Czym są protokoły spotkań (MoM)? Oprogramowanie i szablony dla MoM

Opublikowany: 2024-01-10

Podsumowanie: tworząc protokoły spotkań, możesz dokumentować omawiane tematy, podsumowywać ważne punkty spotkań i podkreślać najważniejsze wnioski. Dowiedzmy się więcej o MOM i o tym, jak możesz ją stworzyć.

Produktywne spotkania są kluczowe dla współpracy, ale przypomnienie sobie wszystkich szczegółów omawianych na spotkaniu może być trudne. Dlatego musisz sporządzić protokół spotkania, aby udokumentować każdy szczegół na jego temat. W tym artykule dowiemy się o MOM i o tym, jak możesz ją stworzyć. Ale najpierw dowiedzmy się, czym dokładnie jest MAMA.

Spis treści

Czym są protokoły spotkań (MoM)?

MOM zazwyczaj oznacza „Protokół spotkania”. Odnosi się do formalnego pisemnego zapisu dyskusji, decyzji i elementów działań, które mają miejsce podczas spotkania.

MOM jest niezbędny do dokumentowania punktów omawianych podczas spotkania, przydzielania obowiązków i zapewniania uczestnikom referencji. Zawiera kluczowe punkty dyskusji, wszystkich uczestników i uchwałę spotkania.

Znaczenie protokołów posiedzeń

Protokoły ze spotkań (MOM) odgrywają zasadniczą rolę w efektywności organizacyjnej i komunikacji. Dokumentując dyskusje, decyzje i elementy działań, MOM służy jako kluczowy punkt odniesienia, zapewniając jasność i zrozumienie wśród uczestników.

MOM pełni funkcję archiwum historycznego, rejestrującego ewolucję pomysłów i strategii na przestrzeni czasu.

Oprócz ułatwiania komunikacji poprzez dzielenie się kluczowymi informacjami z nieobecnymi członkami zespołu, MOM przyczynia się do skuteczniejszego planowania i opracowywania strategii.

Kiedy warto zrobić mamę?

MOM można stosować w następujących przypadkach:

  • Nagrywanie wniosków i celów spotkania
  • Tworzenie podsumowania spotkania dla osób, które nie uczestniczyły w spotkaniu
  • Zachowanie go jako dokumentu prawnego w przypadku formalnych spotkań
  • Utrzymanie dokumentu referencyjnego do wykorzystania podczas przyszłego spotkania

Kroki potrzebne do stworzenia MOM

Tworząc protokół ze spotkania, musisz sporządzić listę porządku spotkania, listę uczestników i istniejącą MAMĘ. Trzeba także zanotować, kto jest nieobecny, a kto obecny na spotkaniu. Zobaczmy szczegółowe wyliczenie wszystkich kroków, które należy wykonać, aby stworzyć MOM:

  • Przygotowanie: Zbierz niezbędne szczegóły, takie jak porządek obrad, lista uczestników i poprzednia MAMA. Skonfiguruj także szablon do nagrywania.
  • Obecność: Zanotuj szczegółowe informacje o uczestnikach, którzy są obecni i nieobecni. Oznacz gości lub znaczących uczestników.
  • Przegląd porządku obrad: Przejrzyj porządek spotkania, upewniając się, że uwzględniono każdy punkt.
  • Szczegóły dyskusji: Zapisz kluczowe punkty, decyzje i elementy działań, używając zwięzłego języka.
  • Przypisz obowiązki: Jasno przypisz działania osobom, które mają wyznaczone terminy.
  • Wyjaśnienia: Uwzględnij wszelkie wyjaśnienia dokonane podczas spotkania, aby zachować kontekst.
  • Zamknięcie: Potwierdź zakończenie spotkania i zanotuj wszelkie dalsze wymagania.
  • Przegląd i zatwierdzenie: udostępnij MOM do przeglądu i uzyskania niezbędnych zatwierdzeń.
  • Dystrybucja: Niezwłocznie przekaż ostateczną wersję MOM uczestnikom i odpowiednim interesariuszom.

