Audyt logistyczny: co to jest i dlaczego go potrzebujesz?

Logistyka jest istotną częścią branży e-commerce, dlatego ważne jest, aby ocenić wszystkie ruchome części, aby upewnić się, że procesy są tak wydajne i opłacalne, jak to tylko możliwe. Jednym ze sposobów na osiągnięcie tego jest przeprowadzenie audytu logistycznego. Regularnie oceniając obiekty, efektywność kontroli zapasów i optymalizację tras transportu, możesz zidentyfikować różne sposoby usprawnienia logistyki, które mogą przynieść korzyści Twojej firmie i klientom.

W tym artykule omówimy wszystko, co musisz wiedzieć o przeprowadzaniu audytu logistycznego – czym jest, dlaczego go potrzebujesz i jak go przeprowadzić.

Co to jest audyt logistyczny?

Audyt logistyczny to wewnętrzna ocena procesów logistycznych przedsiębiorstwa. Ma na celu identyfikację wszelkich niedociągnięć, problemów i możliwości oszczędności. Czasami nazywany jest także audytem łańcucha dostaw. Audyt bada trasy transportu, zarządzanie zapasami, efektywność magazynu, realizację zamówień, zarządzanie ryzykiem, technologię i różne inne procesy związane z logistyką i łańcuchem dostaw.

Optymalizując te obszary, firmy mogą poprawić efektywność swojego łańcucha dostaw, obniżyć koszty, poprawić jakość usług i zapewnić zgodność z przepisami. Co więcej, audyty logistyczne w coraz większym stopniu uwzględniają zrównoważony rozwój środowiska, mając na celu zmniejszenie wpływu operacji logistycznych na środowisko. Ostatecznym celem audytu łańcucha dostaw jest wzmocnienie przewagi konkurencyjnej organizacji na rynku.

Dlaczego warto przeprowadzić audyt logistyczny?

Jak wspomniano, głównym powodem przeprowadzenia audytu logistycznego jest uzyskanie przewagi nad konkurencją, ale może on mieć także szereg innych ważnych wyników. Wśród wielu korzyści płynących z przeprowadzenia audytu logistycznego można wymienić:

Zarządzanie kosztami

Audyty pomagają firmom internetowym wykryć wszelkie nieefektywności i możliwości oszczędności w łańcuchu dostaw, co może prowadzić do znacznych oszczędności w transporcie, zapasach i ogólnych operacjach logistycznych. Możliwości oszczędności obejmują ponowną ocenę umów przewoźników, konsolidację przesyłek, aktualizacje technologii, optymalizację przestrzeni magazynowej itp. Eliminacja odpadów i nieefektywności sprzyja sprawniejszemu i sprawniejszemu działaniu, co z czasem obniży koszty ogólne.

Poprawiona wydajność

Usprawnienie procesów, optymalizacja tras transportu i usprawnienie zarządzania zapasami może skutkować zwiększeniem efektywności operacyjnej, skróceniem czasów realizacji i poprawą obsługi klienta. Może także wyeliminować zbędne lub powolne procesy i zoptymalizować wykorzystanie zasobów, takich jak siła robocza, sprzęt i obiekty magazynowe.

Lepsze relacje z klientami i dostawcami

Identyfikując nieefektywności logistyczne, możesz poprawić terminowość dostaw, dokładność zamówień i sposób reagowania na wymagania klientów, co doprowadzi do poprawy ogólnego zadowolenia klientów. Audyt logistyczny może również dostarczyć strategii budowania silniejszych relacji z dostawcami, które mogą prowadzić do lepszych cen, jakości i niezawodności łańcucha dostaw.

Zgodność z przepisami

Audyt może pomóc upewnić się, że Ty i Twoi dostawcy przestrzegacie wszelkich nowych lub zaktualizowanych przepisów w transporcie lub handlu, aby uniknąć kar lub zakłóceń w łańcuchu dostaw, zachowując jednocześnie dobrą reputację na rynku. Są one szczególnie ważne z punktu widzenia wpływu na środowisko, ponieważ nowoczesne audyty logistyczne w dużym stopniu skupiają się na zrównoważonym rozwoju. Co więcej, audyty tworzą kulturę odpowiedzialności i przejrzystości w organizacji, która może wspierać odpowiedzialne i efektywne praktyki zarządzania łańcuchem dostaw.

Inicjatywy na rzecz zrównoważonego rozwoju

Audyt logistyczny może pomóc firmom zajmującym się handlem elektronicznym zidentyfikować sposoby zmniejszenia śladu węglowego i lepszego dostosowania się do celów społecznej odpowiedzialności biznesu. Około jedna trzecia konsumentów wyda o 24% więcej na produkty, które rzekomo są zrównoważone, dlatego audyt jest dobrym sposobem na określenie znaczących sposobów wdrożenia zrównoważonej logistyki.

Ulepszenia technologii

Nowoczesne operacje logistyczne w dużym stopniu opierają się na technologii — śledzeniu w czasie rzeczywistym, robotach, interfejsach API, automatyzacji itp. Audyty mogą zalecić ulepszenia technologii i oprogramowania w celu poprawy widoczności danych, automatyzacji i ogólnej widoczności łańcucha dostaw.

Ograniczenie ryzyka

Identyfikacja słabych punktów i ryzyk w łańcuchu dostaw umożliwia organizacjom wdrożenie strategii ograniczania ryzyka, zapewniając ciągłość działania w przypadku zakłóceń.

Podejmowanie decyzji i strategia w oparciu o dane

Audyty dostarczają cennych danych i spostrzeżeń, które mogą pomóc w podjęciu strategicznych decyzji i ciągłym doskonaleniu zarządzania łańcuchem dostaw. Wyniki audytu logistycznego mogą pomóc organizacjom opracować długoterminowe plany strategiczne mające na celu ciągłą optymalizację łańcucha dostaw i utrzymanie konkurencyjności.

Rodzaje audytów logistycznych

Istnieją dwa rodzaje audytu logistycznego; zewnętrzny audyt logistyczny lub wewnętrzny audyt logistyczny. Obydwa skupiają się na różnych obszarach zarządzania logistyką.

• Wewnętrzne audyty logistyczne pomagają firmom ocenić stan i jakość procesów i systemów wewnętrznego łańcucha dostaw. Obejmuje to dane techniczne, personel, urządzenia itp.
• Zewnętrzne audyty logistyczne pomagają firmom internetowym zidentyfikować potencjalne obszary ryzyka, wdrożyć zapewnienie jakości na miejscu i poprawić komunikację z dostawcami. Logistyka zewnętrzna obejmuje magazynowanie, transport i dostarczanie towarów do miejsca przeznaczenia.

Chociaż niektóre firmy mają pełną kontrolę nad swoimi łańcuchami dostaw, wiele z nich decyduje się na usługi 3PL lub korzysta z centrów realizacji zamówień, które w ich imieniu zarządzają przechowywaniem, kompletacją, pakowaniem i wysyłką. W rezultacie firmy internetowe mogą kontrolować i audytować procesy logistyczne jedynie w swoim zakresie i wpływie.

Audyty mogą być również przeprowadzane w określonych obszarach logistyki, takich jak audyty spedycji, audyty kontraktów, audyty zapasów czy audyty zgodności w miejscu pracy. Audyty te będą koncentrować się na konkretnych obszarach, które firma chce ocenić i przedstawić zalecenia dotyczące ulepszeń.

Czym charakteryzuje się audyt logistyczny?

W idealnym przypadku audyty logistyczne powinny być przeprowadzane co roku, aby być na bieżąco z aktualizacjami technologii i procesów w tej szybko rozwijającej się branży. Najlepiej, gdyby ankietę wypełniły bezstronne osoby lub firma zewnętrzna, aby zapewnić obiektywną ocenę. Audyt zazwyczaj składa się z następujących elementów:

• Kompleksowe badanie procesów logistycznych: Audyt logistyczny polega na dogłębnej i szczegółowej ocenie całego łańcucha dostaw organizacji oraz operacji logistycznych obejmujących różne procesy.
• Opieraj się na danych: audyty opierają się na danych, wskaźnikach i KPI (kluczowych wskaźnikach wydajności) w celu oceny wydajności i efektywności procesów logistycznych i łańcucha dostaw.
• Konfigurowalne podejście: Audyty logistyczne są dostosowane do konkretnych potrzeb i wyzwań stojących przed biznesem i uwzględniają branżę, wielkość i unikalną charakterystykę organizacji.
• Multidyscyplinarność: w audytach często biorą udział eksperci z różnych dziedzin; w tym zarządzanie logistyką, transportem, zaopatrzeniem, technologią, zgodnością i zrównoważonym rozwojem. Wszystkie te zainteresowane strony będą musiały zająć się odpowiednimi aspektami swojej roli w łańcuchu dostaw.
• Identyfikuje słabe strony i szanse: Kluczowym celem audytu logistycznego jest identyfikacja nieefektywności w łańcuchu dostaw, a także możliwości poprawy i optymalizacji kosztów. Audyt dostarczy również rekomendacji i możliwych do podjęcia kolejnych kroków w celu usprawnienia operacji w łańcuchu dostaw.
• Zgodność i zarządzanie ryzykiem: Audyty logistyczne dotyczą zgodności z przepisami i zarządzania ryzykiem, zapewniając, że organizacja przestrzega obowiązujących przepisów i posiada plany awaryjne na wypadek zakłóceń.
• Udoskonalenia w zakresie zrównoważonego rozwoju: Zrównoważony rozwój ma znaczenie dla konsumentów, dlatego wpływ działalności na środowisko można ocenić podczas audytu. Celem jest podkreślenie obszarów, w których można zmniejszyć ślad węglowy i dostosować je do celów zrównoważonego rozwoju. Audyty sprzyjają także kulturze przejrzystości.
• Ciągłe doskonalenie: audyt logistyczny nie jest jednorazowym wydarzeniem, ale częścią procesu ciągłego doskonalenia. Organizacje mogą rok po roku wykorzystywać wnioski do opracowania długoterminowych planów strategicznych mających na celu poprawę i skalowanie działań w łańcuchu dostaw.

Jak przeprowadzić audyt logistyczny

W przeważającej części audyty przeprowadzane są przez bezstronnego profesjonalistę specjalizującego się w przeprowadzaniu tego rodzaju audytów logistycznych. W zależności od zakresu i wielkości Twojej firmy audyty logistyczne mogą być również przeprowadzane przez menedżerów łańcucha dostaw, menedżerów ds. kontroli jakości, inżynierów logistyki lub wyższą kadrę kierowniczą.

Audyt logistyczny składa się z czterech odrębnych części: przygotowanie, wykonanie, analiza i ciągłe doskonalenie.

Przygotowywać

Zanim odbędzie się audyt, firmy muszą się przygotować. Oto kilka działań, które firmy mogą podjąć:

• Określ cel audytu: Jakie wyniki chcesz osiągnąć? Czy chcesz sprawdzić możliwości oszczędności lub

• Zdefiniuj zakres: Jeśli zajmujesz się działalnością logistyczną na dużą skalę, lepszym rozwiązaniem może być skupienie się na konkretnym procesie lub lokalizacji geograficznej.
• Zbierz informacje: Upewnij się, że wszystkie informacje (faktury, rachunki, dane ERP itp.) są łatwo dostępne.
• Zaplanuj harmonogram: Jak długo zajmie proces? Być może będziesz musiał zbadać duże ilości danych, przeprowadzić wywiady, wypełnić kwestionariusze, umówić się na wizyty w terenie i dokonać obserwacji. Wszystko to może zająć trochę czasu.

Dokonywać

Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie audytu. Jak wspomniano, obejmuje to gromadzenie danych, inicjowanie analiz logistycznych, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych, wypełnianie list kontrolnych, badania magazynowe, zarządzanie fakturami itp.

Analizować

Po przeprowadzeniu audytu kolejnym krokiem jest raportowanie ustaleń i raportowanie danych oraz stworzenie planu działania. Ten plan działania powinien odnosić się do celu audytu i zawierać zalecenia dotyczące poprawy wydajności, zmian w umowie lub środków cięcia kosztów. Wyniki audytu mogą pomóc w podjęciu opartych na danych decyzji dotyczących przyszłego kierunku, skali i zakresu działalności firmy.

Ciągłe doskonalenie

Na tym etapie firmy będą chciały upewnić się, że zastosują się do wyników i zaplanować wszelkie audyty uzupełniające. Po zakończeniu audytu procesy logistyczne powinny być stale monitorowane w celu utrzymania efektywności. Wdrożenie pętli informacji zwrotnej pozwoli Ci również dowiedzieć się, jak skuteczne są wyniki audytu. Zbieraj i analizuj opinie od interesariuszy za pomocą ankiet lub rozmów indywidualnych, aby ocenić wpływ zaleceń z audytu.

Choć audyty logistyczne mogą wydawać się skomplikowane w wykonaniu, mają szereg kluczowych korzyści, z których mogą skorzystać firmy e-commerce każdej wielkości, aby obniżyć koszty, zwiększyć wydajność i wyprzedzić konkurencję.