Podsumowanie szablonów Creately: czerwiec, tydzień 2

Opublikowany: 2023-06-16

W zeszłym tygodniu udostępniliśmy dostosowane szablony dla osób zajmujących się planowaniem wydarzeń, zarządzaniem produktami, doradztwem zawodowym, antropologią kulturową i coachingiem dotyczącym produktywności osobistej.

W tym tygodniu przygotowaliśmy pięć zupełnie nowych szablonów dostosowanych specjalnie dla projektantów UX, menedżerów produktu, kierowników projektów, liderów zespołów, twórców treści, kontrolerów jakości, profesjonalnych trenerów i konsultantów.

Jeśli chcesz zapoznać się z dodatkowymi szablonami, zachęcamy do odwiedzenia naszej społeczności diagramów, gdzie można znaleźć obszerną kolekcję setek szablonów przeznaczonych do szerokiego zakresu zastosowań organizacyjnych.

Szablony na ten tydzień obejmują:

  • Odchudzone płótno UX
  • Szablon przedśmiertny
  • Szablon repozytorium treści
  • Macierz ryzyka
  • Efektowny szablon warsztatu

Lean UX Canvas

Płótno Lean UX to wizualne narzędzie wykorzystywane w dziedzinie projektowania User Experience (UX) w celu ułatwienia wspólnego tworzenia i komunikacji koncepcji produktu. Jest zwykle używany przez projektantów UX, menedżerów produktu i zespoły wielofunkcyjne pracujące w zwinnym i iteracyjnym środowisku.

Korzystanie z szablonu kanwy Lean UX może pomóc usprawnić proces projektowania i dostosować członków zespołu do celów projektu i podejścia zorientowanego na użytkownika.

Oto prosty przewodnik, jak używać szablonu kanwy Lean UX w pięciu prostych krokach:

  1. Zdefiniuj problem: Jasno zidentyfikuj i sformułuj problem, który chcesz rozwiązać, biorąc pod uwagę potrzeby użytkowników i cele biznesowe.
  2. Zidentyfikuj docelowe osobowości użytkowników: Zdefiniuj głównych docelowych użytkowników swojego produktu i utwórz osobowości użytkowników reprezentujące ich cechy, zachowania i cele.
  3. Mapuj podróż użytkownika: Wizualizuj doświadczenie użytkownika, mapując jego podróż od pierwszej interakcji do osiągnięcia celów, w tym punkty styku, emocje i punkty bólu.
  4. Generuj pomysły na rozwiązania: Przeprowadź burzę mózgów potencjalnych rozwiązań w celu rozwiązania zdefiniowanego problemu i zaspokojenia potrzeb użytkowników, zachęcając członków zespołu do przedstawienia różnych perspektyw.
  5. Formułuj hipotezy i weryfikuj: Twórz hipotezy dotyczące generowanych rozwiązań i projektuj eksperymenty, aby przetestować te założenia z użytkownikami, koncentrując się na iteracyjnych cyklach informacji zwrotnych, uczenia się i udoskonalania.

Kliknij obraz, aby edytować kanwę Lean UX

Szablon przedubojowy

Szablon przedubojowy jest strategicznym narzędziem używanym przez kierowników projektów, liderów zespołów i decydentów do przewidywania i łagodzenia potencjalnych zagrożeń lub niepowodzeń przed ich wystąpieniem. Jest to szczególnie cenne w fazie planowania projektu lub inicjatywy.

Oto jak korzystać z szablonu przedubojowego w pięciu prostych krokach:

  1. Przygotuj scenę: Zbierz zespół projektowy lub odpowiednich interesariuszy i wyjaśnij cel ćwiczenia przedubojowego. Podkreśl znaczenie identyfikowania zagrożeń i potencjalnych awarii, aby im zapobiec.
  2. Wyobraź sobie porażkę: poproś uczestników, aby wyobrazili sobie, że projekt już się nie powiódł lub napotkał poważne problemy. Daj im konkretny harmonogram, na przykład sześć miesięcy lub rok w przyszłość. Zachęć ich do szerokiego i kreatywnego myślenia o wszystkich możliwych przyczynach niepowodzenia.
  3. Burza mózgów na temat zagrożeń i przyczyn: Zapewnij każdemu uczestnikowi karteczki samoprzylepne lub platformę cyfrową, na której mogą indywidualnie zapisywać zagrożenia i przyczyny, które ich zdaniem mogą przyczynić się do niepowodzenia. Daj im określoną ilość czasu na wygenerowanie jak największej liczby pomysłów. Przypomnij im, aby skupili się na konkretnych zagrożeniach, a nie na ogólnikach.
  4. Dziel się pomysłami i grupuj: Niech każdy uczestnik podzieli się swoimi pomysłami jeden po drugim, umożliwiając dyskusję i wyjaśnienie, jeśli to konieczne. W miarę dzielenia się pomysłami grupujcie razem podobne lub powiązane zagrożenia i przyczyny. Ten krok pomaga zidentyfikować wspólne tematy i nadać priorytet potencjalnym zagrożeniom.
  5. Strategie łagodzenia: Po podzieleniu się i pogrupowaniu wszystkich pomysłów należy skupić się na opracowaniu strategii łagodzenia lub zapobiegania zidentyfikowanym zagrożeniom i przyczynom. Zachęć zespół do burzy mózgów proaktywnych działań, planów awaryjnych lub środków ograniczających ryzyko, które można wdrożyć, aby zminimalizować prawdopodobieństwo lub wpływ zidentyfikowanych zagrożeń.

Korzystając z szablonu pre-ortem, zespoły projektowe mogą proaktywnie identyfikować potencjalne zagrożenia i awarie, umożliwiając im opracowywanie strategii i planów awaryjnych w celu zapobiegania lub minimalizowania ich skutków. To ćwiczenie promuje podejście przyszłościowe i usprawnia ogólne procesy planowania projektu i zarządzania ryzykiem.

Kliknij obraz, aby edytować szablon przedubojowy

Szablon repozytorium treści

Szablon repozytorium treści to narzędzie powszechnie używane przez menedżerów treści, sprzedawców cyfrowych i zespoły redakcyjne do efektywnego organizowania zasobów treści i zarządzania nimi. Zapewnia scentralizowaną lokalizację do przechowywania, kategoryzowania i uzyskiwania dostępu do treści dla różnych kanałów i platform.

Oto jak używać szablonu repozytorium treści:

  1. Skonfiguruj szablon: Utwórz strukturę strukturalną w repozytorium, w tym foldery, kategorie i pola metadanych, aby efektywnie organizować zawartość. Weź pod uwagę takie czynniki, jak rodzaj treści, temat, grupa docelowa i data publikacji.
  2. Przesyłanie i kategoryzowanie treści: Rozpocznij od przesłania istniejących zasobów treści do repozytorium. Przypisz odpowiednie kategorie, tagi i metadane do każdego fragmentu treści, aby ułatwić wyszukiwanie i pobieranie. Ten krok gwarantuje, że treść jest odpowiednio zorganizowana i dostępna.
  3. Zdefiniuj uprawnienia i poziomy dostępu: Określ, kto może uzyskiwać dostęp i edytować zawartość repozytorium. Ustal role i uprawnienia użytkowników, aby zachować bezpieczeństwo danych i zapewnić odpowiednim osobom odpowiednie uprawnienia.
  4. Współpracuj i śledź poprawki: zachęcaj członków zespołu do współpracy dzięki funkcjom takim jak kontrola wersji. Śledź poprawki, komentarze i opinie w repozytorium, aby zachować przejrzysty przepływ pracy i usprawnić procesy opracowywania i zatwierdzania treści.
  5. Wyszukiwanie i pobieranie treści: Użyj funkcji wyszukiwania repozytorium, aby zlokalizować określoną treść na podstawie odpowiednich kryteriów, takich jak słowa kluczowe, kategorie lub metadane. Upewnij się, że repozytorium jest łatwo dostępne i przyjazne dla użytkownika w celu wydajnego wyszukiwania i wyszukiwania treści.

Skorzystaj z szablonu repozytorium treści, aby wydajnie zarządzać i organizować zasoby treści, usprawniać współpracę między członkami zespołu oraz usprawniać procesy tworzenia i publikowania treści.

Kliknij obraz, aby edytować szablon repozytorium treści

Macierz Ryzyka

Szablon macierzy ryzyka jest narzędziem powszechnie używanym przez kierowników projektów, kierowników ds. ryzyka i decydentów do oceny i ustalania priorytetów ryzyka na podstawie ich prawdopodobieństwa i wpływu. Zapewnia ustrukturyzowane ramy oceny i wizualizacji ryzyka, umożliwiając skuteczne zarządzanie ryzykiem i strategie jego ograniczania.

Aby skorzystać z szablonu macierzy ryzyka, wykonaj pięć prostych kroków:

  1. Skonfiguruj szablon: Rozpocznij od wybrania szablonu macierzy ryzyka, który odpowiada Twoim potrzebom. Może to być wstępnie zaprojektowany szablon lub pusta matryca, którą dostosujesz. Ustaw osie prawdopodobieństwa i wpływu oraz zdefiniuj skale ocen dla każdego kryterium.
  2. Zidentyfikuj i oceń ryzyko: Zidentyfikuj potencjalne ryzyko związane z twoim projektem lub inicjatywą. Oceń każde ryzyko, biorąc pod uwagę prawdopodobieństwo jego wystąpienia i potencjalny wpływ, jaki może mieć na cele projektu. Użyj skal ratingowych zdefiniowanych w szablonie, aby przypisać oceny do każdego ryzyka.
  3. Wykreśl ryzyko na macierzy: użyj osi prawdopodobieństwa i wpływu w szablonie, aby wykreślić każde zidentyfikowane ryzyko. Prawdopodobieństwo jest zwykle przedstawiane na osi poziomej, a wpływ na osi pionowej. Umieść każde ryzyko na skrzyżowaniu, które odpowiada jego oszacowanym ocenom prawdopodobieństwa i wpływu.
  4. Określ poziomy ryzyka: Analizuj pozycje ryzyk na macierzy, aby określić ich ogólne poziomy ryzyka. Zazwyczaj ryzyka w strefie wysokiego prawdopodobieństwa i dużego wpływu (prawy górny kwadrant) są uważane za wysokie i wymagają natychmiastowej uwagi. Ryzyka w strefie niskiego prawdopodobieństwa i niskiego wpływu (lewa dolna ćwiartka) mają zazwyczaj niższy priorytet.
  5. Określ priorytety ograniczania ryzyka: w oparciu o zidentyfikowane poziomy ryzyka ustal priorytety ryzyka dla działań łagodzących. Skoncentruj się najpierw na obszarach wysokiego ryzyka i przydziel odpowiednie zasoby do opracowania i wdrożenia strategii łagodzenia skutków. Regularnie monitoruj i przeglądaj macierz, aby aktualizować oceny ryzyka i dostosowywać działania łagodzące w razie potrzeby.

Szablon macierzy ryzyka umożliwia skuteczną wizualizację i ustalanie priorytetów ryzyka, co prowadzi do świadomego podejmowania decyzji i ukierunkowanego ograniczania ryzyka. Zapewnia również jasne ramy do oceny ryzyka i zarządzania nim w całym cyklu życia projektu, ostatecznie zwiększając powodzenie projektu i minimalizując potencjalne negatywne skutki.

Kliknij obraz, aby edytować macierz ryzyka

Skuteczny szablon warsztatu

Skuteczny szablon warsztatowy to ustrukturyzowane narzędzie używane przez facylitatorów, trenerów i profesjonalistów z różnych dziedzin do planowania i prowadzenia produktywnych warsztatów. Zapewnia ramy do organizowania i prowadzenia sesji warsztatowych w celu osiągnięcia określonych celów i wyników.

Wykonaj następujące kroki, aby użyć szablonu warsztatu:

  1. Zdefiniuj cele warsztatu: Jasno sformułuj cel i pożądane rezultaty warsztatu. Zidentyfikuj konkretne cele, które chcesz osiągnąć, oraz wiedzę, umiejętności lub działania, które chcesz, aby uczestnicy zdobyli.
  2. Zaplanuj program: opracuj szczegółowy program, który określa przebieg działań, tematy do omówienia i czas przydzielony na każdą sesję. Rozważ połączenie prezentacji, ćwiczeń interaktywnych, dyskusji w grupach i zajęć praktycznych, aby zaangażować uczestników i osiągnąć cele warsztatu.
  3. Przygotuj materiały i zasoby: Zbierz i przygotuj wszystkie niezbędne materiały, zasoby i materiały informacyjne potrzebne do warsztatu. Upewnij się, że uczestnicy mają dostęp do odpowiednich dokumentów, arkuszy lub narzędzi, które wspierają ich naukę i zaangażowanie.
  4. Ułatw zaangażowanie i uczestnictwo: podczas warsztatu użyj szablonu, aby kierować swoim podejściem do facylitacji. Zachęcaj do aktywnego uczestnictwa, współpracy w grupie i otwartych dyskusji między uczestnikami. Stosuj techniki interaktywne, takie jak burza mózgów, praca w grupach i odgrywanie ról, aby wspierać zaangażowanie i dzielenie się wiedzą.
  5. Oceń i zbierz informacje zwrotne: Pod koniec warsztatu poświęć czas na zebranie informacji zwrotnych od uczestników. Skorzystaj z formularzy ewaluacyjnych lub ankiet, aby zebrać informacje na temat treści warsztatów, ułatwień i ogólnego doświadczenia. Ta informacja zwrotna pomoże Ci ocenić skuteczność warsztatu i wprowadzić ulepszenia na przyszłe sesje.

Korzystając ze skutecznego szablonu warsztatów, profesjonaliści mogą organizować i ułatwiać angażujące i wywierające wpływ warsztaty. Szablon służy jako przewodnik, który zapewnia osiągnięcie celów warsztatu, aktywne zaangażowanie uczestników i osiągnięcie pożądanych rezultatów. Pomaga usprawnić proces planowania i realizacji, co skutkuje cennymi i udanymi warsztatami dla wszystkich zaangażowanych.

Kliknij obraz, aby edytować efektywny szablon warsztatu