Korzyści z bycia mamą

Protokoły ze spotkań (MOM) oferują istotne korzyści. Zapewniają udokumentowany zapis dyskusji, decyzji i elementów działań, zapewniając przejrzystość i odpowiedzialność. Oto kilka innych korzyści płynących z stworzenia MAMA:

  • Dokumentacja: Zapewniają formalny zapis dyskusji, decyzji i elementów działań podczas spotkania.
  • Odniesienie: Protokoły służą uczestnikom jako odniesienie do przypomnienia sobie tego, co zostało omówione i jakie zadania zostały przydzielone.
  • Odpowiedzialność: przypisują odpowiedzialność poprzez dokumentowanie elementów działań i terminów, promując odpowiedzialność wśród uczestników.
  • Komunikacja: MOM ułatwia komunikację, dzieląc się kluczowymi informacjami z osobami, które nie mogły uczestniczyć w spotkaniu.
  • Planowanie: Pomagają w planowaniu przyszłości poprzez podsumowanie przeszłych dyskusji i wyników, pomagając w kształtowaniu przyszłych działań i strategii.
  • Dostosowanie: Protokoły zapewniają, że wszyscy uczestnicy mają wspólne zrozumienie tego, co zostało omówione i postanowione, co pozwala ograniczyć nieporozumienia.

Co zawrzeć w protokole spotkania?

Jeśli chodzi o pisanie protokołu spotkania, jest kilka elementów, które należy uwzględnić w dokumencie: Oto kilka podstawowych elementów MOM:

  • Data i godzina spotkania
  • Lista uczestników i ich role
  • Cele lub cele spotkania
  • Porządek spotkania i omówione tematy
  • Działania, które należy podjąć i decyzje, które należy podjąć
  • Nadchodzące kroki i harmonogram działań następczych
  • Podpisy i inicjały uczestników do potwierdzenia

Pisanie protokołów spotkań (najlepsze praktyki)

Aby protokół spotkania był skuteczny, należy zapisać datę, godzinę i liczbę uczestników. Następnie musisz dodać szczegóły dotyczące nadchodzącego spotkania.

  • Utwórz konspekt spotkania z wyprzedzeniem: Aby spotkanie było bardziej owocne, lepiej stworzyć konspekt spotkania wraz ze wszystkimi punktami, które będą omawiane na spotkaniu. Pomoże to uniknąć nieporozumień na początku spotkania i zapewni uczestnikom trzymanie się obowiązującego porządku obrad.
  • Zanotuj cel spotkania: W tym czasie spróbuj zanotować cel spotkania i oczekiwane rezultaty. Notatki te będą pomocne dla tych, którzy nie mogli uczestniczyć w spotkaniu
  • Zdecyduj o dacie nadchodzącego spotkania: Jeśli robisz notatki ze spotkań, równie istotne jest podanie daty następnego spotkania dotyczącego omawianego tematu. Dzięki temu uczestnicy będą wiedzieć, ile czasu potrzebują na wykonanie przydzielonych im zadań. Co więcej, określenie nadchodzącej daty spotkania pomoże również w ustaleniu priorytetów zadań.
  • Użyj sztucznej inteligencji do utworzenia podsumowania spotkania: Jeśli odpowiadasz za tworzenie notatek ze spotkania, możesz skorzystać z narzędzia do transkrypcji spotkania. Dzięki temu narzędziu wszystkie nagrania rozmów, transkrypcje i podsumowania są powiązane ze spotkaniem i kalendarzem, dzięki czemu wszystko pozostaje w jednym miejscu.
  • Wykorzystaj agendę, aby śledzić kluczowe punkty spotkania: Po spotkaniu możesz skorzystać z agendy spotkania, aby śledzić jego wyniki. Używając planu zajęć jako ogólnej wskazówki, będziesz w stanie mierzyć swój postęp w realizacji wyznaczonych celów.

Szablony do tworzenia protokołów spotkań

  1. Szablon formalnego zarządu MoM
  2. Przykład nieformalnego spotkania MoM
  3. Szablon spotkania zarządu MoM
  4. Szablon MoM spotkania zarządu SaaS Davida Sacksa
  5. Comiesięczne spotkanie zarządu
  6. Szablon planowania sprintu
  7. Szablon spotkania jeden na jednego

Aby szybko tworzyć protokoły spotkań, możesz skorzystać ze wstępnie skonfigurowanych szablonów. Szablony MOM mogą obejmować protokoły z formalnych posiedzeń zarządu, protokoły z miesięcznych posiedzeń zarządu, protokoły z nieformalnych spotkań, planowanie sprintu, spotkania SaaS i tak dalej. Każdy z tych szablonów znajduje się poniżej, aby usprawnić procedurę MOM.

