Jak napisać notatkę?: Wskazówki i szablony (2022)

Notatka znana również jako przypomnienie i memorandum jest ważną częścią biznesu. Służy do wewnętrznej komunikacji dotyczącej oficjalnej działalności lub procedury.

Jest to jeden z podstawowych sposobów przekazywania informacji pracownikom w organizacji. Notatki są szybkie, a także skuteczną opcją dystrybucji informacji.

W przeciwieństwie do wiadomości e-mail możesz wysłać notatkę jako wiadomość do dużej grupy pracowników. Może to być cały Twój dział lub nawet wszyscy, którzy pracują w Twojej firmie.

Jednak pisanie notatki może być trudne, jeśli nie znasz dobrze formatów. Aby dowiedzieć się, jak napisać notatkę, czytaj dalej artykuł, aby dowiedzieć się więcej na ten temat.

Jak wybrać format pisania notatki?

Jeśli chodzi o wybór odpowiedniego formatu, ważne jest, abyś zrozumiał, że różne formaty mają różne cele lub cele.

Zależy to od tego, do czego się wybierasz, na przykład możesz napisać notatkę informacyjną w celu udostępnienia informacji swoim pracownikom, a następnie w przypadku notatki z prośbą musisz skupić się na przekonującej stronie.

Cóż, są różne rodzaje, które można znaleźć w notatkach, obejmują one potwierdzenie, prośbę o informacje, raport okresowy, wyniki badań i notatki z sugestiami.

Jednak wszystkie rodzaje notatek mogą mieć podobny format, ale niektóre różnice można znaleźć w treści wiadomości.

Dlatego ważne jest, aby skupić się na rodzaju wiadomości, którą zamierzasz napisać, a także do kogo wyślesz notatkę.

Upewnij się, że dobrze rozumiesz cel lub przeznaczenie notatki.

Jakie są sekcje notatki biznesowej ?

Notatka biznesowa jest podzielona na sekcje, w przeciwieństwie do formalnego listu biznesowego nie zawiera zwrotów grzecznościowych ani podpisu nadawcy.

Typowy format notatki obejmuje różne sekcje, takie jak:

Nagłówek

Cóż, sekcja nagłówka zawiera nazwę oraz adres firmy. Jeśli jednak masz papier firmowy, informacje te zostaną już wydrukowane.

Tuż pod tą sekcją musisz wpisać słowo Memorandum lub Memo. Pomoże to w stworzeniu, że wiadomość jest przekazywana za pomocą notatki.

Odbiorcy

Ta sekcja służy do identyfikacji odbiorców.

W tym miejscu musisz wspomnieć, do kogo ma trafić lub należeć notatka.

Na przykład, jeśli piszesz notatkę dla swoich pracowników w dziale marketingu

W tym miejscu należy wspomnieć „Do: Wszystkich Pracowników Działu Marketingu”

Nadawca

Sekcja nadawcy służy do określenia, kto jest osobą piszącą notatkę. Zawiera nazwę, dział i oznaczenie.

Na przykład, jeśli jesteś asystentem kierownika z działu sprzedaży.

Tutaj musisz najpierw podać swoje imię i nazwisko, a następnie dodać „Asystent Manager, Sprzedaż”

CC lub dodatkowi odbiorcy

CC ( Carbon Copy ) lub Additional Recipients to sekcje, w których wspominasz, do kogo zostanie wysłana kopia notatki w celach informacyjnych.

Cóż, wymieniona tutaj nazwa nie jest bezpośrednio skierowana do sekcji notatek lub do.

Data

Ważne jest, abyś wspomniał o dacie napisania notatki. Uwzględnij, kiedy napisałeś notatkę do sekcji Data.

Wiersz tematu

Wiersz tematu to sekcja, w której musisz krótko i precyzyjnie napisać, o czym jest notatka.

Tutaj musisz wspomnieć o szybkim pojęciu treści zawartej w notatce.

Na przykład, jeśli notatka dotyczy szkolenia dla pracowników działu SEO. W tym miejscu musisz napisać „Temat: Sesja szkoleniowa dla pracowników w dziale SEO”

Treść wiadomości

Cóż, treść wiadomości jest ważna i sekcja, na której musisz się najbardziej skoncentrować

Treść wiadomości zawiera informacje o tym, o czym jest notatka, informacje i cel. Możesz podzielić go na dwa lub trzy akapity.

Pierwszy akapit tego korpusu określa cel notatki. Teraz możesz przejść do następnego akapitu, aby wspomnieć o informacji lub wiadomości.

Cóż, jeśli treść jest długa, możesz dodać podsumowanie wiadomości. Możesz też dodać wezwanie do działania lub wyraźne wezwanie do działania

Pomoże to w zrozumieniu, jakie działania powinien podjąć odbiorca.

Załączniki

Jednak dodanie załącznika nie jest ważne ani potrzebne. Ale możesz dodać, czy notatka jest związana z prezentowanymi wynikami, badaniami lub potrzebujesz dodatkowych danych.

Następnie notatka powinna zawierać załącznik uzasadniający przesłanie notatki.

Jak napisać notatkę biznesową?

Cóż, teraz musisz zrozumieć, jak powinieneś napisać swoją notatkę. Pisanie ma kilka podstawowych kroków, które są proste i łatwe do naśladowania.

Obejmuje:

Krok 1: Wymień, w jakim celu przechowujesz notatki

W pierwszym akapicie wprowadzającym należy wskazać cel notatki

Osoba czytająca notatkę powinna natychmiast zorientować się, co komunikuje jej nadawca w akapicie wprowadzającym.

Ponadto treść notatki powinna być tak przygotowana, aby odpowiadała na pytania. Zastanów się, jakie pytanie może mieć Twój pracownik lub odbiorca.

Cel powinien być pierwszą rzeczą, która musi być jasna, a następnie możesz rozwinąć szczegóły lub działania, które musisz podjąć.

Pamiętaj, aby umieścić wszystko w chronologicznej serii wydarzeń. Pomoże to dać pracownikowi znacznie większą jasność, a także może znacznie łatwiej podejmować działania, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Krok 2: Bądź zwięzły i pozytywny przez cały czas

Ponieważ pisanie notatki będzie skierowane do kierownika lub współpracowników. Podczas pisania notatki ważne jest, aby język był pozytywny.

Ponadto zostanie wysłany do osób, które znasz i z którymi będziesz codziennie kontaktować. Zachowaj język w taki sposób.

Poza tym postaraj się, aby zdania były krótkie i jasne. Używaj również aktywnego głosu, aby móc przekazać cel.

Pomoże to zwiększyć wiarygodność wśród współpracowników.

Krok 3: Przekaż wiadomość za pośrednictwem wiersza tematu

Następną rzeczą, którą powinieneś być ostrożny w tym, co piszesz w temacie. Ta sekcja powinna poinformować czytelników o tym, czego powinni się spodziewać podczas czytania notatki.

Ponadto wiersz tematu wskazuje kierunek, w którym przechowują foldery e-mail.

Na przykład, jeśli jest to aktualizacja budżetu dla działu marketingu, to pomoże w zrozumieniu poprzez zapoznanie się z tematem notatki, a także podgląd działań, które będą miały wpływ zarówno na działanie, jak i na dział.

Krok 4: Podziel informacje za pomocą akapitu i konkluzji Body

Użyj akapitu głównego do opracowania ogłoszenia o podjętej decyzji. Dodaj również, jak wpłynie to na pracowników i dalsze działania.

Może to być również przydatne, aby odpowiedzieć na pytania, a także odczucia, które mogą odczuwać Twoi pracownicy.

Wyrażaj wdzięczność i nawiguj po zmianach.

Jaki jest szablon do pisania notatki?

Teraz ważne jest, aby zrozumieć szablon pisania notatki. Format, którego powinieneś użyć to:

Memorandum biznesowe

Data : Dodaj bieżący miesiąc, dzień i rok

Do: Dodaj imię i nazwisko pracownika, do którego wysyłasz notatkę

Od: Tutaj musisz dodać swoje imię i nazwisko oraz nazwę swojej firmy

Temat: Do czego służy ta notatka?

Treść: zacznij od podania powodów, dla których napisałeś notatkę. Trzymaj to w jednym zdaniu, ale jeśli nie jest to możliwe, możesz przejść do dwóch zdań. Teraz dodaj szczegóły, które dana osoba musi udostępnić pracownikom na poziomie podstawowym. Wyjaśnij odpowiedź lub dalsze działania wysłane przez firmę, jeśli takie masz.

Teraz przedstaw wniosek. Możesz również użyć tego do identyfikacji reakcji czytelnika. Wspomnij o działaniach, które chcesz, aby wykonał Twój czytelnik.

Dziękuję Ci,

Twoje imię i nazwisko

Adres e-mail Twojej firmy

Numer telefonu Twojej firmy

Jeśli dodajesz załączniki, musisz to wyjaśnić w notatce.

Wskazówki dotyczące pisania notatek biznesowych

Cóż, teraz, kiedy już wiesz, jak napisać notatkę wraz z odpowiednim formatem.

Oto kilka wskazówek, dzięki którym Twoja notatka będzie skuteczna.

• Sprawdź, czy masz jakieś wymagania stylistyczne związane z Twoją pracą. Poszukaj również dowolnego standardowego formularza, który Twoja firma ma do pisania notatek. Czy można go pobrać, czy nie?
• Upewnij się, że treść tekstu jest zwięzła, poprawna i rozważna. Ponadto sprawdzaj gramatykę, aby wiedzieć, że wszystko jest w porządku i łatwe do odczytania.
• Utrzymuj proste zdania. Nie używaj długich zdań ani unikaj rozwlekłych fraz.
• Nie używaj rozwiązań. Twoja notatka powinna bezpośrednio przejść do tematu.
• Jeśli masz coś ważnego, użyj listy punktowanej oraz nagłówka, w którym chcesz przekazać wiadomość.
• Użyj również oświadczeń końcowych na końcu notatki. Niech będzie inspirujący i bezpośredni, aby czytelnik wiedział, jakie działania muszą podjąć.
• Jeśli dodajesz załączniki wraz z notatką, wspomnij o tym lub użyj pojedynczego słowa „załącznik”.
• Po ukończeniu wersji roboczej udostępnij ją komuś, kogo znasz lub koledze. Pomoże Ci to wyłapać błędy, które mogły się poślizgnąć.

Często zadawane pytania (FAQ)

Dodatkowe źródła