Jeśli usprawnisz jeden zaskakująco subtelny element swojej pracy, zaoszczędzisz niezliczone godziny .

Ten element to organizacja dokumentów .

Dokumenty znacznie ułatwiają nam życie w pracy — gdy pojawia się sytuacja, nie musisz się zastanawiać „co mam zrobić?” Masz już system, z którego może korzystać cały Twój zespół.

Koniec z bezsensownymi pytaniami, na które musisz codziennie odpowiadać. Koniec z godzinami spędzonymi na szukaniu rozwiązania problemu, który już ma rozwiązanie. Po prostu sprawdź dokumentację!

Ale gdzie trzymasz wszystkie swoje listy rzeczy do zrobienia, procedury, przewodniki stylistyczne, notatki ze spotkań i inne ważne dokumenty?

Czasami mogłeś wypić to podwójne espresso, być całkowicie w grze i dokładnie wiedzieć, gdzie znaleźć wszystko:

Powiedziałbym jednak, że są duże szanse, że normalnie tak nie jest.

Powiedziałbym, że zwykle rozpoczynasz wyszukiwanie dokumentów, klikając kilka folderów na pulpicie lub foldery Dokumentów Google, a następnie wpisując powiązane słowa kluczowe w paski wyszukiwania.

Jeśli nie znajdziesz tam dokumentu, być może zwrócisz się do Dropbox lub Evernote.

W takim razie, hm – czy nie połączyłeś kogoś z dokumentem w Asanie? Może powinieneś przeszukać tam również swoje stare zadania w poszukiwaniu linku.

Kiedy pracujesz z zespołem, problem ten w zasadzie mnoży się wykładniczo i staje się całkowicie nie do zniesienia.

Uch. Zakładając, że dzieje się to kilka razy dziennie dla każdego członka zespołu, ile czasu marnujesz?

Organizacja jest jedną z najbardziej – jeśli nie najbardziej – fundamentalną częścią pomyślnej realizacji każdego zadania z zakresu content marketingu. Prawdopodobnie wypróbowałeś wiele rozwiązań, ale w większości przypadków nie spełniają one wymagań w tym czy innym aspekcie.

To dlatego, że prawie nigdy nie ma miejsca, w którym można umieścić wszystko, co ma związek z twoją pracą.

Notion ma być tym miejscem. Działa jako „kontrola misji”, aby doskonale organizować i przechowywać wszelkie informacje dotyczące Twojej pracy i zespołu.

To wydaje się dość wzniosłe, prawda? Zgadzam się, ale Notion oferuje rozwiązania dotyczące dokumentów, notatek, zadań, list, baz danych i prawie każdego innego rodzaju informacji, z którymi możesz sobie poradzić w ciągu dnia.

W tym artykule przyjrzymy się temu „wszystko w jednym miejscu pracy”, aby zobaczyć, w jaki sposób może on przekształcić twoje zwykłe poszukiwanie informacji w dobrze zorganizowaną, doskonale zaaranżowaną siedzibę zespołu.

Notion Review: Wszechstronna przestrzeń robocza, która może zorganizować wszystko

Notion może wypełnić mnóstwo luk w organizacji Twojego zespołu. Tam, gdzie inne platformy zawodzą, Notion znalazł rozwiązanie. Przyjrzyjmy się wszystkim typom dokumentów i innych elementów związanych z pracą, które Notion może obsługiwać.

1. Importuj swoje rzeczy do Notion

To ogromna część piękna Notion, więc chcę podzielić to na różne typy dokumentów, które można zaimportować do Notion.

Po prostu klikając jedną z wielu różnych opcji, możesz zaimportować prawie każdy rodzaj dokumentu, którego możesz potrzebować podczas pracy z zespołem.

Funkcja importu jest elastyczna dzięki liczbie możliwych integracji. Jeśli chodzi o zbieranie dokumentów w Notion do dalszego wykorzystania, nie masz prawie żadnych ograniczeń co do rodzaju dokumentu, którego możesz użyć.

