Wielozadaniowość kontra jednozadaniowość. Która metoda jest lepsza dla Twojej produktywności?

Która metoda zapewnia lepszą efektywność i produktywność? Umiejętność ustalania priorytetów, organizowania własnej pracy lub planowania strategicznego jest często pożądana przez pracodawców. Kiedy ilość obowiązków wzrasta, a przełożony oczekuje szybkich efektów, warto zastanowić się, czy lepsze efekty osiągniesz wykonując kilka zadań jednocześnie, czy skupiając się tylko na jednej rzeczy na raz. Dowiedzmy Się!

Wielozadaniowość vs jednozadaniowość – spis treści:

1. Co to jest wielozadaniowość?
2. Jednozadaniowość: alternatywa dla wielozadaniowości
3. Jak wykonać pojedyncze zadanie?
4. Wielozadaniowość kontra jednozadaniowość
5. Streszczenie

Co to jest wielozadaniowość?

Wielozadaniowość można rozumieć na dwa sposoby. Po pierwsze, wiąże się to z podzielnością uwagi , dzięki której osoba może wykonywać wiele zadań jednocześnie, np. odpowiadając na maila od klienta podczas spotkania zespołu i rozmawiając ze współpracownikami. Wielozadaniowość można również utożsamiać z możliwością szybkiego przełączania się między poszczególnymi obowiązkami.

Czy wielozadaniowość jest skuteczna? Według badania, którego wyniki zaprezentowano w publikacji „Supertaskers: Profile w nadzwyczajnej wielozadaniowości”, tylko 2,5% uczestników z powodzeniem wykonywało wiele zadań jednocześnie. Reszta wykazała znaczne spadki wydajności.

Cynthia Kubu, neuropsycholog, potwierdza, że ​​ludzki mózg jest w stanie skupić się na wykonywaniu tylko jednego zadania naraz: „Kiedy myślimy, że wykonujemy wiele zadań jednocześnie, najczęściej tak naprawdę nie robimy dwóch rzeczy naraz. Ale zamiast tego wykonujemy pojedyncze działania w krótkich odstępach czasu lub przełączamy się między zadaniami”.

Inne badanie, tym razem przeprowadzone przez naukowców z Institut National de la Sante et de la Recherche Medicale (INSERM) w Paryżu, pokazuje, jak wielozadaniowość wpływa na korę przedczołową. Podczas wykonywania jednego zadania obie strony kory przedczołowej współpracują ze sobą. Gdy jednocześnie wykonuje się wiele zadań, półkule mózgu zaczynają pracować niezależnie, co prowadzi do problemów z pamięcią, co skutkuje niższą wydajnością i zwiększoną liczbą błędów.

Skoro wykonywanie wielu zadań jednocześnie jest nieefektywne, to jak to możliwe, że jedna osoba może na przykład zjeść obiad, przeglądać media społecznościowe i słuchać radia w tym samym czasie? Odpowiedź tkwi w poziomie zaangażowania kory przedczołowej – czynności, które wykonujemy automatycznie (jak np. chodzenie) obciążają ją w mniejszym stopniu niż np. prowadzenie samochodu.

Jednozadaniowość: alternatywa dla wielozadaniowości

Co robić zamiast wielozadaniowości? Cóż, jednozadaniowość może być alternatywą dla wielozadaniowości . Polega na skupieniu się tylko na jednym zadaniu na raz. Metoda ta ma pozytywny wpływ nie tylko na produktywność, ale również na ludzki organizm. Jakie są więc zalety wykonywania pojedynczych zadań?

• Wyższa efektywność – włożenie energii w wykonanie jednego zadania daje pewność, że zostanie ono wykonane dokładnie, dzięki czemu zmniejsza się ryzyko popełnienia błędu.
• Lepsza koncentracja – umiejętność skupienia się na konkretnym zadaniu, pozwala na osiąganie lepszych wyników. Dotyczy to nie tylko obowiązków zawodowych, ale także relacji. Na przykład koncentracja, czyli „bycie tu i teraz” podczas spotkań ze znajomymi pozwala bardziej cieszyć się chwilą.
• Mniej rozpraszaczy – skupienie się na jednym zadaniu sprawia, że ​​staje się ono priorytetem, a zewnętrzne czynniki rozpraszające są automatycznie eliminowane.
• Większa kontrola – „przełączanie się” między zadaniami odciąga uwagę od pracy, utrudniając późniejszy pomiar efektów włożonych wysiłków, czy czasu poświęconego na wykonanie zadania.
• Zmniejszony poziom stresu – pojedyncze zadania zwiększają prawdopodobieństwo faktycznego wykonania danego zadania. Zwiększa również satysfakcję i zmniejsza poziom stresu, ponieważ pracownik nie musi już myśleć o tym, kiedy i jak to skończyć.

Jak wykonać pojedyncze zadanie?

Priorytet

Zanim przystąpisz do pracy, zdecyduj, które zadania znajdują się na szczycie Twojej listy priorytetów. Skorzystaj z macierzy Eisenhowera, która pomoże Ci określić, które kwestie są pilne i wymagają natychmiastowej uwagi, a którymi można zająć się później. Po ustaleniu priorytetów zadań utwórz własną listę rzeczy do zrobienia . Jest to jedna z funkcji, które zapewnia Firmbee. System ten pozwala nie tylko spisać swoje obowiązki, ale także nadać im priorytety, nadać im statusy i terminy.

Naucz się zarządzać swoim czasem

Istnieją różne techniki, które pomagają lepiej zarządzać czasem, dzieląc duże zadania na mniejsze, które można wykonać w pełnym skupieniu w krótkim czasie. Przykładem jest technika Pomodoro, która polega na pracy w cyklicznych blokach czasu . Najczęstszym podziałem jest wykonanie zadania przez 25 minut, a następnie zrobienie sobie 5-minutowej przerwy. Po czterech blokach zaleca się dłuższą przerwę.

Blokowanie rozpraszaczy pomaga również lepiej się skupić. W tym celu warto wyłączyć wszystkie powiadomienia i opuścić strony internetowe, które odciągają Cię od pracy. Oczywiście niektórzy współpracownicy mogą oczekiwać natychmiastowej odpowiedzi na ich wiadomość. Powinieneś wtedy powiadomić innych z wyprzedzeniem, że musisz skupić się na zadaniu i poprosić ich, aby ci nie przeszkadzali podczas wykonywania tego zadania. Takie sytuacje uczą też stawiania zdrowych granic. Liderzy mogą również rozważyć wprowadzenie lub przynajmniej dalsze przeszkolenie pracowników w zakresie komunikacji asynchronicznej.

Skorzystaj z systemu zarządzania projektami

Oprogramowanie do zarządzania projektami ma wiele funkcji, które można wykorzystać do organizacji pracy . Przede wszystkim za pomocą tablic Kanban zespół może wspólnie definiować zadania, ustalać ich priorytety i statusy, przydzielać pracowników odpowiedzialnych za ich wykonanie czy ustalać terminy. Osoba z przydzielonymi zadaniami może wpisać je na własną listę rzeczy do zrobienia, a następnie indywidualnie i sukcesywnie je realizować i oznaczać jako wykonane.

Ćwicz aktywne słuchanie

Aktywne słuchanie pomaga skupić się na drugiej osobie i zapamiętać jak najwięcej ze spotkania. Dzięki tej praktyce nie tylko okazujesz szacunek drugiej osobie, ale także lepiej rozumiesz poruszane kwestie, a także unikasz błędów i nieporozumień . Warto więc podczas spotkania odłożyć rozpraszające uwagę urządzenia (telefon, laptop itp.) i najlepiej zostawić je w innym pomieszczeniu. Podczas dyskusji online warto też wyłączyć wszystkie niepotrzebne zakładki w przeglądarce internetowej.

Wielozadaniowość kontra jednozadaniowość

Nietrudno zauważyć, że wielozadaniowość i jednozadaniowość to zupełnie różne metody wykonywania zadań. W poniższej tabeli przedstawiamy podstawowe różnice.

Streszczenie

Dziś wielozadaniowość jest umiejętnością pożądaną przez pracodawców, głównie dlatego, że wiąże się z większą produktywnością i efektywnością. Jak pokazują badania, zależność jest odwrotna. Ciągłe przełączanie się między zadaniami, brak możliwości ustalania priorytetów i organizowania pracy oraz częste rozproszenie uwagi mogą znacznie obniżyć wydajność pracownika i zwiększyć ryzyko popełnienia błędów, których poprawienie znowu wymaga czasu i energii.

Oczywiście w niektórych sytuacjach i dla niektórych osób wielozadaniowość może być idealnym rozwiązaniem. Warto jednak pamiętać, że tylko niewielki procent populacji ma do tego odpowiednie predyspozycje.

Istotna jest również zmiana nastawienia do jednozadaniowości i odrzucenie opinii, że jest to metoda gorsza. W licznych publikacjach, artykułach i blogach można przeczytać o jej pozytywnym wpływie na pracę, a także na zdrowie. Może być więc idealną alternatywą dla osób, które nie chcą odczuwać tak dużej presji i stresu , a zamiast tego chcą odczuwać satysfakcję z wykonania określonych zadań.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty