Zarządzanie zapasami na czas: najlepszy przewodnik

Każda firma e-commerce, która wykracza poza sprzedaż jednego lub dwóch produktów tygodniowo , musi mieć usprawniony i wydajny system zarządzania zapasami.

Bez tego po prostu nie przeżyjesz.

Zarządzanie zapasami Just-In-Time (JIT) jest popularnym i sprawdzonym systemem dla wielu rozwijających się firm eCommerce.

W tym poście dowiesz się:

1. Czym jest zarządzanie zapasami JIT i dlaczego jest cenne
2. Niezależnie od tego, czy Twoja firma jest odpowiednim kandydatem do zarządzania zapasami JIT
3. Jak wdrożyć zarządzanie zapasami JIT w swojej firmie
4. Zaawansowane koncepcje JIT

Co to jest zarządzanie zapasami Just-in-Time?

Zarządzanie zapasami na czas (JIT) to system, w którym zapasy są zamawiane i dostarczane tylko w razie potrzeby.

Zmniejsza to ilość powierzchni magazynowej potrzebnej do przechowywania zapasów, a także koszty przenoszenia nadmiaru zapasów.

Równoważenie JIT polega na otrzymywaniu nowych zapasów dokładnie wtedy, gdy są potrzebne — jeśli otrzymasz je wcześniej niż jest to potrzebne, masz nadwyżki zapasów i zamrożone pieniądze. Z drugiej strony, jeśli dostaniesz to za późno, możesz napotkać braki w zapasach.

Innymi słowy, głównym celem metodologii JIT jest obniżenie kosztów utrzymywania zapasów przy jednoczesnym zwiększeniu rotacji zapasów .

Jak zapewne można się domyślić, zarządzanie zapasami „dokładnie na czas” wiąże się z pewnym ryzykiem, które wymaga wykwalifikowanych pracowników, zaawansowanego układu fabryki, odpowiedniego sprzętu i zaawansowanych systemów oprogramowania, aby wszystko się połączyło.

Dlaczego warto korzystać z zarządzania zapasami JIT?

Istnieje wiele powodów, dla których firmy decydują się na wdrożenie zarządzania zapasami JIT. Najczęstsze przyczyny to:

• Zmniejszone koszty utrzymania zapasów: Przenoszenie nadmiernych zapasów może zamrozić dużo kapitału obrotowego, który można lepiej wykorzystać w innym miejscu w firmie. Zarządzanie zapasami JIT może pomóc obniżyć te koszty prowadzenia poprzez zmniejszenie ilości zapasów, które wymagają przechowywania.
• Lepszy przepływ gotówki : posiadanie nadmiaru zapasów pod ręką może spowodować zamrożenie dużej ilości gotówki, którą można wykorzystać do innych celów. Zarządzanie zapasami JIT może pomóc poprawić przepływ środków pieniężnych poprzez zmniejszenie ilości zapasów, które wymagają płatności z góry.
• Zmniejszone koszty produkcji: nadprodukcja jest częstym problemem w firmach, które nie korzystają z zarządzania zapasami JIT. Produkując przedmioty tylko wtedy, gdy jest na to popyt ze strony klientów, firmy mogą obniżyć koszty produkcji.
• Większa satysfakcja klientów: zarządzanie zapasami JIT może pomóc w zwiększeniu zadowolenia klientów, zapewniając dostępność produktów zawsze wtedy, gdy ich potrzebujesz. Jest to szczególnie ważne dla firm, które produkują towary łatwo psujące się lub towary o krótkim terminie przydatności do spożycia.
• Wyeliminowane marnotrawstwo: system eliminuje również marnotrawstwo związane z nadprodukcją, ponieważ artykuły są produkowane tylko wtedy, gdy istnieje zapotrzebowanie klientów.

Jak działa zarządzanie zapasami Just-in-Time?

Kiedy JIT działa, jest to dobrze naoliwiona maszyna, która maszeruje do czasu TAKT , który jest oszczędnym określeniem tempa , w jakim kreowany jest popyt klientów.

