Organizacja imprezy firmowej, bez względu na to, czy jest to impreza dla klientów, czy coś zabawnego, aby okazać uznanie dla pracowników, to nie lada przedsięwzięcie. Ale kiedy wydarzenie się powiedzie, może się to opłacać. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest podjęcie wszystkich wysiłków związanych z planowaniem wydarzenia tylko po to, aby zapomnieć o nim – lub, co gorsza, pozostawić negatywne wrażenie na uczestnikach.

Oprócz całej logistyki związanej z organizacją wydarzenia, planowanie wydarzenia daje również wiele możliwości kreatywności z takimi rzeczami, jak wystrój i zajęcia – tego rodzaju rzeczy, które pomagają nadać wydarzeniu charakter. Jeśli nigdy wcześniej nie organizowałeś wydarzenia, a nawet jeśli go zorganizowałeś, może być trudno wiedzieć, od czego zacząć.

Co zyskuje popularność na imprezach firmowych

Jeśli potrzebujesz inspiracji na swoje wydarzenie, rozważ niektóre z tych trendów w planowaniu imprez firmowych.

Unikalne miejsca na imprezy

Miejsce może zorganizować lub przerwać wydarzenie, a znalezienie idealnego wymaga wielu badań i starannego planowania. Sale bankietowe i sale balowe w hotelu zawsze będą doskonałym miejscem na organizację imprezy, ale zdecydowanie nie powinieneś czuć się, że to jedyna opcja. Ostatnio pojawił się duży trend w kierunku kreatywności z typami miejsc i jest to doskonały sposób na zrobienie trwałego wrażenia na każdym, kto weźmie udział w twoim wydarzeniu.

Bez względu na to, gdzie zdecydujesz się zorganizować swoje wydarzenie, musisz wziąć pod uwagę takie rzeczy, jak przewidywana frekwencja i ogólna lokalizacja. Powinieneś także pomyśleć o takich rzeczach, jak osobowość Twojej firmy i rodzaj atmosfery, w jakiej chciałbyś mieć swoje wydarzenie. Pomoże ci to dać ci trochę wskazówek, jeśli chodzi o wybór lokalizacji.

Niektóre popularne nietradycyjne miejsca na imprezy obejmują farmy, winnice, galerie sztuki, muzea, magazyny, lofty, parkingi/garaże, teatry, kluby nocne poza godzinami pracy, arkady i kampusy uniwersyteckie. Lokalizacje na dachach to kolejny rodzaj oddolnego wyboru marketingowego.

Zrównoważony rozwój i odpowiedzialność społeczna

Kiedy firmy decydują się na organizację imprez firmowych, mają ku temu wiele powodów. Ale kto powiedział, że wydarzenie może służyć tylko jednemu celowi? W tej chwili wiele firm jest zainteresowanych znalezieniem sposobów na to, aby ich wydarzenia przyniosły korzyści społeczności i całemu światu.

Zrównoważony rozwój stał się poważnym problemem dla wielu firm, co przejawia się w typach wydarzeń, które organizują. Jeśli będziesz współpracować z firmą zajmującą się planowaniem imprez, koniecznie zapytaj ich, w jaki sposób mogą pomóc zmniejszyć wpływ wydarzenia na środowisko. Według Ricka Portwooda, prezesa Display Group,

„Stacje recyklingu są powszechnie używane podczas dużych imprez, a wiele firm zdecyduje się na bambus i inne jednorazowe zastawy stołowe”.

Istnieje jednak wiele innych sposobów, aby wydarzenie było bardziej przyjazne dla środowiska, takie jak eliminacja papieru, stosowanie energooszczędnego oświetlenia, serwowanie lokalnej żywności i szukanie miejsc, które mają zielone certyfikaty.

Jednym z najskuteczniejszych sposobów, aby wydarzenie było bardziej zrównoważone, jest zminimalizowanie podróży zarówno dla sprzedawców, jak i uczestników. Badanie wydarzeń z University of British Columbia wykazało, że podróże odpowiadają za średnio 73% śladu węglowego wydarzenia sportowego:

Istnieje wiele innych sposobów wykorzystania wydarzenia, aby wnieść większy wkład w społeczność. Jeśli istnieją jakieś organizacje charytatywne lub organizacje wspierane przez Twoją firmę, możesz zrobić coś takiego jak zbieranie darowizn na swoim wydarzeniu, aby pomóc im. Innym popularnym pomysłem jest przekazanie resztek jedzenia z imprezy lokalnemu bankowi żywności.

Minimalizm w wydarzeniach

Jeśli chodzi o wystrój wydarzenia, istnieje tak wiele różnych kierunków, w których potencjalnie możesz pójść. Tak bardzo, że może być trudno wiedzieć, od czego zacząć. Duży i odważny zawsze będzie się wyróżniał, ale ostatnio coraz więcej osób decyduje się na podejście „mniej znaczy więcej”.

Pojęcie wartościowania doświadczeń nad rzeczami materialnymi w ostatnich latach upowszechniło się coraz szerzej i ten trend jest z pewnością tego odzwierciedleniem. Zastanów się nad wyborem takich rzeczy jak małe sukulenty zamiast wielkich kompozycji kwiatowych, miejsca z odsłoniętą lub bieloną cegłą zamiast ścian z mnóstwem dekoracyjnych ozdobników lub użycie dyskretnej palety kolorów zamiast wielu odważnych kolorów. Ponieważ nietradycyjne miejsca na imprezy stają się coraz bardziej popularne, trend minimalistyczny idzie z nim w parze, pozwalając wyróżnić się wyjątkowemu charakterowi miejsca.

Włączanie technologii do wydarzeń

Technologia odgrywa kluczową rolę w naszym życiu, więc oczywiste jest, że ludzie często oczekują, że będzie ona częścią wydarzeń, w których uczestniczą. Wi-Fi i stacje ładowania to jedne z najbardziej podstawowych funkcji, jakie może mieć wydarzenie, aby pomóc uczestnikom pozostać w kontakcie podczas wydarzenia. Ale istnieją nieskończone możliwości wprowadzenia technologii na Twoje wydarzenie.

W przypadku wydarzeń mających na celu podniesienie świadomości marki, markowe hashtagi i zdjęcia są bardzo skutecznymi i stosunkowo prostymi sposobami zachęcania ludzi do publikowania informacji o Twoim wydarzeniu w mediach społecznościowych. Niektóre rodzaje wydarzeń mogą skorzystać na udostępnieniu uczestnikom aplikacji mobilnej do pobrania i użycia do interakcji z wydarzeniem.

Innym pomysłem jest znalezienie sposobów na umożliwienie ludziom wirtualnego udziału w Twoim wydarzeniu, na przykład na żywo z wydarzenia. Jeśli chcesz być naprawdę kreatywny, coraz więcej osób włącza do swoich wydarzeń technologie wirtualnej rzeczywistości, rozszerzonej rzeczywistości i sztucznej inteligencji.

Być może jedną wspólną cechą wszystkich tych trendów jest to, że istnieje wiele sposobów, aby uczynić je całkowicie własnymi. Chociaż są to rzeczy, które robi wiele firm, są na tyle elastyczne, że możesz je zaakceptować i nadal się wyróżniać. Użyj swojej wyobraźni i baw się dobrze swoim wydarzeniem!

Angela Petteys jest pisarką z Michigan, która spędza czas pracując z wieloma firmami z obszaru Metro Detroit, takimi jak Display Group. Możesz ją znaleźć na Twitterze @AngelaPetteys. Obserwuj @DisplayGroup, aby uzyskać więcej pomysłów i wskazówek dotyczących planowania wydarzeń.