Notatki i dokumenty

W przypadku notatek i dokumentów możesz przesyłać dokumenty z Evernote, Word, Google Docs lub Dropbox Paper, co oznacza, że ​​nie musisz już martwić się o indywidualne przeglądanie tych programów w celu znalezienia określonej informacji.

To jednak nie koniec — możesz osadzić mnóstwo informacji z szerokiej gamy aplikacji i programów, takich jak Mapy Google, Twitter, Typeform i Codepen, bezpośrednio w swoich dokumentach Notion.

Baza wiedzy / Wiki

Po drugie, do swojej bazy wiedzy możesz przesłać z kilku bardzo popularnych programów, takich jak Confluence lub GitHubWiki, co zasadniczo oznacza, że ​​nigdy więcej nie będziesz musiał otwierać nowych kart, aby ponownie wyszukać te informacje — możesz po prostu przeszukać Notion i natychmiast znaleźć to, co chcesz szukam.

Myślę, że jest to szczególnie przydatne, gdy rozważasz zintegrowanie narzędzia do współpracy zespołowej, takiego jak Confluence. Jego moc zarządzania dyskusjami zespołowymi i przepływami pracy jest zwiększona, gdy zostanie zintegrowana ze sprytną zgrabnością Notion.

Zadania i projekty

Twój zespół kręci się wokół zadań i projektów, więc Notion ma świetne rozwiązanie do integracji innych programów do zarządzania projektami, aby wszystko było w jednym miejscu.

Na przykład możesz zaimportować swoje tablice Trello lub narzędzia do zarządzania zespołem Asany do Notion, aby organizować i zarządzać wszystkim z jednego miejsca.

Integrując inne potężne narzędzia, możesz w pełni wykorzystać Notion do zarządzania, monitorowania i komunikacji ze swoim zespołem.

Jeśli jednak nie korzystasz jeszcze z workflow lub narzędzia do zarządzania projektami, Notion ma swój własny, unikalny system tworzenia i zarządzania przepływami pracy. Może stać się narzędziem do zarządzania projektami, którego zawsze potrzebujesz.

Arkusze kalkulacyjne i bazy danych

Większość z nas religijnie korzysta z arkuszy kalkulacyjnych i baz danych . Są zbyt pomocne, aby je pominąć, więc Notion obsługuje również integrację potężnych narzędzi do arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Arkusze Google lub Airtable.

Przechowywanie notatek, dokumentów, wiedzy i baz danych w jednym, łatwym w użyciu interfejsie brzmi jak oczywistość, gdy wyobrażasz sobie łatwość, z jaką możesz to wszystko osiągnąć, łącząc to wszystko w jednym miejscu.

2. Utwórz nowe strony

Tworzenie nowych stron jest najbardziej podstawową i najczęstszą czynnością, jaką będziesz wykonywać na Notion, więc ma sens, że jest to dość elastyczne.

Zamiast być pojedynczym przyciskiem do tworzenia nowej strony, masz do dyspozycji kilka opcji, które pozwalają dostosować i sformatować nową stronę, aby dopasować ją do konkretnych potrzeb w ramach części projektu.

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić podczas tworzenia nowej strony, jest wybór typu strony do utworzenia.

Oznacza to, że musisz zdecydować, czy będzie to prosty dokument, baza danych, galeria, kalendarz, tablica, czy też wybierzesz jeden z gotowych szablonów Notion.

Te szablony są niezwykle elastyczne. Na przykład, jeśli tworzysz dokument ze specyfikacjami projektowymi, możesz to łatwo zrobić, wybierając odpowiedni szablon i wprowadzając swoje informacje.

Szablon specyfikacji projektu zawiera miejsca na tło i badania, listę rzeczy do zrobienia i inne ważne elementy, takie jak link do strony internetowej.

Jeśli chodzi o bazę wiedzy, szablony są równie elastyczne. Możesz łatwo i szybko dodać nową stronę dla domu zespołu, domu osobistego, notatek ze spotkania lub onboardingu pracowników.

Te szablony są piękne i praktyczne — naprawdę przyspieszają cały proces tworzenia przewodników i przeprowadzania członków zespołu przez wykonywanie zadań.

