4 lekcje z życia wzięte na temat zgodności z dotacjami i sprawiedliwości dla grantodawców rządowych

Najnowsze aktualizacje wytycznych Biura Zarządzania i Budżetu (OMB) jasno to wyjaśniają: kapitał własny jest obecnie najwyższym priorytetem.

Nie ma jednej dźwigni dla rządowych grantodawców, którzy chcą zarówno zachować zgodność, jak i zwiększyć kapitał własny. Ale zaczyna się od pozytywnego doświadczenia obywatelskiego.

Jeśli szukasz przykładów z życia wziętych, co oznacza sformalizowanie zaangażowania na rzecz pozytywnego doświadczenia obywateli, możesz się wiele nauczyć od społeczności tubylczych.

Nieważne, komu służysz, narody plemienne dostarczają ważnych lekcji, jak zachować się naprawdę sprawiedliwie w całym procesie przyznawania dotacji, i pokazują, jaka jest stawka, jeśli źle się zrozumiesz.

Uciążliwy proces przyznawania dotacji nie może być sprawiedliwy

Każda dodatkowa, niepotrzebna bariera w procesie ubiegania się o dotację zwiększa przepaść pomiędzy społecznościami posiadającymi duże i niedofinansowane społeczności. Przełamanie tych barier wymaga zrozumienia doświadczenia związanego z aplikacją z perspektywy wnioskodawcy.

Te uciążliwe procesy są szczególnie widoczne w procesie składania wniosków, przez który przechodzi wiele narodów plemiennych, aby uzyskać dostęp do funduszy federalnych. Sama aplikacja może być niezwykle trudna dla plemion, które nie mają wystarczającej liczby personelu, aby przydzielić kogoś do tej pracy.

Podczas projektu badawczego OMB jeden z członków plemienia opisał swoje doświadczenia: „[Proces składania wniosków był] torturą. Było tak wiele zbędnych pytań, niektóre z nich brzmiały: „Dlaczego to ma znaczenie?” Rozłącza się na kilka dni i nie jest jasne, co rząd chce wiedzieć”.

Plemiona pozbawione zasobów zwykle mniej skutecznie zapewniają fundusze niż plemiona, które mogą zatrudnić do pomocy specjalistów. „Przekonacie się, że to najbogatsze plemiona [które uzyskały udane granty], ponieważ stać ich na autorów grantów. Plemiona, które mają mniejsze możliwości, nie mają zasobów, aby zatrudnić ekspertów” – wyjaśnił badaczom OMB jeden z członków Plemienia.

Poza fazą składania wniosków i przyznawania nagród ograniczenia dotyczące stawek kosztów administracyjnych lub pośrednich są niekorzystne dla plemion o małej wydajności. Mniejsze plemiona nie mają możliwości rozkładania kosztów na wiele projektów lub działów, tak jak mogłyby to zrobić większe plemiona.

W raporcie GAO na temat wysiłków mających na celu zwiększenie szybkiego dostępu do Internetu na ziemiach plemiennych, jednym z objaśnień jest to, że Mississippi Choctaw zatrudnia na pełny etat autora dotacji do zarządzania ich wnioskiem o stawkę elektroniczną, gdy sami mieli trudności z ubieganiem się o nią.

W raporcie szczegółowo wyjaśniamy, dlaczego jest to kwestia równości: „Konsultant potwierdził, że proces ten wymaga stromej nauki i nie wszystkie plemiona miałyby pieniądze lub czas, aby członek pokonał krzywą uczenia się przy jednoczesnym wypełnianiu innych obowiązków plemiennych”. Na szczęście najnowsze aktualizacje jednolitych wytycznych podniosły kwotę dodatku na koszty pośrednie, aby uwzględnić takie wydatki.

Na wynos : Grantodawcy rządowi muszą zdać sobie sprawę, w jaki sposób ich procesy mogą utrwalać nierówności. Twoja rola jako grantodawcy rządowego polega na poświęceniu czasu na zrozumienie perspektyw społeczności, którym służysz, i podjęciu kroków w celu zmniejszenia ich obciążeń.

Zaufanie powinno być wyraźnym celem

Każdy etap procesu przyznawania dotacji kształtuje relacje, jakie członkowie społeczności rozwijają z instytucjami publicznymi. Bez ustalenia jasnych intencji i ich realizacji proces przyznawania grantów może przeoczyć wartości społeczności, przekonania kulturowe i codzienne doświadczenia. Kiedy tak się dzieje, społeczności często tracą zaufanie do programów mających na celu zapewnienie wsparcia.

Aby zbudować zaufanie, grantodawcy muszą uzyskać informacje zwrotne od członków społeczności i wspólnie tworzyć programy. Plan działania Służby Leśnej Stanów Zjednoczonych dotyczący wzmacniania konsultacji plemiennych i relacji między narodami stanowi doskonały przykład tego, jak wygląda sformalizowanie przez agencję swojego zaangażowania w budowanie zaufania.

Warto zauważyć, że plan szczegółowo określa, co zrobi, aby wzmocnić relacje i jak wygląda harmonogram. Zawiera szczegółowe informacje, takie jak „Służba leśna ustanowi procedurę odpowiadania na zapytania od plemion poprzez zarządzanie skrzynką e-mail z konsultacjami pod adresem [email protected]”. Ten poziom szczegółowości jest krytyczny.

Kiedy zobowiązanie do zaufania jest niejasne, powstają programy, które nie dotrzymują obietnicy lub, co gorsza, działają przeciwko niej.

Federal Indian Trust Responsibility powstał w 1942 roku. Określa on obowiązek rządu federalnego do działania w sposób odpowiedzialny i pełen zaufania wobec rdzennych plemion. Miało to miejsce w tym samym czasie, gdy dzieci tubylców zabierano z domów i wysyłano do szkół z internatem prowadzonych przez władze federalne, co było rasistowskim programem, który niszczył społeczności. Rozbieżność między etosem zaufania a faktycznie wdrażaną polityką jasno i wyraźnie pokazuje, jak wysoka jest stawka zakotwiczenia programów w stosunku do nadrzędnego celu.

Na wynos: Grantodawcy rządowi na wszystkich poziomach muszą priorytetowo potraktować budowanie relacji ze społecznościami, z którymi współpracują, i uzyskać szczegółowe informacje na temat tego, jak to wygląda w praktyce. Nie wystarczy wyznaczyć cel, musisz stworzyć plan – zawierający szczegóły – którego będziesz musiał przestrzegać.

Grantodawcy muszą pomóc w wyeliminowaniu luki w finansowaniu

Jeśli nie będzie wystarczających środków, aby zaspokoić potrzeby osób kwalifikujących się do programu, ludzie nieuchronnie zostaną pominięci, a wyniki będą niesprawiedliwe. Ciężar pomocy w wyeliminowaniu luki w finansowaniu spoczywa na grantodawcach.

Program Tribal Broadband Connectivity jest doskonałym przykładem tego, jak program oparty na dobrych intencjach może zawieść. W ramach programu Krajowa Administracja Telekomunikacji i Informacji (NTIA) Departamentu Handlu Stanów Zjednoczonych przeznaczyła dotacje w wysokości 980 mln dolarów. Jednakże NTIA otrzymała wnioski o łączną kwotę ponad 5 miliardów dolarów. Zatem w zasadzie dofinansowano mniej niż 20% projektów. A w rywalizacji o fundusze plemiona posiadające duże zasoby zwykle wygrywają.

Jeśli grantodawcy staną w obliczu luki w finansowaniu, powinni szukać sposobów pomocy. Choć mogą nie być w stanie samodzielnie zrestrukturyzować budżetu, mogą opowiadać się za większym finansowaniem ze strony organów ustawodawczych lub programów federalnych. Poszukaj sposobów, aby być rzecznikiem społeczności, które potrzebują większego wsparcia.

Dla społeczności tubylczych istnieje cała sieć dotacji federalnych, stanowych, lokalnych i plemiennych, do których mogą się kwalifikować. Jeśli istnieje luka pomiędzy finansowaniem a potrzebami w Twoim programie, postaraj się zapewnić członkom społeczności inne możliwości finansowania, do których mogą być uprawnieni. Bądź dla nich jak największym źródłem informacji, pomagając w znalezieniu i ubieganiu się o dodatkowe fundusze.

Jeśli przewidujesz dużą lukę w finansowaniu, warto zawęzić zakres programu, tak aby wszyscy kwalifikujący się wnioskodawcy otrzymali potrzebne im fundusze. Takie podejście pozwala zachować większą sprawiedliwość i zapobiega poświęcaniu czasu na ubieganie się o finansowanie tylko po to, aby otrzymać odmowę.

Na wynos: Chociaż luki w finansowaniu prawdopodobnie zawsze będą częścią przyznawania dotacji rządowych, członkowie społeczności nie powinni sami ponosić ciężaru niedoborów. Grantodawcy muszą zrobić wszystko, co w ich mocy, aby zmniejszyć to obciążenie.

Standaryzuj formularze i raportowanie, aby zmniejszyć obciążenie

Ponieważ programy dotacji rządowych mają tendencję do izolowania, wymagania dotyczące składania wniosków i raportowania mogą się znacznie różnić. W przypadku społeczności poszukujących finansowania z wielu źródeł różnice mogą powodować zamieszanie i powielanie pracy.

Jeden z federalnych urzędników ds. dotacji i łącznik plemienny opisuje warstwy zróżnicowania w procesie finansowania: „Od podmiotów niefederalnych często wymagane jest przygotowanie formularzy specyficznych dla agencji… harmonogramy, dokumenty dotyczące przepływu pracy, budżety, modele logiczne i streszczenia – wszystko to niepotrzebnie się różni”.

W nowych aktualizacjach OMB Uniform Guidance dodano wymóg standaryzujący sprawozdawczość finansową. Grantodawcy nie mogą prosić o dodatkowe informacje finansowe wykraczające poza standardowe wymagania dotyczące danych. Według Davida Clarka OMB rozważało również wprowadzenie ustandaryzowanego raportowania programowego. Ostatecznie jednak wycofali się z tego pomysłu, ponieważ grantodawcy uznali, że szeroki zakres programów utrudnia to.

Na wynos: chociaż standaryzacja wymagań w zakresie raportowania programowego nie jest wymagana, dążenie do standaryzacji może pomóc odciążyć beneficjentów. Poszukaj sposobów na dostosowanie swoich wymagań do innych programów dotacji rządowych. W miarę możliwości bądź zwolennikiem standaryzacji między działami i agencjami.

Technologia może również pomóc w zapewnieniu bardziej jednolitego doświadczenia kandydatów w różnych programach. Jeśli wiele agencji i działów korzysta z tego samego oprogramowania do zarządzania dotacjami, beneficjenci nie muszą uczyć się nowej platformy i przepływu pracy za każdym razem, gdy ubiegają się o finansowanie.

Wybierz odpowiednie oprogramowanie do zarządzania dotacjami, aby zapewnić obywatelom pozytywne doświadczenia

Obecnie tworzenie pozytywnego doświadczenia obywateli nie jest już kwestią odrębną od przestrzegania przepisów. Są ze sobą nierozerwalnie powiązane niż kiedykolwiek wcześniej.

Budując swoją strategię i infrastrukturę, wybierz oprogramowanie do przyznawania dotacji rządowych, które zaprojektowano tak, aby było sprawiedliwe. W miarę postępów poproś wyborców o opinie, aby dowiedzieć się, jakie to uczucie z ich perspektywy. To jest ostateczne źródło prawdy.