Zarządzanie pracownikami zdalnymi: wyzwania, narzędzia i najlepsze praktyki zwiększające produktywność

Stoisz przed wyzwaniami związanymi z zarządzaniem pracownikami zdalnymi?

Niezależnie od tego, czy masz zdalną siłę roboczą od lat, czy musiałeś dostosować się do blokad związanych z COVID-19 – zarządzanie zdalnymi pracownikami wiąże się z wyzwaniami.

Jeśli zostałeś zmuszony do szybkiej zmiany struktury firmy i zmuszania ludzi do pracy w domu, stoisz przed nieprzewidzianymi wyzwaniami. Jednak zdalny zespół ma również ogromne możliwości i potencjał.

Eksperci twierdzą, że praca zdalna to nieunikniona przyszłość. Ponieważ coraz więcej firm korzysta z Internetu, praca zdalna staje się bardziej dostępna.

W latach 2003-2018 praca zdalna wzrosła o 140% – prawie 10 razy szybciej niż reszta siły roboczej. I to zanim weźmiemy pod uwagę aktualne trendy. Po blokadach jeszcze więcej osób będzie pracować zdalnie.

Skoro zapotrzebowanie na pracowników zdalnych już rośnie, dlaczego nie od razu przyjrzeć się możliwościom? Wczesne wejście na pokład daje przewagę.

Co więcej, zdalny zespół jest odporny na pandemię. Dan Lok prowadzi swój biznes prawie wyłącznie przez internet. Dzięki temu jego firma mogła działać sprawnie, gdy stany rozpoczęły blokady.

Podczas gdy inne firmy walczyły, zespół Dana Loka był w stanie kontynuować. Ucz się na jego przykładzie i zacznij zarządzać zdalnymi pracownikami już dziś, aby zapewnić bezpieczeństwo na wypadek, gdyby coś takiego miało kiedykolwiek się powtórzyć.

Poniżej znajdziesz nasze najlepsze wskazówki dotyczące zarządzania pracownikami zdalnymi.

Typowe wyzwania związane z zarządzaniem zdalnymi pracownikami

Dwa najczęstsze wyzwania związane z zarządzaniem pracownikami zdalnymi to komunikacja i fałszywe oczekiwania.

Komunikacja z pracownikami zdalnymi to czynność balansująca. Chcesz, aby mogli komunikować się z Tobą i zespołem, pomimo braku fizycznej bliskości.

W biurze łatwo jest wpaść na siebie lub mieć chwilę na pogawędkę. Pracownicy zdalni są jednak zdani na siebie. Tak więc poczucie więzi z całym zespołem może być wyzwaniem.

Jednocześnie nie chcesz też przeciążać ich e-mailami i codziennymi czatami. Zbyt duży nacisk na komunikację może w rzeczywistości obniżyć produktywność Twoich zdalnych pracowników. E-maile z łatwością mają pierwszeństwo przed zadaniami, a czaty wideo przerywają przepływ pracy.

Na tym polega trudność w zbalansowaniu komunikacji podczas zarządzania zdalnym zespołem: nie chcesz, aby czuli się zamknięci, ale nie chcesz też narażać ich produktywności.

Złe oczekiwania wobec pracowników zdalnych

Drugim wyzwaniem, z jakim możesz się zmierzyć, są niesłuszne oczekiwania. Oczekiwanie zbyt wiele lub niewłaściwa rzecz może obniżyć produktywność Twoich pracowników.

Z jednej strony nie chcesz oczekiwać, że Twój zdalny zespół będzie działał w taki sam sposób, jak zespół fizyczny. Nie oczekuj, że będą ściśle działać od 9 do 5.

Praca zdalna jest tak wspaniała, ponieważ pozwala pracownikom pracować w pożądanym przez nich czasie. Jeśli wiedzą, że są najbardziej produktywni w nocy, pozwól im pracować w nocy. Dopóki spełniają ustalone przez Ciebie terminy i kryteria, nie ma z tym problemu.

Drugim trudnym oczekiwaniem, przed którym staje wielu pracowników zdalnych, jest utrzymanie dostępności. Elastyczne godziny można łatwo pomylić ze stałą dostępnością. Ale pracownicy zdalni potrzebują odpoczynku, tak jak zwykli pracownicy.

Unikaj mikrozarządzania zdalnymi zespołami. Mikrozarządzanie sprawia, że ​​pracownicy czują się obserwowani i mogą obniżyć ich produktywność.

Dotyczy to zwłaszcza pracowników, którzy muszą logować się do systemów śledzących ich czas pracy. Czas spędzony na pracy nie jest najlepszym wskaźnikiem produktywności.

Jeśli możesz, w ogóle trzymaj się z dala od śledzenia czasu. Zaufaj swojemu zespołowi, że wykonali niezbędną pracę. Zamiast tego stwórz KPI, które pozwolą Ci śledzić ich wydajność. KPI mogą być niezależne od czasu, jaki poświęcają.