Jedną ciekawą rzeczą, o której należy pamiętać w szablonach bazy wiedzy, jest to, że szablon wprowadzania pracowników jest bardzo podobny do tablicy Trello zaprojektowanej do porównywania i kontrastowania potencjalnych pracowników.

Niezależnie od tego, czy używasz szablonu, czy importujesz z Trello, ostatecznie sprowadza się to do Ciebie, ale niesamowita elastyczność tego narzędzia do wykonywania podobnych zadań na wiele sposobów jest niezwykle pomocna w utrzymaniu całej wiedzy zespołu w jednym miejscu.

W przypadku zadań i projektów możesz wybierać spośród szablonów w stylu listy, takich jak zadania do wykonania, listy kontrolne i przepływy pracy, ale możesz również wybrać szablony z różnym formatowaniem, takie jak szablon kalendarza lub szablon planu działania, które są zaprojektowane tak, aby pomóc Ci zorganizować i wizualizować nadchodzące zadania i projekty.

Na koniec możesz wybierać spośród różnych stylów szablonów do zbierania i przechowywania danych, w tym szablonu notatek i wersji roboczych, procesu rekrutacji, lekkiego CRM, listy lektur i bazy danych pozyskiwania funduszy.

Oczywiście możesz zbierać dane na prawie nieskończoną liczbę sposobów, więc te szablony to po prostu początek, który pomoże Ci zaprojektować i opracować strony, które pomogą Ci zbierać i analizować dane z Twoim zespołem.

3. Utwórz nowe podstrony

Na tym etapie Twoje miejsca pracy naprawdę ożyją.

Dodawane przez Ciebie strony są uzupełniane i uzupełniane podstronami, które są równie elastyczne i mogą być tworzone w oparciu o te same szablony.

Po utworzeniu strony wszystko, co musisz zrobić, aby utworzyć podstronę, to kliknąć mały symbol plusa obok strony w rozwijanym menu po lewej stronie strony.

Na podstronach, podobnie jak na stronach i obszarach roboczych, możesz w pełni dostosować, kto może wyświetlać, edytować lub modyfikować zawarte w nich informacje. Możesz nawet zablokować poufne strony, aby upewnić się, że w dokumencie nie zostaną wprowadzone żadne zmiany.

Ostatnie przemyślenia na temat pojęcia

To bardzo jasne, że Notion jest niezwykle elastycznym narzędziem, które każdy może wykorzystać do usprawnienia swojej organizacji.

Chociaż każdy może korzystać z tego narzędzia, osoby, które pracują w zespołach i regularnie zajmują się różnymi rodzajami dokumentów, programów lub danych, przekonają się, że to narzędzie drastycznie zmniejsza ilość sprzątania, które muszą wykonać, aby znaleźć właściwe informacje. Zapewnia ładne ramy do współpracy i produktywnego wkładu w projekt. Notion jest również dostępny na urządzeniach mobilnych, zapewniając całkowitą łączność.

Dla większych zespołów pracujących z większymi danymi lub dla przedsiębiorców, którzy potrzebują większego dostępu, istnieją płatne plany, które zaczynają się od 4 USD miesięcznie dla osoby i 8 USD miesięcznie na członka zespołu, co nie jest takie złe, biorąc pod uwagę, że możesz zakończyć subskrypcje wielu innych płatnych narzędzi do zarządzania organizacją i projektami.

Być może najlepsze jest to, że Notion może być używany całkowicie bezpłatnie przez zespoły, które potrzebują tylko podstawowej platformy do zarządzania swoją dokumentacją i nie muszą hostować dużych plików, mają zaawansowane ustawienia uprawnień. Oznacza to, że rozpoczęcie pracy z Notion jest szczególnie łatwe — zasadniczo masz dostęp do nieograniczonej bezpłatnej wersji próbnej.

Jeśli Notion brzmi kusząco, nie masz nic do stracenia, dając mu szansę.

Yassir Sahnoun to strateg treści, pisarz i współzałożyciel WriteWorldwide. Pomaga firmom SaaS w strategii treści i SEO. Możesz dowiedzieć się więcej o Yassir na YassirSahnoun.com.