Zarządzanie wirtualną salą konferencyjną: wskazówki, jak osiągnąć sukces

Jako Account Manager w agencji marketingowej, która pracuje zdalnie z mojego domowego biura, wirtualne spotkania stały się niezbędnym, opłacalnym i wygodnym sposobem komunikacji z moimi klientami i współpracownikami, z których wielu jest rozsianych po całym kraju. Dzięki umożliwieniu uczestnictwa z dowolnego miejsca geograficznego (oczywiście przy stabilnym połączeniu WiFi) nie jest tajemnicą, że prowadzenie spotkań praktycznie drastycznie zmniejsza koszty podróży służbowych – ponieważ koszty przelotów, noclegów i posiłków są całkowicie wyeliminowane.

A kto nie chce ciąć niepotrzebnych wydatków, prawda?

Ale to, czego możesz się nie spodziewać, to to, że wirtualne spotkania mogą również wspierać bardziej produktywną i inkluzywną siłę roboczą! W rzeczywistości badania pokazują, że pracownicy zdalni, którzy wykorzystują wirtualne spotkania, mogą być nawet o 13% bardziej efektywni.

Biorąc to pod uwagę, nie każde udostępnianie ekranu lub połączenie konferencyjne są skonfigurowane do sukcesu. Bez odpowiedniej struktury i wskazówek wirtualne spotkanie może szybko się nie powieść (być może coś takiego...).

Aby zmaksymalizować wrażenia z wirtualnej sali konferencyjnej dla każdego z uczestników spotkania i poprawić ogólną efektywność sesji, oto kilka najlepszych praktyk, których należy przestrzegać:

Wybór odpowiedniej technologii ma kluczowe znaczenie.

Skype for Business, Zoom, GoToMeeting i WebEx to doskonałe, oparte na współpracy wirtualne platformy wideokonferencji, które umożliwiają uczestnikom udostępnianie dokumentów, czatowanie i nagrywanie spotkania. Niektóre rozwiązania zapewniają również opcje dostosowywania, których można użyć do oznaczenia sali konferencyjnej logo i kolorami firmy. Co więcej, jeśli naprawdę szukasz eleganckiej, profesjonalnej i niezawodnej platformy do dostarczania wirtualnych wydarzeń, na rynku jest kilka rozwiązań, które oferują samozarządzalne rozwiązania do obsługi wewnętrznych lub zewnętrznych konferencji, seminariów internetowych, edukacji i szkoleń. Bez wątpienia możemy się spodziewać, że wraz ze wzrostem popularności „wirtualnego miejsca pracy” liczba dostępnych narzędzi komunikacyjnych i oprogramowania będzie rosła.

Pomocne wskazówki:

• Jeśli korzystasz z nowej platformy, praktyka czyni mistrza! Nie zapomnij przejrzeć i pobawić się różnymi funkcjami, funkcjami i nawigacją przed rozpoczęciem transmisji na żywo.
• Jako gospodarz spotkania zawsze bądź pierwszy w rozmowie. Na początku każdego spotkania poświęć kilka minut nowym uczestnikom na pobranie oprogramowania wymaganego do dołączenia do spotkania lub na rozwiązanie problemów technologicznych lub problemów z łącznością, których mogą doświadczać. To może się przydarzyć najlepszym z nas!

Niezbędne jest spotkanie przed pracą.

Stworzenie i wysłanie zdefiniowanej i szczegółowej agendy spotkania (z dużym wyprzedzeniem!) pomoże utrzymać koncentrację uczestników i na zadaniu. Pamiętaj, aby dołączyć agendę podczas wysyłania zaproszenia na spotkanie, które integruje się z kalendarzem uczestnika. Jeśli przed spotkaniem należy dokonać przeglądu wstępnego lub dokumentu, należy to wyraźnie zaznaczyć w wiadomości. Nic tak nie niszczy rozmachu spotkania, jak brak uczestnictwa, ponieważ nikt nie odrobił pracy domowej.

Kolejną dobrą zasadą, której należy przestrzegać, jest unikanie prezentowania nowych danych podczas spotkania. Ponownie, lepiej wysłać ważne dokumenty z kilkudniowym wyprzedzeniem i poprosić uczestników o przejrzenie wszystkich materiałów przed spotkaniem, aby mogli w pełni zainwestować w treść i przygotować się do udziału w rozmowie.

Pomocne wskazówki:

• Tworząc swój program, pamiętaj, aby poruszyć ważne tematy na początku spotkania, kiedy poziom energii wszystkich jest wysoki.
• Utrzymuj spotkania dla rozsądnej liczby uczestników, aby każdy czuł się doceniony i miał szansę wnieść swój wkład bez pośpiechu.

Rozpoczęcie spotkania.  

Przygotowując się do rozpoczęcia wirtualnego spotkania, pamiętaj o wyeliminowaniu hałasu otoczenia. Powtarzam, że jeśli zdarzy się, że prowadzisz spotkanie, powinieneś być pierwszym, który podpisał lub zadzwonił do sali konferencyjnej. Daje to możliwość powitania członków, którzy dołączają i dokonują formalnego przedstawienia. Pamiętaj, że niektórzy uczestnicy mogą dołączać ze swoich telefonów komórkowych i mogą być zidentyfikowani tylko w interfejsie Twojej platformy jako rozmówca nr 1 lub jako sam numer telefonu.

Pomocne wskazówki:

• Poproś członków, aby przed wypowiedzeniem podali swoje imię, nawet jeśli mówili już wcześniej na spotkaniu. Szczególnie, gdy podczas rozmowy jest wielu uczestników lub gdy rozmawiasz z innymi po raz pierwszy, łatwo jest pomylić jednego mówcę z drugim.
• Aby utrzymać zaangażowanie uczestników telefonicznych (i potwierdzić, że ich wkład ma znaczenie), najpierw poproś o opinię lub odpowiedź, kiedy zadajesz pytanie grupie. Co więcej, nie zapomnisz o nich przypadkowo!

Ułatwienie spotkania.

Jednym z najczęstszych wyzwań związanych z wirtualnymi spotkaniami jest utrzymywanie aktywnego zaangażowania członków. Tak, wszyscy czasami jesteśmy bardzo zajęci, a stagnacja wirtualnego spotkania może kusić uczestników do „wyciszenia się” i wykonania innych zadań podczas spotkania – sprawdzania poczty e-mail, wiadomości tekstowych, najnowszych wyników sportowych, Instagrama itp.

Możesz zwalczyć to bierne słuchanie, prosząc członków, aby NIE wyciszali się (pod warunkiem, że oni również znajdują się w cichej przestrzeni), a nawet zachęcając członków do udziału za pośrednictwem wideo.

Pomocne wskazówki:

• Innym sposobem na utrzymanie zaangażowania uczestników spotkania jest wykorzystanie narzędzi i funkcji platformy. Oprócz zaproszenia do ustnego dzielenia się pomysłami, poproś uczestników o wpisanie pytań lub odpowiedzi w okienku czatu, przypisanie zadań członkom lub skorzystanie z interaktywnych ankiet. Właściwym celem jest, aby 80% spotkania było interaktywne, a 20% wymagało pasywnego uczestnictwa.

To okład!

Przed zakończeniem spotkania zawsze poświęć kilka minut na podsumowanie tego, co zostało omówione. Wszyscy poczują się lepiej z czasem spędzonym na rozmowie, jeśli istnieje wzajemne poczucie spełnienia.

Być może jeszcze ważniejsze jest przypisanie kolejnych kroków – lub jakichkolwiek działań, którymi muszą się zająć uczestnicy rozmowy. Jeśli to możliwe, ustaw datę i godzinę następnego spotkania, gdy wszyscy są jeszcze obecni. I na koniec, po spotkaniu, wyślij notatki do wszystkich uczestników, podsumowując te same czynności i dostarczając dalszych instrukcji.

Pomocne źródło:

• Więcej praktycznych wskazówek, których możesz użyć, aby zwiększyć wydajność swoich wirtualnych zespołów, znajdziesz w tej książce: Przewodzenie skutecznym zespołom wirtualnym: pokonywanie czasu i dystansu w celu osiągnięcia wyjątkowych wyników , napisanej przez dyrektorkę Guided Insights Nancy Settle-Murphy. To straszne!

Masz inne sugestie, jak najlepiej wykorzystać wirtualne spotkania? Daj nam znać w komentarzach poniżej.