Aby zarządzanie zapasami JIT działało, firmy muszą mieć czas TAKT równy lub krótszy od czasu realizacji produkcji .

Oznacza to, że czas potrzebny na otrzymanie surowców, wyprodukowanie produktu i wysłanie go do klienta musi być równy lub krótszy od zapotrzebowania klienta.

Aby to zadziałało, firmy muszą mieć bardzo wydajny i usprawniony proces produkcyjny. Wymaga to również od firm dokładnego zrozumienia czasów realizacji związanych z każdym etapem procesu logistycznego.

Zarządzanie zapasami JIT wymaga również dobrej komunikacji między różnymi częściami łańcucha dostaw. Obejmuje to komunikację między dostawcami, producentami i klientami.

Na przykład, jeśli klient składa zamówienie na produkt, producent musi być w stanie przekazać te informacje dostawcy, aby surowce mogły zostać niezwłocznie wysłane.

Jak wspomniano, celem zarządzania zapasami JIT jest zapewnienie ciągłego przepływu materiałów i produktów w procesie produkcyjnym, tak aby nie było potrzeby (lub niewielka potrzeba) przechowywania zapasów.

Osiągnięcie tego może być wyzwaniem, ale firmy, które pomyślnie wdrożą zarządzanie zapasami JIT, mogą odnieść wiele korzyści.

Kluczowe funkcje zarządzania zapasami JIT

Istnieje kilka kluczowych funkcji zarządzania zapasami JIT, o których firmy muszą wiedzieć. Obejmują one:

Prognozowanie zapasów

Zarządzanie zapasami JIT opiera się na informacjach o zapotrzebowaniu klientów w celu prognozowania, kiedy będą potrzebne nowe zapasy.

Prognozowanie to można przeprowadzić za pomocą różnych metod, takich jak historyczne dane dotyczące sprzedaży, analiza trendów, a nawet badania rynku.

Alerty inwentaryzacyjne

Inną kluczową cechą zarządzania zapasami JIT jest korzystanie z alertów dotyczących zapasów. Alerty te można skonfigurować w celu powiadamiania odpowiedniego personelu o niskim poziomie zapasów i konieczności zamówienia nowych zapasów.

Dzięki temu nowe zapasy docierają na czas, dzięki czemu produkcja może być kontynuowana bez przerw.

Na przykład SkuVault umożliwia administratorom ustawianie alertów dotyczących ponownego zamówienia dla określonych jednostek SKU. W ten sposób nie musisz analizować tych liczb w arkuszu kalkulacyjnym (ani martwić się, że zabraknie Ci zapasów).

Systemy kodów kreskowych i etykiet

Systemy kodów kreskowych i znaczników są często używane w połączeniu z zarządzaniem zapasami JIT. Systemy te pomagają śledzić poziomy zapasów i mogą być używane do wyzwalania alertów dotyczących zapasów.

Zabezpieczenia zapasów i kopie zapasowe

Inną ważną cechą zarządzania zapasami JIT jest potrzeba bezpieczeństwa i tworzenia kopii zapasowych. Wynika to z faktu, że zarządzanie zapasami JIT opiera się na ciągłym przepływie materiałów i produktów.

Jeśli nastąpi przerwa w tym przepływie, może to spowodować poważne problemy dla firmy. Dlatego firmy muszą mieć środki bezpieczeństwa, aby chronić swoje zapasy i zapasy bezpieczeństwa w przypadku problemów.

Historia zarządzania zapasami Just-in-Time

Zarządzanie zapasami na czas jest częścią odchudzonej produkcji, metodologii wywodzącej się z japońskich zakładów produkcyjnych.

JIT został po raz pierwszy opracowany i zoptymalizowany w zakładach produkcyjnych Toyoty przez japońskiego inżyniera przemysłowego i biznesmena Taiichi Ohno.