W rzeczywistości większość pracowników zdalnych jest godna zaufania i pracuje średnio o cztery godziny więcej tygodniowo w porównaniu do zwykłej siły roboczej.

Kluczowe wskaźniki efektywności

Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) pozwalają Tobie i Twoim pracownikom śledzić sukces. Kluczowe wskaźniki efektywności są ustalane przez Ciebie lub wspólnie przez zespół. Tak czy inaczej, upewniają się, że wszyscy wiedzą, co mają robić.

KPI powinny być mierzalne i umożliwiać pracownikom sprawdzenie, czy są na dobrej drodze do swojej pracy. Sprawia, że ​​wydajność pracy Twoich pracowników jest łatwiejsza do śledzenia.

Jeśli dana osoba wielokrotnie nie może spełnić swoich KPI, warto z nią porozmawiać. Jeśli dana osoba często odnosi sukcesy pod względem KPI, pomyśl o jej promocji.

Proces zatrudniania i procedury płatności

Możesz uniknąć potencjalnych wyzwań, jeśli masz skuteczny proces rekrutacji. Kiedy zatrudniasz pracowników, warto sprawdzić, czy kwalifikują się do pracy zdalnej.

Ta umiejętność zależy od ich naturalnych talentów i mocnych stron. Świetni pracownicy zdalni są zwykle nieco bardziej introwertyczni. Są również zorientowani na szczegóły i potrafią samodzielnie podejmować działania.

Oczywiście ekstrawertycy też mogą pracować zdalnie, ale musisz zadbać o ich dobre samopoczucie społeczne . Jeśli potrzebują, aby ludzie wokół nich byli szczęśliwi, praca zdalna może ich nie satysfakcjonować.

Tak więc, kiedy zatrudniasz, pamiętaj, aby wziąć pod uwagę te czynniki. Czasami dobrym pomysłem jest zatrudnienie najpierw na stanowisko w niepełnym wymiarze godzin, a pracowników na fazę testów. W ten sposób oboje możecie sprawdzić, czy wasza relacja zawodowa jest owocna.

Innym czynnikiem, który może wcześnie usunąć wiele wyzwań, jest płaca. Wielu właścicieli firm mogłoby pomyśleć, że pracownicy zdalni są tańsi i zwykle mają rację.

To, co chcesz zrobić, to zapłacić im więcej niż standard branżowy. Jeśli to zrobisz, będą bardziej produktywni, ponieważ ich motywacja i satysfakcja wzrośnie. Zadowoleni pracownicy pracują ciężej.

Rozproszenie w domu

Ostatnią przeszkodą w zarządzaniu pracownikami zdalnymi może być rozpraszające środowisko. Jest to szczególnie ważne, aby zastanowić się, czy ta osoba po raz pierwszy pracuje w domu .

Twoi pracownicy powinni mieć wyznaczoną przestrzeń biurową. W ten sposób zwiększają swoją produktywność podczas pracy w domu. Przestrzeń ta powinna być wolna od czynników rozpraszających (np. brak telewizora w pokoju).

Jeśli w swoim gospodarstwie domowym mają inne osoby, należy to również wziąć pod uwagę. Czy ich współlokatorzy rozumieją, że praca w domu to nadal praca? Czy mają tendencję do przerywania pracownikowi?

Zapytaj wcześnie o otoczenie i zobacz, czy unikasz podobnych przeszkód.

Niektórzy pracownicy mogą lubić pracować w kawiarni lub na zewnątrz. To jest w porządku, ale powinni mieć miejsce do pracy bez rozpraszania się.

Narzędzia komunikacyjne

Teraz, gdy znasz już niektóre z najczęstszych przeszkód w zarządzaniu pracownikami zdalnymi, rozważmy narzędzia komunikacyjne. Należą do nich aplikacje i systemy zarządzania, które pozwalają efektywniej zarządzać zdalnymi zespołami.

Narzędzia komunikacyjne pomagają usprawnić komunikację lub zoptymalizować przepływy pracy. Oto kilka, które powinieneś wiedzieć.

Do komunikacji wideo najpopularniejsze narzędzia to Zoom lub Skype. Skype jest całkowicie darmowy. Jeśli masz pewien budżet do zainwestowania, możesz preferować Zoom, ponieważ jest to bardziej kompletne rozwiązanie dla firm.

Zoom umożliwia nagrywanie spotkań, udostępnianie ekranu i wiele więcej. To doskonałe narzędzie, dzięki któremu Twój zespół może komunikować się twarzą w twarz.

W przypadku wiadomości tekstowych Slack jest niezwykle popularny wśród firm. Slack umożliwia stworzenie kanału dla Twojej firmy, a także kilku podkanałów.

Jeśli Twój zespół jest duży, możesz utworzyć te kanały podrzędne dla każdego zespołu podrzędnego. Unikaj spamowania całego zespołu niepotrzebnymi wiadomościami.

Wiadomości tekstowe są zwykle szybsze niż e-maile; Sama komunikacja e-mailowa może spowolnić cały przepływ pracy.

Narzędzia do zarządzania projektami

Podczas gdy większość właścicieli firm jest świadoma narzędzi komunikacyjnych, oprogramowanie do zarządzania projektami i dodatki często są pomijane.

Bez narzędzi wspierających przepływ pracy spada wydajność. Ludzie nie wiedzą, co mają robić, ani na czym stoi projekt.

Załóżmy na przykład, że prowadzisz firmę zajmującą się produkcją wideo i filmami. Potrzebujesz ludzi, którzy specjalizują się w filmie, projektowaniu graficznym, copywritingu i nie tylko.

Jeśli nie ma przepływu pracy ani procesu, redaktor nie wie, kiedy edytować następny film; osoba, która filmuje, może nie mieć pojęcia, gdzie przesłać wideo i co powinno się dalej wydarzyć.

Narzędzia takie jak Asana, Basecamp, ClickUp lub Float pomagają utrzymać przejrzysty i sprawny proces. Wszystko dzieje się w jednym miejscu, a Twoi pracownicy wiedzą, gdzie sprawdzić kolejne zadania.

Jedno proste narzędzie może mieć ogromny wpływ na produktywność Twojej siły roboczej.

Narzędzia do współpracy

Na koniec chcesz się upewnić, że narzędzia, których używasz, pozwalają pracownikom na współpracę. Tworzenie współpracy zespołowej może być trudne przy zarządzaniu pracownikami zdalnymi. Wszyscy mogą skończyć pracować niezależnie od siebie.

Ale współpraca pracowników może prowadzić do nowych kreatywnych pomysłów. W przypadku zespołu zdalnego pomocne mogą być narzędzia, takie jak dokumenty Google, które umożliwiają kilku osobom pracę nad jednym dokumentem lub arkuszem.

Cokolwiek wybierzesz, upewnij się, że jest to narzędzie umożliwiające edycję na żywo, aby mogła mieć miejsce rzeczywista praca zespołowa.

Najlepsze praktyki

Teraz masz wgląd w typowe wyzwania i przydatne narzędzia do zarządzania pracownikami zdalnymi. Ale jakie są najlepsze praktyki, z których Ty i Twój zdalny zespół możecie się nauczyć?

Postępuj zgodnie z tymi praktykami, aby w naturalny sposób uniknąć wyzwań i niepowodzeń, zapewniając jednocześnie dobre samopoczucie swoich pracowników.

Niezadowolone zdalne zespoły szybko się wypalają, pracują bezproduktywnie i kosztują. Dlatego warto przyjrzeć się sprawdzonym systemom i pomysłom.

Kultura i wizja biznesu

Podstawą skutecznego zespołu zdalnego jest kultura biznesowa. Każda firma lub firma ma określoną kulturę. Ale kultura nie powstaje przypadkowo: jest kształtowana przez Ciebie jako lidera i każdego członka zespołu.

Aby skutecznie zarządzać pracownikami zdalnymi, potrzebujesz kultury własności i odpowiedzialności. Jeśli każdy członek zespołu jest świadomy swojej odpowiedzialności i ponosi odpowiedzialność, nie ma potrzeby mikrozarządzania.

To tworzy zaufanie. Kiedy kierownictwo jest zbyt kontrolujące, pracownicy czują się zniechęceni i mniej kreatywni.

Firmy odnoszące sukcesy traktują swoich pracowników z zaufaniem i troską, a nie jak towar.

Jak wspomnieliśmy wcześniej, daj swoim zdalnym pracownikom szansę na pracę na ich warunkach. Nie narzucaj pewnych ram czasowych, kiedy nie mogą być w tym czasie produktywni.

Tworzenie pozytywnej i odżywczej kultury z pracownikami zdalnymi jest zwykle łatwe. Dzieje się tak, ponieważ zdalne zespoły są często szczęśliwsze, bardziej zadowolone i mają tendencję do kochania tego, co robią.

Co więcej, chcesz również jasno przekazać swoją wizję biznesową. Twoi pracownicy powinni wiedzieć, dlaczego robią to, o co zostali poproszeni. Najlepszy scenariusz – ich cele osobiste są zgodne z Twoim ogólnym celem dla firmy.

Spotkania cykliczne i zorganizowane

Poruszyliśmy już wyzwania związane z komunikacją na odległość. Świetnym sposobem na usprawnienie komunikacji są cykliczne spotkania wideo.

