Jak utrzymać czystą bazę danych CRM?

W prowadzeniu systemu bazodanowego CRM często trudnym zadaniem jest zapewnienie precyzji i aktualności przechowywanych w nim danych. Gdy obsługa danych przez organizację nie jest na równi, działania są spowolnione, raporty stają się niedokładne i trudno jest ręcznie zweryfikować szczegóły każdego rekordu, ponieważ istnieją inne ważne czynności, którymi trzeba się zająć.

Przykład

Rozważmy przykład. Jeśli przedstawiciel handlowy A z organizacji wykonuje dalszą rozmowę telefoniczną z klientem i dowiaduje się, że inny przedstawiciel handlowy B już wykonał tę rozmowę, cała sytuacja może być trochę zawstydzająca dla przedstawiciela A. Jednak pytanie brzmi: gdzie powstało zamieszanie i dlaczego dokładnie przedstawiciel. Czy mimo to zadzwonić?

Załóżmy teraz, że przedstawiciel A sprawdził dane i stwierdził, że nie ma wcześniejszego zapisu o nawiązaniu połączenia z kontaktem. W toku dalszego dochodzenia przedstawiciel A odkrywa, że ​​istniała duplikat tej samej osoby kontaktowej przypisanej do przedstawiciela handlowego B. Stąd wniosek w tym przypadku był taki, że dwóch przedstawicieli w zespole sprzedaży miało podobny kontakt i obaj wykonali swoje pracy, wykonując telefon do klienta.

To klasyczny przykład na to, że CRM posiada niedokładne dane, przez co utrudniał proces sprzedaży w przypadku wspomnianej organizacji. Ponieważ te dane nie są zarządzane, czasami może to również prowadzić do niezarządzania kontaktów i zmiany ich numerów telefonów lub adresów e-mail.

Utrzymywanie czystego i uporządkowanego zbioru danych

W powyższym przykładzie zauważyliśmy, że przypadek zduplikowania danych doprowadził do kłopotliwej rozmowy kontrolnej dotyczącej sprzedaży. Oprócz duplikacji może również wystąpić ryzyko trudności w zarządzaniu ważnością danych w przypadku, gdy deduplikacja CRM nie zostanie wykonana.

W związku z tym istnieje potrzeba utrzymywania czystego, uporządkowanego i aktualnego zestawu danych w bazie danych sprzedaży, aby dane mogły być regularnie aktualizowane. W przeciwnym razie raporty sprzedaży mogą być pełne błędów, które w końcu mogą prowadzić do znacznie większych problemów.

Załóżmy na przykład, że organizacja zezwala tylko na 10% rabatu na swoje produkty zgodnie z polityką, a niektórzy przedstawiciele mogą nie wiedzieć o tej polityce lub mogą się z nią nieostrożnie wprowadzić i wprowadzić wyższą zniżkę na część swoich oferty.

W takim przypadku konieczne będzie ręczne zajęcie się wyjątkami i naprawienie rzeczy. Z pewnością może to być czasochłonne i niepotrzebne. Ponadto przedstawiciele będą musieli szybko wyłapać błędy, aby nie wpłynąć na sprzedaż.

Wszystko to sprowadza się więc do jednego prostego faktu, jakim jest deduplikacja baz danych . Korzystanie z Zoho CRM poprzez skorzystanie z pomocy konsultanta CRM może pomóc w utrzymaniu i czyszczeniu bazy danych. Poniżej wymieniono niektóre ze skutecznych sposobów, w jakie można to zrobić za pomocą Zoho CRM. Przyjrzymy się im po kolei.

Zarządzanie zduplikowanymi rekordami

Wykorzystanie Zoho CRM może być pomocne w szybkim i skutecznym rozwiązaniu problemu powielania rekordów. Zobaczymy, jak to zrobić na dwa sposoby i na przykładzie.

• Aresztowanie duplikatów przed ich utworzeniem

  Gdy uczynisz jakieś pole unikalnym polem, tworzenie zduplikowanego rekordu jest natychmiast zatrzymywane. To skuteczny sposób na utrzymanie bazy danych.

W przypadku, gdy zaznaczyłeś „Adres e-mail” jako unikalne pole w module, CRM może ostrzec Cię o utworzeniu nowego leada z tym samym adresem e-mail, tak jak istniejący lead. Aby uczynić pole unikalnym, wystarczy wybrać opcję „Nie zezwalaj na zduplikowane wartości” w ustawieniach pola.

