Dziewięć podstawowych najlepszych praktyk w zakresie śledzenia wydatków w małych firmach

Wydatki są faktem w biznesie. Jak to się mówi: „Aby gromadzić, musisz spekulować”.

Ale skąd możesz mieć pewność, że w danym momencie zarabiasz więcej, niż wydajesz?

Wydatki w małych firmach mogą szybko się sumować, a jeśli nie będziesz ich dokładnie śledzić, możesz przeżyć nieprzyjemny szok, sprawdzając swój budżet.

Dlatego ważne jest, aby zwracać szczególną uwagę na to, gdzie i kiedy wydajesz pieniądze.

Śledzenie wydatków w małej firmie nie musi być jednak uciążliwe. Dzięki odpowiednim narzędziom i technikom można łatwo śledzić, oceniać i zarządzać.

Oto dziewięć sprawdzonych najlepszych praktyk, które mogą Ci pomóc.

Skocz do:

• Dziewięć najlepszych praktyk w zakresie śledzenia wydatków w małych firmach

Źródło

Jakie korzyści dla małych firm daje efektywne śledzenie wydatków

Skuteczne śledzenie wydatków ma wiele zalet. Oto tylko kilka z nich.

• Pomaga efektywniej zarządzać przepływem środków pieniężnych .
• Daje lepszy wgląd w Twoje wzorce wydatków.
• Pokazuje, gdzie możesz zaoszczędzić pieniądze i gdzie możesz pozwolić sobie na wydanie nieco więcej.
• Pomaga ustalić realistyczne budżety.
• Świetnie nadaje się do prognozowania biznesowego.
• Pomaga w odliczeniach podatkowych.
• Jest to ważne dla zgodności.
• Dzięki temu wiele procesów księgowych staje się znacznie prostszych.

Dziewięć najlepszych praktyk w zakresie śledzenia wydatków w małych firmach

1. Wybierz system w oparciu o wielkość i wymagania swojej firmy
2. Zdefiniuj jasne kategorie istotne dla Twojej działalności biznesowej
3. Prowadź spójną i terminową rejestrację wydatków
4. Zintegruj śledzenie wydatków z oprogramowaniem księgowym
5. Regularnie oceniaj wydatki, aby znaleźć możliwości oszczędności
6. Edukuj pracowników w zakresie zasad i procedur śledzenia wydatków
7. Utworzenie scentralizowanego systemu wszystkich dokumentów związanych z wydatkami
8. Zapewnij dostępność i skalowalność rozwiązań do śledzenia wydatków
9. Chroń wrażliwe dane dotyczące wydatków za pomocą bezpiecznych środków dostępu

Przejdźmy więc do oczywistego następnego kroku.

Teraz już wiesz, dlaczego jest to takie ważne. Oto dziewięć najlepszych sposobów skutecznego śledzenia wydatków służbowych.

1. Wybierz system w oparciu o wielkość i wymagania swojej firmy

Jeśli chodzi o trendy finansowe na rok 2024 , przekonasz się, że masz ogromny wybór, jeśli chodzi o zautomatyzowane procesy, takie jak systemy śledzenia i prognozowania wydatków.

Jest ich mnóstwo, a każdy oferuje coś nieco innego.

Nie wybieraj więc pierwszego znalezionego systemu. Nie spiesz się, przeprowadź badania i zdobądź taki, który odpowiada Twoim potrzebom.

Jednym z najlepszych sposobów, aby to zrobić, jest dokładne zrozumienie swojej sytuacji i wymagań.

Zastanów się szczególnie nad wielkością swojej firmy i skalą wydatków.

Na przykład MŚP prawdopodobnie nie potrzebuje narzędzia, które pozwoli Ci dodać setki nowych użytkowników do systemu przy niskich kosztach, ale automatyzacja może pomóc w zmniejszeniu obciążenia małego działu finansowego lub będzie skalowalna w miarę biznes rośnie .

Tymczasem większa firma może nie musieć tak bardzo martwić się kosztami subskrypcji, ale dostęp zdalny może być dla niego korzystny.

2. Zdefiniuj jasne kategorie istotne dla Twojej działalności biznesowej

Źródło

Im lepiej jesteś zorganizowany, tym łatwiej będzie Ci śledzić wydatki służbowe.

Dlatego posortuj najczęstsze koszty w jasno określone kategorie.

Aby mieć pewność, że każdy wydatek jest uzasadniony, dopasuj te kategorie do swojej działalności biznesowej.

Na przykład, jeśli prowadzisz firmę szkoleniową, kategorie Twoich wydatków mogą obejmować:

• Materiały piśmienne
• Koszty podróży (można je podzielić na takie elementy, jak paliwo, bilety transportu publicznego, przejazdy taksówką itp.)
• Zakwaterowanie (w przypadku kursów stacjonarnych)
• Bufet
• Nauczanie techniki
• Oprogramowanie do nauczania
• Narzędzia
• Wynajem lokalu

…i tak dalej.

Wszystko, co nie mieści się w tych kategoriach, można zasadnie uznać za nieuzasadniony wydatek.

Na przykład, jeśli ktoś próbował ubiegać się o nowy samochód, a ten nie mieścił się w żadnej z kategorii „Podróże”, kierownictwo zostałoby o tym powiadomione i mogło następnie skontaktować się ze stroną składającą wniosek, aby ustalić, czy roszczenie było uzasadnione.

3. Prowadź spójną i terminową rejestrację wydatków

Spójne i terminowe rejestrowanie wydatków ma kluczowe znaczenie dla skutecznego zarządzania przepływami pieniężnymi , ale nie zawsze jest łatwe.

Jeśli wydatek jest nieoczekiwany lub wydajesz w nagłym przypadku, możesz być zbyt zajęty, aby natychmiast wprowadzić te koszty do swojego systemu.

Dlatego przydatne może być wykorzystanie różnorodnych narzędzi do automatyzacji i śledzenia.

Może to pomóc w zapewnieniu automatycznego rejestrowania wszystkich wydatków i ułatwić przeglądanie poprzednich wydatków i działań.

Na przykład dobre oprogramowanie do zarządzania zamówieniami może zautomatyzować większość procesu rejestrowania i ułatwić śledzenie zapasów.

To z kolei pomoże Ci automatycznie śledzić swoje wydatki i zamówienia, a także zapewni szczegółowe informacje w przypadku pojawienia się jakichkolwiek niespójności.

4. Zintegruj śledzenie wydatków z oprogramowaniem księgowym

Źródło

Integrując oprogramowanie do śledzenia i księgowania wydatków, możesz zaoszczędzić mnóstwo czasu.

Wszystkie wydatki muszą w końcu przejść przez konta, więc dlaczego nie zintegrować tych dwóch wydatków od samego początku?

W ten sposób możesz natychmiast zsynchronizować swoje wydatki ze swoimi kontami.

Dzięki temu będą one zawsze aktualne, co pomoże w zarządzaniu przepływami pieniężnymi, podatkami i nie tylko.

A co najważniejsze, oszczędza to działowi finansów konieczności ręcznego wprowadzania wszystkich wydatków służbowych.

5. Regularnie oceniaj wydatki, aby znaleźć możliwości oszczędności

Wydatki mogą być podstępne.

Wydanie trochę tu, trochę tam może znacznie nadwyrężyć Twój budżet i spowodować poważne problemy z przepływem środków pieniężnych.

Dlatego ważne jest, aby nie tylko uważnie monitorować swoje wydatki, ale także regularnie je oceniać, aby znaleźć możliwości zaoszczędzenia kosztów i obciąć wydatki biznesowe .

Na przykład możesz przejrzeć swoje wydatki i odkryć, że płacisz dużo za dodatek paliwowy dla pracowników.

Możesz obniżyć te koszty, zachęcając do wspólnego podróżowania pracowników mieszkających blisko siebie, wdrażając inicjatywę dotyczącą dojazdu do pracy rowerem lub umożliwiając bardziej zdalne możliwości pracy.

Ponownie, odpowiednia technologia i narzędzia są tutaj kluczowe.

Dobre oprogramowanie do zarządzania przepływami pieniężnymi w małych firmach nie tylko szybko pokaże sytuację wydatków, ale może wskazać, gdzie wydajesz więcej niż przeciętnie i wskazać wzorce w cyklu wydatków.

6. Edukuj pracowników w zakresie zasad i procedur śledzenia wydatków

Źródło

Błąd ludzki lub nieporozumienie to jedna z największych przeszkód w skutecznym śledzeniu wydatków w małych firmach.

Ludzie mogą zapomnieć o wpisaniu wydatków, wprowadzić je niepoprawnie lub miesiącami trzymać się roszczeń, zanim zgłoszą je wszystkie na raz (zaburza to ostrożny system zarządzania przepływami pieniężnymi).

Z tego powodu ważne jest, aby wszyscy rozumieli zasady i procedury dotyczące śledzenia wydatków.

Wyjaśnij swoim pracownikom:

• Jak śledzisz wydatki
• Cel Twoich zasad i procedur
• Jak wpisać wydatki
• Termin dochodzenia roszczeń
• Jak działa oprogramowanie
• Z kim rozmawiać o problemach z wydatkami

I tak dalej.

7. Ustanowić scentralizowany system wszystkich dokumentów związanych z wydatkami

Prowadzenie dokumentacji jest niezbędne do monitorowania wydatków i płacenia podatków.

Centralny system wszystkich dokumentów związanych z wydatkami małej firmy sprawi, że zarządzanie będzie prostsze i wydajniejsze.

Koniec z przeskakiwaniem pomiędzy platformami w poszukiwaniu konkretnego dokumentu lub transakcji.

Koniec z ręcznym przesyłaniem danych z jednej platformy na drugą.

Zamiast tego wszystko można znaleźć w jednym miejscu.

Oczywiście nie wszystkie platformy wydatków robią wszystko, czego potrzebujesz.

W takich przypadkach warto poszukać rozwiązania, które będzie integrować się z innymi narzędziami i platformami, dzięki czemu dane będą automatycznie synchronizowane z systemem centralnym.

8. Zapewnij dostępność i skalowalność rozwiązań do śledzenia wydatków

Mówiliśmy o tym, jak ważne jest, aby pracownicy rozumieli zasady i procedury dotyczące wydatków.

Aby jednak mogli właściwie korzystać z narzędzi do śledzenia wydatków, muszą być one dostępne.

Wybierz oprogramowanie do śledzenia wydatków, z którym pracownicy będą mogli łatwo sobie poradzić.

Ważne są także funkcje dostępności.

Jeśli niektórzy członkowie Twojego zespołu nie mogą korzystać z narzędzi do śledzenia wydatków, ponieważ nie są wystarczająco dostępne, masz problem, więc potraktuj to jako priorytet.

Skalowalność też jest ważna. Chcesz mieć pewność, że Twój system śledzenia wydatków będzie mógł rozwijać się wraz z Twoją firmą i przyjmować dodatkowych użytkowników i obciążenia w razie potrzeby.

Zatem poszukaj skalowalnego systemu, z którego będziesz mógł korzystać także w przyszłości.

9. Chroń wrażliwe dane dotyczące wydatków za pomocą bezpiecznych środków dostępu

Źródło

Jest rzeczą oczywistą, że dane dotyczące wydatków są bardzo wrażliwe. Dlatego ważne jest, abyś go chronił.

Naruszenia bezpieczeństwa i danych mogą nie tylko zaszkodzić Twoim finansom i naruszyć prywatność, ale także postawić Cię po złej stronie przepisów o ochronie danych, co może mieć poważne konsekwencje prawne.

Wybierając narzędzia i platformy do śledzenia wydatków, szukaj rozwiązań, które poradzą sobie z wszelkimi wyzwaniami związanymi z cyberbezpieczeństwem, przed którymi stoi Twoja firma.

Aktualizuj swoje funkcje bezpieczeństwa tak często, jak to możliwe i nigdy nie bój się kontaktować z pomocą techniczną, jeśli masz wątpliwości.

Każda renomowana firma traktuje bezpieczeństwo jako priorytet i chętnie przeprowadzi kontrole, wdroży aktualizacje i odpowie na wszelkie pytania, które możesz mieć na ten temat.

Uzyskaj prawidłowe śledzenie wydatków w małej firmie

Źródło

Skuteczne śledzenie wydatków w małych firmach może mieć duży wpływ na przepływy pieniężne, zyski, a nawet obciążenie pracą, dlatego ważne jest, aby zrobić to właściwie.

Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu, szkoleniom oraz solidnym zasadom i procedurom śledzenia wydatków możesz przejąć kontrolę nad kosztami swojej małej firmy i czerpać korzyści z naprawdę wydajnego zarządzania przepływami pieniężnymi.

Dobre narzędzia cyfrowe mogą zmienić reguły gry w niemal każdym aspekcie Twojej firmy – a śledzenie wydatków nie jest wyjątkiem.

Przeprowadź badania, a nie powinieneś mieć problemu ze znalezieniem renomowanego oprogramowania, które sprawi, że ten proces będzie łatwiejszy, wydajniejszy i bezpieczniejszy.