Powstał jako sposób na spełnienie wymagań klientów przy minimalnych opóźnieniach. Jest powszechnie określany jako System Produkcyjny Toyoty lub TPS.

W rzeczywistości JIT nazywa się teraz TPS i przypisuje się mu pomoc Toyocie w zostaniu jednym z odnoszących największe sukcesy producentów samochodów na świecie.

Nie możemy wspomnieć o Systemie Produkcyjnym Toyoty i metodzie szczupłej produkcji, nie wspominając o inżynierze przemysłowym i statystyce W. Edwardsie Demingu. Był jednym z pierwszych konsultantów ds. zarządzania współpracujących z Toyotą w latach pięćdziesiątych i przyczynił się do jej sukcesu.

Metodologia szczupłego biznesu polega na ciągłym testowaniu i iteracjach, a JIT jest szczytem szczupłego myślenia.

JIT to praktyczne zastosowanie odchudzonej produkcji, która usuwa wszystkie odpady z procesu produkcyjnego, dzięki czemu firmy mogą produkować tylko to, co jest potrzebne, kiedy jest to potrzebne iw potrzebnej ilości.

Powoduje to znaczne zmniejszenie poziomu zapasów i czasów realizacji, a także wzrost ogólnej wydajności. JIT został przyjęty przez wiele firm na całym świecie i jest uważany za najlepszą praktykę w produkcji.

Zalety zarządzania zapasami JIT

Omówiliśmy już wiele korzyści płynących z JIT, ale business.org całkiem ładnie je podsumowuje:

„Po prawidłowym wdrożeniu system inwentaryzacji JIT może pomóc sprzedawcom detalicznym i firmom zajmującym się produkcją odchudzoną w obniżeniu kosztów magazynowania i utrzymaniu aktualności zapasów.

Oczywiście systemy magazynowe JIT rozpadają się bez szybkiej, niezawodnej produkcji i wysyłki przedmiotów. Ale kiedy już to zrobisz, systemy JIT mogą zwiększyć wydajność i rentowność Twojej firmy”.

Wady technik inwentaryzacji just-in-time

Pomimo zalet, istnieją pewne wady, które należy wziąć pod uwagę przed wdrożeniem systemu inwentaryzacji JIT w swojej firmie.

Po pierwsze, JIT wymaga wysokiego poziomu koordynacji i komunikacji między wszystkimi członkami łańcucha dostaw — od dostawców, przez producentów, po sprzedawców detalicznych.

Może to być trudne do osiągnięcia i utrzymania, zwłaszcza jeśli masz długi łańcuch dostaw lub jeśli Twoi dostawcy znajdują się w różnych częściach świata.

Mniejsze firmy handlu elektronicznego często nie mają jeszcze wiarygodnych relacji z dostawcami. Ten brak godnej zaufania infrastruktury może uniemożliwić im korzystanie z JIT na wczesnych etapach.

Po drugie, systemy JIT mogą zostać zakłócone przez czynniki zewnętrzne, na które nie masz wpływu, takie jak zła pogoda, strajki, klęski żywiołowe lub — jak się domyślasz — globalne pandemie.

Zakłócenia Covida w produkcji mikroczipów właśnie zaczynają się odbijać (dwa lata później).

Po trzecie, systemy inwentaryzacji JIT wymagają wysokiego poziomu inwestycji w technologię i infrastrukturę, taką jak systemy ERP, systemy zarządzania zapasami , tagi RFID i analiza danych w czasie rzeczywistym. Może to być kosztowne i może nie być wykonalne dla wszystkich firm.

Wreszcie, systemy inwentaryzacji JIT mogą być trudne do wdrożenia i utrzymania oraz wymagają dużego zaangażowania ze strony wszystkich członków organizacji.

Jeśli rozważasz wdrożenie systemu inwentaryzacji JIT w swojej firmie, dokładnie rozważ zalety i wady, aby zdecydować, czy jest to odpowiednie rozwiązanie dla Ciebie.