  1. Szablon protokołu formalnego posiedzenia zarządu

Przywołać do porządku

Prowadzone przez „Przewodniczącego Zarządu”

• [Moderator spotkania] wezwany w celu zarządzenia regularnego spotkania [Organizacji] o [godzinie] w dniu [data] w [lokalizacja].

Apel
 Sekretarz przeprowadził apel. Obecne były następujące osoby:

• Sekretarz
• Kierownik wyższego szczebla
• Moderator spotkania

Zatwierdzenie protokołów
 Przed przystąpieniem do jakichkolwiek oficjalnych spraw zarząd musi zatwierdzić protokół z ostatniego posiedzenia.
• [Sekretarz] odczytał protokół z ostatniego posiedzenia. Protokół został zatwierdzony.

Otwarte kwestie
 Elementy, które zarząd omówił wcześniej i które są gotowe do formalnego zatwierdzenia.

Nowy biznes
 Punkty te mogą być poddane głosowaniu, zmienione, złożone, przekazane komisji do rozpatrzenia lub przełożone.

Odroczenie
 Po omówieniu i udokumentowaniu wszystkich otwartych kwestii i nowych spraw koordynator spotkania odroczy posiedzenie zarządu.

• [Moderator spotkania] odroczył spotkanie o [godzina zakończenia spotkania].
Złożenie i zatwierdzenie protokołu
Protokolant musi przedłożyć protokół do zatwierdzenia przez przewodniczącego Rady lub koordynatora spotkania.

• Protokół przedstawiony przez: [Nazwa]
• Protokół zatwierdzony przez: [Nazwa]

  1. Przykład protokołu nieformalnego spotkania

Przywołać do porządku

Spotkanie [organizacji] odbyło się w [lokalizacja] w dniu [data].

Uczestnicy

• Wśród obecnych członków z prawem głosu znaleźli się:
• Wśród obecnych gości znaleźli się:
• Wśród nieobecnych członków znaleźli się:

Zatwierdzenie protokołów
 • Wniosek o zatwierdzenie protokołu poprzedniego posiedzenia [data] został złożony przez [imię i nazwisko] i poparty przez [imię i nazwisko].

Raporty
 • [Nazwa raportu] została przedstawiona przez [nazwisko prezentera].
• [Nazwa raportu] została przedstawiona przez [nazwisko prezentera].

Główne ruchy
 • Wniosek: złożony przez [imię i nazwisko] i poparty [tutaj podaj wniosek]. Wniosek [przyjęty lub odrzucony] przy [liczbie] za i [liczbie] przeciw.

Odroczenie
 • [Nazwa wnioskodawcy] wniósł o odroczenie posiedzenia, co zostało uzgodnione w [czas odroczenia].
• Sekretarz:
• Data zatwierdzenia:

  1. Wzór protokołu posiedzenia zarządu

Szczegóły spotkania

Zanotuj rodzaj spotkania, datę i godzinę.
• Nazwa spotkania:
• Data:
• Czas:

Apel
 Zwróć uwagę na uczestników spotkania.
• Przewodniczący:
• Sekretarz:
• Przewodniczący funkcjonariusze:
• Nieobecni członkowie zarządu:
• Obecni inni goście lub członkowie personelu:

Stary biznes
 Kluczowe protokoły posiedzeń i decyzje z ostatniego posiedzenia zarządu.
• Zatwierdzenie protokołu poprzedniego posiedzenia
• Nierozwiązane kwestie działań z poprzednich posiedzeń zarządu

Nowy biznes
 Dołącz raporty od urzędników, komisji lub różnych dyrektorów zarządu.
• Punkt porządku obrad 1
• Punkt porządku obrad 2
• Punkt porządku obrad 3

Kroki działania

Zamknięcie
Zakończ posiedzenie zarządu dokumentując następujące informacje:
• Data i godzina następnego posiedzenia zarządu
• Godzina odroczenia spotkania
• Zgoda sekretarza:
• Zatwierdzenie Prezydenta/Przewodniczącego:

  1. Szablon spotkania zarządu SaaS Davida Sacksa

• Aktualizacja dyrektora generalnego [30 minut]
Zwycięstwa, wyzwania, wnioski i KPI.

