziesz w stanie wydać pieniądze i skorzystać z nich. Jest to szczególnie ważne, jeśli masz problemy z płynnością. W takim przypadku lepiej uzgodnić krótsze terminy płatności.

Jeśli wystawiasz komuś fakturę z bardzo długim terminem płatności, na przykład 90 dni, i w tym czasie kończą Ci się pieniądze, być może będziesz musiał wziąć pożyczkę bankową. Będzie to wiązało się z dodatkowymi kosztami, których można by uniknąć, gdyby zafakturowano je z krótszym terminem płatności. Jeśli ktoś Cię przekonuje, że dłuższy termin płatności nie powinien być problematyczny, zawsze możesz spróbować odwrócić sytuację. Jak to zrobić? Możesz zaoferować przedpłatę za swoje usługi w zamian za niewielką zniżkę. Może to być znacznie lepsze rozwiązanie niż zaciągnięcie drogiego kredytu.

Jak zachęcić kontrahentów do szybkiego opłacania faktur?

Jeżeli termin płatności liczony jest od daty otrzymania faktury przez kontrahenta, wówczas faktura wysłana drogą elektroniczną pomoże w uzyskaniu szybszej płatności. W tym przypadku nie musisz czekać, aż listonosz dostarczy go Twojemu klientowi. Dodatkowo, jeśli odbiorca Twoich towarów lub usług korzysta z systemu CRM, faktura elektroniczna może ułatwić mu pracę, dzięki czemu możesz liczyć na szybszą płatność.

Czy możesz zrobić coś jeszcze, aby przyspieszyć ten proces? Na przykład możesz zaoferować zniżkę na szybszą płatność. Oczywiście trzeba obliczyć kwotę rabatu, aby na nim nie stracić. Możesz także ostrzec swojego kontrahenta, że ​​jeśli nie zapłaci faktury w terminie, doliczysz odsetki za zwłokę. W każdym razie ustal korzystny dla obu stron termin płatności, a następnie monitoruj, czy Twój klient go dotrzymał. Dzięki naszej bezpłatnej aplikacji do fakturowania możesz ustawić przypomnienia o nadchodzących płatnościach i jednym kliknięciem sprawdzić należną kwotę i terminy płatności.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku i Twitterze.

Autor: Andy Nichols

Rozwiązujący problemy z 5 różnymi stopniami i nieskończonymi rezerwami motywacji. To czyni go idealnym właścicielem i menedżerem biznesu. W poszukiwaniu pracowników i partnerów otwartość i ciekawość świata to cechy, które najbardziej ceni.

Zobacz wszystkie posty