Ryzyka związane z zarządzaniem zapasami just-in-time

Systemy inwentaryzacyjne JIT zdecydowanie mogą być metodologią „wysokiego ryzyka, wysokiej nagrody”. Do najistotniejszych zagrożeń należą:

• Niedobory zapasów: system JIT zależy od ciągłego przepływu zapasów w celu utrzymania poziomu produkcji. Jeśli wystąpią jakiekolwiek zakłócenia w łańcuchu dostaw, może to doprowadzić do niedoborów zapasów i opóźnień w produkcji.

• Zwiększone koszty : systemy JIT wymagają znacznych inwestycji w technologię i infrastrukturę. Może to być kosztowne i może nie być wykonalne dla wszystkich firm.

• Trudności z wdrożeniem: systemy JIT mogą być trudne do wdrożenia i utrzymania oraz wymagają dużego zaangażowania ze strony wszystkich członków organizacji.

Kto powinien korzystać z systemu JIT?

System JIT najlepiej nadaje się dla firm, które mają wysoki poziom koordynacji i komunikacji między wszystkimi członkami łańcucha dostaw.

Jak omówiono, systemy JIT wymagają zaangażowania w szczegóły i organizacji od wszystkich członków organizacji, co oznacza, że ​​ważne jest, aby wszyscy byli na pokładzie przed przystąpieniem do wdrażania.

Systemy JIT najlepiej sprawdzają się również w przedsiębiorstwach o wysokim poziomie inwestycji w technologię i infrastrukturę.

Obejmuje to firmy z solidnymi systemami MRP i ERP, systemami zarządzania zapasami , tagami RFID i analizą danych w czasie rzeczywistym.

Menedżerowie i kierownicy wdrażający system JIT powinni być również w pełni wykształceni w zakresie zasad Lean Manufacturing, Six Sigma i JIT, aby uniknąć wielu zagrożeń i pułapek związanych z jego wdrożeniem.

Jeśli chcesz mieć odchudzone przedsiębiorstwo, dobrze jest zacząć od przeczytania Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation autorstwa Jamesa Womacka.

Rozważ te pytania jako ramy, które pomogą Ci w procesie podejmowania decyzji:

1. Czy działam z bardzo przewidywalnymi i mierzalnymi czasami realizacji produkcji?
2. Czy wykorzystuję oprogramowanie do zarządzania zapasami do prognozowania popytu?
3. Czy mogę utrzymywać zapasy bezpieczeństwa w przypadku przerwy w logistyce?
4. Czy mam zespół, który widzi wartość w metodologii Lean Business (a przynajmniej czy da się go przekonać)?

Jeśli odpowiedziałeś twierdząco na większość z tych pytań, prawdopodobnie jesteś głównym kandydatem do metodologii JIT.

Jak sprawić, by mój system JIT działał dla mnie?

Wykonując te cztery kroki, możesz sprawić, by JIT działał dla Ciebie i Twojej organizacji:

1. Wyeliminuj marnotrawstwo: Pierwszym krokiem jest wyeliminowanie wszelkich form marnotrawstwa w Twojej organizacji. Obejmuje to nadprodukcję, oczekiwanie, transport, ruch, defekty i zapasy.
2. Zidentyfikuj i napraw problemy: Po wyeliminowaniu marnotrawstwa musisz zidentyfikować i naprawić wszelkie problemy, które mogą prowadzić do opóźnień lub zakłóceń w produkcji. Obejmuje to problemy z dostawcami, sprzętem i samym procesem produkcyjnym.
3. Upewnij się, że Twój potok logistyczny jest wydajny . „Audyt wydajności” obejmuje upewnienie się, że Twoje maszyny są odpowiednio konserwowane i że Twoja linia produkcyjna jest ustawiona w najbardziej efektywny sposób. Powinieneś również dokładnie śledzić poziomy zapasów i monitorować proces produkcyjny, aby zidentyfikować wszelkie wąskie gardła lub obszary wymagające poprawy.
4. Zachowaj solidne zapewnienie jakości. Skuteczne metody identyfikowalności z analizą przyczyn źródłowych, korygowaniem przyczyn problemów, działaniami następczymi i ciągłym doskonaleniem mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia płynnego procesu produkcyjnego JIT.
5. Wybierz odpowiedni sprzęt (i oprogramowanie). Wybierając sprzęt i oprogramowanie do swojego systemu JIT, ważne jest, aby wybrać narzędzia, które są niezawodne i mają niski wskaźnik defektów. W tym miejscu do gry wchodzi rozwiązywanie problemów Six Sigma i analiza danych. Należy również wziąć pod uwagę wymagania dotyczące konserwacji sprzętu i całkowity koszt posiadania.
6. Szkol swoich pracowników. Odpowiednie szkolenie jest niezbędne, aby Twoi pracownicy mogli efektywnie działać w środowisku JIT. Pracownicy powinni być odpowiednio przeszkoleni z zasad JIT i lean, a także powinni być zaznajomieni ze specyficznymi procesami i procedurami związanymi z działalnością Twojej organizacji
7. Zabezpiecz łańcuch dostaw swojej fabryki. Aby utrzymać ciągły przepływ zapasów, ważne jest posiadanie bezpiecznego i niezawodnego łańcucha dostaw. Możesz to osiągnąć, rozwijając silne relacje z dostawcami i pracując nad tym, aby mogli spełnić Twoje wymagania.

Przykłady inwentaryzacji JIT

Producenci samochodów, którzy często mierzą czas TAKT z dokładnością do najdrobniejszych szczegółów, są najlepszymi przykładami firm, które z powodzeniem wdrażają systemy JIT.

Aby utrzymać ciągły przepływ zapasów, producenci samochodów polegają na dostawcach zlokalizowanych w pobliżu ich fabryk. Pozwala to na szybki odbiór części i komponentów oraz minimalizuje ryzyko zakłóceń w produkcji.

Godnym uwagi przykładem firmy, która wykorzystuje JIT w swoich procesach w Stanach Zjednoczonych, jest fabryka Hyundaia w Montgomery, AL. Zakład produkuje pojazdy, takie jak sedan Elantra oraz SUV-y Santa Fe i Tucson. Aby zapewnić płynny i wydajny proces produkcyjny, zakład stosuje system magazynowania just-in-time.

System ten pozwala zakładowi na szybki odbiór części i komponentów oraz minimalizuje ryzyko zakłóceń w produkcji. Wszystko, od kontroli temperatury po zaawansowaną robotykę, jest zarządzane przez inżynierów, którzy są nastawieni na utrzymanie płynności linii i zmniejszenie ilości odpadów.

Końcowe przemyślenia

Nie ma idealnej metodologii zarządzania zapasami. Każdy ma swoje wady, ryzyko i potencjalne korzyści. JIT to jedna z najtrudniejszych, ale potencjalnie lukratywnych form zarządzania zapasami.

Może radykalnie obniżyć koszty przechowywania zapasów i wyeliminować wszelkie odpady z Twojej organizacji. Jednocześnie firmy, które nie trzymają się terminów dostaw, mogą napotkać zapasy bezpieczeństwa, a tym samym niezadowolonych klientów.

Bez względu na to, jaką ścieżkę zarządzania zapasami wybierzesz, jedno jest pewne: próba pozostania na szczycie potoku logistycznego za pomocą arkuszy kalkulacyjnych (lub, co gorsza, w twojej głowie) to głupie zadanie.

Potrzebujesz narzędzia takiego jak SkuVault, aby zautomatyzować alerty o ponownym zamówieniu, śledzić wszystkie czasy realizacji i prognozować zapotrzebowanie kupujących.

Na szczęście oprogramowanie do zarządzania zapasami SkuVault robi to wszystko i wiele więcej. Aby zobaczyć go w akcji, zarejestruj się w celu uzyskania wersji demonstracyjnej, korzystając z łącza na tej stronie.