Jak skutecznie wykorzystać zdobyte doświadczenia, aby uniknąć niepowodzenia projektu?

Każdy projekt to nauka. Awarie ostrzegają nas, abyśmy nie popełniali ponownie tych samych błędów. Sukcesy prowadzą nas do efektywnego poruszania się po naszych obecnych i przyszłych projektach. Aby skutecznie zarządzać projektami, niezbędny jest odpowiedni proces rejestrowania tych niepowodzeń, wygranych i obszarów wymagających poprawy. To właśnie robi metoda wyciągania wniosków z projektu.

W tym poście dowiemy się, jak skutecznie unikać niepowodzeń projektów, korzystając z wyciągniętych wniosków. Szablony zawarte w poście można edytować online. Użyj ich, aby przejść do swoich zadań.

Jakie są lekcje zdobyte w ramach projektu?

Wyciągnięte wnioski są kluczowymi – zarówno pozytywnymi, jak i negatywnymi – doświadczeniami zebranymi przez cały cykl życia projektu, a także na jego zakończenie. Zastanawiając się nad tą wiedzą i zrozumieniem, możesz przekształcić zdobytą wiedzę w działania potrzebne do ulepszenia obecnych systemów i procesów oraz zapewnienia powodzenia przyszłych projektów.

W przypadku niektórych organizacji wnioski wyciągnięte z zarządzania projektami to nieformalny proces, podczas którego omawiają i dokumentują doświadczenia projektowe w fazie zamknięcia. Inne organizacje przeprowadzają sesję wyciągniętą z wniosków na koniec każdej fazy projektu. Kierownicy projektów, członkowie zespołów projektowych, a także liderzy zespołów mogą uczestniczyć w sesji wyciągniętej wniosków, aby przeglądać raporty i podejmować decyzje, jak przekuć zdobyty wgląd w działania.

Sesje, na których wyciągnięto wnioski, mogą być prowadzone na różnych etapach projektu w zależności od jego złożoności; na końcu każdej fazy, na zakończenie projektu lub w czasie rzeczywistym, jak to się dzieje.

Dlaczego wyciągnięte wnioski powinny być integralną częścią zarządzania projektami

Udokumentowanie zdobytych doświadczeń i udostępnienie ich w całej organizacji pomaga uniknąć i zmniejszyć ryzyko niepowodzenia. Pomaga również tworzyć najlepsze praktyki, które można wykorzystać w przyszłych przedsięwzięciach.

Prowadzenie sesji wyciągniętych z lekcji pomaga również w budowaniu zaufania wśród członków zespołu; umożliwienie im dzielenia się własnym spojrzeniem na to, co poszło dobrze, a co źle podczas projektu, pozwoli im poczuć się bardziej zaangażowanym i zachęci do większego wsparcia procesu zarządzania projektem.

Ostatecznie wyciągnięte wnioski mogą mieć realny wpływ na procesy firmy i sposób działania zespołów.

Proces wyciągania wniosków

Proces wyciągania wniosków składa się z pięciu kroków. Mają one na celu zebranie ważnych wniosków wyciągniętych podczas projektu od uczestników spotkania oraz ustalenie, jak skutecznie wykorzystać tę wiedzę do osiągania lepszych wyników w przyszłych projektach. Kroki są,

Krok 1: Określ wyciągnięte wnioski

Zacznij od sprawdzenia, co poszło dobrze, a co nie poszło tak dobrze podczas właśnie zakończonego projektu, a co należy poprawić. Należy to zrobić podczas sesji wyciągniętej wniosków, w której uczestniczą kluczowi interesariusze projektu.

• W ramach przygotowań do sesji facylitator powinien wysłać uczestnikom ankietę. Powinna zawierać szczegółowe pytania związane z różnymi aspektami projektu (tj. zarządzanie projektem, zasoby, komunikacja, wymagania itp.). Równie ważne jest uzyskanie ich opinii na temat tego, co zadziałało, a co nie, a co należy w tym poprawić. Udzielenie odpowiedzi na ankietę nie tylko pomoże uczestnikom lepiej przygotować się do sesji, ale same odpowiedzi pomogą pokierować dyskusją między nimi.
• Podsumuj wyniki ankiety i przeanalizuj je wraz z innymi kluczowymi raportami podczas sesji w celu zidentyfikowania niepowodzeń i wygranych projektów. Rekomendacje dotyczące przyszłych ulepszeń projektu powinny zostać dostrzeżone przed jego zakończeniem.

Możesz użyć podobnego wykresu, jak ten poniżej, aby zapisać informacje zwrotne i kluczowe punkty omawiane podczas sesji.

Krok 2: Dokumentuj wyciągnięte wnioski

Kolejnym krokiem procesu jest udokumentowanie wyników szczegółowym raportem. Powinna zawierać informację zwrotną od uczestnika na temat mocnych i słabych stron projektu oraz zalecenia dotyczące ulepszeń.

Gdy raport jest gotowy, udostępnij go odpowiednim wewnętrznym i zewnętrznym interesariuszom projektu. Chociaż możesz stworzyć przegląd szczegółowego raportu dla kierownictwa, obszerny raport można wysłać jako załącznik w celu uzyskania dalszych informacji.

Krok 3: Przeanalizuj wyciągnięte wnioski

Podczas tej fazy procesu przeanalizuj i uporządkuj zdobyte doświadczenia, aby określić, jak je zastosować. Następnie podejmuje się decyzję o wymaganych szkoleniach dla pracowników i usprawnieniach procesów zarządzania projektami.

Jako kolejny krok możesz stworzyć plan działania określający niezbędne kroki, odpowiedzialne strony/działy, zasoby i harmonogram.

Krok 4: Archiwizuj wyciągnięte wnioski

Przechowuj wszystkie wyciągnięte wnioski w łatwo dostępnej lokalizacji, na przykład na dysku współdzielonym (tj. Dysku Google), dzięki czemu są łatwo dostępne dla zespołu projektowego, a także innych zespołów w organizacji i interesariuszy.

Krok 5: Odzyskaj wyciągnięte wnioski

Zapoznaj się z dokumentami wyciągniętymi z wyciągniętych wniosków, aby ulepszyć bieżące procesy projektowe. Zoptymalizuj odzyskiwanie tych dokumentów, tworząc foldery dla każdego typu projektu i odpowiednio je porządkując według daty lub nazwy projektu. Jeśli narzędzie, którego używasz do przechowywania raportów, oferuje możliwość wyszukiwania słów kluczowych, znalezienie ich byłoby znacznie łatwiejsze dla każdego.

Jak uniknąć niepowodzeń projektu dzięki wyciągniętym wnioskom

Oto kilka kroków, które możesz włączyć do procesu wyciągania wniosków z projektu, aby zapewnić sukces projektu.

Często przeprowadzaj sesje wyciągnięte z lekcji

Wiele rzeczy może pójść źle lub źle w projekcie, zwłaszcza jeśli jest to duża, złożona inicjatywa. Dlatego dobrze byłoby wcześniej zarejestrować kluczowe informacje, zamiast czekać do końca projektu. W miarę upływu czasu możesz nie zachować kluczowego wglądu lub w przypadku niepowodzenia informacje mogą zostać celowo przejrzane.

Mieć standardowy proces i zestaw narzędzi

Wiele organizacji często nie potrafi uchwycić wniosków wyciągniętych podczas projektów, ponieważ brakuje im zdefiniowanego procesu.

Właściwy zestaw kroków sprawia, że ​​wydaje się to bardziej konieczne i może pomóc zespołowi w rutynie zapisywania wniosków wyciągniętych podczas projektów. Podobnie, posiadanie predefiniowanego zestawu narzędzi do zbierania informacji, przechowywania raportów i dokumentów oraz udostępniania ich w całej organizacji, dodatkowo usprawni ten proces.

Wykorzystaj wnioski wyciągnięte podczas planowania ryzyka

Podczas oceny ryzyka nowego projektu należy odwoływać się do raportów wyciągniętych z poprzednich wniosków dotyczących odpowiednich projektów, aby łatwo zidentyfikować potencjalne ryzyko. Następnie możesz przejść do opracowywania strategii łagodzenia.

Miej zespół wyuczony na lekcjach

Możesz zastosować metodę wyciągniętą na podstawie wyciągniętych wniosków – lub aktywnie rejestrować doświadczenia, spostrzeżenia i wrażenia w czasie rzeczywistym – w całym projekcie. Wyjaśnij, w jaki sposób będziesz stosować tę metodę i wybierz zespół, w którym weźmiesz udział i przejmiesz aktywną rolę.

Najlepszą praktyką jest włączenie członków z różnych obszarów projektu, aby zebrać różne perspektywy. Utrzymuj liczbę członków zespołu od 3 do 10.

Prowadzenie takiego dziennika doświadczeń projektowych pomoże zatem w prowadzeniu bardziej efektywnych sesji wyciągniętych z lekcji.

Jak wykorzystałbyś wnioski wyciągnięte z zarządzania projektami?

W tym poście zdefiniowaliśmy, czym są wnioski wyciągnięte z zarządzania projektami, proces wyciągania wniosków i jak skutecznie zastosować metodę, aby uniknąć niepowodzenia projektu, wraz z przydatnymi szablonami.

Upewnij się, że rejestrowanie, analizowanie i wyciąganie wniosków z wyciągniętych wniosków jest częścią każdego realizowanego projektu. Równie ważne jest zaplanowanie kolejnego zestawu kroków, aby skutecznie zastosować wyciągnięte wnioski. Ten ciągły wysiłek pomoże pielęgnować kulturę ciągłego doskonalenia w Twojej organizacji.