Kluczowe funkcje controlingu

Dynamiczny świat biznesu nie pozwala firmom pozostać w jednym miejscu. Zmieniające się realia rynkowe zmuszają przedsiębiorców do ciągłego testowania nowych praktyk i strategii, które skutecznie pozwolą im osiągnąć założone cele, usprawniając funkcjonowanie całej organizacji.

Co to jest kontrolowanie?

Dążąc do zrozumienia istoty kontroli, instrument ten można zdefiniować jako przyjęcie przez współpracujące komórki przedsiębiorstwa jednolitego sposobu myślenia i działania, co znacznie ułatwia efektywne zarządzanie całą organizacją, dodatkowo usprawniając racjonalne podejmowanie kluczowych decyzji. decyzje kierownictwa. Controlling jest zatem podstawowym systemem, który ma za zadanie wspierać zarządzanie przedsiębiorstwem jako całością.

Wielowymiarowa kontrola staje się możliwa dzięki integracji wewnętrznych mechanizmów organizacji z najnowszymi technologiami, które ułatwiają gromadzenie, gromadzenie i przetwarzanie kluczowych danych. Dodatkowo controling buduje sprzyjające warunki do przyjęcia nieco szerszej perspektywy, skupiając się na wybiegającej w przyszłość analizie działań, które ostatecznie, przy wykorzystaniu odpowiednich zasobów przedsiębiorstwa, przybliżą je do osiągnięcia zamierzonych celów.

Controlling obejmuje cztery funkcje – planowanie, kontrolę, sterowanie i koordynację. Dążenie do rozwoju każdego z tych obszarów, ze względu na ich zróżnicowanie, stwarza szansę na wprowadzenie kompleksowych działań biznesowych, zwiększających świadomość potencjalnych szans i zagrożeń związanych z podejmowaniem poszczególnych działań.

Funkcje sterujące

• Planowanie – jednym z podstawowych zadań kontrolingu jest wyznaczanie konkretnych celów przedsiębiorstwa, co jest ściśle powiązane z samą funkcją planowania, zarówno w krótkim, jak i długim okresie. Wyznaczane cele często przybierają formę KPI, co ułatwia weryfikację stopnia ich realizacji na późniejszych etapach. Dzięki temu możliwe staje się stworzenie wizji rozwoju firmy zrozumiałej dla wszystkich pracowników. Jednocześnie, oprócz jasnego zdefiniowania pożądanych rezultatów, funkcja planowania odpowiada również za określenie środków i ram czasowych niezbędnych do ich osiągnięcia.
• Kontrolowanie – reprezentuje najbardziej oczywistą ze wszystkich funkcji kontrolnych. Na tym etapie najważniejszym elementem jest dokonanie rzetelnego porównania autentycznych wyników firmy z już opracowanym planem. Taka kontrola realizacji założonych celów stwarza podstawę do przeprowadzenia wielowymiarowej analizy odchyleń w celu odkrycia genezy ich występowania. Kolejnym krokiem jest dokonanie niezbędnych dostosowań, aby w przyszłości firma mogła zmaksymalizować efektywność swojego działania.
• Kontrola – podstawowe działania w tym obszarze skupiają się wokół podejmowania ważnych decyzji związanych z korektą wcześniej ustalonych założeń lub celów, takich jak przeliczenie pierwotnych kosztów czy aktualizacja przyjętych budżetów. Działania te mają na celu pomóc firmie jak najszybciej osiągnąć upragnioną pozycję w świecie biznesu. Jednocześnie istota kontroli w dalszym ciągu łączy się z dalszym monitorowaniem stanu faktycznego, koncentrując się na realizacji najważniejszych zadań pomimo zarejestrowanych odchyleń.
• Koordynacja – funkcja ta odpowiada za zwiększenie efektywności całego systemu zarządzania, doprowadzenie go do stanu, w którym korzyści z koordynacji przewyższają koszty jego wdrożenia. Zapewnienie koordynacji działań zwiększa komfort i efektywność pracy, dbając o to, aby poszczególne jednostki posiadały odpowiedni stopień zgrania i realizowały własne cele zgodne z całościowymi interesami firmy.

Controlling – przykłady

Grupa INKO

Spółkę charakteryzuje zróżnicowana działalność związana z produkcją chemii gospodarczej, wyrobów leczniczych, kosmetyków, opakowań z tworzyw sztucznych, a nawet działalnością wydawniczą i obrotem nieruchomościami. Z każdym rokiem zauważalny jest wzrost eksportu towarów do Unii Europejskiej i krajów Europy Wschodniej. Jednak wraz ze wzrostem zasięgu firma stanęła przed problemem sprawnego rozliczenia tak dużego budżetu. Koniecznością okazało się wprowadzenie specjalistycznego systemu informatycznego, który umożliwiłby optymalną obsługę tak dużego pakietu danych.

Dlatego Grupa INCO zdecydowała się na inwestycję w specjalistyczne narzędzie kontrolingowe – system Eureca, który bazując na technologii hurtowni danych umożliwił stworzenie wielowymiarowego budżetu. Wprowadzając usprawnienia kontrolingowe, firmie udało się zapanować nad początkowo zbyt skomplikowanym budżetem, zwracając uwagę na etapowe budżetowanie kosztów wydziałowych i kosztów bezpośrednich związanych z samą produkcją. Dodatkową korzyścią stała się także możliwość wprowadzania planów i miesięcznych prognoz sprzedaży czy optymalizacji kosztów stałych i zmiennych.

Wdrożenie rozwiązań sterujących usprawniło niezbędny proces planowania, który wcześniej przy tak zróżnicowanych obszarach biznesowych był niezwykle skomplikowany. Jednocześnie opracowaną bazę danych zintegrowano z systemem terenowym, dzięki czemu pracownicy pełniący obowiązki na wszystkich poziomach organizacji mają natychmiastowy dostęp do kluczowych informacji.

Nieskończony

Infinite to jedna z najprężniej rozwijających się firm dostarczających rozwiązania IT dla różnorodnych przedsiębiorstw zarówno w Europie jak i poza obszarem MENA. Specyfika branży i wykładnicze poszerzanie jej zasięgu sprawiły, że marka ugruntowała głębokie przekonanie, że musi włączyć do swoich działań kompleksowe rozwiązanie ułatwiające konsolidację i raportowanie wyników, które jednocześnie zaspokoi stale rosnące zapotrzebowanie w celu uzyskania informacji z zakresu kontrolingu.

Choć marka posiadała już controling oparty na Excelu, dynamika wykonywanych zadań wymagała wprowadzenia narzędzia, które pozwoliłoby na szybszą pracę na większej liczbie parametrów. Dlatego Infinite zdecydowało się na wdrożenie mocniejszego systemu Eureca, zapewniającego szansę na elastyczny rozwój całego systemu raportowania i sprawną analizę nawet szczególnie zróżnicowanych danych.

Usługi lotniskowe LS

LS Airport Services określana jest jako jedna z największych w Polsce firm tzw. „handlingowych”, obsługująca obecnie ponad 50 przewoźników lotniczych z całego świata. Z czasem zarząd tak prężnie rozwijającej się marki zdecydował się na wdrożenie narzędzia wspierającego ważną kontrolę zarządczą. Głównym czynnikiem motywującym stała się perspektywa wyeliminowania ograniczeń utrudniających dalszy rozwój firmy, wynikających z czasochłonności całego procesu tworzenia niezbędnych raportów.

Poszukując kompleksowego narzędzia, które pomoże zoptymalizować obszary integracji danych, budżetowania, planowania, raportowania, analiz i prognozowania, firma zdecydowała się na wdrożenie systemu Eureca w 2020 roku.

Wraz z wprowadzeniem bardziej zaawansowanego narzędzia kontrolingowego możliwa stała się automatyzacja procesów budżetowania, analiz czy raportowania, co doprowadziło do wzrostu ogólnej wartości kontrolingu w całej firmie. Dodatkowo wzmocniona została także świadomość realnego wpływu na koszty wśród menedżerów, zwiększając ich zaangażowanie w bieżącą sytuację biznesową.

Funkcje sterujące – podsumowanie

Prawidłowo wdrożony kontroling, dodatkowo wsparty nowoczesnymi narzędziami i systemami informatycznymi, zwiększa efektywność działania całej firmy, umożliwiając precyzyjne określenie realistycznych celów biznesowych. Niezależnie od specyfiki branży, w której na co dzień działają poszczególne spółki, rozsądne wykorzystanie potencjału kontrolingu, nawet w krótkiej perspektywie, może przyspieszyć proces gromadzenia, przetwarzania, analizowania, a także interpretacji danych kluczowych dla dalszego rozwoju biznesu.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest i TikTok.

Autor: Andy Nichols

Osoba rozwiązująca problemy z 5 różnymi stopniami i nieskończonymi rezerwami motywacji. To czyni go idealnym właścicielem i menadżerem firmy. W poszukiwaniu pracowników i partnerów najbardziej ceni otwartość i ciekawość świata.

Zobacz wszystkie posty