Niektóre firmy wybierają spotkania co tydzień lub co dwa tygodnie; niektórzy wybierają nawet codzienne spotkania. Jeśli jednak zdecydujesz się na codzienne spotkania, trzymaj je krótko, aby chronić czas swoich pracowników.

Zazwyczaj najlepiej sprawdzają się cotygodniowe lub dwutygodniowe spotkania. Niektóre firmy również wybierają comiesięczne rozmowy, ale ten okres może być zbyt wydłużony i negatywnie wpłynąć na produktywność.

Chcesz też, aby Twoje spotkania wideo miały określoną strukturę. Chaotyczne spotkania obniżają produktywność. Jeśli nie możesz sam wymyślić struktury, użyj sprawdzonych formuł: na przykład spotkanie na poziomie 10.

Oprócz spotkania zespołu, dobrym pomysłem jest organizowanie kwartalnych spotkań jeden na jeden. Spotkania te są świetne, ponieważ pogłębiają komunikację z każdym pracownikiem i pozwalają sprawdzić, czy dobrze sobie radzą.

Czy spełniają Twoje oczekiwania i własne cele? Jeśli pojawią się jakiekolwiek problemy, można je również omówić na spotkaniach kwartalnych.

Ramy czasowe komunikacji

Powiedzieliśmy , że ma sens, aby Twoi pracownicy projektowali swój własny harmonogram pracy. Jednak to, co chcesz mieć, to pewne punkty styku, z którymi każdy musi się spotkać.

Na przykład każdy musi uczestniczyć w cotygodniowym spotkaniu. Lub każdy musi odpowiedzieć na wiadomości tekstowe w ciągu 24 godzin.

Informuj zdalnych pracowników o tym, co ma sens dla Ciebie i Twojej firmy, i jasno określaj swoje oczekiwania.

Dobrym pomysłem jest również poinstruowanie ich, jakiego kanału komunikacji używać do czego. W jakich przypadkach oczekujesz, że będą używać wiadomości tekstowych? W jakich przypadkach powinni używać poczty e-mail? Czy mogą wysłać ci prywatną wiadomość?

Nie ma żadnych formalnych reguł; po prostu powiedz swoim pracownikom z góry, jak chcesz, aby wszystko działało.

Cele i szanse na karierę

Traktowanie pracowników zdalnych jak freelancerów to powszechna pułapka. Jeśli są częścią Twojego zespołu, traktuj ich jak pracowników. Daj im szansę na rozwój kariery i realizację osobistych celów.

Nie sprawiaj, by czuli, że utknęli w swojej pozycji na zawsze. Odbywaj indywidualne rozmowy co rok lub pół roku i omów, jak sobie radzą. Jakie są ich cele na następny rok i jak zespół może pomóc.

Traktuj swoich pracowników z szacunkiem i spraw, by byli szczęśliwi. W ten sposób masz lojalny zespół. Lojalni pracownicy są nieocenieni, ponieważ wahania w Twoim zespole kosztują Cię dużo pieniędzy.

Tracisz czas i pieniądze, kiedy musisz zatrudniać nowych pracowników i ich szkolić. W razie potrzeby nadal chcesz zatrudniać nowych ludzi; nowi pracownicy również wnoszą świeże pomysły. Ale unikaj kultury, która zmusza ludzi do częstego odchodzenia.

Budowanie zespołu

Stworzenie silnego zespołu jest szczególnie trudne dla firm działających zdalnie. Jak wspomnieliśmy wcześniej, w fizycznej przestrzeni biurowej ludzie w naturalny sposób wpadają na siebie i komunikują się.

Dlatego niektóre miejsca pracy lubią oferować swoim zdalnym pracownikom otwarty czat. Na tym czacie mogą rozmawiać o wszystkim, co chcą, oprócz pracy. To świetny sposób na zastąpienie zwykłej małej rozmowy, która odbywałaby się w biurze.

Jeśli planujesz mieć zdalny zespół na dłuższą metę, rozważ coroczne spotkania zespołu. Zaledwie dwa lub trzy wspólne dni w roku mogą być korzystne dla całego zespołu.

Dostosuj swój przepływ pracy do listy kontrolnej Dragon 100 Habits

Teraz jest o czym pamiętać, jeśli chodzi o zarządzanie pracownikami zdalnymi. Ale co, jeśli powiemy Ci, że istnieje sposób, aby zarządzanie zespołem było bardziej przejrzyste i przejrzyste?

Za pośrednictwem swojej rady doradczej Dragon 100, Dan Lok uczy innych właścicieli firm, jak rozwijać się. Nawet jeśli nie jesteś częścią Dragon 100, możesz uzyskać dostęp do listy kontrolnej Dragon 100 Habits Checklist.

Lista kontrolna pozwala uzyskać jasność od wszystkich pracowników. Dopasuj swój zespół od dyrektorów wyższego szczebla do młodszych członków. Uzyskaj dostęp do swojego przewodnika już dziś.