• Aktualizacja sprzedaży [30 minut]
ARR, transakcje, zamknięte, zastrzeżenia i prognoza

• Aktualizacje wydziałowe [20 minut]
Mapa drogowa produktu i aktualizacje z innych działów.

• Finanse [10-20 minut]
Marża brutto, plany finansowe i wydatki operacyjne.

• Zespół [10-20 minut]
W jakich obszarach jest największe zapotrzebowanie na nowych pracowników?

• Sprawy administracyjne [5-10 minut]
Sprawy porządkowe i administracyjne

• Elementy akcji
Co wynikło z tego spotkania?

  1. Comiesięczne spotkania zarządu

Comiesięczne spotkanie zarządu

Przejrzyj metryki/KPI
Śledź postępy w zakresie wskaźników i celów w porównaniu z rzeczywistymi wynikami. Gdzie odbiegamy od planu? Dlaczego?

Aktualizacja firmy
Udostępniaj najważniejsze aktualizacje i zapewniaj „stan Unii”.

Okrągły stół kierownika działu/zespołu
Informuj wszystkich na bieżąco, szukaj wydajności i pomagaj sobie nawzajem w odblokowaniu.

Nazwa

• Ostatnie zwycięstwa
• Aktualne priorytety
• Jest coś, na czym utknąłeś?

Rozwój zawodowy (opcjonalnie)

Popraw swoje długoterminowe wyniki biznesowe dzięki interaktywnemu doświadczeniu edukacyjnemu lub budowaniu zespołu.

Sesja rozwiązywania problemów
Wybierz jedno wyzwanie lub obszar priorytetowy.
• Prezentacja na temat wyzwania
• Otwarta dyskusja, aby lepiej zrozumieć wyzwanie i znaleźć rozwiązania
• Przypisz kolejne kroki

Następne kroki
@name Zadanie do DUE-DATE

  1. Szablon planowania sprintu

Planowanie sprintu

Cel sprintu

Jaki jest główny cel tego sprintu? Zdefiniuj poniżej kluczowe cele.‍

Rejestr Sprintu

Jakie historie użytkowników pasują do celu sprintu? Udostępnij to swojemu zespołowi przed spotkaniem, aby mógł wnieść swój wkład. Podziel każdą historię użytkownika na poszczególne zadania. Upewnij się, że każde zadanie zawiera jak najwięcej informacji. Uwzględnij ważne wskaźniki.

Eposy do dostarczenia

Wymień eposy, które planujemy rozpocząć lub dostarczyć podczas tego sprintu.‍

Wyjaśnienie zakresu prac

Sprawdź ponownie swoją definicję słowa „ukończone”. Zdecyduj o kryteriach akceptacji używanych do określenia, kiedy każde zadanie zostanie ukończone. Upewnij się, że wszystko to realistycznie odpowiada możliwościom Twojego zespołu.

Kluczowe ryzyko i obawy

Jakie potencjalne problemy mogą się pojawić w oparciu o cel i zaległości sprintu? Jak możemy je rozwiązać? Czy zakres prac zapewnia wystarczającą ilość czasu na nieoczekiwane problemy.

‍Notatki i wnioski na wynos

Jakie były główne spostrzeżenia i punkty dyskusji podczas tej sesji planowania sprintu?‍

Działać

Uzyskaj ustne potwierdzenie od swojego zespołu na temat kolejnych kroków, jakie należy podjąć. Wyjaśnij, kto je wypełnia i kiedy mają to zrobić. Zanotuj te informacje, aby je udostępnić i przypisać.

Podejmować właściwe kroki

W jaki sposób będziemy się kontaktować i informować na bieżąco o postępach? Czy powinniśmy umówić się na kolejne spotkanie?

