Jak skutecznie zarządzać pracą zespołów domowych

Kilka miesięcy temu sytuacja wyglądała zupełnie inaczej. Nie myślano nawet o byciu częścią zespołu, który pracuje cały tydzień w domu. Ale w tej nowej rzeczywistości stworzonej przez niefortunne rozprzestrzenianie się COVID-19 stało się to powszechne.

Jednak praca w domu była popularna wśród wielu organizacji jeszcze przed nastaniem ery kwarantanny. Wiele zespołów skutecznie to praktykuje, jednocześnie skutecznie łagodząc wiele wyzwań związanych z zespołami pracującymi w domu.

W tym przewodniku omówimy

• niektóre z tych typowych wyzwań związanych z zarządzaniem pracownikami zdalnymi, z którymi być może już się spotkałeś
• najlepsze praktyki, których możesz przestrzegać, aby pozostać na szczycie swojej gry

Wyzwania związane z zarządzaniem zespołem pracującym w domu

Istnieje wiele wyzwań związanych z zarządzaniem zespołem, a gdy zespół ten jest rozsiany po całym kontynencie lub świecie, kierowanie nimi staje się jeszcze trudniejsze.

Zidentyfikowanie najpierw tego, co negatywnie wpływa na wydajność Twojego zdalnego zespołu, przybliży Cię do znalezienia rozwiązania, którego szukasz.

Zarządzając pracownikami zdalnymi, sam musiałeś zmierzyć się z kilkoma z tych wyzwań,

• Brak interakcji osobistej. Podczas gdy menedżerowie martwią się, że pracownicy mogą nie pracować tak wydajnie, jak mogliby to robić pod ich nadzorem, sami pracownicy walczą bez wsparcia ze strony głowy. Doprowadzi to również do trudności w budowaniu zaufania między członkami zespołu.

• Różne strefy czasowe, które prowadzą do trudności w planowaniu. Spotkanie, które chcesz zaplanować rano, może wpłynąć na przerwę obiadową jednego z członków zespołu.

• Brak dostępu do informacji, w tym zasobów, dokumentów itp. Pracując z tego samego miejsca, możesz odwrócić się i poprosić współpracowników o wszystko, czego potrzebujesz. Ale kiedy pracujesz w domu, to zupełnie inny scenariusz.

• Rozproszenie w domu. Jeśli nie mieszkasz sam, na pewno wiele razy będą ci przeszkadzać inni mieszkańcy twojego domu. Może to mieć negatywny wpływ na Twoją produktywność. Jednocześnie brak interakcji społecznych spowoduje, że pracownicy poczują się osamotnieni.

• Jeśli Twój zespół składa się z ludzi z całego świata, możesz również napotkać bariery kulturowe i językowe.

• Z czasem może również ucierpieć kultywowanie kultury firmy. Kultura firmy jest naturalnie pielęgnowana w biurze, ale może nie być taka sama w przypadku zespołu pracującego w domu.

Najlepsze praktyki zarządzania pracą w zespołach domowych

Przyjrzyjmy się kilku sprawdzonym praktykom, które pomogą Ci skutecznie pokonywać wyzwania, które omówiliśmy powyżej.

Używaj odpowiednich narzędzi i ustal wytyczne

W środowisku biurowym zawsze możesz zebrać swój zespół, porozmawiać o rzeczach i planować.

Nie jest to takie proste z zespołem pracującym w domu. Ale integrując odpowiedni zestaw narzędzi z przepływem pracy, możesz mieć pewność, że zespół jest na tej samej stronie, nawet jeśli nie znajdujesz się w tej samej lokalizacji.

Narzędzia, w które musisz zainwestować to m.in.

• Narzędzia czatu i wideokonferencji do komunikacji. Istnieje wiele opcji do wyboru; Slack, Zoom, Skype itp., żeby wymienić tylko kilka. I ważne jest, aby zapewnić różnorodne narzędzia do wspierania komunikacji między członkami zespołu zarówno w godzinach pracy, jak i poza nią.
• Narzędzia do zarządzania projektami/zadaniami do śledzenia wydajności.
• Narzędzia do edycji i udostępniania dokumentów/plików, takie jak Dokumenty Google i OneDrive. Przechowywanie wszystkich plików w jednym miejscu sprawi, że będą one łatwo dostępne dla każdego.
• Platformy współpracy wizualnej do replikowania tablicy biurowej. Oprogramowanie kanwy online, takie jak Creately, może pomóc zaplanować sprint, przeprowadzić burzę mózgów, współpracować nad modelami produktów lub analizować procesy w czasie rzeczywistym.

Oto rozszerzona lista dodatkowych narzędzi do komunikacji i współpracy dla zespołów WFH.

Równie ważne, jak wybór odpowiednich narzędzi, jest ustalenie podstawowych zasad dotyczących tego, jak i kiedy z nich korzystać. Wyjaśnienie ich z góry zaoszczędzi Ci czasu i zamieszania. Na przykład,

• Zawsze bądź dostępny na swojej platformie czatu, gdy pracujesz, a jeśli odchodzisz, powiadom innych.
• Włącz wideo, gdy uczestniczysz w spotkaniu online lub masz codzienne spotkanie dotyczące zameldowania.
• Podziel poszczególne zadania na platformie do zarządzania projektami i oszacuj je według godzin.

Stale komunikuj się i współpracuj ze swoim zespołem

Regularna komunikacja z pracownikami to skuteczny sposób na to, aby mogli na Tobie polegać i konsultować się z Tobą. To także świetna okazja, by poznać ich obawy, pytania i sugestie.

Możesz mieć codzienne lub cotygodniowe spotkania jeden na jeden, spotkania zespołu lub możesz po prostu wysłać im wiadomość na swojej platformie czatu z prośbą o aktualizację tego, nad czym pracują.

Poinformuj swój zespół, kiedy będziesz dostępny i jak najlepiej się z Tobą skontaktować. Jeśli sytuacja awaryjna wystąpi we wczesnych godzinach, udostępnienie numeru telefonu komórkowego zespołowi pomoże im zadzwonić do Ciebie lub wysłać wiadomość błyskawiczną.

Zachęć także członków zespołu do korzystania z kanału publicznego do rozmów związanych z pracą. Umożliwi to monitorowanie tego, co się dzieje i zaoferuje pomoc w razie potrzeby.

Oto kilka innych najlepszych praktyk komunikacyjnych, zgodnie z którymi powinny żyć zespoły pracujące w domu.

Martw się o różne strefy czasowe

Kiedy cały zespół jest rozproszony w różnych lokalizacjach, musisz być bardziej świadomy różnych stref czasowych, w których żyją.

• Planując spotkania, upewnij się, że sprawdziłeś ze wszystkimi i ich harmonogramem oraz wybierz czas, w którym wszyscy będą się czuć komfortowo.
• Dokumentuj kluczowe punkty omawiane podczas Twoich spotkań, aby móc podzielić się nimi z członkami zespołu, którzy nie mogli być obecni podczas dyskusji.

• Możesz także pójść o krok dalej i nagrać swoje spotkanie, aby mogli je obejrzeć później, lub przedstawić im to, co zostało omówione, z indywidualnym spotkaniem następnego dnia.

Poświęć dodatkowy wysiłek na współpracę i budowanie zespołu

Dwoma rzeczami, których zwykle brakuje zespołom pracującym w domu, są zaufanie i duch zespołowy. Bez nich zespół nie będzie w stanie polegać na sobie nawzajem i rozwijać się w swoich relacjach.

Chociaż korzystanie z odpowiednich narzędzi zapewni Twojemu zespołowi platformę do wzajemnej współpracy, nadal musisz znaleźć więcej sposobów, aby pomóc Twojemu zespołowi nawiązać więź.

• Zacznij od jasnego określenia ról i obowiązków oraz relacji sprawozdawczych w zespole. Dobrze zorganizowany zespół, który jest świadomy tego, do kogo należy i komu podlega, może uniknąć zamieszania i zacieśnić współpracę.

• Zachęcaj członków zespołu do interakcji poza pracą. Mogą mieć grupę na Facebooku lub osobny kanał na Slacku, aby prowadzić zabawne rozmowy, które prowadziliby podczas lunchu lub spędzania czasu przy dystrybutorze wody, gdyby byli w biurze. Jest to skuteczny sposób na nakłonienie pracowników zdalnych do poznania się na poziomie osobistym, co pozytywnie wpłynie na tworzenie więzi w zespole.
• Na początku spotkania zostaw kilka minut na swobodną rozmowę.
• Organizuj wirtualne zajęcia integracyjne, kiedy tylko możesz. Są kluczem do promowania szczęścia pracowników i zwiększania ich wydajności. Oto kilka niedrogich zajęć z budowania wirtualnego zespołu, które możesz wypróbować od razu.

Jasno określaj oczekiwania i cele

Jeśli chcesz uzyskać wyniki, których szukasz, wyjaśnij je swojemu zespołowi. Ustalenie jasnych oczekiwań i zdefiniowanie celów z góry pomoże Ci to zrobić szybciej.

Zacząć z

• Wyznacz jasne cele dla wszystkich w trybie tygodniowym, miesięcznym lub kwartalnym i omów ich plan działania.

• Często udzielaj opinii na temat wydajności pracowników. Spraw, aby była to również okazja do wysłuchania ich oczekiwań.
• Regularnie współpracuj ze swoim zespołem, oferując im wsparcie emocjonalne, zwłaszcza jeśli zmagają się z lękiem i stresem.
• Ustal jasne wytyczne dotyczące tego, czego oczekujesz od swojego zespołu (tzn. chcesz, aby wszystkie e-maile odpowiadały w ciągu 24 godzin). Dokumentuj je i przechowuj w centralnym miejscu, łatwo dostępnym dla wszystkich.
• Rozpoznawaj i świętuj wygrane pracowników, aby utrzymać ich motywację.

Masz więcej wskazówek dotyczących zarządzania pracownikami zdalnymi?

Omówione przez nas najlepsze praktyki są niedrogie i można je wdrożyć od razu, aby zapewnić skuteczne wyniki. Chcesz dodać więcej wskazówek do listy? Zostaw komentarz poniżej.

Czy ty i twój zespół zaczęliście ostatnio pracować w domu? Oto praktyczny przewodnik po pracy w domu jako zespół, zawierający wszystko, co musisz wiedzieć, aby zachować efektywność i wydajność.