Najważniejsze zadania i obowiązki kierownika projektu | #25 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Opublikowany: 2023-01-09

Project Managerowie (PM) są jak prezesi na mniejszą skalę, myślący strategicznie o realizowanym projekcie i umieszczający go w perspektywie działań całej organizacji. Ich zadania mają charakter interdyscyplinarny. Choć nie muszą być ekspertami w prowadzeniu biznesu lub w dziedzinie, której dotyczy projekt, powinni mieć o nich ogólną wiedzę. O ile to specjalista będący członkiem zespołu projektowego zaproponuje najlepsze rozwiązanie, o tyle Kierownik Projektu musi zrozumieć, dlaczego właśnie to rozwiązanie jest najlepsze. Jakie są więc główne zadania i obowiązki Project Managera?

Zadania i obowiązki Kierownika Projektu – spis treści:

  1. Wstęp
  2. Planowanie i organizacja
  3. Przygotowanie budżetu
  4. Monitorowanie projektu
  5. Wspieranie zespołu
  6. Komunikacja z interesariuszami
  7. Streszczenie
  8. Sprawdź nasze oprogramowanie do zarządzania projektami

Wstęp

Project Manager nie zarządza ludźmi, ale projektem. Dlatego zawsze powinien pamiętać, że zespół tworzą specjaliści wykonujący swoją pracę najlepiej jak potrafią. Zadaniem PM jest ułatwienie realizacji tych działań i nadanie im kierunku. Premier powinien zatem:

  • Unikaj mikrozarządzania – instruowania członków zespołu, jak wykonywać swoje zadania,
  • Pozostaw swobodę wyboru sposobu rozwiązywania problemów,
  • Zarządzaj odpowiedzialnością – dopasuj zakres zadań do możliwości poszczególnych członków zespołu.

Jakie zadania należą jednak do obowiązków Kierownika Projektu?

responsibilities of the project manager

Planowanie i organizacja

Na zarządzanie czasem w projekcie składają się zadania obejmujące planowanie i organizowanie wykonania zadań. Planowanie jest częścią cyklu życia projektu, która choć w różnych proporcjach jest integralną częścią każdego etapu projektu. Ale jak wygląda planowanie jako codzienna część obowiązków Project Managera, czyli od strony praktycznej?

Kluczowym aspektem planowania jest efektywne wykorzystanie oprogramowania do zarządzania projektami. Po pierwsze, obejmuje to sporządzenie listy zadań do wykonania i ustalenie ich priorytetów. Z tym ostatnim zadaniem wiąże się drugi kluczowy obowiązek PM – organizowanie pracy.

Polega ona nie tylko na wybraniu najpilniejszych zadań do wykonania, ale także na zapewnieniu ich terminowego wykonania oraz możliwie równego obciążenia pracą wszystkich członków zespołu. Pozwoli to uniknąć wąskich gardeł. Ta niewłaściwa organizacja pracy zespołu powoduje, że jedna osoba odpowiada za nadmierną liczbę zadań. Nagromadzenie obowiązków powoduje wstrzymanie pracy pozostałych członków zespołu, a postęp projektu zwalnia lub wręcz zatrzymuje się.

Upewnij się, że dostosujesz złożoność używanego programu lub zróżnicujesz zastosowania jego funkcji zgodnie ze specyfiką danego projektu. W końcu ilość możliwości nie zawsze oznacza lepsze zarządzanie. Rekomendujemy trzymanie się zasad Lean i przyjmowanie tylko tych funkcji, które podnoszą możliwości zespołu lub dostarczają danych niezbędnych do oceny postępów projektu. Choć pięknie przedstawione dane mogą uwieść interesariuszy, nie warto poświęcać zbyt wiele czasu na ich gromadzenie, jeśli ma to tylko służyć temu celowi.

Przygotowanie budżetu

Kierownik projektu ustala budżet w fazie planowania projektu. Jest on określany w PMBOK jako:

„Zatwierdzony kosztorys projektu lub dowolnego elementu struktury podziału pracy lub dowolnej zaplanowanej czynności”. (Zatwierdzony kosztorys projektu lub dowolnego komponentu struktury podziału pracy (WBS) lub dowolnego zaplanowanego działania.)

Przygotowanie budżetu i kontrolowanie wydatków w projekcie nie jest łatwym zadaniem. Mimo skrupulatnie zaplanowanych nakładów, niemal w każdym realizowanym projekcie konieczne będą zmiany. Dlatego dobrze zaplanowany budżet projektu zakłada minimum 10-15% na nieprzewidziane wydatki. 20% wszystkich kosztów uważa się za bezpieczny próg, ale są projekty, w których zmiany w budżecie są jeszcze większe.

Aby zapobiec nadmiernym odchyleniom od planowanych wydatków, konieczne jest zatem nie tylko umiejętne planowanie z uwzględnieniem najbardziej prawdopodobnych wydatków. PM musi też poświęcić sporo uwagi monitorowaniu nakładów w realizowanym projekcie, aby w porę zareagować np. na zmieniające się ceny .