• Scalanie zduplikowanych rekordów

  Niezależnie od tworzenia unikalnych pól i podwójnego sprawdzania danych, w CRM mogą nadal znajdować się zduplikowane rekordy. W takim przypadku narzędzie do deduplikacji Zoho CRM może zostać wykorzystane do scalenia zduplikowanych danych.

Gdy użytkownik uruchomi kontrolę deduplikacji, CRM może automatycznie scalić rekordy, które są dokładnymi kopiami siebie nawzajem. W przypadku konfliktu można wybrać rekord główny, aby duplikaty mogły zostać połączone z wybranym rekordem.

Oprócz narzędzia do deduplikacji Zoho CRM zawiera również specjalną opcję „Znajdź i połącz”, która duplikuje funkcje. Możesz użyć opcji Znajdź i scal duplikaty, jeśli wiesz, który rekord w module został zduplikowany i powinien zostać scalony.

Na przykład, jeśli wiesz, że kontakt o nazwie Sanjay ma duplikaty i chcesz je scalić, możesz przejść do strony Jamesa i kliknąć Znajdź i scal duplikaty. Możesz wybrać rekordy, ustawić właściwy rekord i scalić duplikaty.

Walidacja danych CRM

Oprócz usuwania duplikatów danych, należy również być proaktywnym w zapewnianiu, że baza danych CRM nie gromadzi niepotrzebnych danych. Oznacza to również, że należy znaleźć sposoby walidacji danych, które przychodzą na konto CRM.

Zoho CRM jest wyposażony w kilka funkcji, dzięki którym możesz łatwo zapewnić poprawność danych. Obejmuje to również różne działania, takie jak wdrożenie procesu, ustawienie pewnych ograniczeń dostępu i automatyczne przesyłanie rekordów do ręcznego zatwierdzenia.

• Automatyczne przesyłanie rekordów

Będąc kierownikiem sprzedaży, często nie będziesz miał czasu na przeglądanie i weryfikację każdej informacji, która trafia do bazy CRM . Niezależnie od tego, będziesz chciał mieć oko na kilka ważnych szczegółów, takich jak procent rabatu na produkt.

W przypadku, gdy ktoś wprowadzi niedopuszczalną zniżkę, chcesz zostać o tym powiadomiony. Zoho CRM jest dostarczany z niezawodnym rozwiązaniem, które spełnia to wymaganie, gdzie rekordy tworzone przez zespół sprzedaży mogą być automatycznie przekazywane do zatwierdzenia przełożonym na podstawie niestandardowych kryteriów.

Jest to więc sposób, w jaki możesz być informowany o wrażliwych danych, które trafiają do CRM w przypadku, gdy jest to powodem do niepokoju. Wystarczy prosta konfiguracja procesu zatwierdzania przepływu pracy z odpowiednimi kryteriami, aby automatycznie przesyłać rekordy do zatwierdzenia.

• Walidacji danych

Kiedy rekord jest dodawany do CRM, czasami może dojść do sytuacji, w której nie możesz wypełnić wszystkich pól rekordu za jednym razem. Na przykład podczas dodawania potencjalnego klienta możesz zobaczyć pole o nazwie Zainteresowany.

W tej chwili możesz nie być pewien, ale gdy zadzwonisz do potencjalnego klienta i zapytasz go, czym się interesuje, będziesz mógł wypełnić to pole. W ten sposób możesz również wypełnić procent rabatu dla umowy, gdy rozmawiałeś z kierownikiem sprzedaży.

W takim przypadku postępujesz zgodnie ze szczegółowym procesem. Szczegóły można wprowadzić tylko na różnych etapach procesu. Możesz spotkać się z etapami, takimi jak kwalifikacja leadów, negocjacje, akceptacja rabatu, etap kontraktu itp.

Jeśli jest to sytuacja, która brzmi podobnie, możesz umieścić proces w CRM i na różnych etapach procesu, możesz mieć mandat systemowy podczas walidacji informacji w razie potrzeby. W miarę postępu rekordu CRM poprosi użytkownika o wprowadzenie szczegółów we właściwym kontekście. Gdy rekord kończy proces, możesz mieć pełne informacje dla rekordu.

Zoho CRM można wykorzystać do stworzenia procesu biznesowego za pomocą Blueprint. Pomaga w zaprojektowaniu i przeprowadzeniu procesu w sposób systematyczny. Za pomocą Zoho Blueprint można zdefiniować każdy etap procesu i osoby związane z każdym etapem. Możesz także poprowadzić swoje zespoły przez proces realizacji. Możesz sprawdzać i narzucać informacje, a także automatyzować rutynowe działania.

Dostosuj pola

Zoho CRM można wykorzystać do dostosowania pola w oparciu o poniższe strategie. Przyjrzymy się im po kolei.

• Informacje o sprzedaży upoważnienia :

Pierwsza metoda polega na upoważnieniu ważnych informacji sprzedażowych poprzez oznaczenie pól jako obowiązkowych. Głównym problemem związanym z niezorganizowanymi danymi jest to, że wiele pól jest niekompletnych.

Kiedy wysyłasz dokumenty prawne pocztą elektroniczną, często widzisz, że w sekcji adresowej brakuje informacji o ulicy, co jest nieefektywnym sposobem robienia rzeczy. Sytuacji tej można uniknąć, zaznaczając pola jako obowiązkowe w Zoho CRM. Po wykonaniu tej czynności rekordu nie można zapisać bez wypełnienia wszystkich obowiązkowych informacji.

• Ustawianie maksymalnego limitu znaków dla pól :

Wiele razy możesz poczuć potrzebę wypełnienia pola, które jest unikalne dla Twojej organizacji. Na przykład unikalny numer identyfikacyjny składający się z 10 cyfr. Co jeśli ktoś wprowadzi 9 cyfr? W przypadku, gdy system zaakceptuje numer, dane będą niedokładne.

Dostosowując to pole w Zoho CRM, możesz ustawić maksymalny limit znaków dozwolony dla pól tekstowych i maksymalną liczbę cyfr dozwolonych dla pól liczbowych, aby uniknąć tego problemu.

Utrzymywanie arkusza stylów

Nie ma wątpliwości, że automatyzacja robi dużo pracy. Nie da się jednak zaprzeczyć, że wysiłki człowieka są ważne dla zapewnienia jakości danych. Skutecznym sposobem zapewnienia łatwego i spójnego wprowadzania danych jest wprowadzenie konwencji nazewnictwa.

Na przykład, czasami kraj może być określany różnymi nazwami i w różnych formatach. Wielka Brytania jest znana jako Wielka Brytania, Wielka Brytania i Wielka Brytania. Dlatego standardowy format danych pomaga w generowaniu precyzyjnych raportów przy filtrowaniu rekordów według kryteriów.

Możesz postępować zgodnie z arkuszem stylów z listą skrótów i standardowymi formatami wprowadzania danych dla adresów, nazw firm, adresów e-mail, oznaczeń itp. Wstępnie zdefiniowane wartości rozwijane pomagają również w wyeliminowaniu części problemu w tym przypadku podczas wykonywania możliwa deduplikacja bazy danych .

Korzystanie z ról dla bezpieczeństwa

Dane pochodzą z wielu źródeł i wielu użytkowników ma do nich dostęp jednocześnie. Oznacza to, że utrzymanie czystej bazy danych CRM nie jest takie proste. Jednak jedną z najlepszych i sprawdzonych praktyk pozwalających na realizację tego zadania jest ograniczenie dostępu do danych na koncie CRM.

Możesz zdefiniować role, które pomogą Ci kontrolować prawa dostępu użytkowników podczas pracy z danymi CRM. W ten sposób użytkownicy będą modyfikować rekordy, które są dla nich istotne. Dostęp jest ograniczony tylko do osób, które są za to odpowiedzialne.

Wniosek

Upewnienie się, że dane CRM są czyste, jest obowiązkiem wszystkich, a korzyści płynące z tego samego obejmują znacznie lepsze zrozumienie klientów oraz umiejętność efektywnej komunikacji.

Jeśli potrzebujesz pomocy w rozpoczęciu strategii czyszczenia i konserwacji danych CRM, Encaptechno jest partnerem konsultingowym CRM, który może być do Twojej dyspozycji. Jako konsultanci CRM z szerokim doświadczeniem pomogliśmy wielu firmom odnieść sukces dzięki rozwiązaniom technologicznym.

Skontaktuj się z nami już dziś, abyśmy mogli wyczyścić Twoje dane i stworzyć proces, który zachowa go w ten sposób w przyszłości.