  1. Szablon spotkania jeden na jednego

Indywidualnie: Menedżer co tydzień 1:1

Pytanie wprowadzające

Zacznij od pytania otwartego. Jak minął ostatni tydzień? Co ostatnio dobrze ci się sprawdzało?

Świętuj zwycięstwa i wyciągnięte wnioski

Co osiągnęliśmy od naszego ostatniego spotkania? Odnotuj postęp w zakresie ważnych inicjatyw.
Jak możemy być lepsi? Podkreśl wnioski wyciągnięte z poprzedniego tygodnia.

Usuń blokady drogowe

Co (jeśli w ogóle) wstrzymuje – lub spowalnia – Twój postęp? Jak możemy usunąć tę przeszkodę? Jakiego wsparcia potrzebujesz?
Zaplanuj usunięcie konkretnych przeszkód i utwórz elementy działania.

Dwukierunkowa ocena i informacja zwrotna

Jak nam idzie? Jak możemy efektywniej współpracować?

Otwarta dyskusja

Zapewnij czas na otwartą dyskusję. Czy jest jeszcze coś o czym chcesz porozmawiać?

Podejmować właściwe kroki

Czy powinniśmy umówić się na kolejne spotkanie jeden na jednego? Przejrzyj wszelkie elementy działań wynikające z rozmowy jeden na jednego.

Przedmioty akcji

Najlepsze oprogramowanie do tworzenia protokołów spotkań

Do tworzenia MoM możesz wybierać spośród bezpłatnego i płatnego oprogramowania. Oto niektóre z najpopularniejszych opcji, które możesz rozważyć:

Darmowe oprogramowanie MOM

  • Notatki Google: Jest to bezpłatne oprogramowanie, którego można używać do tworzenia MOM, udostępniania ich, archiwizowania notatek itp.
  • Evernote: Evernote można używać bezpłatnie do robienia i przechwytywania notatek, tworzenia list rzeczy do zrobienia, współpracy nad notatkami itp.
  • EasyRetro: Dzięki niemu możesz tworzyć samoprzylepne notatki, udostępniać je współpracownikom, tworzyć elementy akcji, zapisywać pomysły na projekty i tak dalej.

Płatne oprogramowanie MOM

  • NTask: Można go używać do tworzenia i przydzielania zadań, dzielenia się szczegółami zadań z innymi, planowania szczegółów projektu, prowadzenia spotkań itp.
  • Zipdo: ta aplikacja do tworzenia notatek ze spotkań łączy się z kalendarzem i tworzy wspólne notatki z każdego spotkania.
  • Beenote: Jest to oprogramowanie oparte na sztucznej inteligencji, którego można używać do tworzenia, zarządzania i organizowania spotkań.

Wniosek

Dzięki protokołom spotkań niezwykle łatwo jest podsumować całe spotkanie w kilku istotnych punktach.

Po przeczytaniu tego artykułu masz pojęcie, dlaczego warto stworzyć MAMĘ i możesz stworzyć ją dla siebie. Aby ułatwić podejście, możesz także rozważyć szablony do tworzenia MOM w zależności od zastosowań.

Często zadawane pytania dotyczące protokołów spotkań (MoM)

  1. Kto jest odpowiedzialny za sporządzanie protokołów posiedzeń?

    Za sporządzanie protokołów posiedzeń odpowiada zazwyczaj sekretarz firmy.

  2. Jaki jest format protokołu spotkania?

    Podstawowy format protokołu spotkania obejmuje zarys kluczowych idei omawianych podczas spotkania, podjętych decyzji, a także kroków, jakie muszą podjąć uczestnicy, aby osiągnąć cele.

  3. Co oznacza protokół spotkania?

    Protokoły ze spotkań to notatki robione podczas spotkania, które obejmują omówione tematy, dane uczestników, najważniejsze wnioski i tak dalej.

  4. Co oznacza MAMA?

    MOM oznacza protokoły spotkań w biznesie. Służy do zapisywania wszystkich ważnych szczegółów omawianych podczas spotkania, jego celu i wyniku.

  5. Jaki jest format profesjonalnych protokołów spotkań?

    W profesjonalnych protokołach spotkań zawarte są szczegółowe informacje na temat uczestników, omówiony program, przyszłe kroki i inne informacje.