Monitorowanie projektu

Kolejnym ważnym zestawem obowiązków Kierownika Projektu jest monitorowanie projektu. Pozwala nam mądrze adresować zagrożenia, przewidywać i proaktywnie reagować na zmiany.

Monitoring to jednak nie tylko śledzenie pojawiających się zagrożeń. Do obowiązków Kierownika Projektu w zakresie monitorowania projektu należy również:

  • Prowadzenie statystyk postępu realizacji zadań,
  • Tempo wykonania budżetu,
  • Kontrola i optymalizacja przepływu pracy.

Celem wszystkich zadań monitoringowych Project Managera jest optymalizacja działań, tak aby projekt był realizowany zgodnie z założeniami, a także poznanie, jak przebiegają i zmieniają się powtarzalne procesy w wielu projektach.

Wspieranie zespołu

Do obowiązków Kierowników Projektów należy tworzenie zespołu, organizowanie i koordynowanie jego pracy, ale także kończenie współpracy z tymi, którzy nie wywiązują się ze swoich obowiązków w sposób zadowalający.

Tworząc zespół, PM musi upewnić się, że jego członkowie wspólnie posiadają wszystkie umiejętności niezbędne do osiągnięcia celu projektu. Ale także upewnij się, że w zespole istnieje jasny podział obowiązków i przejrzystość.

Pamiętaj, że Project Managerowie nie muszą, a nawet nie mogą być ekspertami w dziedzinie, którą reprezentuje każdy z uczestników projektu. Odpowiadają oni za wspieranie ekspertów w ich pracy oraz dbanie o to, aby sposób realizacji projektu był zrozumiały i skuteczny, a praca zespołu zoptymalizowana.

Komunikacja z interesariuszami

Kolejnym obszarem zadań realizowanych przez Project Managera jest komunikacja z interesariuszami. Kluczowym zadaniem jest dobór informacji do przekazania właściwym osobom we właściwym czasie – czyli optymalizacja kanałów komunikacji, a także upewnienie się, że wszyscy interesariusze rozumieją przekazywane im komunikaty dotyczące projektu. Może to okazać się szczególnie ważne w przypadku skomplikowanych technicznie lub wysoce specjalistycznych zadań istotnych dla całego projektu.

To PM odbywa okresowe spotkania z interesariuszami i przygotowuje raporty. Czasem są to krótkie maile, a czasem wielostronicowe dokumenty zawierające szczegółowe dane i analizy.

Należy pamiętać, że reprezentatywna rola PM nie zawsze jest przyjemna. Zwłaszcza w momencie, gdy muszą przekazać interesariuszom negatywne informacje o projekcie. Wtedy bardzo przydatne okażą się dobrze rozwinięte umiejętności miękkie.

Streszczenie

Project Manager to osoba odpowiedzialna za planowanie, koordynację i nadzór nad realizacją projektów. Do jego głównych zadań należy:

  • Tworzenie planu realizacji projektu i organizowanie wykonania zadań,
  • Ustalenie budżetu projektu,
  • Monitorowanie – wydatków, ryzyk i potencjalnych problemów,
  • Organizacja pracy zespołu projektowego
  • Komunikacja z interesariuszami i raportowanie

Project Manager musi więc posiadać szeroki wachlarz kompetencji – zarówno specjalistycznych, jak i interpersonalnych. Powinien również zapoznać się z metodologiami zarządzania projektami takimi jak Waterfall, Agile i Scrum.

Sprawdź nasze oprogramowanie do zarządzania projektami:

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Most important tasks and responsibilities of the project manager | #25 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

  1. Co to jest projekt?
  2. Czym jest zarządzanie projektami?
  3. Jak zarządzać projektami?
  4. Metody zarządzania projektami
  5. Rodzaje projektów
  6. 4 przykładowe projekty
  7. Priorytetyzacja projektów
  8. Obszary działalności projektowej
  9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
  10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
  11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
  12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
  13. Cykl życia projektu
  14. Do czego służy wizja projektu?
  15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
  16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
  17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
  18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
  19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
  20. Realizacja projektu
  21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
  22. Znaczenie zamknięcia projektu
  23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
  24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
  25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
  26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
  27. Jak zostać kierownikiem projektu?
  28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
  29. Jak założyć zespół projektowy?
  30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
  31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
  32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
  33. Rodzaje spotkań projektowych
  34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
  35. Jak napisać przekonujący
  36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
  37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
  38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
  39. Jak stworzyć kartę projektu?
  40. Co to jest rejestr interesariuszy?
  41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
  42. Jak stworzyć budżet projektu?
  43. Zarządzanie czasem w projekcie
  44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
  45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
  46. marketingu projektu
  47. Źródła i obszary zmian w projekcie
  48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
  49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami