Czy faktura jest dokumentem prawnym?
Opublikowany: 2022-05-10Czy faktura jest dokumentem prawnym? Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że odpowiedź na to pytanie jest oczywista. Faktury muszą zawierać określone elementy wymagane przez prawo. Ale to nie znaczy, że są to dokumenty prawne. Gdyby tak było, nieuczciwa osoba mogłaby wystawić fakturę na dowolną kwotę, a następnie domagać się jej zapłaty. Sama faktura nie jest dokumentem prawnym. Tylko w połączeniu z innymi dokumentami faktura może mieć moc prawną. Co to za dokumenty? A jak sprawić, by faktura była dokumentem prawnie wiążącym? Dowiesz się tego i nie tylko w tym artykule!
Czy faktura jest dokumentem prawnym? - spis treści:
- Czy faktura jest dokumentem prawnym?
- Co sprawia, że faktury są legalne?
- Jakie informacje prawne możesz zawrzeć na fakturze?
- Jakie dokumenty sprawią, że faktura będzie wiążąca?
- Jak uchronić się przed nieuczciwym kupcem?
- Podpis odbiorcy – prosty sposób na potwierdzenie transakcji
Czy faktura jest dokumentem prawnym?
Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że odpowiedź na pytanie: „Czy faktura jest dokumentem prawnym?” wydaje się oczywiste. Faktury muszą zawierać określone elementy wymagane przez prawo. Ale to nie znaczy, że są to dokumenty prawne. Gdyby tak było, nieuczciwa osoba mogłaby wystawić fakturę na dowolną kwotę, a następnie domagać się jej zapłaty.
Sama faktura nie jest dokumentem prawnym. Tylko w połączeniu z innymi dokumentami faktura może mieć moc prawną.
Co to za dokumenty? A jak sprawić, by faktura była dokumentem prawnie wiążącym? Dowiesz się tego i nie tylko w tym artykule!
Co sprawia, że faktury są legalne?
Faktura jest dokumentem księgowym. Ale czy faktura jest dokumentem prawnym? Zawiera ważne informacje, takie jak data i sposób płatności, rodzaj i wartość sprzedanych towarów i usług oraz wysokość należnych podatków. Faktura dokumentuje również zdarzenie gospodarcze związane z dostawą towarów lub usług, ale nie stanowi bezspornego dowodu na istnienie umowy między sprzedającym a kupującym.
Czy faktura jest dokumentem prawnym? Spróbujmy odpowiedzieć na to pytanie. Gdyby same faktury były dokumentami prawnymi, to nieuczciwe firmy mogłyby wystawiać fałszywe faktury i na ich podstawie żądać zapłaty za niedostarczone towary lub usługi. W związku z tym oprócz faktury musisz posiadać inne dokumenty potwierdzające zaistnienie zdarzenia gospodarczego wskazanego na fakturze.
Jakie informacje prawne możesz zawrzeć na fakturze?
Chociaż sama faktura nie jest dokumentem prawnym, możesz dołączyć pewne informacje prawne, które będą wiążące dla Twojego klienta pod pewnymi warunkami. Jedną z najczęstszych informacji prawnych na fakturze jest termin płatności. Jednak, aby było to prawnie wiążące, musisz mieć dowód, że Twój klient zaakceptował termin płatności. Jeśli klient nie zapłaci w terminie, naliczysz mu odsetki.
Możesz również spotkać się z klauzulą mówiącą, że do czasu zapłaty przez klienta pełnej kwoty wskazanej na fakturze, towar pozostaje własnością sprzedawcy. Czasami na fakturze znajduje się adnotacja , że faktura jest jednocześnie wezwaniem do zapłaty powstałej kwoty. Może również zawierać informację, że brak zapłaty spowoduje umieszczenie klienta w rejestrze dłużników publicznych lub skierowanie sprawy do firmy windykacyjnej.
Faktura może również zawierać informacje o długości gwarancji, sposobie reklamacji lub sposobie zwrotu towaru. Ta informacja jest jednak jednostronna. W niektórych przypadkach wymagane jest potwierdzenie od drugiej strony, tj. kupującego, aby mieć moc prawną. Jak zatem związać fakturę?
Jakie dokumenty sprawią, że faktura będzie wiążąca?
Takimi dokumentami jest umowa lub zamówienie potwierdzone przez klienta. W umowie obie strony transakcji uzgadniają warunki dostawy towaru lub usługi. Może zawierać sposób i termin płatności, cenę za towary i usługi, terminy dostawy i wiele innych rzeczy, które są ważne dla stron umowy.
Niektóre z tych ustaleń, na przykład warunki płatności i ceny produktów, zostaną powtórzone na fakturze. W przypadku umowy będziesz mieć dowód, że wykonawca zaakceptował przedstawione warunki.
Prawnicy mówią, że ludzie zawierają umowy na złe czasy. Co to znaczy? Dopóki wszystko jest w porządku, a Twoi klienci płacą otrzymane faktury, wydaje się, że umowa nie jest konieczna. Ale jeśli Twój kontrahent przestanie spełniać wcześniejsze ustalenia, wtedy kontrakt okaże się nieoceniony. Da ci bezpośredni dowód w twojej ręce, który ma moc prawa. Taka umowa niekoniecznie musi być sporządzona przez prawnika. Oczywiście, jeśli zdecydujesz się na usługi prawnika, to taka umowa z pewnością będzie bardziej dopracowana, ale będzie Cię to kosztować więcej.
Na szczęście możesz samodzielnie tworzyć proste umowy. Co ciekawe, umowa nie musi być na papierze. Umowa może być umową wysłaną przez e-mail, SMS lub komunikator. Takie wiadomości mają moc prawną, a także potwierdzenie, że Twój klient zgodził się na warunki, które później trafiają na Twoją fakturę.
Taką samą rolę pełni zlecenie zaakceptowane przez klienta. Na tej podstawie można wystawić fakturę, która wraz z zamówieniem staje się kompletem dokumentów prawnych. Zamówienie nie musi być również w formie papierowej. Może to być e-mail, SMS lub wiadomość z komunikatora. Jeśli prowadzisz sklep internetowy, zamówieniem może być również wypełniony formularz dostępny na stronie Twojego sklepu.
Jak chronić się przed nieuczciwymi nabywcami?
Klient może zamówić u Ciebie towar, a następnie odmówić wykonania tego. Fakt, że wystawiłeś fakturę takiej osobie, nie będzie miał mocy prawnej. Dopóki obie strony nie zaakceptują faktury, nie jest ona prawnie wiążąca. Dlatego tak ważne jest posiadanie potwierdzenia zamówienia od osoby zamawiającej towar lub usługę. Tylko przy podpisanej umowie lub potwierdzonym zamówieniu możesz żądać zapłaty za fakturę wystawioną na podstawie umowy lub zamówienia.
Podpis odbiorcy – prosty sposób na potwierdzenie transakcji
Jednym z najprostszych sposobów potwierdzenia transakcji jest podpis kupującego na fakturze. Klient składając podpis akceptuje fakturę. W tym momencie staje się prawnie wiążący. Jednak faktura nie zawsze jest na papierze. Jak więc uzyskać potwierdzenie przyjęcia faktury przesłane drogą elektroniczną? W takim przypadku wystarczy krótka wiadomość e-mail, w której klienci potwierdzają, że akceptują wszystkie dane zawarte w fakturze. W ten sposób otrzymasz dowód, że Twój klient zgodził się na warunki sprzedaży podane na fakturze.
Skorzystaj z naszej bezpłatnej aplikacji do fakturowania, aby tworzyć wszystkie rodzaje faktur z niestandardowymi walutami, stawkami podatkowymi i rabatami.
Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube.
Autor: Andy Nichols
Rozwiązujący problemy z 5 różnymi stopniami i nieskończonymi rezerwami motywacji. To czyni go idealnym właścicielem i menedżerem biznesu. W poszukiwaniu pracowników i partnerów otwartość i ciekawość świata to cechy, które najbardziej ceni.