Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu | #26 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Praca Project Managera (PM) wymaga planowania i organizacji, ale przede wszystkim elastyczności i czujności. To zdolność dostrzegania wczesnych oznak zbliżających się zmian i jednoczesne śledzenie wielu zmieniających się okoliczności może zapewnić powodzenie wysiłkom premiera.

Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu – spis treści:

1. Wstęp
2. Uniwersalne umiejętności w pracy Project Managera
3. Specjalistyczne umiejętności Kierownika Projektu
4. Mity na temat roli Project Managera
5. Streszczenie

Wstęp

Optymalny zestaw umiejętności Project Managera składa się z umiejętności uniwersalnych, zwanych też transferowalnymi, oraz umiejętności specjalistycznych. Ich proporcja jest zróżnicowana w zależności od przedmiotu i wielkości realizowanego projektu. Jednak jedno pozostaje niezmienne. Menedżerowie projektów wykorzystują na co dzień szeroki wachlarz umiejętności. Dzieje się tak dlatego, że ich praca jest bardzo różnorodna i pozwala im codziennie stawiać czoła innym wyzwaniom. Jednego dnia organizuje i przeprowadza spotkanie z interesariuszami, a drugiego opracowuje szczegółowy budżet na kolejny kamień milowy. Jakie umiejętności są zatem najkorzystniejsze?

Uniwersalne umiejętności w pracy Project Managera

Aby spojrzeć na uniwersalne umiejętności przydatne w zarządzaniu projektami, wyobraź sobie organizację przeprowadzki. Aby robić to skutecznie, musimy wykazać się umiejętnością:

• planowanie – spakowanie wszystkiego w odpowiedniej kolejności i zbieżność daty opuszczenia jednego mieszkania z przeprowadzką do nowego miejsca,
• organizację – uzgodnienia z przeprowadzkami, ekipą transportową oraz odpowiednie oznakowanie wszystkich pudeł i pudeł z rzeczami,
• zarządzanie kosztami – aby już na etapie myślenia o przeprowadzce zobaczyć, czy będzie nas stać na wymarzoną nieruchomość, ile będzie kosztować przeprowadzka i wyposażenie nowego lokalu,
• współpraca z innymi – umiejętności interpersonalne w przypadku przeprowadzki przydadzą się szczególnie na etapie przekonywania znajomych i rodziny do pomocy, a łatwość komunikacji z pewnością sprawi, że proces przeprowadzki stanie się łatwiejszy i przyjemniejszy.

Powyższa lista to najbardziej podstawowa baza, którą Project Manager rozwija wykonując codzienne obowiązki i dodając do niej szczegółowe umiejętności. Na przykład do planowania – znajomość oprogramowania używanego do podziału zadań i kamieni milowych w rozpoczynającym się projekcie. Oraz do współpracy z innymi – delegowanie zadań i bieżące moderowanie pracy zespołu.

Specjalistyczne umiejętności Kierownika Projektu

W pracy PM, oprócz uniwersalnego planowania, organizacji, zarządzania i współpracy, przyda się kilka specjalistycznych umiejętności . Obejmują one:

• podejmowanie decyzji,
• raportowanie,
• elastyczność i
• rozpoznawanie i reagowanie na zmiany.

Umiejętność podejmowania decyzji i brania za nie odpowiedzialności jest ściśle związana z najważniejszymi momentami cyklu życia projektu, a także z przywódczą pozycją, jaką Kierownik Projektu zajmuje w zespole.

Z kolei raportowanie to połączenie sprawnej komunikacji, organizacji zadań i współpracy z innymi . Doświadczony PM wie, jak przygotować informację przeznaczoną dla interesariuszy, co w niej zawrzeć oraz jak i jak często się z nimi komunikować.

Elastyczność pomaga stworzyć styl komunikacji, który odpowiada interesariuszom projektu. Pozwoli również Project Managerowi dostosować sposób działania do zespołu, z którym pracuje. Na przykład dopasowanie częstotliwości spotkań i głębi dyskusji nad zrealizowanymi zadaniami do poziomu doświadczenia zespołu. Jednak umiejętnością, która może zadecydować o sukcesie lub porażce PM jest elastyczność w realizacji zadań – także tych powtarzalnych. Oznacza uwzględnianie aktualnych okoliczności i umiejętność wyjścia poza schemat, aby osiągnąć oczekiwane rezultaty.

Ta umiejętność jest ściśle powiązana z ostatnią – trudną do wyćwiczenia wrażliwością na zmiany w otoczeniu. Reagowanie na zmiany dotyczy prawie wszystkich obszarów projektu. Przykładem jest dostosowywanie budżetu do zmieniających się cen – oznacza to wtedy dostrzeganie trendów i wykorzystywanie ich, a także dostrzeganie oczekiwań i możliwości finansowych klientów.

Mity na temat roli Project Managera

Z rolą premiera narosło kilka mitów. Wystarczy spojrzeć na jego niezbyt przyjemny stereotypowy wizerunek . Dla wielu jest to obraz zadowolonego z siebie młodzieńca, który bardzo wcześnie rozpoczął karierę. Doskonale rozumie każdy szczegół projektu, a przynajmniej jest o tym przekonany i bezlitośnie wytyka kolegom potknięcia.

Przyjrzyjmy się bliżej temu karykaturalnemu portretowi i zwróćmy uwagę na trzy leżące u jego podstaw mity.

Mit 1. Project Manager ma duże doświadczenie w organizacji, w której zarządza projektem.

Mit 2. Kierownik projektu doskonale zna wszystkie zagadnienia związane z projektem.

Mit 3. Project Manager kontroluje i usprawnia zadania wykonywane przez wszystkich członków zespołu.

Mit 1 związany jest z przekonaniem, że tylko osoba z dużym stażem może skutecznie zarządzać projektami. Jednak w wielu przypadkach nawet początkujący pracownik, który rozwinął uniwersalne umiejętności funkcjonalne w zarządzaniu projektami, dobrze sprawdzi się w roli pomocniczego Kierownika Projektu. Dotyczy to również osób, które zdobywały doświadczenie w innych organizacjach, o ile znają odpowiednie narzędzia i metody potrzebne do dopasowania się jako PM.

Mit 2 łączy pogląd, że kierownik projektu musi znać na pamięć wszystkie szczegóły projektu i ma ugruntowaną, ekspercką wiedzę na temat obszaru projektu. Jednak szczegóły projektu są przechowywane przez oprogramowanie w uporządkowanej formie. Zadaniem Kierownika Projektu jest stworzenie i utrzymanie tego porządku oraz wykorzystanie informacji. Z kolei wiedza ekspercka jest w posiadaniu członków zespołu. Kierownik projektu będzie potrzebował obszernej wiedzy, aby ustalić ogólne ramy postępowania w ramach projektu i zadać właściwe pytania.

Mit 3 wpisuje się w stereotyp, według którego PM poprawia każdy szczegół zadań powierzonych zespołowi. Mikrozarządzanie to jeden z błędów pracy w zespole. Nie należy to jednak do obowiązków premiera!

Streszczenie

Uniwersalne umiejętności, czyli zwinność, są pomocne w pracy Project Managera:

• planowanie
• organizacja
• zarządzanie kosztami, m.in
• praca z ludźmi.

Nie mniej ważne są jednak umiejętności kierownika projektu, czyli sprawne podejmowanie decyzji, umiejętność raportowania, a także elastyczność i skuteczne reagowanie na zmiany.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów
8. Obszary działalności projektowej
9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
13. Cykl życia projektu
14. Do czego służy wizja projektu?
15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
20. Realizacja projektu
21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
22. Znaczenie zamknięcia projektu
23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
27. Jak zostać kierownikiem projektu?
28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
29. Jak założyć zespół projektowy?
30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
33. Rodzaje spotkań projektowych
34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
35. Jak napisać przekonujący
36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
39. Jak stworzyć kartę projektu?
40. Co to jest rejestr interesariuszy?
41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
42. Jak stworzyć budżet projektu?
43. Zarządzanie czasem w projekcie
44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
46. marketingu projektu
47. Źródła i obszary zmian w projekcie
48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami