Zarządzanie cyfrowymi zespołami | Cyfryzacja Twojej firmy #6

W ostatnim czasie coraz większego znaczenia nabiera budowanie zespołów cyfrowych, co przyczynia się do znacznego wzrostu wydajności pracy i łatwiejszej komunikacji między pracownikami. Dzięki cyfryzacji zarządzanie zespołami staje się mniej skomplikowane, szybsze i bardziej precyzyjne. Pozwala firmom lepiej monitorować postępy pracowników, co jest kluczem do podejmowania świadomych decyzji. Czytaj.

Zarządzanie zespołami cyfrowymi – spis treści:

1. Wstęp
2. Po co budować cyfrowe zespoły?
3. Jak wybrać narzędzia do zarządzania cyfrowymi zespołami?
4. Praktyczne narzędzia do zarządzania zespołem
5. Budowanie cyfrowych zespołów
6. Mierzenie wydajności zespołów cyfrowych
7. Streszczenie

Wstęp

W dobie cyfrowej ewolucji zarządzanie zespołem przechodzi ogromną transformację . Tradycyjne metody zarządzania, oparte wyłącznie na bezpośrednich spotkaniach i rozmowach, są zastępowane bardziej zaawansowanymi i elastycznymi rozwiązaniami technologicznymi. W tym artykule omówimy kluczowe aspekty cyfrowego zarządzania zespołem oraz praktyczne narzędzia, które mogą wesprzeć tę transformację.

Po co budować cyfrowe zespoły?

Cyfryzacja przynosi organizacji wiele korzyści. Po pierwsze poprawia efektywność pracy poprzez usprawnienie procesów komunikacji, planowania i kontroli. Ponadto narzędzia cyfrowe pomagają lepiej monitorować wydajność pracy i dostarczają cennych danych do analizy. Wreszcie pozwalają firmom stać się bardziej konkurencyjnymi na rynku.

Wielu właścicielom firm narzędzia do zarządzania cyfrowymi zespołami kojarzą się wyłącznie z pracą zdalną i przy komputerze . Istnieje jednak szereg platform, które pomagają poprawić efektywność pracy zespołowej, zarówno w biurze, w domu, jak iw terenie.

Jak wybrać narzędzia do zarządzania cyfrowymi zespołami?

Podczas zarządzania zespołami cyfrowymi ważne jest, aby skupić się na rzeczywistych potrzebach firmy i odpowiadających im funkcjach oprogramowania. Najlepiej zacząć od przeprowadzenia analizy potrzeb, czyli odpowiedzi na następujące pytania:

• Czy będziemy potrzebować funkcji śledzenia czasu?
• Czy będziemy używać udostępnionych plików?
• Czy oprogramowanie powinno działać na urządzeniach mobilnych czy komputerach?
• Czy potrzebny będzie panel zarządzania dla właściciela lub managera firmy, czy wystarczy współdzielony obszar roboczy?

Odpowiedzi pozwolą nam wybrać odpowiedni program lub zestaw współpracujących aplikacji. Warto rozważyć cyfryzację zarządzania zespołem w następujących obszarach:

• Komunikacja – nowoczesne narzędzia komunikacyjne, takie jak czat grupowy i aplikacje do wideokonferencji, pozwalają na szybką i efektywną komunikację w zespole. Według raportu TechRepublic (2021) 95% firm już z nich korzysta,
• Udostępnianie plików – rozwiązania chmurowe do udostępniania plików i współpracy zdalnej są dziś wykorzystywane przez 76% przedsiębiorstw. Nawet jeśli wszyscy pracują w tym samym budynku, znacznie szybciej i łatwiej jest wysłać wiadomość lub współpracować na jednej wspólnej tablicy Miro (https://miro.com/) lub Mural (www.mural.co), zamiast stać przy tablica w sali konferencyjnej,
• Bezpieczeństwo – korzystanie z VPN pozwala osobom pracującym z domu na bezpieczne udostępnianie plików i wymianę wrażliwych informacji, dlatego 54% firm korzysta z tego rozwiązania,
• Planowanie – cyfrowe kalendarze i terminarze zadań ułatwiają organizację pracy oraz śledzenie postępów i terminów, np. na tablicach Kanban czy widokach kamieni milowych i map drogowych,
• Delegowanie zadań – dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami łatwiej przydzielać zadania poszczególnym członkom i monitorować ich postępy.
• Kontrola – dzięki cyfrowym narzędziom menedżerowie mogą monitorować pracę zespołu w czasie rzeczywistym i podejmować decyzje na podstawie rzetelnych danych.

Praktyczne narzędzia do zarządzania zespołem

Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do zarządzania projektami. Przyjrzyjmy się bliżej tym najpopularniejszym, zwłaszcza że oferują darmowe plany:

• Trello – to platforma do zarządzania projektami, która pozwala tworzyć tablice zadań, przypisywać je poszczególnym członkom zespołu i monitorować postępy, dostępna na komputerach i urządzeniach mobilnych,
• Asana – to bardziej zaawansowany system do zarządzania zadaniami i projektami, oferujący szereg funkcji ułatwiających planowanie, śledzenie i współpracę w zespole, dostępny na komputerach i urządzeniach mobilnych,
• Slack – to modny komunikator do wymiany informacji w zespole, który integruje się z innymi narzędziami, takimi jak Trello i Asana, dostępnymi na komputerach i urządzeniach mobilnych,
• Firmbee – to potężne narzędzie do zarządzania projektami dostępne na PC, które pozwala na śledzenie czasu, przeglądanie projektów na tablicach Kanban oraz współpracę z zespołem i freelancerami.

Czasami jednak znalezienie oprogramowania do zarządzania zespołem, które odpowiada potrzebom firmy, może być trudne. Wtedy warto rozważyć jedną z mniej popularnych opcji:

• Spotkanie z konsultantem – dziś wiele osób pomaga wybrać i wdrożyć oprogramowanie dla firm. Doświadczony i niezależny konsultant pomoże dobrać rozwiązania zgodnie z zasadą „najlepszego w rasie”, czyli najlepiej dopasowanego do rozwiązania konkretnego problemu, a nie do osobistych preferencji. Tak dobrane rozwiązania można łączyć ze sobą za pomocą API (interfejsu programowania aplikacji), tworząc unikalną całość dostosowaną do potrzeb firmy,
• Współpraca z software housem – to drogie rozwiązanie, które daje możliwość stworzenia unikalnego oprogramowania w pełni zgodnego z wymaganiami konkretnej firmy bez konieczności zatrudniania zespołu czy freelancerów, a także rozpoznania i zdefiniowania potrzeb firmy na Twój własny.

Budowanie cyfrowych zespołów

Narzędzia do zarządzania projektami dostępne na rynku są bardzo dobrze zaprojektowane. Dlatego budowanie cyfrowych zespołów nie powinno wymagać od pracowników dużego wysiłku. Po analizie potrzeb i wyborze narzędzi czas przejść do wdrożenia.

Warto zacząć od przeszkolenia członków zespołu, aby zapoznać ich z wybranymi narzędziami i nauczyć ich obsługi. Zazwyczaj wystarczy zainstalować aplikację na urządzeniu mobilnym lub zalogować się do przeglądarki. Kolejnym krokiem jest omówienie dalszego postępowania i udzielenie odpowiedzi na pytania takie jak:

• Kto będzie delegował zadania i kiedy?
• Gdzie będą wyświetlane powiadomienia o nowych zleceniach?

Na tym etapie warto jednak skorzystać z narzędzi spontanicznie . W ten sposób najłatwiej będzie zidentyfikować możliwe problemy bez marnowania czasu na omawianie rzeczy oczywistych.

Mierzenie wydajności zespołów cyfrowych

Monitorowanie postępów i zbieranie informacji zwrotnych od zespołu jest równie ważne jak wdrażanie cyfrowych narzędzi komunikacyjnych . Można to zrobić porównując wyniki sprzed digitalizacji z obecnymi, zwracając uwagę na takie wskaźniki wydajności jak:

• Czas realizacji zadania – który można znacznie poprawić, np. zamieniając telefony do pracowników mobilnych pracujących u klienta na wiadomości zawierające adres i lokalizację GPS oraz opis zadania do wykonania,
• Częstotliwość interakcji w zespole – może się okazać, że wymiana informacji będzie się nasilać przy krótszym czasie i angażować tylko tych, którzy mają realny wpływ na rozwiązanie konkretnego problemu,
• Poziom satysfakcji klienta – jeśli zespół np. zajmuje się obsługą klienta, dostępność informacji o procesach związanych z realizacją zamówienia danej osoby w cyfrowym narzędziu może bardzo pozytywnie wpłynąć na relacje z klientami.

Streszczenie

Inwestując w odpowiednie narzędzia i wdrażając je, firmy mogą stać się bardziej wydajne , konkurencyjne i poprawić współpracę w zespole. Kluczowymi elementami zarządzania cyfrowymi zespołami są komunikacja, planowanie, delegowanie zadań i kontrola. Warto poświęcić trochę czasu na analizę potrzeb, dobór odpowiednich narzędzi, przeszkolenie zespołu i mierzenie skuteczności wdrożonych rozwiązań.

Przyszłością narzędzi do zarządzania projektami jest wspieranie nie tylko efektywności pracowników, ale także ich dobrego samopoczucia i satysfakcji. Rozwój technologii takich jak sztuczna inteligencja i automatyzacja, a także wprowadzanie rozwiązań grywalizacji może przyczynić się do poprawy jakości życia zawodowego.

Narzędzia cyfrowe pomogą liderom monitorować poziom satysfakcji i zaangażowania pracowników, a także identyfikować obszary wymagające poprawy. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, takim jak elastyczne godziny pracy, zdalne biura i platformy wspierające rozwój zawodowy , kadra zarządzająca będzie bardziej zorientowana na potrzeby i oczekiwania każdego pracownika. Personalizacja nowoczesnych narzędzi może sprawić, że dobre samopoczucie pracowników będzie odgrywać kluczową rolę w zarządzaniu zespołami w przyszłości, przyczyniając się do większej wydajności, satysfakcji z pracy i zatrzymywania talentów.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Andy Nichols

Rozwiązujący problemy z 5 różnymi stopniami i nieskończonymi rezerwami motywacji. To czyni go idealnym właścicielem i menedżerem firmy. W poszukiwaniu pracowników i współpracowników najbardziej ceni sobie otwartość i ciekawość świata.

Wyświetl wszystkie posty

Cyfryzacja Twojej firmy:

1. Czym jest cyfryzacja biznesu?
2. Jak uniknąć pułapek transformacji cyfrowej?
3. Równoważenie transformacji cyfrowej z bezpieczeństwem danych
4. Marketing cyfrowy
5. Cyfrowe zarządzanie finansami i księgowość online
6. Zarządzanie cyfrowymi zespołami